图书情报事业的信息资源系统结构分析，本文主要内容关键词为：信息资源论文,情报论文,事业论文,结构论文,图书论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
任何系统都可划分为一定的子系统，我国现行的图书情报系统可以有以下几种划分方法：按现有的行政组织归属分析，分图书馆子系统、社科情报子系统、科技情报子系统[1]；按图书情报工作流程的组织形式分析，将文献采访、分类、编目、典藏、二次开发、流通、检索、阅览、咨询等要素抽出，分别集中，组成各子系统；按投入的资源要素进行划分，把人力、技术、设备、信息资源、管理、资金作为子系统考虑。我们延用第三种划分方法，按照投入资源的要素划分图书情报大系统，分为人力、技术、设备、信息资源、管理、资金要素，其中将信息资源要素抽出看成一个系统，作为图书情报大系统中的子系统看待。
把信息资源作为图书情报大系统的一个子系统研究，目的在于对构成信息资源建设活动的各种要素内容及其它们之间的关联进行全面考察，提炼出各要素之间的结合方式，以确保信息资源建设活动能够发挥整体效应，并深入分析系统要素之间及结构之间的协同作用，在此分析的基础上来构建信息资源战略，这样可确保战略内容的全面性与针对性，对于具体图书情报机构制定信息资源战略提供较为方便的指导作用。
1 信息资源系统要素之间的关联
图书情报机构围绕信息资源所开展的活动主要包括信息资源的获取与组织、开发与服务三大部分，信息资源的组织是在获取各种类型信息资源的前提下，利用一定的科学规则和方法，通过对信息资源外在特征和内容特征的表征和序化，实现无序信息流向有序信息流的转换过程。信息资源开发是一种创造和生产新信息资源的研究活动。一定意义上讲信息的开发与组织通常是一个过程的两个方面，开发离不开组织，组织本身也是一种开[2]。在这里我们进行明确的划分，主要考虑到传统的图书情报机构信息资源建设活动大多集中在信息资源组织这一环节，如采编工作是许多图书情报机构的重头戏，依此把信息资源获取与组织作为独立于信息资源开发的要素进行讨论。信息资源服务是将组织与开发好的信息资源提供给用户的过程，因此认为这三大要素比较完整地体现了信息资源建设活动，构成信息资源子系统。但要注意一点，这三个要素的展开是以搜集、分析、定位用户信息需求为基础，用户信息需求特点及发展变化趋势决定着信息资源组织、开发与服务方式，可以说信息资源系统是以用户为中心的系统。
信息资源系统结构是系统内部各组成要素之间相互联系、相互作用的内在组织形式或内容秩序，也就是各要素之间在时间和空间上排列或组合的具体形式。每一个要素通过结构这个中介，和系统整体发生着关系，结构越合理，每个要素在系统中的作用发挥得越充分，由系统效应产生的整体功能就越好。因此提高系统的功能，不仅要提高单个要素的功能，而且要在一定要素的基础上，致力于改善系统的结构。
信息获取与组织、信息开发、信息服务这三个要素之间相互作用、相互影响，决定着信息资源建设整体功能的发挥。按要素的先后顺序看，这三个要素属于层次递进的关系，信息组织是后两个要素的前提条件，信息服务是前两个要素的最终实现目标。它们之间存在着相互制约、相互影响的作用。
1.1 信息获取与组织是信息资源系统中的基础性要素
当前信息资源获取内容从原有的印刷本文献为主转换为以电子信息资源为主，信息资源采集内容有图书、期刊、视听资料和各种电子出版物及网络资源等多种，采集原则的制定较为关键，需考虑以下因素：用户的信息需求、原有馆藏资源的特点、来自系统或地区内部的资源分工原则、现有购置经费、资源类型均衡分布等。有计划地采集既可对资源购置经费进行统一规划与管理，又有利于优化图书情报机构的馆藏结构，建立一个科学合理的文献资源体系。信息组织基于信息资源采集基础上进行的，其目的在于建立起有效的信息资源收藏系统和检索工具，方便信息资源的开发利用。传统的信息描述、信息标引、信息排序方法在网络环境下进行了新的调整，比如MARC格式中新增加了856字段，此字段被称为“电子位置及存取方式”字段，以增强MARC格式整理与组织网络信息资源的能力。同时在此基础上增加了新的网络信息组织方法，如元数据、XML语言、智能Agent方法、数据挖掘技术等。信息组织形式的优化是信息资源增值实现过程，其目的在于帮助用户迅速了解相关信息，消除对原始文献信息的各种不确定性，从而提高用户使用文献信息的便捷性。
