谈图书馆采编业务外包，本文主要内容关键词为：外包论文,图书馆论文,业务论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
1 信息技术发展的压力
20世纪70年代以来，全球图书馆事业发生了巨大的变化。尽管图书馆事业的发展与变化是全方位和多层面的，但从一定程度上讲，其最主要的发展变化乃是图书馆技术的发展与变化。换言之，图书馆事业一直都是在随着信息技术的发展而发展、变化而变化的。
从20世纪70年代初的计算机编目，到今天的数字图书馆，信息技术的日新月异给图书馆界带来了一个接一个的欣喜和遐想，同时也带来了翻天覆地的变化。这种变化导致整个图书馆界都在不由自主地跟着技术跑，或者说，技术一直在牵着图书馆的鼻子往前走，图书馆也就不知不觉地沦为信息技术的奴隶了。在信息技术带来的现实愉悦和未来遐想中，图书馆界更多地是在思考信息技术的优越性，而较少思考信息技术可能带来的种种问题。正如在保健品流行的今天，人们在选用保健品时，大多只考虑保健品的正面功效有多强劲，很少首先考虑哪种保健品的副作用最小一样[1]。
20世纪80年代图书馆自动化开始流行时，人们最明显的感觉和最基本的认识就是图书馆自动化可以大大节省人力，因为在理论上图书馆自动化可以减少重复劳动，提高工作效率，同时又可以通过规范化和标准化来保持工作的水准。但是，现实的情况并非完全如此。
就图书馆自动化而言，自动化必须以网络化为基础，没有网络化也就不可能节省人力。如果只是一个图书馆的自动化，实际上所花费的人力比手工操作所花费的人力还要多，因为要完成的工作程序和工作量并没有因为计算机的使用而减少，同时还必须增加系统维护管理的人力。
联机编目的情况大致也是如此。所有图书馆，无论是国内的还是国外的，在实施联机编目以后，编目人员的数量不但没有减少，反而在不断增加。共享编目数据好像是节省了人力，但实际上并没有因为实行联机编目而节省人力资源，相反，人力资源的要求更高，因为一方面联机编目需要更高素质的编目人员；另一方面，还需要相应的技术支持人员。
如今，网络参考咨询在中国很时髦。诚然，网络参考咨询能够打破时空的限制，将参考咨询服务拓展到更为广阔的领域，但如果认为网络参考咨询，尤其是协同参考咨询可以节省人力资源，同样是不现实的。虽然在中国，也只有在中国，网络参考咨询比普通参考咨询的咨询量增加了许多，但是仅仅是非实时网络参考咨询所需要的人力就比过去更多，人员的素质要求也更高。如果是实时网络参考咨询，所需的人力资源将是普通参考咨询的若干倍。一些发展较快的图书馆正在经受着这方面的挑战。
所以，信息技术在图书馆应用的实际情形是，图书馆工作效益的提高与人力资源的增长是一种正比发展关系。也就是说，图书馆应用信息技术的程度越高，其面临的人力资源压力也就越大。
正因为如此，图书馆在面临经费困难这个世界性问题的同时，又总会因为信息技术的应用而带来人力资源的压力，即图书馆工作人员的素质达不到要求，数量也不够，图书馆工作自然会面临挑战和问题。
2 工作重心转移的推动
20世纪90年代中后期，尤其是近几年来，中国图书馆事业进入了一个黄金时期，这是20世纪以来中国图书馆事业发展的最好时期。经济发展了，图书馆的经费慢慢地有了增加，很多地方建造了图书馆。虽然这还未达到图书馆的理想状态，但经费的确增加了许多，在一些地区，经费紧张问题的确得到了明显的缓解。
与此同时，图书馆业务正在急剧地扩张，图书馆的工作重心也在相应地发生变化。只要我们稍微留心一下就不难发现，最近几年全国的图书馆工作重心正在发生变化：大家在吵吵嚷嚷地建设数字化图书馆的时候，都不约而同地把图书馆的工作重心转向服务，努力提高图书馆的服务质量和扩展服务层面。但当把工作重心转到服务的时候，图书馆却普遍感到人力资源严重不足[2]。
