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［中图分类号］G271 ［文献标识码］A ［文章编号］1003-2797(2002)05-0026-03
1 构建人事档案中心是国内文件中心探索的重要途径
1.1 对国内文件中心研究中存在问题的原因分析
国内档案界对文件中心的理论研究虽然已有较长时间，取得了丰硕成果，但在对我国究竟能否建立文件中心、如何建立文件中心、文件中心如何准确命名等一系列从本质到表象的重要问题，却仍然存在着诸多分歧和争议，这在一定程度上影响了文件中心在我国的实践探索。笔者分析造成这种状况的原因可能有三：第一，是研究思路和研究方法问题。主要是研究面狭窄，研究思路不开阔。透过数量众多的论著成果的表象，我们不难发现，是就同一问题的不同主张的针锋相对的态度和就几个老问题纠缠不休的争辩，使国内文件中心的理论研究陷入了暂时困境。在文件中心的研究中，笔者曾建议：“要统一和规范学术研究用语的基本概念，尽量避免对同一名词术语在相同语境产生不同理解，力求减少不必要的毫无意义的争论。”[1]第二，是研究成果的转化问题。我们在文件中心的研究中，理论成果多但付之实践少。这与务实的档案界人士从事文件中心研究的初衷，将文件中心的经济、高效的管理思想结合到我国档案管理的实践中去无疑是背道而驰的。第三，是研究的社会影响力问题。目前，文件中心的研究，其影响往往是局限于档案界（更多的是从事档案教育和学术研究的人群）内部，而很少能引起或争取到社会关注。所以说，国内文件中心的理论研究必须改变思路，撇开没有实际意义的唇枪舌剑，拓宽研究范围，联合多方力量，加大实践力度。
1.2 构建人事档案中心是国内文件中心探索的重要出路
在实践中，我国现有的文件中心、档案寄存中心及档案服务中心等机构，没有将人事档案列入服务范围，文件中心研究过程中有意无意地忽略了人事档案。尽管事出有因，但与美国、加拿大等国人事文件中心的良好运行和广泛影响相比，国内对文件中心的探索，将人事档案排除在外或列为禁区，仍然并不是一个正常现象。随着社会的发展，国内与国外在人事管理和档案管理方面的相似性日渐增多，参照国外做法，建立符合我国国情的人事文件中心——人事档案中心。
2 我国人事档案中心构建的必要性和可能性
在各级档案行政管理部门下设立人事档案中心，管理各自行政地域范围内的人事档案，不是笔者凭空胡思乱想，而是既有必要又有可能。
2.1 我国人事档案中心构建的必要性
其一，就人事管理而言，人事档案中心的构建是新型人事管理的需要，一个不争的事实是：人事档案的管理模式是受人事管理模式制约的，有什么样的人事管理模式就有什么样的人事档案管理模式。从总体上看，我国正处于新旧人事管理模式的交替期，并且新型人事管理模式随着市场经济的发展将很快取代不符合社会发展趋势的陈旧的人事管理模式。在旧的人事档案管理模式下，许多单位内部设置人事档案管理机构，安排人事档案管理人员管理员工人事档案。这在人才归单位所有、人才流动并不明显的传统人事管理体制下，虽然这些管理机构存在着小而全、效率低等弊端，但也不能不说是行之有效的。但是随着社会的进步，人才的社会属性日益突出，在人才流动非常频繁的新型人事管理体制下，仍然将本该社会所有的人事档案归于单位管理，其不良后果是使人事档案往往沦为限制人才流动的工具。当前，有些地方推行人才柔性流动，对原单位不放人事档案而需要引进的人员进行重新建档，可以说是对利用人事档案卡人才流动行为的一种变革，但在客观上也造成一人多档，使“档如其人”和“档随人走”等人事档案基本管理思想、转递原则难以实现。在新的人事管理模式下，构建人事档案中心（其隶属关系和命名原因下文阐述），把一定范围内的具有社会属性人员的人事档案相对集中管理，既可以利用人事档案信息资源进行人力资源的整体配置与合理开发，又可以在“人档分离”（人才使用和档案管理分离）为主要特征的人事代理制度的基础上[2]，从容地做到“档随人走”，使人事档案随人员有序流动。
