关于中美档案利用工作的比较，本文主要内容关键词为：中美论文,档案论文,工作论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
档案利用工作是实现档案工作目的的一个关键性环节，也是档案部门赖以存在和发展的重要基础，因此世界各国都非常重视开展档案利用工作，并为此投入了大量的人力、物力和财力。然而，由于政治制度、文化传统、经济实力、科技水平等条件不同，各国在档案利用方式、手段、水平以及其他方面存在着很大的差异，同时由于档案工作是一项技术性的管理工作，各国在档案利用工作中也有一些相同或相似之处，包括一些值得互相借鉴的经验。本文拟就中美两国档案利用工作的异同点进行探讨，希望对我国广大档案工作者全面了解美国档案利用工作情况，进一步推动我国档案利用工作向深度和广度发展有所裨益。
一、档案利用意识
美国是世界上文化事业最发达的国家之一，35%的青年能够接受高等教育，因而美国人的整体文化素质相当高，这就为档案的利用营造了良好的外部环境。换言之，美国人的档案利用意识十分强烈，绝大多数的美国人认为，档案如不积极地予以利用，就失去了存在的意义和活力，只有在广泛的利用活动中，档案工作才能显示出价值，才能逐渐为社会所了解。基于这种认识，档案部门和社会各界都比较注重档案宣传工作，如华盛顿旅游部门把国家档案馆当作一项重要的科学文化设施和参观项目列入《首都地区旅游指南》进行重点介绍，国家档案馆的每期展览也在《指南》上刊登简介。由于宣传工作比较成功，到档案馆查找利用档案的用户络绎不绝，利用档案解决各自工作、学习和生活中的问题已成为众多美国公民的自觉行动。据统计，1991年国家档案馆接待利用者21.4950万人次，接待函查和电话查询者51.7301万人次，共向读者提供档案资料37.9131万件。总统图书档案馆在这一年里接待利用者1.1777万人次，接待函查、电话查询者51.1127万人次，共向读者提供档案资料27.2656万件。全国各地的档案馆、文件中心的利用者也不少。一般的企业档案馆年利用率也在1万人次左右。[①]由此可见，在美国，档案利用工作不仅是档案部门的一项业务活动，整个社会都把利用档案视为其日常生活中不可缺少的一个部分。
我国档案部门也很重视档案利用工作，认为它是档案工作的中心任务，是实现档案工作为社会主义事业服务这一目的的直接手段。但是，长期以来，由于过份强调保密性，档案和档案工作被蒙上了一层神秘的面纱，档案部门被确定为“保密重地”，为了避嫌，许多人不敢轻易地踏进档案馆的大门。加之我国目前还处于社会主义初级阶段，教育事业还不够发达，能够进入高校学习的人只占全国总人口的很小比例，因此国民的整体文化素质较低。这使得社会档案意识普遍淡薄，如有些同志把档案写成“党案”，不少同志不知档案到底为何物，不了解档案有什么作用，等等。党的十一届三中全会以后，这种状况有所改变，从中央到地方各级档案行政管理机关和档案实体管理部门先后开展了各种形式的档案宣传工作，收到了一些效果，社会的档案意识逐步增强，档案的利用人次和卷数不断上升，档案工作在两个文明建设中发挥的作用日益显著。然而，总的来看，社会的档案利用意识，特别是公民个人的档案利用意识，还有待于进一步提高。唯其如此，当前出现的档案利用工作滑坡问题才能从根本上得到解决。
二、档案利用方式
