加强档案馆统计工作的思考，本文主要内容关键词为：统计工作论文,档案馆论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
1983年4月26日国家档案局颁发了《档案馆工作通则》，其中第十五条对档案的统计作出了相应的规定。《中华人民共和国统计法》于1984年1月1日实施，它是我国统计工作实行法治的重要依据。1984年1月6日，国务院又作了《关于加强统计工作的决定》，指出：“统计是社会主义建设的一项重要基础工作。我国要实现工业、农业、科学技术和国防现代化，必须实现统计工作现代化。这一规定阐明了统计工作与实现四个现代化建设有着密切的关系，它的重要意义不言而喻。档案事业是四个现代化建设的组成部分，同样离不开统计。统计工作对整个档案事业的发展起着至关重要的作用。那么，怎样做好档案馆的统计工作呢？下面谈点粗浅认识。
1.提高对档案馆统计工作重要性的认识
目前，就整个档案统计工作来说，还存在这样那样的问题，很不适应档案事业发展的需要。这既有各级领导的认识和重视程度的因素，也有各种具体工作的原因。要改变统计工作的落后状况，就必须加强领导，增强统计意识，认识统计工作是档案事业不可缺少的重要组成部分，是档案馆实行科学管理的依据。要想把档案馆的各项业务工作引向深入，就必须把统计工作放在应有的位置上，纳入局馆领导的议事日程。一个单位，一个地区乃至全国的档案统计工作做的好与坏，首先取决于领导的认识和决心。领导的统计意识增强了，并亲自抓，统计工作才能展得开，推得动。要纠正统计只是对一些数字的加减，左右不了档案事业发展大局的错误思想。统计制度的建立、完善和对统计数据的分析工作，是涉及到档案事业全局性的工作，没有准确的统计，档案工作就难以搞好。因此，要从管理档案工作的需要出发，做到局馆工作制度、年度工作计划、进行调查研究、开展业务指导、干部业务培训和年终总结工作，都要有统计工作的内容、要求和解决实际问题的具体措施，不断提高统计人员的业务素质，树立扎实、认真和常抓不懈的工作作风，使统计工作真正落到实处。
2.建立健全统计台帐，为积累数据奠定基础
台帐是积累档案信息的重要工具，也是做好统计工作的基础。如果平时不注意对各种数据的积累，就难以保证统计工作的及时性和统计数据的准确性。因此，台帐具有十分重要的作用。
档案馆应建立哪些统计台帐，各馆可有同有异，但都要在保证满足国家档案局统一报表的要求下，具有自己的特色。咸宁地区档案馆从1980年成立以来，先后设立各种统计台帐30多种。其种类有：馆藏全宗数量的统计；检索工具种类的统计；馆藏各类档案和资料综合统计；馆藏文书档案统计和以全宗为单位的分户统计；馆藏专业档案统计和以类别为单位的分类统计；馆藏资料统计和以类别为单位的分类统计；馆藏备用文件统计；档案资料利用情况综合统计；全宗级档案利用率情况统计；档案资料利用效果统计；馆藏档案质量状况普查结果统计（分全宗级和案卷级两种台帐）；著录文件卡片情况统计；编研成果统计；库内外温湿度记录统计；库内机械和自然通风去湿降温效果统计；局馆干部登稿情况统计；馆内设备情况统计；全区局馆机构人员基本情况统计；各馆馆藏档案资料统计；各馆档案抢救开放情况统计；各馆编研成果统计；各馆馆库面积统计等等。
统计台帐的建立和完善，不是凭空想出来的，它是在工作实践过程中形成的产物，要经历一个由不认识到认识，由少到多，由粗到细，由浅到深，由单一到系统，不断深化的过程。
建立统计台帐应注意的几个问题。一要考虑台帐作用的广泛性；二要考虑台帐格式、指标设计的适用性和科学性；三要注意数据积累的及时性和准确性；四要做到统计数据的连续性和完整性；五要保持统计人员的稳定性。要达到翻开台帐一目了然，查找利用得心应手，以促进档案馆各项基础业务建设的总要求。
3.正确处理数字资料与分析研究的关系
