注重实际与管理成本——中小企业档案工作点滴谈，本文主要内容关键词为：点滴论文,中小企业论文,注重论文,成本论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
中小企业的档案工作与大型企业的档案工作一样，需遵循档案工作的一般原则一般规律，只不过中小企业相对大企业而言，更应注重档案工作的成本，即更应以最少的投入获得最大的有效产出。
一、人员的配备。根据企业规模的大小营利的多少，人员的素质与企业整体素质相吻合。从学历上来说，中小企业从事档案工作的人员以档案专业的中专生或大专生为宜。中专生和大专生从理论的完整来讲，档案实务工作已比较系统，即在学校里主要学习的是档案实务工作部分。作为一个中小企业，不可能想让档案管理人员在研究上花很多功夫，而是更注重日常的文件档案处理工作，从而为获取利润提供更便捷更迅速的服务，中小企业不可能在文件档案工作上有很长远的目标。从经验上来讲，中小企业招聘档案管理人员以1-2年工作经验为宜，中小企业档案工作比较简单，档案管理人员有1-2年的档案工作经验，既可以免去培训所花费用，又可从以往工作经验直接获利，有1-2年档案工作经验的人已经基本上抛弃学校里纯搬书本带来的教条，另一方面又不像工作太久的人易生经验主义的弊端——过于保守、日趋守旧。
二、档案工作规章制度的建立。作为一个中小企业，哪怕从事文件档案工作的人只有一人，也要建立档案工作规章制度。档案工作规章制度是企业整个规章制度的一部分，企业需要规章制度的规范、约束，从而使权责明确、接口关系分明。档案工作涉及到企业的每个员工，尤其是每个管理层人员。企业的每个员工，从普通员工到板经理都需配合档案工作人员做好日常的文件收集、归档工作，保证文件及时、完整、系统地归集到档案工作人员手中。中小企业，特别是私营企业、独资企业，与国企相比，具有自己独特的优势，企业工作的每一环节，每一层面对老板来讲，都具有直接的切身利益。作为收集难的问题，在私企、独资应该有所缓解。私企独资企业老板应更好地注重文件档案收集工作。中小企业制定文件档案的收集归档制度、保密制度、分类原则等，企业可以获益多多。文件档案工作规章制度的建立，有利于文件系统、完整、准确及时的收集，有利于知识产权、商业秘密的保护，企业各个部门在文件档案接口方面的权责分明、接口关系简单明了，从而使档案得到较好的保管，提供优质的档案工作服务，反馈给企业各个部门、相关员工，为领导层决策服务。
三、重要文件档案的收集工作。从档案工作规章制度的建立上，使具体的档案业务工作有法可依，有规章可循，然而仍需档案工作者下苦功夫做好文件档案的收集工作。文件档案的收集工作是一切具体实务工作的基础，这一工作做不好，直接影响了以后的档案工作。由于这一工作牵涉到与方方面面的接口，有些具体文件档案工作的归属责任问题，在这个问题上档案工作人员必须向有关领导深入汇报，充分估计工作开展的难度，有关领导甚至中小企业老板一定要充分给予足够的重视。这一工作做不好，就会给档案文件的保密工作带来很大麻烦，试想在市场经济社会中，在企业人员流动比较活的今天，企业的重要文件长期不能汇集到有关档案专业人员手中，这不是给商业秘密大开泄密的洞口吗？
四、文件档案的层次化管理。文件档案的管理，尤如对整个企业的管理一样，各个部门的重要性是不一样的，对重要部门要舍得投入，而不能把重要部门与次要部门眉毛胡子一把抓，搞平均主义。档案工作也是这样，内容繁杂的档案一定要分清主次，理出重点。对结论性文件、成果性文件，舍得花人力、花时间精心整理、精心编研。举例来讲，围绕一个项目而下来的合同文件会有许多，立项、招标、调查、投标、评标、澄清、会务、合同文本、变更、保函、支付等等，是不是所有文件兼收并蓄，等量齐规，不是的。在上面诸多文件中，只留调查报告、评标报告、合同文本、变更、保函，并对这些文件精心整理，仔细编目，好好著录，认真输入计算机，而对其它文件不留，或作较粗整理。兼收并蓄的坏处是浪费了劳动力、资金、馆舍、框架，对一个中小企业来讲，就意味着多花了钱，多花了冤枉钱。据了解，这种冤枉钱的花费有时竟高达应该花费的3倍以上，也就是说，企业花一块钱办好的事情，却花了三块钱。对资金、规模较小的企业来讲，这实在是一种令人痛心的浪费。
五、培训难以实现脱产化。中小企业的档案工作，培训应在宣传档案意识上花功夫。档案法律法规规定的企业档案工作人员脱产培训业务一事，在中小企业恐难以实行得通。资金相对困难的中小企业不会在文件档案上面花费过多铜板的，这已经在现实档案工作中得到了铁的证明。笔者一朋友曾长期在一大型的高科技国企做档案工作，从来没有按规定脱产培训过，上岗培训也是草草而为之。不仅朋友本人没有，其他从事文件档案工作的同事也没有过。而实际上笔者朋友所在的高科技国企，是一个十分遵守国家法律法规的企业。大型国企尚且如此，何况中小企业呢？因此中小企业档案工作，无非是要象广告宣传一样，一而再再而三地反复宣传文件、档案及时归档的重要性、义务性、保密性以及在以后的档案借阅等方面的权利等。
中小企业的档案工作与大型企业的档案工作相比，具有船小好掉头、操作灵活的特点，对私企、独资企业来讲，在文件档案管理方法上灵活性要多一些，自由处分的权力大一些，再者本着以最小的投入力争获得最大的有效产出的效益原理，企业老板有着更深的切肤之痛，因此更注重实际，少了些教条、虚务与哗众取宠。
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