美国的档案利用方式大体可以分成三个层次，第一层次为向用户提供馆藏档案信息，主要通过向社会散发各种参考资料、发行检索工具、发表评论文章、公布档案开放的消息、举办讲演、讨论会、发表档案研究的学术论文、举办档案展览等方式，激发广大用户对档案的兴趣，了解档案的作用和馆藏内容，从而扩大档案的利用范围。需要说明的是，美国的大多数档案馆都设有永久性的档案展览室，陈列重要档案，借此展示历史、联系社会。如美国国家档案馆在正门大厅有一个永久性的展览厅，用专柜陈列着美国最珍贵的三份历史文献，即《独立宣言》、《美国宪法》和《人权法案》。可以说，举办档案陈列展览是各档案馆经常采用的档案宣传、利用方式。第二层次为在馆内提供利用档案，即档案馆根据各类用户的不同需要，向用户提供档案。这里需要指出的是，美国各档案馆向利用者提供的大都为档案复制件。馆内利用是利用档案的最直接的方式。第三层次为制作、发售缩微胶卷。这是一种日趋普及的馆外利用方式。在美国，除公务文件可以不受限制地发行外，私人文件在不侵犯版权的情况下，也可以制作成缩微胶卷。还有一点需要说明的是，美国档案馆很少设立专门的编辑或历史研究机构，其理由有三：第一，馆藏档案数量太多，内容庞杂，无论设置多大的机构，也不可能完成编研工作。第二，美国的书价很贵，将档案选录、编辑成书，其成本和售价要比购买缩微品贵得多。第三，他们倾向于让用户查阅档案文件的原文，使其自行决定摘引和研究的角度和范围。如果档案馆代为挑选、摘引，则很难完全符合各类用户的不同要求。[②]当然，美国也开展了一些档案编研工作，编辑出版了一批档案文献汇编，不过它们一般不是由档案馆独立完成的，而是依靠各类基金会的资助来完成的。
在过去相当长的一段时间内，我国的档案利用工作主要是在阅览室内进行的，且提供给利用者的大都为档案原件，这种服务被称为“阅览服务”或“阵地服务”。随着静电复印技术的普及推广，制发档案复制件已成为我国档案部门特别是档案馆提供利用的一种日趋发展的方式。此外，我国档案部门有时也采用出借档案（大都为原件）、举办档案展览、制作档案证明等方式向用户提供服务。改革开放以后，档案编研工作因其提供的档案内容丰富系统、使用范围广泛、服务方式主动、查阅时间节省而越来越受到我国各级档案部门的推崇，被认为是深化档案利用工作的一种新举措。地级以上档案馆几乎都设立了档案编研机构，县级档案馆有的设立了编研机构，有的配备了专职编研人员，机关、企业、事业单位档案室也先后开展了编研工作。据统计，1980——1990年，我国各级各类档案馆共编辑出版档案史料1871种、计98685万字[③]。经过十几年的艰苦努力，我国档案编研工作不断发展，一个具有国家规模的档案编研网络已初步形成，从中央级档案馆到地方各级档案馆，从综合性档案馆到各类专业档案馆，从档案馆到档案室，正在掀起一股档案编研工作的热潮。在这一过程中，档案编研工作从选题、选材到加工、编排，直至出版发行，逐步形成一定之规，开始走向正规化、程序化。档案编研工作呈现出蓬勃发展、方兴未艾的繁荣景象。在我国范围内普遍开展编研工作，可以说是我国档案利用工作中的一大特色。
中美两国在档案利用方式上的差别归根到底是由两国的经济实力、科技水平的不同而决定的。美国档案部门以档案缩微品、复制件代替档案原件提供利用的做法值得我们学习；设立永久性的档案陈列（展览）于我们也有可资借鉴之处。在档案编研问题上，我国档案工作者比美国的同行站得高、看得远，因为开展档案编研工作不仅可以广泛地发挥档案的作用，而且对于传播人类的科学文化知识，改善档案人员的知识结构也是一种较好的方法。
三、档案开放
在美国，利用档案文件要受到不同程度的限制。一般来讲，政府、大学、学术社团和一些非赢利性组织所属的档案机构对档案利用比较积极，利用档案的限制比较少，档案开放周期也比较短。而商业公司、业务性较强的专业档案馆和私人收藏馆都有一定的服务侧重点和利用者资格限制。在具体限制方面，公务档案文件和私人档案文件又有所不同。从理论上说，每个公民都可以利用，甚至公布出版公务档案文件。根据1978年6月28日卡特总统发布的12065号总统行政命令，政府各机关要对形成期满二十年的机密文件进行解密检查，尽可能地向公众开放，即使期满二十年仍不能开放，到三十年期满时，就自动解密，对外开放。