从资源基础理论看文件、档案在企业知识资源体系中的地位，本文主要内容关键词为：资源论文,基础理论论文,地位论文,体系论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
随着知识管理革命的兴起，越来越多的企业重视构建自己的知识资源体系。组织的知识资源包括隐性知识与显性知识。隐性知识是指难以用语言文字表达，存贮在员工大脑中的知识。显性知识是指易于用语言文字表达，记录于纸质、磁盘、照片、影片等载体上的知识。显性知识分为内源显性知识和外源显性知识。内源显性知识主要来源于组织在自身各项职能活动中直接形成（包括制作和收到）的文件、档案；外源显性知识主要来源于组织通过采集、购买等方式从外部获取的书籍、报纸、期刊、资料、数据库等，即图书、情报。
当前，在知识管理理论与实践中有一种不良的倾向：许多学者与企业十分重视隐性知识及图书、情报类的外源显性知识，而轻视文件、档案类的内源显性知识。①笔者试图基于工商管理学中的资源基础理论来认识文件、档案在企业知识资源体系中的重要地位。
早期的资源基础理论研究学者认为，企业内部的知识是核心资源。20世纪90年代著名知识管理专家野中郁次郎提出显性知识与隐性知识之后，众多学者进一步把核心资源指向企业内部的隐性知识。这是因为：第一，隐性知识具有战略性。在知识经济时代，知识属于企业唯一的战略性资源，而且在企业知识资源体系中，隐性知识又比显性知识更加丰富。第二，隐性知识具有独特性。隐性知识存储于员工大脑，不同的企业拥有不同的员工，因而也就掌握了不同的（独特的）隐性知识。第三，隐性知识具有难以模仿性。隐性知识存储于员工大脑，难以复制、转移与模仿。
但是，这些学者在强调了隐性知识属于核心资源的同时，忽视了两个关键问题：第一个问题，显性知识是否也属于核心资源？②第二个问题，隐性知识属于核心资源，但是，企业如何才能真正拥有、管理、利用这种核心资源？
我们先来看第一个问题。显性知识是否也属于核心资源？
前面我们已经分析了，企业显性知识分为两大类：一是图书、情报类的外源显性知识；二是文件、档案类的内源显性知识。对于外源显性知识（图书、情报）来说，作为一种重要的知识资源，它具有战略性；但是，企业的外源显性知识（图书、情报）都是从外部采集、购买而获得的，其竞争对手也可以通过同样的方式采集、购买而获取，因而它不具有独特性，更不具有难以被模仿性，所以不属于核心资源，无法为企业带来长期可持续的竞争优势。
至于内源显性知识（文件、档案），首先，作为一种重要的知识资源，它具有战略性。其次，文件、档案是企业在自身的各项活动直接产生的，记录和反映的是本企业的各项活动过程和结果。每个企业的生产、经营、管理活动千差万别，因而它们产生的文件、档案也迥然不同。这就意味着内源显性知识（文件、档案）具有独特性。第三，企业生成、管理文件、档案是为了服务于本企业，而不是为了对外出售、交易。因而，任何企业都无法从市场购买到或通过其他正当的渠道得到竞争对手的文件、档案；更不可能通过模仿竞争对手的活动，而获取内容完全相同的文件、档案。这也就意味着内源显性知识（文件、档案）具有难以被模仿性。更何况，只要企业在运转，其活动过程中就会源源不断地产生新的文件、档案，这使得内源显性知识具有一种连续性。即便竞争对手偶尔可以通过非正当的渠道获得某企业的一部分内源显性知识，也不可能持续地通过非正当的渠道获得源源不断的内源显性知识。因此，内源显性知识（文件、档案）是竞争对手无法模仿的资源。
也就是说，企业的内源显性知识（文件、档案）是“具有战略性、独特任、难以模仿性的资源”，即“核心资源”，它能为企业带来长期可持续的竞争优势，如表所示。由此可见，许多学者将显性知识完全排除在企业“核心资源”的范畴之外是片面的。他们没有深入分析文件、档案不同于企业外部获取而来的图书、情报，不同于社会上的公共知识的特点——在企业自身活动过程中直接产生，具有特别的生成背景，蕴含深层的“背景知识”。因而，他们没有认识到：文件、档案这种内源显性知识也具有战略性、独特性、难以被模仿性，属于企业的“核心资源”，能为企业带来长期可持续的竞争优势。
接下来，我们再看第二个问题：企业如何才能真正拥有、管理、利用隐性知识这种核心资源？隐性知识占企业知识资源的大部分，而且具有相当重要的价值。但是，隐性知识存储于企业员工个人的大脑之中，难于管理。根据野中郁次郎和竹内弘高的SCEI模型，对于隐性知识的管理有两种途径：一是，从隐性知识到隐性知识的“社会化”(socialization)；二是，从隐性知识到显性知识的“外部化”(externalization)。③但是，隐性知识“社会化”之后还是隐性知识，仍处于难于管理的状况，而且当员工流动率较大时，组织的隐性知识资源就易于流失。因此，一些学者质疑“社会化”的真实有效性和普遍适用性。至于，“外部化”就是我们通常所说的隐性知识显性化，即通过生成记录将隐性知识“物化”于文件、档案之中，转化成为显性知识；然后通过文件、档案的传递与利用实现显性知识的传播与利用。学者贝克曼(Beckman)就认为，“隐性知识只有通过外部化、文件化转化为组织的能力才能对组织产生价值”。④
解答上述两个问题之后，我们就会发现：第一，文件、档案（内源显性知识）也是企业的核心资源，是企业核心竞争力的源泉；第二，文件管理、档案管理是有效获取、管理、利用隐性知识（企业核心资源的一种）的重要手段。因而，文件、档案在企业知识资源体系中居于十分重要的地位，文件管理、档案管理在企业知识管理体系中居于十分重要的地位。
注释：
①徐拥军.企业档案知识管理模式——基于双向视角的研究[D].中国人民大学博士学位论文，2007:10～11
②有些学者并非无意忽视了这一问题，而是想当然地认为，所有显性知识易于传递、模仿，所以不属于企业核心资源
③Ikujiro Nonaka and Hirotaka Takeuchi.The Knowledge-creating Company:How Japanese Create the Dynamics of Innovation[M].Oxford:Oxford University Press,1995
④林东清：《知识管理理论与实务》，电子工业出版社，2005:17