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读了《广州档案》今年第三期上摘录张晓丽的《档案案卷不装订好》的文章，我们十分赞同这篇文章的观点。下面谈谈我们对这一问题的看法：
1.实行档案不需装订的好处
我们现时归档的做法是把档案材料装订成一本一本的案卷，这样可以固定和保护卷内文件，避免散失和损坏，也较为整齐、美观。这在没有计算机的手工检索时代，是一个很好的档案归档模式，并且方便查找，方便保存。但是把档案材料装订成案卷的过程，需要完成大量的工作，共需14道工序，即：收集→分类→组卷→拟写案卷题名→排档号→每卷加页号→计算机案卷目录录入→计算机卷内目录录入→打印封面→打印案卷目录→打印卷内目录→装订案卷（含拆除金属物、糊裱、裁切）→装盒（含盖盒脊档号）→上架。真可谓是一个造书工程，一个普通单位的档案员每年最少要造几百本由一张一张纸慢慢裱出来的书。这些工作不仅花费了大量的人力、物力、财力，而且装订档案所进行裁切、打孔、装订等工作还会破坏档案的原貌。
如果变立卷归档为单位文件归档就只需6道工序， 即：文件形成→盖档号章→计算机录入（短期不用拆除金属物，长期、永久卷拆金属物后用线固定即可）→存放入盒（含盖盒脊档号）→打印目录→上架。这样，不装订归档与装订归档比较工作运转程序将会大幅度减少，工作时间和工作量也大大缩短了。除了可以省去很多烦杂劳动之外，我们可以有针对性地提供利用者所需要的档案，而不必将整卷档案都拿给利用者，有利于档案的保密工作，既能减少机械磨损和因利用者不慎对档案造成的损坏，也不影响其他利用者同一时间内利用同一案卷的其它文件材料；有利于档案的复印、光电扫描等工作的进行。这样既可以提高档案的利用效率和利用质量，又可以保持档案的原貌。
“立卷工作的内容包括：组成案卷，拟写案卷标题，卷内文件的排列与编号，填写卷内文件目录与备考表，案卷封面的编目与案卷的装订。”（注：国家档案局教育处，档案管理学概要，档案出版社，1987年第一版，第80—81页）要进行立卷，还要对卷内文件进行必要的裁切、粘贴。这些工作，既繁杂又琐碎，特别对于兼职档案员来说（基层单位一般没有专职档案员的编制，包括一些机关就算有专职，但也要兼很多杂务工作），要花大量时间去做这些繁杂的劳动，是很难妥善安排的，只能等有大块时间才能进行此项工作或是利用节假日时间调集人力加班加点来冲刺完工，把人拖得精疲力尽。这样一来，很容易造成积压，年复一年，永远都没有止境，更影响了查找利用工作，不利于档案工作的正常开展。在这里，我们不是否定档案同行的辛苦劳动，我们除了在心里佩服他们的吃苦耐劳、默默奉献之外，我们产生了另一个想法，那就是，何不改进我们的工作方法。如今都在讲科学管理，档案工作，也是一种管理。“管理是为了有效地实现某项活动的最佳目标，通过计划、组织、指挥、控制等工程，协调组织和机构内的人员及其它资源，以达到高效率运行的一项综合性工程”。（注：国家档案局教育处，档案管理学概要，档案出版社，1987年第一版，第80—81页）我们何不换一种思维方式，重新设计一套对档案科学管理的程序、标准与方法，把它与时间、效率、人、财、物的节省等方面联合起来考虑，比如：变立卷归档为不装订归档，就能在日常文件形成过程中，及时归档而不易造成积压。
立卷归档过程中的组卷、拟写案卷标题、卷内文件的裁切粘贴、打号、装订等工作，全都是手工操作，形式落后，效率也很低，所花时间大约占据了全部档案工作时间的1／3。如果变立卷归档为单份文件归档，我们就可以大幅度提高工作效率，可以说是档案管理工作的一次突破。
2.对档案不装订归档的可行性探讨
借鉴图书管理的做法，我们可以把单份文件看作是一个案卷（即一本书），在其首页左上角盖档号章（因右上角通常盖有收来文章、边角也易损等），档号章的内容包括档号、页数和保管期限，按分类和问题相对集中地装入卷盒，放满一盒再放下一盒，并按事先编好的分类方案给出档号，并录入计算机（或通过光驱扫描仪，将文件题目扫入计算机）。及时在每盒放上所装文件的目录，每份文件都有自己的档号，也有自己的固定位置，这样档案不装订也同样可以固定和保护档案文件，达到避免散失和损坏的要求，而且可以改变只能等到年底才能进行组卷、拟写案卷题名等一系列容易造成积压的工作，使案卷目录与卷内目录的录入、打印等工作合二为一，通过计算机管理就可以十分方便地进行快速检索，并可将利用时间提前到最快、最早，即随时可以利用。这项工作如果设计在文件形成时就给出归档号，也省去了办文也要编一次号的麻烦，最终做到“文——档”一体，效率将会有更大的提高。
我们可以使用A4规格的质量较好的卷盒来存放档案材料，这样可以适应当前在办公过程中产生的文件既有B5开又有A4规格的状况，具有较大的适应性，而不必一定要进行裁切和折叠，尽量减少对档案原件的加工，最大限度地保持档案的原貌。
3.档案不装订归档的意义
“将有关某一问题或某项工作活动的密切联系的文件组合成案卷，能够具体地体现文件之间的联系和反映出工作活动的来龙去脉，便于查找利用，有利于保护文件，便于管理和保存。”（注：广州教育学院课本《现代管理学》）
按上文所述的处理结果，装订案卷归档的主要作用是“便于查找利用”及“有利于保护文件，便于管理和保存”，只要做好科学的分类方案及规范的编号方法，不装订归档也同样可以起到这种作用，还可以减少大量的手工劳作过程，容易掌握与操作也大大减轻了档案人员的工作量，使档案人员可以腾些时间和精力放在档案的开发利用和管理现代化上，有利于档案编研工作的开展。
综上所述，我们认为档案不装订归档，是打破传统观念的一种改革，是档案工作摆脱繁杂、琐碎的档案立卷方式，它适应新形势要求的需要。为提高工作效率，促进档案工作向现代化管理迈进，我们在这个突飞猛进的信息时代，很有必要在提高工作效率上进行认真的探讨与摸索，希望有经验的同行能有共鸣，共同找出一条能解放档案人员手脚、适合我们广州档案工作的新模式。
（白雪）