企业成本信息系统有效性的检验与评价，本文主要内容关键词为：信息系统论文,有效性论文,成本论文,评价论文,企业论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
现代企业所处的动态变化环境要求企业信息系统具有较高的敏捷性和适应性，以快速重构并满足市场新的要求。信息系统能够快速适应需求变化是提供给企业生成、发展并扩大竞争优势的一种能力。企业的成本信息系统与其他信息系统相比具有一些新的特征：一是数据处理工作量大，数据流程复杂；二是成本计算方法多样，不同企业会因为生产工艺、生产组织的特点和成本管理模式的不同而采用各具特点、各不相同的成本计算方法；三是与其他相关子系统数据交换多，如工资管理子系统、材料子系统、固定资产子系统以及账务处理子系统等；四是成本信息系统由于企业生产过程、生产工艺的不同难以通用化。正因为这些特点，所以，给企业成本信息系统的通用化带来了极大的困难，因而，各企业只能根据自身的特点进行开发研究。
一、企业成本信息系统的检验内容
企业的成本信息系统对企业管理者的经营决策至关重要，如果企业的成本信息系统无法解释利润高低的理由，或者不能有效提供成本问题的答案，甚至将一些实际上并没有获利的产品，显示为高获利，那就说明企业的成本信息系统不能满足正常决策管理的需要，需要进行检验并尽可能对其进行整合。就常规成本信息系统的检验来说，主要从以下几方面进行：(1)企业流程的复杂程度和差异性；(2)企业的不同产品在使用不同流程时的复杂程度和差异性；(3)企业的成本结构，包括企业整个价值链成本及其价值链各阶段内的作业成本，成本系统如何对成本进行分类，间接费用怎么分摊；(4)企业的成本中心是如何划分的，这些成本中心在多大程度上能够反映出企业的投入和产出情况；(5)企业成本中心的成本动因是否都是以数量为基础，是否能真实反映出企业的流程；(6)企业成本信息系统是否涵盖全部的价值链作业；(7)企业成本信息系统受财务会计原则的影响程度；(8)企业成本信息系统是否有大范围及定期的存货调整情况；(9)企业成本信息系统是否是动态的信息系统，是否随着企业的产品组合、竞争环境、战略方向、法规、科技、采购、生产、行销、配送、资源性作业或组织设计的变化而调整和改变，是否具有更广泛的适应性；(10)企业成本信息反馈周期有多长，反馈的信息内容是否具有综合性，能不能提供质量方面的成本信息；(11)企业成本信息系统是“成本控制导向”还是“成本管理”导向。
以上内容对不同的企业会有不同检验主次，但(1)～(7)条的内容属于对企业成本信息系统的综合性检验。通过检验这些内容可以发现企业成本信息系统在功能上的适应性及足够程度。例如，当发现企业的流程和产品线具有高度复杂性，而且都不相同时，借以检查成本中心的定义及成本动因，就有可能发现成本中心的不合理地方。如果成本信息系统覆盖面小就很难评估出在不同决策和不同行动下的成本发生情况。
此外，成本信息系统的建立要以成本管理为导向，并随着企业生产方式的变化，对间接费用的分摊基础也要发生变化。成本信息系统要与企业内外环境的变化相协调，不断提高成本信息的供给质量，大大缩短成本信息的反馈周期。
但是如果仅仅围绕以上方面进行检验就会不可避免的存在以下缺陷：一是花费昂贵，资料复杂，对企业成本信息系统的检验是一项复杂而费财费力的工作；二是企业员工对成本信息系统的接受程度也会影响到成本信息系统的功效，这方面的问题在前面检验成本信息系统本身的内容里没有涉及；三是不同的企业面临不同的经营环境，因而，对成本信息系统功效的期望也会有所不同。为此，对成本信息系统的检验，除了一般的整体检验外，还应该采取调查分析的方法对成本信息系统涉及的相关方面进行研究，同时，从企业内部和外部各个层面对成本信息系统所带来的正面和负面做深入的研究和分析。
