档案数字化工作的实践与思考，本文主要内容关键词为：档案论文,工作论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
目前，各级档案部门都十分重视档案信息资源建设，国家和军队也相继出台了相应的数字化技术规范。但各单位具体情况不同，工作方法各异，在取得显著成绩的同时，也暴露出许多影响工作效率、不利于今后长远发展的弊端。笔者长期从事数字化加工工作，就此问题谈谈自己的体会和看法。
一、档案数字化工作的主要做法
为了加快实现档案的现代化管理，方便检索和提供利用，解放军档案馆多年来花大力气致力于档案资源数字化建设。早在1994年就探索性地应用平板扫描仪进行档案扫描，2002年引进柯达高速扫描仪进行数字化加工，2005年建立档案数字化加工流水线形成空前规模。经过几年来的努力，已完成800多万页纸质档案和 600多小时声像档案的数字化转换，为数字档案馆建设打下了坚实基础。主要做法：
一是搞好试验论证。档案数字化工作不是简单的文件扫描，尤其是流水线的工作方式，没有成熟的经验可供借鉴。为了确保数字化生产线的顺利建成和数字化工作的高效展开，2005年1月，我们成立了数字化实验小组，进行数字化加工流水线的试验论证工作，在软件研发、流程设计、标准规范、量化管理等方面获得了大量关键性数据。
二是健全制度规范。档案数字化工作是基于档案信息化建设大背景、大系统下的一项基础工作，必须遵循统一的标准规范，才能确保数字档案信息资源的互连互通和共享共用。依据《中华人民共和国纸质档案数字化技术规范》、《中国人民解放军文书档案数字化技术要求 （暂行）》等国家、军队档案行业法规，我们先后制定了《纸质档案数字化质量标准》、《馆藏档案数字化鉴定原则》、《档案数字化加工操作规程》等规章制度，形成了一套档案数字化工作的制度体系，使档案数字化工作有章可循，步入了健康发展的良性轨道。
三是加强软件研发。与档案资源数字化建设相配套的软件系统是提高档案数字化质量和工作效率的有效途径。我们积极开展相关应用软件的研发工作，自主研发了《光盘分发和浏览系统》、《军队声像档案数字化转换管理系统》，联合开发了《〈文档天地〉军队档案采集专用系统》、《军队档案数字化加工管理平台》等。实现了对数字化工作流程的全方位、全过程实时监控和工作量的自动统计，充分满足了档案数字化工作操作简便、快捷、高效的需要，极大地提高了档案数字化工作的质量和效率。
四是严格管理控制。确保档案实体及档案信息的完好与安全，是档案数字化工作的重要前提。我们坚持教育管理双管齐下，采取了一系列切实有效措施：加强安全教育，普及安全保密常识，强化安全保密意识，从思想上筑牢安全防线；制定数字化工作安全制度，从源头上堵塞安全漏洞；采取数字化加工网络与外网物理隔绝、安装干扰器和防火墙、加装密码设备、密封移动设备数据接口等安全措施，从硬件设备上切断泄密途径；严格操作规范，加强检查监督，从日常管理上排除安全隐患。近年来数字化档案上百万份，没有发生任何失泄密问题和安全隐患。
二、档案数字化工作实践的几点体会
档案数字化是一项长期而艰巨的系统工程，有其自身的特点规律。实践中，笔者有以下几点体会：
（一）统筹规划是做好档案数字化工作的关键。搞建设，抓工作，关键在筹划。档案数字化建设是一项长期的系统工程，必须从档案馆工作的全局出发，从档案利用需求出发，从档案事业整体发展需要出发，综合考虑，科学、合理、务实地制定出近期目标和长远规划；档案数字化工作又是一项涉及多个业务部门的综合性工作，必须加强统筹，确保各部门、各环节的协调一致。如此，才能确保整个数字化建设的健康有序发展。
（二）质量是档案数字化建设的核心。质量是生命。档案数字化工作的质量直接影响着档案信息资源建设的质量。档案数字化工作由多个工作环节组成，任何一个环节的工作质量都必然影响到整个数字化工作的质量。如，前处理要数据准确、标识清楚；扫描要维护档案原貌，符合质量标准；光盘刻录要格式正确、内容完整，能够独立浏览和检索，等等。只有对数字化工作的所有环节和流程实施有效监控，才能确保档案数字化工作的质量。
