试论档案实体编号“两套制”，本文主要内容关键词为：两套论文,试论论文,实体论文,编号论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
所谓档案实体编号“两套制”，即在对档案实体整理的过程中，对其编制两套号码，一套为“档号”，它是档案实体分类体系及结构层次的代号，主要用于档案的自动组卷和检索。一套为“保管号”，它是档案实体的存址代号，主要用于档案的排列上架和库房管理；两套编号并行，既各司其职，互不干扰，又互相参照，互相补充。
一、问题的提出
众所周知，档案实体通过系统化整理之后，还必须为它们编制一套标识符号，以巩固其整理成果，便于排列上架及日后的管理、利用。这一套标识符号一般称之为档号。档号的编制是档案实体管理的重要内容，它直接关系着对档案实体的控制、检索的方便与否。因而，一直是档案界普遍关注的问题。
多年来，由于历史的原因，在档号的编制问题上，我国档案界不仅在理论上存在着很大的分歧，而且在实践上也极不统一。传统观点认为，档号是档案实体的存址代号，其功能主要是对档案实体的控制。文书档案采取的“全宗号+目录号+案卷号”的档号模式，就是这种观点的体现；现代的观点则认为，档号应是档案实体的标识符号，它不仅要反映档案实体的物理位置，还应反映档案实体的分类体系和结构层次，并具有一定的检索功能，同时又能方便计算机自动立卷。因此，档号模式应为“全宗号+类别号（实体分类号）+案卷号”（或“全宗号+项目号+案卷号”），科技档案采取的几乎都是这种编号模式。除了以上这两类模式外，各个系统、各个单位使用的档号还可以举出多种，这里就不再赘述。
档号编制上的这种不统一现象，在档案工作不太发展、档案门类比较单一的情况下，对档案管理来说，似乎并无多大妨碍，甚至在同一全宗内，同时采取两种不同的档号模式也可相安无事。但是，随着档案工作的发展，档案门类、载体的不断增加，尤其是档案工作规范化、现代化管理程度的不断提高，档号编制上的这种不统一现象，越来越难以适应档案实体管理的需要，客观上亟需对档号进行统一规范。于是许多专业、系统的规范便纷纷出台。但各个系统之间又极不统一。在这种情况下，国家档案局于1995年10月颁布了《档号编制规则》。《档号编制规则》中对档号的结构规定了三种模式：即“全宗号+目录号+案卷号+件页号”；“全宗号+类别号+案卷号+件页号”；“类别号+项目号+案卷号+件页号”。这三种档号形式与上面提到的两类模式相比，最大区别是多了一项“件页号”。其次，第二、三种模式在实质上与现行的科技档案的模式是一样的。因此，笔者以为，《档号编制规则》实际上是以标准的形式，承认了现行主要的两类档号模式的合法性。在全国范围内还是没有一个统一的档号标准。
二、两类模式的利、弊权衡
虽然档号的编制模式有多种，而《档号编制规则》也提出了3种，但归纳起来仍不外乎上面提到的文书档案、科技档案两类基本的模式。因此，下面的分析，我们就以这两类模式为对象来进行。
在这两类模式中，其区别也只在于档号中的中项。即：一类使用“目录号”，一类使用“类别号”。
在第一类模式“全宗号+目录号+案卷号”中，由于目录号一般采取数序制配号，其结构简单，层次少，而且案卷号大多采取大流水或大类流水编号，所以头绪少。这种模式的优点是便于对档案进行排架，便于存取档案，便于对档案进行监督、检查及统计。其缺点是不能反映档案实体的分类体系与结构层次，不能用档号直接组织分类目录（馆藏法检索体系），而且检索功能相对较差。