二、企业成本信息系统的问题表现
企业成本信息系统问题的表现来自于两个方面，一是企业外部有关方面在使用成本信息系统的信息后所带来的结果，也就是由顾客、竞争者及公司三方面的交互作用所表现出的成本信息系统的适应性，其内容包括获利、成本、竞争力和决策层面四个方面；二是从企业内部管理方面所表现出来的成本信息系统的不适应性。
(一)企业外部相关方面的问题表现
1.获利层面。问题表现为：(1)把本来无利的业务显示成有利；(2)无法解释产品或服务利润高或低的理由；(3)信息系统显示与经理人员的判断相左；(4)根据利润率调整产品结构效果不显著；(5)拥有超额利润的市场却没有高度的进入障碍。
2.成本层面。问题表现为：(1)存在大量不能解释的成本差异；(2)对企业的成本问题不能快速解决；(3)会计人员需要花许多精力和时间去研究特殊的成本问题。
3.竞争能力层面。问题表现为：(1)竞争力低的产品，被信息系统显示为利润很高；(2)同行企业生产同类(种)产品的定价与本企业相比明显偏低。
4.产品定价决策层面。问题表现为：(1)企业根据成本信息系统信息经常使竞标失利；(2)当价格提高时，顾客不会减少采购量，价格调整与需求变化弹性失灵；(3)供应商对零件的报价比企业预期的要低。
(二)企业内部管理方面的问题表现
1.各管理层对预算和成本报表缺乏兴趣。根据有关调查资料显示，企业中高管理阶层在使用企业成本信息进行相关决策时，几乎都会遭遇许多问题，难以协助这些管理人员从事战略性的决策，如产品定价和竞标决策等。这说明企业现行的成本信息系统所提供的信息问题较大，成本信息系统形同虚设，因而，各管理层对预算和成本报表等成本信息缺乏兴趣。
2.经理人和工程师使用企业成本信息系统之外的成本信息。由于企业现有的成本信息系统问题较多，不能满足决策的需要，因此，企业经理人和工程师无奈只能放弃企业现有的成本信息系统，而建立和使用企业成本信息系统之外的成本信息。
以上只是列举了成本信息系统问题表现的大概情况，实践中，企业成本信息系统的问题往往是通过每一层面，从很具体的事项上表现出来的，对此，应该经过认真调查后才能做客观的评价。
三、有效成本信息系统应有的特征
简单来说，一个有效的成本信息系统应该既能满足企业外部会计信息需求者的需要，又能满足企业内部管理者对成本信息的需求。它还应具备以下一些特征：
(一)从成本信息系统的效益层面看，由于其主要目的是满足经营管理决策的需要，因此，它应该具有正确性、时效性和应用性的特征
1.正确性。成本信息系统所提供的成本信息虽然没有财务会计信息那样要求严格，但还是要有准确性的，因为只有相对准确的成本信息才有可能使经营决策科学。
2.时效性。过时的成本信息不能让管理者适时采取行动解决企业的问题或掌握瞬息的商机。因此，在准确性和有效性之间，相对准确而适时的成本信息，其价值远远超过精确但过时的成本信息。
3.应用性。管理人员对于成本信息的可应用性包含两方面：一是成本信息的可理解性，即成本信息系统所生成的成本信息必须是让使用者知道其内容及背后所代表的真正意义；二是成本信息的可行动性，即有效的成本信息应该包含控制性信息、分析性信息和预测性信息，让管理者能正确掌握行动方向。
(二)从成本信息系统的成本层面看，由于成本信息系统追求制作过程的经济性，因此，它又具有信息资源的共享性和信息的再生性的特征
1.共享性。成本信息系统也是信息管理系统，可以利用信息资源共用原理，降低成本信息系统的制作成本。