虽然导致这种人力资源严重不足的原因是多方面的，但有一点却是显而易见的，那就是图书馆的传统观念。我国图书馆人力资源配置的惯性运作方式基本上是把大部分素质较好的人员集中在内部业务部门。譬如，采编部通常就集中了很多素质更好的人员，技术部更不例外；而在那些对外服务的部门中，从流通到阅览，通常素质高的工作人员不多。结果是，当我们把所有的内部业务工作都做得非常好的时候，读者并没有因此而减少抱怨，甚至意见比过去还要多。读者很少抱怨图书馆的基础工作做得不好，通常是对服务的质量不满意。读者提出一个很简单的问题，前台的工作人员却不能解答，再出色的内部业务工作也是白费力气。
于是，图书馆工作重心的变化又引发了新的人力资源分配矛盾：一方面，图书馆的自动化水平、网络化水平、数字化水平越来越高，对人力资源的需求越来越高、越来越多；另一方面，图书馆服务的层面越来越广，服务的要求越来越高，对人力资源的需求也越来越高、越来越多。也就是说，图书馆的内部业务部门和对外服务部门都需要更多和更高素质的人员，但图书馆里并没有那么多理想的高素质的人员，人力资源的调配犹如一只手在水缸里按葫芦，按下这个，另一个又浮了起来。在这种情况下，图书馆怎样才能把工作做得更好？对于这个难以解决的问题，借助外部力量不失为解决问题的有效途径。因此，图书馆与公司合作进行业务外包就显得十分必要和重要。
3 自力更生的历史教训
信息技术的飞速发展引起了社会结构和功能的不断分化，图书馆自力更生、包打天下的做法已经成为过去，图书馆发展的历史，尤其是图书馆自动化数字化发展的历史就是一个很好的证明。
从20世纪70年代美国图书馆自动化的发展，到20世纪80年代中国图书馆自动化的发展，国内外很多单位，包括图书馆，都研究开发过图书馆自动化集成系统。但经过若干年的市场化发展，目前剩下的普遍使用的图书馆自动化集成系统基本上都由公司研发，即便是图书馆成功地开发了自己的自动化集成系统，最终也必须转向公司运营，才能得以生存[3]。
今天，数字图书馆的研究开发也不例外，如果哪个图书馆仍然试图利用自己的力量去开发数字化网络化软件平台和系统的话，其最终结果往往都是徒劳无功，或者注定是要失败的。图书馆单独研究开发数字图书馆，除了花掉国家的大笔资金以外，最大的好处就是能够获得几个省部级甚至国家级的奖励，然后是所有的参与人员都可以藉此阶梯晋级升职，而对图书馆事业来说并没有什么更多的好处，因为这些数字图书馆最终基本上都难免昙花一现，成为过眼烟云。
社会信息化和信息社会化的发展，使得每一个行业的周围都集聚着各种各样的信息技术开发公司。这些信息技术公司要生存就必须寻找市场，要发展就必须开拓市场，图书馆就是其中的一个市场。作为市场方，图书馆有什么样的信息技术需求，就会有什么样的信息技术公司做出相应的响应，现在图书馆可以随意选用合乎自己需求的自动化集成系统，并不断要求这些系统公司改进和升级换代，就是很好的例证。数据库的集团采购也是同样道理。图书馆不仅不必养一批信息技术开发人员，而且还可以坐享其成，进而挑肥拣瘦，吹毛求疵。这种双赢的局面才是正确的发展路线。
因此，从上述意义上讲，我们可以得出这样的结论：图书馆自力更生的时代已经过去，图书馆与公司企业的合作是图书馆发展的必然趋势。
4 珠海校区图书馆的挫折
2000年建设珠海校区图书馆时，中山大学图书馆总馆采编部有近40人，他们素质好，采编业务娴熟，且工作认真负责，是一支特别能吃苦和攻关的队伍。可是，既要完成总馆每年大约5万册图书的经常性采编任务， 又要在半年时间内完成珠海校区10余万册图书的采编工作，这的确是一个巨大的挑战。