其二，就档案管理而言，人事档案中心的构建是人事档案管理集约化的需要。其具体要求是在方便保管和利用的基础上，既要人事档案管理扩大规模，又要提高效益，节约有限的社会资源。而这一点恰恰和美国、加拿大等国家的人事文件中心的优点相一致。吴品才先生在对文件中心在我国未能普及的缘由进行评析时强调指出：“长期以来，我国档案界一方面一直在苦叹自己投入的人力不足、经费不足，另一方面却对有限经费的高效利用研究不够，甚至存在着完全背离的做法。”[3]这无疑是对档案界缺乏强烈的效益观念所进行的尖锐批评，值得我们深刻反思。我们提倡建立人事档案中心，就是要将某一行政区域内的人事档案尽可能地实现集中管理，强调对有限人力、有限经费的充分利用。显然，这样一来可以带来两个方面的好处：一方面可以缩小我国人事档案管理的外延，丰富人事档案管理的内涵，产生集约化管理带来的经济、高效的规模效益，便于推广人事档案管理的应用软件，尽快提高人事档案的现代化管理水平。另一方面可以逐步揭开人事档案神秘的面纱，使之尽快走向大众和社会，有条件地实现人事档案信息资源的整体开发和社会共享。
2.2 我国人事档案中心构建的可能性
一方面，人事档案中心的构建已经有了一定的实践基础。笔者认为，社会化管理是人事档案中心构建的必要条件，而人事档案管理社会化的实践是人事档案中心构建的良好基础。如前所述，当今我国许多用人单位员工的社会属性非常明显，人事档案的社会属性也将随之突现。社会对人事档案管理也必将产生社会化的要求，人事档案管理的社会化体现有如下两点：第一是人事档案管理目的的社会化。当人力资源处于流动之中时，人事档案需要有这样一种机构来管理，它兼顾各方利益，代表社会并且为社会而非个别团体来管理一定范围内的人事档案。第二是人事档案管理范围的社会化。社会化所要求建立的新型的人事档案管理机构和以往机构的不同点在于，它管理着许多单位人员的人事档案，而不是内部员工的人事档案。正因为如此，组织、人事、劳动部门本着服务人才流动的目的，在人事档案管理社会化方面也进行了有益探索。例如，各级人事行政管理部门在其所属的人才流动服务中心下面建立人事档案室，在承担办理人事代理人员的人事档案管理业务就是一个生动的事例。这种人事档案室，在某种程度上体现了文件中心经济、高效的特点。随着社会的发展和人事管理环境的变化，它需要进一步变革，并和组织、劳动等部门的人事档案室合并划转到档案局，在机构的行政级别上升一格，提升到人事档案中心的地位。
另一方面，人事档案中心的构建受到普遍支持。第一是组织、人事、劳动等党政部门的支持。当前，我国人事制度改革方面全员人事代理已成为必然趋势，江苏、湖南等省已经进行全员人事代理的试点，代理对象已不仅限于流动人才，国有企业、事业单位员工，甚至于国家机关的公务员都将成为人事代理对象。这就给我们一个信号，“单位人”、“部门人”必然减少，“社会人”必然增多。因此，人事档案中心的构建对组织、人事、劳动部门而言，不仅意味着人事档案存放地点的改变，更预示着其管理负担的减轻和管理成本的降低。第二是用人单位和员工的支持。人事档案中心的构建最明显的优势是可以降低人事档案管理成本，这些成本归根到底是从人事代理对象那儿收取的。第三，对档案行政部门而言，人事档案中心的构建，是人事档案的归队及档案信息资源在更大范围和更高程度上的互补与共享，也是档案事业社会影响力的提高。
3 我国人事档案中心建立的具体思路