在档案统计工作中，数字资料与分析研究，是相互依存，相互促进，密不可分的。如果没有平时对数据的积累，分析研究就成了无本之木，无源之水。真实的统计数据，可为分析研究客观事物的发展规律提供依据，而虚假的统计数字，不仅会歪曲对客观事物的正确判断，甚至会导致领导决策的失误，给党的工作造成不应有的损失。统计是认识社会的一个重要手段，统计分析是对数字资料加工整理的继续和深化，是对调查了解到的大量工作情况，进行“去粗取精，去伪存真，由此及彼，由表及里”的分析研究。因此，档案的统计工作，不应该只是对数字的加加减减，也不能只满足于对数字的积累，应对统计数字加以科学分析，充分发挥人的主观能动性，把静态的数字变为动态信息，正确运用数量关系，来研究档案事业发展的现状、存在的主要问题，为档案事业的决策，提供优质服务。在档案统计工作中，既要抓数字资料的收集和积累，又要抓好分析与研究，尤其是有质量的数字资料，通过分析研究，来提高数字质量的提高和整个统计工作质量与水平的提高，只有做到这一点，统计工作才能愈加显示出它的生机和活力，真正发挥出统计工作在档案事业中的巨大潜能。要把统计工作与促进馆内业务建设有机地结合起来。例如，咸宁地区档案馆从1986年起，对馆藏58个全宗的档案的利用率分别进行了统计，经过十年的工作实践，取得了很好的效果。如果把全宗级甚至案卷级的统计工作长期不懈地进行下去，对于了解哪些全宗、哪些门类的档案利用率高，哪些全宗和哪些门类的档案很少利用和未被利用，哪些全宗内某些案卷和某些内容的档案有保存价值或无保存价值，一些全宗的档案多年无人利用的原因是什么，提供了可靠的数据和正确的答案。从而为鉴定和销毁档案奠定了基础。又如，1989年我们对馆藏1.7万卷档案分6项统计指标逐卷、逐页的进行了调查，从而弄清了馆藏档案利用复写纸和各种不规范的字迹材料起草、批改文件材料的、文件字迹开始褪变的、字迹模糊不清的、纸张老化和破损以及无问题的全宗、案卷，各年代有多少个、多少卷和多少页，6个方面的情况占各年代馆藏档案总卷数和各全宗档案总卷数的比例分别是多少，有了更加准确、全面和深入的了解。在调查、统计、分析的基础上，将整理后的数字分别统计在全宗级和案卷级两本台帐上，并设计了综合分析报告表，为日后采取相应的改进措施，制定抢救计划，需要投入的资金和人力，提供了科学的依据。实践证明，加强对统计数据的积累和分析，是促进档案馆各项业务建设的有效举措。
4.坚持清点核对制度确保统计数字的准确性
如何保证清点核对工作的质量，采用什么方法进行清点，需不需要进行清点？这是值得各馆认真考虑的一个现实问题。笔者在工作实践中认识到，在统计台帐比较完善的档案馆，可采用“六对六看”的方法，即：一是库存卷、册数与案卷、资料目录对，看帐库数字是否相符；二是案卷、资料目录的卷、册数与分户（分类）帐对，看数字是否相等；三是各总帐卷、册数与各分户（分类）帐对，看数字是否一致；四是各台帐的收进移出栏目数与各帐累计栏目数对，看数字是否平衡；五是库房短缺卷、册、份数与各借阅单对，看是否办理了借阅登记手续；六是馆藏档案附号和空号与案卷目录的附号、空号统计台帐对，看附号是否上帐空号是否减去。通过坚持“六看六对”的方法清点核对，收到了一举多得的好效果。一是可以及时发现和纠正工作中出现的各种漏洞。如统计工作做的不及时、不够细而出现漏记或多记、少记、重记和错记帐等情况均能得到及时发现和纠正；二是防止档案、资料和备用文件丢失的有效举措。如果长期不进行清点核对，对存在的各种问题就不易发现，久而久之就会造成管理上混乱，甚至发生了丢失、泄密的不良后果，管理人员还不知道。这样的问题在有的档案馆已经出现，责任难以查明，后果难以挽回；三是通过定期的翻动，不仅能及时发现柜内、卷内有无档案害虫和霉变等情况，又能起到除尘、小通风和保护档案的作用；四是熟悉馆藏的好方法。通过清点核对，使馆内每个同志对馆藏档案资料的数量、种类、内容和全宗档案与各类资料的存放地点，有了更加深入的了解和记忆，为及时地、准确地提供利用创造了条件；五是增强了管理者的工作责任感和事业心；六是做到了家底清楚，心中有数，帐物相符，管理有序，各帐数字准确无误。不仅给搞好统计年报提供了可靠的数据，而且对提高整个统计工作的质量与水平，具有十分重要的意义。如果不坚持清点核对制度，就很难保证统计数字的准确性。清点核对不仅是档案馆要这样做，可以说各行各业都要做好这件事。如商店的商品与帐目的核对，出纳的现金清点与帐目的核对等，都与统计工作有直接的关系。
因此，档案统计工作要适应档案事业发展的需要，必须逐步实现统计指标体系完整化、统计分类标准化、统计调查科学化、统计制度规范化、统计服务优质化。