涉及国防、外交、国家安全及个人隐私的文件开放期从长控制。由于永久性档案需要在文件形成期满三十年后进馆，所以各档案馆可供开放的档案往往在90%以上，东北地区档案分馆高达99%。对于私人档案文件的利用则要受到1976年通过并于1978年开始实施的版权法的限制。美国开放档案的利用手续比较简便。国家档案馆规定：凡年满16岁的公民（包括外国人），只要持有身份证，就可以利用已经开放的档案。档案利用收费因档案机构的性质、档案的价值、租用的时间、服务对象的不同而不同，或有或无，或高或低。联邦政府档案馆，州、县、市公共档案馆，大学、学术团体、研究机构档案馆属于非赢利性档案机构，在这些单位查阅档案一般不收费，其经营的目的不是为了赚钱赢利，资金有固定来源。“政府档案馆不能通过公布档案来为档案馆或政府机关赚取任何私利，他们收取的费用仅仅是为了补偿公布和传播档案信息（包括检索工具）的成本。”[⑤]赢利性档案机构经营的目的就是为了赚钱，使用一次馆藏档案收费从几十美元到几千美元不等。需要补充说明的是，在美国政府档案馆和许多私人档案馆中，外国利用者和美国公民享有同样的利用权，对外国利用者收取的复制费及其他服务费和美国公民相同。
我国的档案开放政策是在党的十一届三中全会以后制定的。国家档案局发布的《各级国家档案馆开放档案办法》对开放档案的期限和范围作了明确的规定：各级各类国家档案馆对保管的档案，自形成之日起满三十年（除未解密或需要控制使用的部分外），均应分期分批地向社会开放。《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）则以法律条文的形式重申了这一规定，并作了必要的补充，“经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于三十年……”机关档案部门保管的现行档案不属于《档案法》规定的开放范围，如需利用，必须经过档案保存单位的批准。开放历史档案，是改革开放和社会发展的需要，同时也给我国的档案事业带来了勃勃生机。为了贯彻这一具有战略意义的方针，我国各级档案馆相继采取各种措施，积极创造条件，简化档案利用手续，凡中华人民共和国公民和组织持有合法证明，都可以利用已开放的档案。外国人或外国组织利用我国已开放的档案，须经我国主管部门以及其前往的档案馆的同意。我国档案馆大都实行档案利用收费制度，极少数档案馆甚至以此作为生财之道，收费项目一加再加，诸如登记费、咨询费、调卷费、查阅费，名目繁多，收费标准也是一涨再涨，动辄十几元、几十元、乃至上百元等，而且对外国人的收费标准更高。
在向社会开放档案时适当地规定一定的封存年限和利用范围限制，这是中美两国在这一问题上的共同点。不同点在于：第一，就多数档案来说，我国比美国迟开放十年。第二，在开放范围上，美国比我国广泛。由于种种原因，目前我国的一些档案馆向社会开放的大都是建国前的档案，建国后的档案则仍然“藏在深闺人不识”。第三，在利用手续上，美国比我国更简便。“在美国，利用不仅意味着对馆藏文件没有法律限制或对其可利用性没有限制，而且也意味着对于所有的利用者来说，查找和利用文件的过程必须尽可能地方便和没有困难。”[⑥]相比之下，我国开放档案的利用手续则显得有点繁琐，部分档案馆还对利用者（尤其是外国利用者）的利用目的和利用范围加以种种不甚合理的限制。第四，在利用收费上，美国政府档案馆一般只收取复制费和少量的服务费，而我国档案馆的收费项目相对较多、收费标准也嫌较高。国家似应加大对档案事业的投入，以减少收费项目，降低收费标准。
四、档案利用现代化
