烟台市疾病预防控制中心档案信息化管理研究
栾思思 刘雅飞 烟台市疾病预防控制中心
摘要： 烟台市疾病预防控制中心档案现状的调查、探索。档案管理还存在很多问题，建议采取措施，加强管理，提高水平。
关键词： 疾病预防控制；档案信息化
随着科技进步，计算机网络以及大数据等现代化信息技术的广泛使用，社会发展已经进入信息化和网络化的阶段。疾控中心作为维护人民群众生命健康的重要机构，其工作生产中产生的各类别档案资料不仅是各级各部门参考的重要资料，也为烟台地区疾病流行趋势的预防、控制和消除提供可靠的依据。因此，加强疾控中心档案信息化管理，不但可以提高各项疾病预防控制决策的准确性、科学性，也为今后烟台市疾控预防工作有序推进奠定良好基础。
一、烟台市疾控中心档案信息化的现状
(一)缺乏健全的档案管理制度。 疾控中心的档案根据档案记述的内容和载体不同，结合疾控中心工作内容，首先将疾控中心档案分为文书档案、科研档案、基建档案、仪器设备档案、会计档案、声像档案、实物档案、其它档案等八个类别。疾病预防控制机构档案不仅记录了一个单位一个地区专业开展的情况，也记录了同时期其他区域范围内专业开展的情况。目前，部分疾控中心都缺乏完善的档案管理制度，档案管理部门不能够及时将各科室各类档案收集、整理以及归档。由于没有系统规范化的收集管理档案，在查找现有档案时会耗费过多人工，导致档案的实用性受到严重影响[1]。
(二)档案软硬件设施设备不足。 档案管理的最终目的是档案的利用和大范围的资源共享。面对日益增多的多样化档案载体，由于软硬设施设备陈旧，大部分地区的疾控中心管理模式落后，在档案的收集、分类、保存、管理等程序上，不能满足信息化、科学化、现代化的要求，档案信息化程度较低。档案机构仍停留在“上门查档”的被动阶段，只能提供较为简单的查阅、影印等服务。对于电子档案的检索，也单单仅限于文件题名、责任者、时间等关键词的目录检索。因此，疾控中心现有的部分业务档案在一定程度上并未发挥其价值。
(三)档案管理人员综合素质亟待提升。 档案工作的信息化管理，主要靠档案专业技术人员来完成，因此，人员素质决定着信息化管理工作的质量。大多数疾控中心缺乏对档案管理工作重要性认识，在档案管理队伍建设方面不够重视，疾控中心会把一些没有技术特长、非医疗专业的人员放在档案管理的岗位上，档案管理人员存在缺乏专业知识、对信息技术掌握不熟练、身兼数职、人员流动性等问题，这些都不利于疾病控制中心档案的信息化管理。
二、档案信息化的措施和建议
(一)建立健全规章制度和管理措施，确保档案的真实、完整和有效性。 通过进一步完善档案规章管理制度、规范档案管理工作的各项行为，保障档案管理工作顺利开展。对电子文件要从文件形成开始，层层把关，保证各项流程符合国家规范。对登记处理过程中相互衔接的各类责任者、操作者、登记处理过程中产生的责任凭证信息以及登记电子文件传递、交接过程中的其他标识都采取可靠的安全防护技术措施，保证电子文件的真实性。如建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制、设置符合安全要求的操作日志、对电子文件采用防错漏和防调换的标记；对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施和随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等。
审计诉讼是会计师事务所面临的巨大威胁，一旦出现审计诉讼，事务所的客户就会流失，声誉受损。所以为了减少审计诉讼的可能性，事务所就会想尽一切办法地提高审计质量。
(二)加强档案专业技术人才队伍建设。 人才是发展的关键，是档案的信息化工作的重要因素。档案管理人员不仅负责加工、整理、保存各种档案信息，还要熟练应用档案信息化的各项技术设备，提高数字化加工水平。因此，要做好档案信息化管理工作，必须要重视人才的培养和综合素质提升[2]。首先，应选拔掌握信息化档案管理技巧，熟悉档案的管理流程的专业技术人员，避免因为管理人员自身素质问题阻碍档案管理工作的有序开展[3]；同时，要定期组织开展各种继续教育培训活动。通过培训教育活动的组织开展，提升管理工作人员的综合素质能力，促使其成为熟悉业务知识，计算机、网络知识等的复合型管理人才，以适应新形势下疾病预防控制中心档案信息化管理工作的需要。
总之，一个地区人民健康、公共卫生事业的发展，疾控中心的各类档案起着不可或缺的重要作用，针对的规范化、开发利用等问题，档案管理部门应当高度重视，不断加强对电子档案的规范化管理和开发利用水平，针对存在的问题进行全面系统地分析，制定相应解决措施，切实加强档案信息化管理力度，加快推进档案信息化管理进程，利用先进的科学技术手段，最大限度将信息资源有效开发、管理、利用，让新模式下的档案信息管理工作适应经济社会发展的需要。
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参考文献：
[1]杜德康.疾控中心卫生业务档案管理计算机化趋势研究[J].中国管理信息化，2015，18(20)：169.
[2]周娟.疾控档案管理存在的问题及对策[J].办公室业务，2015 (17)：71.
[3]张琳.试论加强疾控中心档案管理的方法和注意事项[J].办公室业务，2014 (13)：206.
作者简介： 栾思思(1982.8-)，女，汉族，本科学历，馆员，工作单位：烟台市疾病预防控制中心。
(通讯作者：姚清华)
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