第二类档号模式“全宗号+类别号+案卷号”，其优、缺点正好与第一类相反，由于档号中包含有类别号，所以能清楚地反映出全宗内档案实体的分类体系和结构层次，并能直接用档号组织实体分类目录，检索功能较强。另外，它最大的优点还在于能够便于用计算机进行自动组卷。我们知道在人工组卷的条件下，通常是先按照一定的分类原则，对文件进行层层分类，组合成案卷后，再对案卷标引档号。而在计算机自动组卷的情况下，其工作程序则需要反过来，即先对每份文件标引档号，然后再依据档号自动组成案卷。在这一点上，由于目录号不反映档案的分类体系，自然很难承担此任。这一任务只有类别号才能承担。然而这既是将类别号纳入档号的优点，同时又是它的缺点所在。因为档号要反映一个全宗的分类体系和结构，并能够便于计算机自动组卷，就必须采取层累制及小流水的编号法。也就是说，类目分到那一级，类别号就应标到那一级，而且，案卷号必须从最小级位断开，互不相连。（例如《高校档案实体分类法》中采取的“分级断号开放型编号法”），但这样以来，不仅档号的层次会增多，而且编号的头绪也会数十倍的增加，这样必然会给档案库房的管理带来诸多不便。这是这种档号模式致命的弱点。为了解决这一矛盾，有人主张对分类号标引时，只标引到上位类，比如，只标引到年度或一级类目，下位类则可以略去不标。但这样以来，不仅它的检索功能将大打折扣，而且便于自动组卷的功能，在分类号标引过浅的情况下也将会失去意义。试想，我们即使标引到二级类目，在这一类目下，也必然要集中若干文件，我们又凭什么要求计算机将这些文件分别组成不同的保管单位呢？可见为了方便库房管理，要求档号层次尽量简单，而为了方便检索及自动化管理，又要求档号的层次要相对地增加。看来在这两个问题上，这一模式则难免要陷入“两难之地”了。
综上所述，两类档号模式，各有优点与不足，难怪在此问题上，档案界两种观点争论了多年，谁也不能说服谁，谁也不能代替谁了。而国家档案局1995年颁布的《档号编制规则》似乎也难对两者进行裁决，于是干脆来他个“兼收并蓄”。但是具体到一个系统、一个单位，我们只能采取其中的一种模式，而无论采取哪一种，都存在着缺憾。
三、“两套制”是解决档号问题的较好办法
既然两类档号模式各有优点与不足，那么，我们能否扬两者之所长，避两者之所短呢？出路是存在的。因为人们对档号期望达到的功能无非是两个方面：一方面是对档案实体的控制，另一方面是对档案的检索及自动化管理。通过上述的分析可以看出，两种功能虽不能说是绝对地“水火不相容”，但却很难“和平共处”，往往顾此即会失彼。那么我们何不将两种功能分别用两种编号来承担呢？比如我们将档号规定为“全宗号+类别号+案卷号”，我们只让它承担第二方面的功能，不用它组织排架及管理库房。这样我们就不必担心它层位的多少了，可以完全按照全宗内档案实体分类的情况，以及自动组卷、组织分类目录等的需要来确定类别号的层次。另外，在档号之外，再为档案实体编制一套号码，让它只承担第一种功能，即只起“档案存址代号”的作用，只用它来组织排架、管理库房。这样它也可以完全按照库藏档案的存放体系来编制，而不必考虑分类体系。这套号码，由于主要用于档案的保管，所以可以称作“保管号”。其模式为文书档案的模式：“全宗号+案卷目录号（或叫流水目录号）+案卷号”。有的同志曾提出两套制的设想，但又担心两套制编号会加重档案人员的负担，笔者认为，为档案多编一套保管号，并不会花费太多的时间，因为保管号编起来比较简单，而在此花费一点功夫，换来的将是以后管理上更大的方便。
在两套制编号的情况下，各种检索工具（如总目录、分类目录、全引目录等）基本上与原来相似，只不过在上面多加了一个保管号。其中最基本的目录有两种，一种是保管目录，完全按照档案实体排架的体系及顺序来编制。它既是档案的户口本、财产帐，又是对档案实体进行排架、监督、统计的依据。另一种是分类目录，可按一个单位档案的具体情况以及利用需要，按照档号来组织。其主要作用是用于档案检索。比如：我们需要查阅某几年有关劳资工作方面的档案，那么我们可以查找劳资类目录（假设我们的档号已标引到三级类目，并据此组织了分类目录）。我们将很方便地从中找到这一系列档案。同时，由于每条案卷目录前又标有保管号，库房管理人员便可方便地依据保管号从库房中将档案调出来。
总之，在档案实体只编制档号的情况下，档号功能如果单一，则不能满足档案管理各方面的需要，而档号如果“一身多职”，则又会给库房管理带来不便。我们如果采取两套制的编号方案，一套专司库房管理，一套专司检索及自动组卷，就可使上述问题迎刃而解。