美国由于经济实力比较雄厚，科学技术比较发达，档案工作人员的文化素质比较高，所以档案管理和利用的现代化水平也相应较高，电子计算机技术、缩微复印技术、现代通讯网络技术等现代化技术已经在美国的档案利用工作中得到广泛的运用。几乎所有的档案机构都装备了计算机，检索工具的编制、存贮等已基本实现自动化。而且，随着计算机功能的增加，运算能力的增大，其存贮容量更大。如南卡罗莱纳州档案与历史部从1973年至1977年共向计算机输入了大约六万四千件单份文件或案卷的档案信息，并存贮了关于三万九千个不同人名、地名和标题（用作主题词）的十五万条索引[⑦]。为利用者服务的设施也更加先进和科学。如美国国家档案馆有供读者自己操作的供登记用的计算机及观看查阅指南的电视放像室，读者进入阅览室后，可通过阅览桌上的电子计算机提出利用档案的项目和内容。工作人员电话转告调档人员后，读者即可到取卷台领取借阅的档案材料。甚至对利用者的安全检查和阅览监控及利用者提包存取，也已实现电子计算机程序控制。目前，美国家档案馆正准备建立一个同全国档案馆乃至家庭计算机联网的系统，传输档案信息。国家档案馆与国会图书馆手稿部的计算机已经联网，读者可以从计算机上查找国内外数据信息。此外，前文已经提到，美国各档案馆主要是以缩微复制件而非原件的形式向利用者提供服务，这说明美国档案部门运用缩微技术的时间比较早，发展也比较迅速。本世纪四十年代以后，为了保护那些易损毁的、读者经常利用的档案，美国家档案馆开始了档案文件的缩微复制工作。除了经常被家谱学家利用的档案外，国家档案馆还缩微复制了许多联邦政府三个行政部门的档案文件。在国家档案大楼的缩微利用室中能够查阅到绝大多数的缩微出版物。
我国档案工作现代化起步较晚，但发展较快。目前各级档案部门共拥有电子计算机1万多台[⑧]，省部级以上档案馆已全部配备了计算机，许多地、县级档案馆及企业、事业单位档案馆（室）拥有计算机的数量也在逐年增加。不少档案馆已开始运用电子计算机进行档案存储、检索、编目、制卡、统计分析等工作。运用计算机以后，档案利用工作效率迅速提高。例如，1989年中央档案馆的两个工作人员使用计算机系统仅用半天时间就为利用者查找并打印装订好以邓小平同志为责任者的档案目录20多万条，与十年前相比，工作效率提高了5000倍[⑨]。然而，受经济、人才以及其他因素的制约，我国的档案工作现代化特别是档案利用工作现代化现在仍然处于试点和探索阶段，主要表现在：设备添置带有一定的盲目性，一些微机长期闲置；已经取得的科研成果未能得到很好的推广应用；宏观管理和指导不够，大家各自为政，没有形成合力。可以预测，在当前及今后相当长的一段时间内，我国的档案利用仍将以手工操作为主，期望在短期内完全实现档案利用工作现代化是不现实的。
中美在档案利用工作现代化水平上的差距，是两国的国情国力（尤其是科技水平）在档案工作中的具体体现。档案工作现代化是世界范围内档案工作发展的必然趋势，也是解决现今档案工作所面临的各种复杂问题的根本途径。看来，我国档案部门应该在这一方面多下点功夫，使档案工作在以经济建设为中心的现代化建设中发挥更大的作用。
注释：
①刘国能：《大而全、少而精，稳定发展——美国档案工作初探》，《档案学研究》1995年第2期。
②参见韦庆远《档房论史文编》，福建人民出版社1984年版，第477页。
③拙文《当代我国档案编研工作成绩举要》，《档案学探索》1993年第4期。
④胡绍华：《关于美国档案工作情况的考察报告》，《外国档案工作动态》1994年第3期。
⑤⑥[美]威廉·W·莫斯：《美国档案的开放与利用——兼与中国档案开放利用工作比较》，《中国档案》1995年第7期。
⑦张仲仁等：《美国档案文件管理》，四川社会科学院出版社1987年版，第221页。
⑧⑨孙淑扬：《档案自动化管理的现状与发展》，《档案学通讯》1996年第4期。