其一，人事档案中心名称的确定。文件中心在世界各国的名称并不一致，除大部分沿袭美国叫“文件中心”外，还有“中间档案馆”、“进馆前档案寄存处”、“机关联合档案馆”等称呼。陈兆祦同志在其《我国建立文件中心的前景》一文中率先提出：“根据我国的习惯，可把文件中心叫做档案中心或档案服务中心。”这当然是符合国情的，是可取的。尽管有学者提出在建立广义文件观、树立大文件概念的基础上，将中国的文件中心沿袭美国的做法，也称之为“文件中心”。而实际上，如果我们把文件生命划分为现行、半现行、非现行三个运动阶段，在美国，文件要到非现行期起才称之为档案，而我国一般文件从半现行期起可以看成档案，也有部分文件从现行期起就看成档案。对照我们人事档案中的材料，称之为人事文件只能是在对文件进行广义理解时是可行的，但与我国档案学界关于档案概念的基本理论和社会的认知程度相背。如果将人事档案中心称之为人事文件中心，那么绝大多数中国人会以为该机构保管的是有关人事管理方面的行政文件而不是他们心目中的人事档案。显然，在我国档案概念并未发生重大变化的现阶段，将人事文件中心称之为人事档案中心是可取的，这并不是说人事档案中心保存的人事档案不是人事文件，而是说人们的理解和接受有一个社会环境问题。
其二，人事档案中心的隶属关系。目前我国人事档案管理机构根据其服务对象划分主要有内向型和外向型两类。前者是隶属单位内部、为本单位管理人事档案而设立的，有两种实现形式，一种是单独设置（还有相对集中和分散管理之分），另一种是纳入综合管理范围，它们都有可能代管下级单位人事档案。后者是为管理社会人事档案而设立的，一般有三种实现形式：一是管理领导干部档案的隶属组织部门的人事档案室；二是管理一般干部档案的隶属人事部门的人事档案室；三是管理工人档案的隶属劳动部门的人事档案室。笔者认为，这些外向型的人事档案管理机构管理对象的名称（干部、工人档案）本身仍然保留着旧的人事管理的痕迹，并且其一分为多的分散的隶属关系的不合理性，随着人事管理模式的社会化会日渐明显。新型人事档案中心建立，按照一级管一级的原则，除了军人和学生档案等社会属性不明显的档案仍归原部门管理之外，其他人事档案根据社会发展情况逐步划出原保管单位，划归同级档案行政管理部门管理，在各级各地档案局（馆）下设立人事档案中心管理这些人事档案。原来的组织、人事、劳动部门不再设置人事档案管理机构，而只承担人事档案归档材料的收集工作。这样一来，人事档案管理机构在数量上是减少了，但是人事档案集中管理程度、管理效益提高了。人事档案原来的利用范围、借阅手续、保密规定、转进转出的原则可以考虑暂时不变，等人事档案中心运行一段时间后再作修改。新的人事档案中心的隶属关系明确后，其经费可以从以下两个途径解决：第一是上级的财政拨款，这是人事档案中心添置设备、人员工资、公务活动的基本保障；第二是依据有关法规和当事人实际情况，适当收取人事档案保管和利用费用。
其三，人事档案中心的实施步骤。国家档案局作为我国档案行政管理的最高机构，对我国档案事业管理体制的调整有着重要职责，应当主动承担起我国人事档案中心构建的领导任务，并协调人事档案中心建立的各方面关系，发起一场自上而下、上联下动的人事档案管理体制的大变革。首先是要组织有关专家论证。建议由国家档案局牵头，中共中央组织部、国家人事部、国家劳动与社会保障部大力协助，成立研究人事档案中心的课题组，组织行政管理、人力资源管理、档案管理方面的专家，展开广泛调研，征求不同意见。专家论证不能仅仅围绕人事档案中心的可行性开展，还要对如何建立我国人事档案中心以及建立人事档案中心可能遇到的细节问题进行充分研究。其次是初步试点运行。在充分吸收专家论证成果的基础上，在不同的经济发展水平地区，依据人事管理改革的情况进行具有代表性的试点，为人事档案法规的调整、人事档案管理体制的变革提供借鉴和样板。再次进行法律法规建设。目前的档案法规将人事档案管理权分别赋予组织、人事、劳动部门。调整后的人事档案法规要明确将人事档案管理权限交给档案行政管理部门，并且对过渡期的人事档案的管理和移交要求进行严格规定，防止因为改革而使人事档案管理出现真空。最后在全国范围内逐步推广建立人事档案中心。总之，在新的社会环境里，我国人事档案中心构建的机遇已经到来，条件已经基本成熟，人事档案中心的构建将是我国文件中心发展的重要切入点。
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