摘要：办公物业档案中包括了办公物业管理工作、变迁和形成的历史记录。指的是办公物业从过去到现在相关活动信息的资料，有着较强的参考价值，其中有声像、图标、文件等多种形式的记录。办公物业档案管理属于办公物业管理中的关键组成部分，在办公物业管理活动中发挥着重要作用。本文研究了促进办公物业管理标准化、规范化的措施，提出了相关的意见。
关键词：办公物业档案管理；规范化；标准化
当前的社会中，办公物业的要求比较高，人们对于实际服务质量提出了的要求，因此需要持续提升办公物业服务质量。办公物业档案管理直接关系到办公物业服务的效果。办公物业管理属于服务性工作，服务质量是核心竞争力。档案管理的情况可以反映办公物业管理服务水准，有着重要地位。
1办公物业档案的形成和类别
对于办公物业档案进行分类，可以得出：声像档案、设备仪器档案、财务类档案、房管类档案、行政管理档案盒党群工作档案。房管档案也就是房屋从建造开始形成的文件、图卡和账等等，体现了房屋的变化过程。也可以分为房产现状档案盒房产产权档案等等。房产产权档案的存在方式包括：建筑执照、土地规划等文件、审批手续复印件和原件等等。房产现状档案包括住户进户时签订的契约、合同和协议，也包括为了加强管理设立的卡、账、表等等。基建档案属于建筑公共设施的工程技术档案，包括工程相关的文件资料。
2办公物业档案管理的规范化标准化措施
2.1采取集中分散的方式
当前有很多办公物业服务企业，包括较多的管理项目，下属机构的数量也比较多，业务种类比较多。在这种状况下，需要遵循集中和分散原则。办公物业管理总公司层面，需要设置专业的办公物业档案管理机构，负责指导和管理相关部门的资源，根据相关标准规范和法律法规进行管理，集中负责办公物业档案管理的规范化和标准化工作。各个部门需要具体负责自身的档案管理，并且接受指导和监督。管理过程中，需要秉持业务对应原则，各个部门明确自己的管理内容。当前的办公物业管理已经突破了清洁保安、设施养护和设备维修范畴，向着附加值更高和更新的方向发展。办公物业档案管理中，需要结合实际的管理内容，进行适当调整，完善资料收集的流程，规范归档范围。对于办公物业管理中产生的资料，需要保存具有价值的内容，结合业务门类的差异，合理调整档案分类的方式，这样可以高效、方便地进行办公物业档案的科学管理。
2.2遵循规范化管理的原则
办公物业档案管理中，需要遵循相关法律法规，制定规章制度。在实际工作中，严格遵循相关规章制度开展工作，进而落实规范化和标准化管理。办公物业档案的管理需要遵循档案管理的规律，结合科学的方法进行管理。通过这种方式，可以完善保存档案资料，发挥档案的作用，进而避免自搞一套、特立独行或者标新立异。在规范化管理中，明确安全至上。保存相关办公物业档案的场所需要符合标准要求，配置合理的防火防盗设备，根据环境特征制定温度和湿度要求。办公物业档案的管理需要安排专业人员进行负责，构建完善的安全管理制度。同时配置应急预案，确保办公物业档案的信息安全和实体安全。
2.3应用有效的档案管理评价指标
办公物业档案管理工作比较关键，直接影响到办公物业管理的效果和质量，应该成为办公物业工作考核管理的重要指标，进行有效评价。办公物业服务企业需要把档案工作列入考核内容，完善评价制度和管理制度，有效落实办公物业档案管理工作。业主委员会和业主单位需要合理选择办公物业服务。办公物业管理企业需要把自身档案管理水平当做核心竞争力。在年度考核中，需要把档案管理纳入指标中，提升档案管理工作的地位。
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2.4科学分类和整理办公物业档案
根据档案的信息来源、形式和内容进行科学分类和集中管理，做到分类合理和条理清晰，便于使用和查找。办公物业档案需要遵循以下原则：有效利用原有资料当做整理的基础。档案整理中，需要保证文件之间的历史联系，整理的档案需要便于利用和管理。各项工作中形成的文件资料，各职能部门需要根据业务范围，指定有关人员负责移交、整理和积累文件，在积累过程中需要做好登记工作。各职能部门需要将文件材料归档、积累和形成工作加入管理标准和工作计划，列入实际工作的范围，当做考核的依据。
