摘要：基层工作人员的档案管理工作以及档案归档工作在日常的工作事务之中有着重要地位，但是，在目前的档案管理工作之中存在着很多问题，为了提高基层部门进行档案管理工作的效率和质量，必须要加强对于基层部门的工作人员的档案管理的意识的培养，这样会使得日常的工作更加有秩序，还可以从源头上解决基层部门的归档质量的问题。所以高层必须要重视这一方面的培养，这是一项使得基层是他们要做的基础工作之一，这项基础工作对于保证部门日常工作的有序进行至关重要。因此，本文从档案管理、归档工作的重要性，分析和思考对于基层部门工作人员档案管理意识培养。
关键词：档案管理；基层部门；归档
1、基层部门日常资料管理常见问题
基层部门的日常数据管理存在两个主要问题。首先，没有存储数据的习惯。有些部门可以根据经理的要求报告不同的材料，但在许多情况下，备份后不会将材料存储在部门中。如果需要材料作为工作参考，您应该到更高的权限来确认工作，以便工作是被动的。并重新实现。其次，数据管理是混乱的。一些基层部门意识到保存材料，但需要保存的材料不是根据问题，类型和时间序列进行分类，而是随机放在文件框中。如果需要参考特定文件，就不知道怎么办的一阵乱翻，所以浪费时间并增加不必要的工作量。
2、基层工作人员提高资料管理意识的重要性
基层部门日常数据管理问题与缺乏数据管理意识和不正确的数据管理方法无关，但对日常运营有下面两个影响：
2.1影响部门工作的质量和效率
单位和部门接受各种评估尤其不利。档案存档是对社会发展负责，尊重历史，为民服务。对现实而言存档有两个功能：凭证和参考。在日常工作中创建的文书材料不是档案，但实际上它们作为代金券和参考。在工作期间创建的所有类型的文档，各种数据信息，工作记录和其他信息，如果没有妥善存储，在咨询类似工作时对于正常工作是没有根据的，也是不方便的。
2.2直接影响单位归档工作的质量
对于年度归档工作，基层部门通常需要根据归档指定的归档范围和归档要求收集和归还要归档的资料。总的来说，基层部门的工作人员没有文件管理培训，缺乏档案管理知识和档案知识，因此基层物资档案工作质量普遍不高。一般而言，大多数具有较强工作职责的部门可以根据存档办公室的要求完成存档工作，也可以与存档室进行通信，以主动存档看似有价值的资料。该部门遵守法律并分阶段进行存档。每个部门的工作都具有一定的专业水平，因此档案部门的工作人员不知道需要提交哪些材料。如果基层员工对档案管理和责任感较弱，您只需遵循档案通知提交的范围即可。存档材料时，很容易丢失贵重材料。如果由于日常工作中材料储存不当而丢失，则很难可靠地进行。因此，从提高部门工作质量和效率，提高单位档案工作质量的角度出发，提高基层员工的数据管理意识是必要和迫切的
3基层部门做好归档工作的几点思考
3.1基层员工应树立档案管理理念“以我为主”
在该部门的日常运营中形成的所有类型的材料需要有意识地和快速地收集和组织，以便充分记录未来的工作。必须说明的是，“以我为主”的原则能否在基层管理部门实施，是部门成功管理日常数据能力的关键。
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3.2基层工作人员需要及时对日常工作中形成的材料进行分类和管理
在文件管理中，一般的分类方法是问题分类和时间分类，但在材料相对较少的基层部门，按问题和按年分类更方便实用。以医院的一个特定部门为例，每天创建的材料根据问题在不同的框中，即根据文件管理的“一流类别”，如政治，行政，教育，人力资源，工会。可以分开。根据文件管理的“二级类别”执行更详细的划分。例如，管理材料可以将不同类型的材料加载到不同的文件框中，具体取决于部门创建和接收的文档。年度分类法使得查找相关材料变得容易，并加速明年数据存档工作的发展。此外，复制部门中经常使用的各种材料，不受文件框的年度限制，并将框脊命名为“Common Material”。第三，我们将“互通”相同材料的电子版和纸版。首先，放置相同材料的纸质版本的文件盒的位置对应于放置电子版本的计算机文件夹的位置。
二是同一份材料可以用电子版文件名作标识的办法实现与纸质版材料的位置对应。在档案管理中，专业的数字一体化档案管理软件可以帮助档案人员快速地找到档案的准确位置，而基层行政部门往往没有配备这样的管理软件。在整理日常文书材料时，我们可以借鉴数字一体化档案软件的管理方式，在电子版材料的文件名上作标识。比如：《××部门关于开展“七一”主题党日活动的通知》已存放在纸质版的党群类的第三个文件盒中，那么，该通知的电子文档名就可以标注为“××部门关于开展“七一”主题党日活动的通知（党群类第三盒）”，由于电脑搜索功能强大，所以只要输入目标材料的关键词，就可以将查找缩小到很小的范围，然后按照电脑提示找到纸质材料，这样查找起来就会非常方便。
其次，可以通过文件名的电子版本识别相同的材料，对应于纸质材料的位置。在文件管理方面，专业的数字一体化管理软件可以帮助档案管理员快速找到文件的确切位置，而基层管理部门往往没有这样的管理软件。组织日常文档时，您可以学习如何管理数字一体化软件和标记电子文件名。例如，7月1日主题派对日活动实施的XX部门通知存储在派对组纸质版本的第三个文件夹中。通知的电子文档名称为“7月1日”主题派对事件（派对组的第3个框）XX部门通知具有强大的计算机搜索功能，因此输入目标素材关键字您可以缩小搜索范围。然后按照计算机提示迅速、准确的找到纸质材料。
4结束语
作为基层的工作人员，进行资料的管理是他们要做的基础工作之一，这项基础工作对于保证部门日常工作的有序进行至关重要。但是，在目前的较为基层的部门之中，进行日常资料管理的时候，存在一些问题，尤其是档案管理的意识方面存在着一些问题。所以本文为了让基层的工作人员提高进行档案管理的意识，让他们在日常的档案管理工作之中能够运用更加合适的方法进行工作，从它的存在的问题、重要性以及对它的思考进行分析。因此，加强基层员工档案管理意识培训不仅可以进一步提高工作效率，而且可以使日常工作得到充分的记录和循证，而源单位的档案资料质量得到保证。 因此，我们相信这可以用更少的努力来完成，是一项不容忽视的工作，应该得到基层部门的重视。
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论文作者:李翠香
论文发表刊物:《基层建设》2019年第21期
论文发表时间:2019/10/16
标签：部门论文; 基层论文; 材料论文; 工作论文; 档案论文; 档案管理论文; 日常论文; 《基层建设》2019年第21期论文;