2.再生性。因为成本信息系统是由许多资料库组成，对资料库的不同的整合就会产生出不同的成本信息，可以满足不同场合、不同层次对成本信息的需求。
(三)从成本信息系统的风险层面看，应该制定系统维护管理办法，使成本信息系统具有安全性
所谓安全性，就是经由系统维护使成本信息不因天灾人祸以及各种人为疏忽，导致成本信息泄露或成本信息失真。
四、影响成本信息系统有效性的几个重要因素
对企业成本信息系统的整合，在考虑其是否对企业管理有效时，还必须对影响成本信息系统的几个重要因素进行了解，这些因素包括成本信息系统的信息“粒度”、成本信息系统的成本—效益原则、成本信息系统中数据库的冗余和企业业务流程重组。
(一)成本信息系统的“粒度”
粒度(granularity)原是一个计算机专业术语，是指包含在数据单元中的细节级别。越细级别的数据，粒度级别越高；越综合的数据，粒度级别就越低。“粒度”是影响企业成本信息系统的一个重要因素，在成本信息系统设计中，成本计量的“粒度”表现为以下几种形式：
1.原始数据在输入成本系统前记录的细节程度。企业各业务部门发生业务时原始数据随业务发生都要做记录，但记录的细节程度不同，成本计算方法的选择也会有所不同。
2.成本对象、成本项目数量设置中。成本信息系统可以仅设置一个成本对象(如产品)，也可以同时设置多个成本对象(产品、部门、客户、作业、服务、商标等)。成本对象设置越多，记录细节程度就越大，管理决策支持作用也就越明显。同样，每个成本对象设置成本项目越细，记录细节程度也就越高。
3.系统记录频率越高，记录细节程度就越高，系统满足使用者要求也就越好。记录业务事项的频率有高有低，高频率记录可以细致到按每一项业务的实际发生时间流水登记，做到实时跟踪记录；而低频率记录则可以按既定时间(如每两天)或既定数量(如每十项业务)汇总登记，做到定期或定量记录。
4.直接成本、间接成本库和成本动因数量设置。企业设置的直接成本数量多，就意味着更多的成本要直接追溯到成本对象上，记录细节程度高。同样，间接成本库和成本动因数量设置得多，记录细节程度高，成本信息系统性能也就越好。
成本信息系统的数据“粒度”级别并不是越高越好，高“粒度”级别的系统可以“回答”系统使用者提出的任何要求，但同时构建高“粒度”级别的系统的成本也是昂贵的，这里存在着成本—效益的比较原则。采用双重(或多重)粒度级别方法是实际系统设计时通常采用的方法。当企业成本信息系统的数据仓库中拥有大量数据时，在数据仓库的细节部分考虑双重(或多重)粒度级是很有意义的。事实上，性能佳的成本信息系统需要设计多个“粒度”级而不是一个“粒度”级，因为“粒度”级设计采用双重级别，可以分别满足两类频度和精细要求的使用者们不同需要。通过将数据仓库划分为轻度综合级和“真实档案”细节数据，使系统运行有效和经济。
应该明确的是，如果设计一个高度精确的成本信息系统，通过划分级别非常低的成本信息“粒度”支撑该系统。虽然系统能够为管理者提供高质量的成本信息，但是由于在成本核算方面的代价太高，实施这样的系统的成本将大大超过使用其信息所带来的收益，在这点上也是不合理的。
(二)成本信息系统的成本—效益原则
任何一个成本信息系统运行都是有代价的，拥有最准确成本计量方法的系统可能付出的代价也是巨大的。因此，对成本信息系统的设计必须遵循成本—效益的原则，进行成本—效益分析。
成本信息系统的成本主要根据系统在开发、运行、维护、管理、输出等方面的资金耗费以及人力、能源的消耗和使用来确定。从功能属性角度可将其划分为：基础成本(开发阶段所需投资和初步运行所需各种设施的建设费用，如开发成本、基础设施购买费、信息材料成本费)、附加成本(运行、维护过程中不断增加的新的消耗，如材料耗损费、折旧费、业务费)、额外成本(由于信息的特殊性质而引起的成本耗费，如信息技术以及信息交流引起的通信费)和储备成本(在信息活动中作为储备而存在的备用耗费，如各种公积金等)。