办公物业管理公司档案管理者需要集中管理和整理档案工作内容。档案管理员需要编制整齐划一的档案分类总目录和说明书，根据保密程度、保存其实、年度、部门和内容进行分类排序。根据类别进行分柜保存、目录编制、登记造册和逐一编号，这样可以在工作中进行快速查看。业主需要利用档案分类原则根据住户、单元、楼栋建档。办公物业经理需要检查、监督和指导文件工作，进行有效归档、整理和积累。
2.5完善办公物业档案的鉴定和销毁
在办公物业档案的鉴定方面，需要由业务管理人员、档案资料管理员和办公物业项目经理构成。工作内容包括档案销毁意见和保存年限。推论保管期限的原则是，针对文件的利用价值，如果可以有效反应历史面貌和职能活动，需要进行长期保存。如果在一定时间内有利用价值，采用短期保存和长期保存的措施。在鉴定过程中，需要进行定期进行，利用有效鉴定，必须达到期限规定，如果发现档案不完整或者不准确，需要负责补充进行修改。
在办公物业档案的销毁方面。鉴定工作人员需要给出销毁报告和销毁清单，经过领导批准，进而开展相关工作。在销毁档案的过程中，单位需要针对清单进行签章[1]。整个销毁过程需要遵循保密规定，针对销毁过程中出现损失和失密的问题，需要结合国家规定进行处理[2]。
2.6制定规范的办公物业档案管理制度
当前需要需要的改变档案管理不规范、不标准的现状，制定符合公司实际的管理方法，进而规范档案管理工作。档案负责人可以根据合同法、公司法和档案法等法律法规来制定规章制度，完善规范管理，从档案资料的归档和收集到保存进行统一管理，制定有效的制度，避免流失和分散。针对档案的使用、借阅和保管需要制定明确规定。对于长期保存和永久保存的档案，需要定期向上级移交，在这个前提下落实好工作，依法进行管理，做到有法必依、有章可循，进而提升档案管理的效果。在制度建设中，需要明确责任人形成标准化体系。办公物业公司需要高度重视档案业务，选择有热情和动力的人员，提升法治观念和保密习惯，做好专职管理。档案管理员需要结合档案情况，做好登记和保存。对于基层单位来说，需要设置兼职档案员和专职档案员，把相关数据信息登记号归档[3]。相关办公物业档案由办公物业中心档案进行统一管理。档案室需要配备专用档案柜，这样可以保证数量和质量的完整性和安全性。相关资料根据标号进行分类管理[4]。定期对档案进行质量检查和核对，做到账册相符。针对载体变质或者破损的资料，需要进行及时复制和修补。为了保障档案安全，需要确保档案室的清洁、通风和干燥，安装防盗网和防盗门，配置必要的消防器材，确保档案管理的地点符合防鼠、防虫、防火、防盗、防潮的要求[5]。
结论：在办公物业档案管理中，需要明确现代办公物业服务的重要性，提升对于档案管理的重视程度。针对相关繁体，需要引入有效管理策略，持续提升档案管理质量，为办公物业服务提供经验和保障。这样有利于办公物业企业的竞争力提升，解决当前的办公物业问题。
参考文献：
[1]迟小光.浅析物业企业档案管理的重要性[J].黑龙江档案，2019（04）：87.
[2]马庆霞.物业公司房产档案管理的具体现状及改进建议[J].兰台内外，2019（15）：53.
[3]陈玛丽.物业公司业务档案信息化初探[J].现代办公物业（中旬刊），2018（05）：255.
[4]王博.物业档案管理之路径探析[J].黑龙江档案，2016（04）：95.
[5]洪礼佳.物业公司档案特点及优化管理[J].城市开发，2016（01）：58-59.
论文作者:张佳南
论文发表刊物:《基层建设》2019年第30期
论文发表时间:2020/3/13
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