1.2 信息开发是体现信息资源系统水平的要素
信息资源开发过程是立足于丰富的信息资源储藏的一种信息再生产活动，通常采用信息分析、信息综合和信息预测三类方法生产和形成信息产品供用户使用。信息资源开发属于智力型劳动为主的活动，一方面开发过程需要较高的投入，据有关统计，从软硬件购置、数据库制作及更新维护、支付版权费等支出项看，数据内容比较复杂的数据库，每增加一条记录大约需投入50元[3]；另一方面对工作人员的素质要求较高，要求其具有各学科的专业背景、图书情报专业技能、计算机相关的处理技术；同时开发是以信息应用为前提，如果开发出的信息产品脱离了用户信息需求，会导致供需环节脱节，信息资源产品找不到用户，而用户所需的信息资源却没有。同国外发达国家相比，我国信息资源开发水平整体较低，表现为数据库规模小、种类少。目前许多图书馆多重视信息资源的获取与组织环节，即使信息资源开发这个问题的重要性已经被认识到，但由于人力、物力、资金条件的限制，信息资源开发水平还处于低级阶段。如许多图书情报机构的经费大部分用于信息资源的购置，信息资源开发所需的费用占总费用的比例很小甚至没有，信息资源开发的经费须进行专门的立项申请，即使批准，金额也很有限。
信息开发水平往往是体现图书情报机构水平的一个标志，也是反映信息资源建设水平的参数。随着信息采编环节缩短，图书情报机构应在信息开发环节上进行延伸，把一部分人力、物力资源重点投入到这方面的建设中，为后面的信息服务环节打下坚实的基础。信息服务内容一方面来源于信息获取与组织过程，另一方面来源于信息开发过程，因此信息服务水平的好坏很大程度上取决于信息获取与组织和信息开发的质量水平。
1.3 信息服务是信息资源系统目标实现的手段
信息服务是图书情报机构工作人员借助于多种服务手段向用户提供信息产品及服务，满足用户信息需求的行为，它是保证信息资源战略目标最终实现的必要手段。调查分析用户信息需求，充分了解信息需求是开展信息服务的前提。当前信息服务与传统信息服务相比，其手段及功能明显增强，计算机技术、通讯技术、网络技术和信息检索技术的融合，使原有的一些书刊检索、代查文献、参考咨询等静态服务向动态服务发展，信息服务呈现出互动性、主动性、个性化。信息推送服务、个人图书馆、网上参考咨询等新功能的出现使更多有用的信息内容及时传递到需求者手中，实现了信息内容的增值。影响信息服务质量的因素有信息服务观念、信息服务内容与种类、用户信息反馈渠道等。工作人员的信息服务观念决定着信息服务水平。传统的图书情报机构很多停留在等用户上门，让用户根据机构所能提供的服务内容来调整自己需求，这种行为使用户潜在信息需求受到压抑。树立用户第一的主动服务意识，会指导图书情报工作者将工作重点转移到以用户为主，主动、及时地为用户提供和传递有效信息，并根据用户的需求及时调整信息服务种类。信息服务种类与内容是开展服务的条件，信息服务手段的现代化程度、信息服务形式的便捷程度、信息服务内容的深度和广度、信息服务种类的多样化等都影响着信息服务效果。建立多途径的用户信息反馈渠道可以及时获取相关用户需求信息，通过对各种反馈信息的分析及时调整信息服务工作及其之前的信息采编和信息开发流程，这样使信息服务更具有针对性，效率更高。
信息组织与开发的目的在于用户利用，用户利用信息资源的活动过程取决于信息服务。因此对于信息服务要素而言，信息获取与组织和信息开发同是输入信息，二者从这个角度讲属于并联的连接方式。信息服务是实现用户利用的途径，不经过信息服务过程，用户信息利用过程无从谈起。信息服务人员一方面根据本机构信息资源生产现状来引导消费者有效地对其进行利用，一方面根据用户的需求对信息组织与开发输入反馈信息，适时地调整信息组织和信息开发内容，更好地服务于用户。通过这种双向互动的调节、控制作用，信息资源生产与利用状况就会达到动态地统一，最终有效地发挥信息资源的战略作用。