成本信息系统的效益主要从创收和服务活动中获得，按其属性可分为固有收益(能长期进行的产品服务或科研基金的申请)、直接收益(从各种服务或信息产品销售中直接获得)、间接收益(信息产品或服务的成果被再次利用产生的收益)。具体包括科学事业费、系统开发的收入、服务收入、生产经营收入和其他收入等。
对成本信息系统进行成本—效益分析常用的评价方法有差额计算法、比率计算法、信息费用效益评价法、边际效益分析、数学模型法和综合评价法等。无论哪一种方法，都旨在比较投入与产出、收入与成本的关系，它们或者是用两者之差额来比较绝对值，或者是用两者之比值来比较相对值。一旦能够按一定方法折算出前述的成本或效益，就可以用这些方法之一进行效益评价。
(三)成本信息系统中数据库的冗余
冗余(redundancy)是成本信息系统的数据库设计中经常遇到的问题。冗余是指系统数据中存储数据不一致和丢失的问题。
在设计成本信息系统的数据库时，规范化等级的选择要综合考虑多种因素，其中最重要的是减少数据冗余、消除存储操作异常和响应时间之间做出合理的折中。一般而言，规范化等级越高，检索时需要的链接操作就越多，数据库管理系统的成本就越大，响应时间也就越长。
具体到成本信息系统数据库设计时，由于部分管理数据不能进入会计账户(全局数据库)的数据库，存放于账户数据库之外的局部数据库中，因此，局部数据库与全局数据库存在着冗余问题，这是成本系统设计中的难点。解决问题的基本思路有两条：一条是尽可能保证局部数据应局部使用，全局数据应全局使用；另一条是在无法回避数据相互调用时，设计原则是进入会计账户数据库的数据要设立“屏障”以保证符合会计准则法定性要求。
(四)业务流程重组
企业业务流程重组，英文全称为Business Process Reengineering(简称BPR)，是20世纪90年代初兴起于美国的最新管理思想。随后，以美国为首的西方各类公司开始了BPR改革的热潮。
业务流程重组有两个特点。第一，在供应链管理的思想基础上进行重组。流程重组不只局限于企业内部，还要把与供应商有关的流程一起考虑，因此要有相应的管理措施，如建立合作伙伴关系。第二，在信息技术的支持下(如电子商务、Intranet)进行重组。重组的结果是消除了无效作业，缩短了流程周期，降低了管理成本，发挥了供应链的竞争优势。成本信息系统构建不能回避进行业务流程重组，企业成本信息系统是否有效，成功中的少部分取决于成本模式和软件编程，而大部分则取决于企业管理体系的改进和业务流程重组。因此，成本信息系统的设计必须以企业业务流程的重组为基础。
此外，影响成本信息系统有效性的重要因素还包括：决策层的重视与支持程度；企业内有关的标准、概念是否统一；是否有充分配套的管理基础、计量和制度；决策层是否重视信息化建设。
成本信息系统的建设离不开管理层的大力支持，企业管理层要像运行企业产品一样去运行成本，才能随时掌握经济行为是否有效，从而通过决策引导生产。要建立统一标准的数据口径，使不同层次的信息使用者在不同的时期都能对相关数据做出准确分析。同时，成本信息系统的建立离不开计量准确和制度的完善与配套，需要完善基础计量，要建立和完善成本信息系统的组织、计量、传递、收集、加工、考核等一系列制度。要加大整合部门信息的断层和孤岛的力度，要将众多部门的信息进行整理加工，实现成本数据的分类，这样才能形成一个综合的完整的信息体系。