在前期筹备阶段，我们曾先后到南京和上海参观调查过那里的新校区图书馆，那里的新校区图书馆都曾遇到过一个棘手的问题：新校区的学生对于图书馆的最大意见就是书刊太少。因此，我们在珠海校区图书馆的文献资源建设中，一方面调拨了数万册总馆的复本书刊，一方面又新采购了10余万册新书。当时，第一批进入珠海校区的学生只有6000多人，10余万册藏书应该不算少，即使6000名学生每人都同时借10册图书，虽然图书馆的书架会变得空空荡荡比较难看，但总的来说，大致还是可以应付学生需求的。
但是，新的问题很快就接踵而至，其中最突出的就是采编问题，采购的速度很快，但是编目的速度跟不上，10余万册新书到馆后，因为无法在短期内完成编目工作，自然也就无法上架使用。于是，学生的抱怨越来越多，越来越强烈，在不得已的情况下，我们想了一个办法：把所有没有编目的新书先贴上磁条，上架供学生在馆内阅览，但不能借走，然后依次轮换编目。这样做虽然暂时缓解了学生的抱怨，但第一年采购的图书还没有编完，第二年采购的新书又到了，在书架上累积的不能外借的书越来越多，学生的抱怨声又此起彼伏。
于是，我们遇到了我们很不愿意看到的情况：一方面，采编人员夜以继日地工作，辛劳备尝；另一方面，学校和学生又对采编抱怨有加，图书馆吃力不讨好，里外不是人，陷入了进退维谷的被动局面。大约两年后，我们才最后摆脱了这个困境，交完了“学费”，自然也能通过挫折吸取教训。
5 东校区图书馆的经验
2003年下半年，广东省启动广州大学城的建设工程，并规定必须在一年内完成一期建设任务，保证在2004年9月开学时使用。中山大学作为广州大学城中的10 所大学之一，广州大学城中山大学新校区图书馆（以下简称东校区图书馆）新馆的建设亦同时启动。
反思珠海校区图书馆建设中的采编问题与教训，我们感到：要摆脱图书采编的困境，唯一的办法只能是实行采编业务外包，借助外力来解决即将面临的老问题。但图书馆要实行采编业务外包，也不是一件容易的事，其中困难重重，而最大的困难则是如何转变采编人员的思想观念。
从职业习惯和职业精神讲，每个图书馆的采编人员都有一个共同的特点：特别关注细节，特别在意编目质量，而且一个图书馆的采编工作做得越出色，其采编人员也就越在意编目的质量。这自然没有什么不好，也是值得赞赏的。而一旦实行采编业务外包，这种职业习惯和职业精神就可能成为一种障碍。首先，图书馆编目人员的素质越高，对外包公司编目质量的信任度就会越低，这样一来就会产生习惯性的专业抵触；其次，向来被人们认为最为专业化的采编职业一旦外化，采编人员又会产生本能的职业保护。由此不可避免地会产生一些需要进行质量与效率的调适平衡，或者心理和业务的调适平衡的问题。
就目前的情况看，虽然很多外包公司在编目上非常尽心尽力，提交的编目数据也比较规范，但是要完全达到图书馆编目人员的质量要求多少还有一定的距离。如果实行采编业务外包，那么，在一定程度上就意味着要影响一点图书馆的编目质量。这通常是图书馆编目人员所不能容忍的，但在图书馆理论和实践上，这又并不是不可容忍的。
近现代图书分类编目的祖师爷，美国图书馆学家杜威曾提出过一个非常著名的分类编目理论，即所谓的“鸽子笼理论”。这个理论的大致意思是，无论是白鸽子、黑鸽子，还是花鸽子，把这些鸽子放在鸽子笼的什么地方并不重要，重要的是一旦需要哪只鸽子的时候，能够快速地从笼中抓出这只鸽子。过去，我国曾经批判过“鸽子笼理论”，认为这是虚伪的客观主义，抹杀了分类法的思想性，现在看来并非一无是处[4]。