2 信息资源系统的结构形式
信息资源系统的每一个要素是决定系统功能状况的最基本条件，信息获取与组织要素、信息开发要素、信息服务要素中如果有一个要素出现问题，信息资源系统的整体功能就会受到影响。如一条书目数据没有采用MARC标准或者其它元数据著录标准，如果对该记录数据进行再加工，就存在着信息转换的问题，信息工作者就要重新对其著录，从而增加工作的重复率，同时其它机构的信息用户无法通过网络来检索该记录。因此发挥每一要素的作用是保证系统整体功能正常发挥的基本，但同时也要注重这三个要素之间的相互联系和作用。
系统要素之间的不同排列组合方式，形成不同的系统结构。图书情报事业发展中，信息资源系统是由公共图书馆、高等学校及科研系统图书馆、信息中心、中小学图书馆、工会图书馆等多种层次的信息资源小系统构成，每一个图书情报机构的信息资源建设不可能遵循一个统一模式。由于地区经济、所属系统或部门、内部资源条件的差异，并不是每一个机构对信息获取与组织、信息开发、信息服务要素给予同样的重视、施以同样的力量，各单位需在分析自己已有条件的基础上衡量并发挥自身的核心优势，来确定实施重点，分配信息资源系统投入各要素的比例。从总体上看，基本上有三种结构形式：以信息资源获取与组织要素为核心，信息开发与信息服务要素均围绕此基础开展；以信息资源开发要素为核心，信息获取与组织及信息服务要素均是围绕此基础上开展；以信息服务要素为核心，信息获取与组织、信息服务要素均是围绕此基础上开展。系统的功能会随结构的变化而改变，这三种不同的结构形式使系统表现为不同的功能特点[4]。
2.1 以信息资源获取与组织要素为核心的系统结构
这一系统结构类型主要表现为信息资源获取与组织要素在整个信息资源系统中占主要地位，大量的经费、人力、技术资源投入到该要素活动中。在此基础上的信息开发多属于信息组织类型的开发活动，如对购置的信息资源进行分类编目、利用主页方式组织现有各种资源、对网络资源进行选择及有序化组织等，信息服务方式主要以阅览和检索服务为主。这一结构比较适合那些机构规模小、人力资源匮乏、技术条件差、用户信息需求专业性不强的单位，比如一些中小学图书馆、县级图书馆、工会图书馆、社区图书馆等。事实上，这一结构模式在图书情报事业中一直占据着主导地位，一些较大规模的图书情报机构由于信息服务意识差和信息加工观念不强，把信息资源获取与组织作为其主要活动，一定程度上浪费了大量资源。
2.2 以信息资源开发要素为核心的系统结构
这一结构类型比前面那种类型向前跨了一步，信息资源的获取与组织已不是重点，其重点放在信息开发要素，投入较多的经费、人力、技术设备从事信息加工，对馆藏资源、网络资源及其它所需的资源进行再处理，形成一定的信息产品，如全文数据库、书目数据库以及文摘、综述或述评等二次或三次文献。这一类型比较适合那些机构规模较大、有丰富信息资源和较高素质人才、技术设备先进的机构，比如省级公共图书馆、高校科研机构的图书馆或情报机构等，其用户信息需求多为专业强且较深入。但这一结构模式在当前社会发展得并不理想，一方面由于图书情报机构大多处于转型期，对自己的目标定位还不明确，另一方面由于信息开发是一项投资期长、花费多、见效慢的工作，这对于仅靠国家和地方财政拨款的图书情报机构而言，做起来还是一件困难的事情。信息资源的加工能力弱是我国目前信息资源建设中的一个不争事实。图书情报机构如果不重视信息资源加工，信息资源建设现状就无从改变。因此那些较大规模的图书情报机构，应从信息资源获取与组织类型转型为信息资源开发类型。这一类型的机构在信息资源开发中，既需要国家给予政策资金上的扶持，同时需加大机构与机构之间、机构与企业之间各种层次上的合作，从技术、人力、财力方面提高机构信息开发的实力，共同致力于信息资源的建设。