（三）技术保障是提高档案数字化工作效率的依托。档案数字化工作的高效率、高质量，必然对硬件和软件提出更高的要求。计算机、扫描仪等硬件配置低、性能不稳定，影响扫描的速度和质量；软件功能越强大、操作越简便，质量就越有保证，效率就会明显提高。多年以来，解放军档案馆档案数字化工作能够顺利高效运转，硬件设备的大力投入和精心维护，以及软件的及时研发和升级是重要保障。
（四）科学管理是档案数字化工作有序发展的保证。管理出效益，出战斗力。建立科学的管理机制，是档案数字化工作高效有序开展的有力保证。实践中，我们一是积极探索档案数字化工作特点规律，不断优化数字化工作流程；二是根据任务需要，适时调整各环节人员比例；三是应用计算机技术，实施全程监控和自动统计；四是建立岗位责任制，实行定岗定责；五是采取有效激励措施，充分调动工作人员积极性。
三、对档案数字化工作的几点思考
档案数字化工作，不是简单的档案扫描转化问题，而是一项周期长、任务量大、操作复杂的系统工程。由于没有现成的经验可借鉴，在实施过程中，不可避免地遇到一些矛盾和问题。从实践看，以下几个问题需要引起关注：
（一）要科学确定档案数字化的范围。这是馆藏档案数字化的策略问题。馆藏全部档案数字化，是理论上最彻底的数字化方案。事实上，对于馆藏较大的综合性档案馆来说，不可能、也没有必要。美国信息化非常发达，但马里兰州档案馆传统载体的档案也只有千分之一进行了数字化并上网发布。对于哪些应该数字化、哪些不需要数字化、哪些急需数字化、哪些需要数字化但可以缓一缓，应该有一个明确的论证和规划。对于档案数字化的原则，目前学者们提出了很多看法。有“四原则”、“十原则”、结合馆藏实际采取优先原则等。笔者认为，作为综合性档案馆应以利用需求为牵引，结合本馆实际，统筹规划、分步实施、突出重点、量力而行，优先数字化利用频率高、具有馆藏特色、最为珍贵的档案。数字化的根本目的是服务利用，档案数字化的所有工作都应围绕服务利用展开，如果偏离此，则不利于体现档案的真正价值，也影响档案数字化工作效益的发挥。
（二）要高度重视档案数字化工作的标准化研究。“标准化是组织现代化生产的重要手段，是科学管理的重要组成部分，在社会主义建设中推行标准化，是国家的一项重要技术经济政策。”（《中华人民共和国标准化管理条例》）标准化是进行档案数字化工作的基础，也是数字档案信息资源生存和发展的基础。档案数字化的目的是适应信息时代档案利用需要，实现网上共享共用，统一的标准则是档案资源网上交流实现的基础。档案数字化标准规范体系的建设，可以从管理性标准规范、业务性标准规范、技术性标准规范三个层面来研究制定和推行。从简单的标准化向科学、精确的标准化，从孤立的标准向标准间的联系与协调发展，从单个标准向标准体系发展，是标准化发展的趋势。但目前看，档案数字化标准化建设还处在简单、孤立、单个的状态，还没有形成完整的体系，在软件开发、流程管理、数据管理等方面的标准还很不完善，还亟需加强研究。
（三）要充分发挥档案数字化工作的效益。效益是一切社会活动所追求的基本目的，档案数字化建设同样要注重效益。提高数字化的效益，就是要在提高服务利用上下工夫，就是要把数字化的档案信息尽可能地用起来，使数字化成果真正产生价值。笔者认为，当前应该把工作重点放在档案（数据）的鉴定、应用系统研发和安全体系建立上，确定了开放的数据、拥有了超强的应用系统、建立了完备的安防体系，数字化档案信息才能够得到充分利用，数字化的效益才能得到充分发挥，档案数字化的意义才能得到充分体现。
（四）要切实保证档案数字化工作的安全。确保档案安全是档案工作者的重要责任，也是档案数字化建设不可忽视的一个重要方面。档案数字化工作的安全，涉及档案实体管理、信息管理和数据管理三个方面。实体管理就是加强档案实体流动全过程的监控，确保档案实体的绝对安全；信息管理就是做好档案内容的保密工作，严防失泄密。数据管理主要是防止数据的丢失、破坏、被盗、更改，消除电磁辐射、非法下载复制、病毒侵袭、系统崩溃、硬件损坏等不安全因素。上述三个方面，必须综合管控、不可偏颇，任何一方面出了问题，都可能带来不可估量的损失。