图书馆之所以能够成为技术的奴隶，其关键就在于图书馆太看重技术，进而被技术所羁绊。近一个世纪以来，我们最为注重的就是分类法、 主题法、 编目法、MARC、ISBD等看家技术，分类编目的技术方法越来越精细化，越来越复杂化，以至成为一种非常专深的学问和专业技术，是喜是忧目前尚难判断。但从“工具学”的角度来看，这些分类编目的技术方法都不过是图书馆的普通工具而已，而普通工具只有人人得而用之才具有真正的效用。如今，一个馆员经过大学四年的专业学习和数年的分编实践，还难以成为一名合格的分编馆员。我们为读者设想了一切可能的检索入口，以求达到广、快、精、准的效能，但是读者通常使用的也不过是主题词、题名等几个简单的检索入口词，很多其他的检索途径极少为读者使用。也就是说，图书馆的分类编目在学术上的意义远远大于其实践意义和工具意义。
有趣的是，在因特网铺天盖地的今天，那么多的门户网站、搜索引擎和各类网站，其中所包含的数据比图书馆的多得多，也复杂得多，可是它们并没有那么繁琐的检索方法，也不需要专门的学习，只要知道怎么上网，人人都会使用。如果用我们的分类学和编目学理论去评判这些网站或者搜索引擎的话，至少其思想性和科学性都难以达到要求，可是它们很实用，人人都能够得而用之。由此可见，传统的分类学和编目学中所谓的思想性、科学性和实用性的逻辑系列的确应该好好地修改一下，因为实用性才是第一位的，这符合实践是检验真理的唯一标准这一马克思主义理论。
简单就是美。越简单就越易掌握，越易掌握就越易使用，而越易使用也就越实用。我们在分类编目上投入了那么多的资源，做了那么多细致的工作，却难以被用户接受。这的确值得我们深思。当一种工具变得越来越复杂、越来越难以掌握、越来越难以使用的时候，它实际上在走向垂亡。从这个意义上讲，将图书馆的采编业务外包，影响一点所谓的编目质量并没有什么值得惋惜的。
图书馆工作的终极目标是用户满意。但在图书馆的实际工作中，我们经常会不由自主地忽视这个终极目标。采编人员强调的是编目质量，精雕细刻，一丝不苟，力求精益求精，要做到这一点就必然会降低采编的效率，而读者对于降低采编的效率通常是难以容忍的。图书馆的工作，无论是强调质量还是强调规范，其最终落脚点都是为读者服务、让读者满意。在采编中首先要考虑的一个问题就是如何让读者感觉到我们的工作是高效率的、令人满意的。因此，在不能同时保证高质量和高效率的条件下，如果要在保证质量相对降低效率和保证效率相对降低质量之间做出选择的话，更正确的方法只能是选择保证效率相对降低质量。
基于上述认识，在东校区图书馆的藏书建设中，我们坚定地选择了采编业务外包。当时，我们选择了两家公司，除了选书和安装磁条以外，我们把所有的采编工作全部包给了这两家公司。通过合作外包，我们只用了大约半年的时间就完成了10余万册新书的采编任务，全部新书到馆后安装上磁条立即就可以流通阅览。采编业务外包的结果是，馆员对公司的编目质量基本满意，师生对图书馆的工作十分满意，学校对图书馆的工作效率倍加赞赏，皆大欢喜。
6 结语
随着图书馆经费的不断增加，书刊采编的压力会越来越大。在这种情况下，把内部压力分解到外部公司去，实行采编业务外包不失为一剂良方。
随着传统观念的不断更新，图书馆实行采编业务外包的实践会越来越普遍。在这种情况下，采编业务公司之间的相互竞争会越来越激烈，竞争的结果必然是公司的服务质量更好、效率更高。
随着采编业务公司的不断发展，采编业务公司的专业化程度会越来越高。在这种情况下，图书馆可以逐步减少采编人员的数量，将更多和更好素质的馆员安排到一线读者服务部门，以提高图书馆服务的质量，拓展图书馆服务的层面。
总之，图书馆采编业务外包可以造就一个双赢的局面，因此，它是一种不可忽视的发展趋势。
标签：图书馆论文; 业务外包论文; 人力资源服务外包论文; 人力资源管理师论文;