2.3 以信息服务要素为核心的系统结构
这一结构类型的重心继续向前转移，信息服务要素成为重点要素，信息获取与组织、信息开发都是在信息服务的基础上开展的。获取用户的信息需求是首要任务，在此基础上投入人力、物力进行信息资源的组织与开发，最后以信息服务方式提交给用户。这样开发出的信息产品具有针对性、应用性强，其运作方式比较类似于信息服务商的运营方式。该类型结构比较适合那些具有丰富人才优势的中等规模机构，其机构组织较为灵活，且信息资源不是它们的优势。比如省市级的信息中心、情报机构、企业图书馆，其面对的用户多为企业或政府部门用户，信息需求多为经济部门、政府决策部门所需的信息，因此对信息服务要求较高，要求信息资源准确性高、及时性强。随着用户整体需求的增加，这一结构类型的数量呈上升趋势。但该类型数量的增长比例受限于前面两种类型的发展，只有在信息组织与开发能力增强的情况下，信息服务机构才能依托于这种环境成长。
以上结构仅是比较有代表性的三种，并不包含所有结构，而有些机构其本身所具有的特殊性，它可以属于这其中的几种。比如我国的国家图书馆，它既重视信息资源的获取与组织，又肩负着信息资源开发功能；一些科研型情报机构，既有信息资源开发的实力，信息服务又是其一项重要任务。
3 信息资源系统间的协调
信息资源系统间的协调有两层含义，一是信息资源系统结构之间的协调，二是信息资源系统与外部系统之间的协调。
3.1 信息资源系统结构之间的协调
信息资源系统结构之间的协调主要指信息资源系统这三种结构之间的协调。从整个图书情报系统角度考虑，如果各系统结构缺乏有效的协调，各自按照自我模式发展，即使每一个单独子系统运行良好，但从图书情报大系统的整体功能看，并不代表整个系统的性能良好。系统结构之间的协调内容应该是图书情报系统内部保持三种结构类型之间比例得当。信息资源获取与组织型、信息资源开发型、信息资源服务型这三种类型侧重点不一，互为补充，因此需要在全国范围内、地区范围内、系统范围内的比例要保持均衡分布，协调发展，达到空间布局的有序性，这样才不至于使任何一项要素在系统整体中削弱，它们之间共同作用才能发挥系统的整体功能优势。目前从全国范围看，这三种结构类型发展并不平衡，需以大力发展信息资源开发型结构为核心，带动信息服务型结构的增长。地区、系统范围内要有明确分工，保证这三种类型的结构形式同时都存在，数量保持一定的比例，使每个机构的发展既要立足于个体发展，同时又要服从整体规划，以满足不同层次的用户需求。
3.2 信息资源系统与外部系统之间的协调
信息资源系统是一个开放的系统，它不断地与外界环境进行着物质和能量的交换。从信息资源的处理过程看，与系统以外有直接业务来往的单位有图书出版发行部门、数据库生产商、计算机软硬件提供商、书架或磁条或标签等图书加工材料设备商、网络信息提供商、各类型的信息服务用户等，即从信息资源生产到流通所涉及到的各类型供应商、生产商、批发商、零售商以及最终用户组成的供需网络。信息资源系统通过信息流、资金流、物流方式与外界环境发生着作用。减少流通环节，建立快速的流通渠道，是提高信息资源系统运行效率的关键。比如联合图书发行部门成立图书供应中心可减少信息资源采集的分散性；与出版部门合作，进行图书在版编目，随书发行统一编目卡；与系统软件提供商建立灵活机动的联系，随时提出新需求以扩充软件功能；和数据提供商、网络信息提供商建立合作共建信息资源的关系；同信息用户的合作更是重中之重，建立有效的用户信息反馈渠道，加强同用户的交流与沟通是作好信息服务的关键等多种方式。既要管理好信息流，为物流和资金流提供正确的决策依据，同时根据信息流调节和控制资金流、物流的方向、流程、流量与流速，使之按照规定的目标运行。这三流才能达到整合和统一，才能共同联合共同作用。
综上所述，信息资源系统要保证由简单到复杂、由低级到高级、由无序到有序稳定发展，其本质是既要发挥好系统各要素的作用，同时又要注重系统要素之间的关系及其系统结构之间的联系，这样才能充分发挥系统整体协同功能，提高信息资源建设活动的质量。