面向智慧城市的档案信息化，本文主要内容关键词为：智慧论文,档案论文,城市论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
1 引言
所谓“智慧城市”(“Smart City”)，是新一代信息技术支撑、知识社会下一代创新(“创新2.0”)环境下的城市形态。[1]我国的城市发展经历了工业型、经济型到数字城市的逐步演进，正以城市的可持续发展为主题朝着智慧化的方向发展。目前，我国几乎所有的一线城市、50％的二线城市已提出了建设智慧城市的构想，部分三、四线城市也喊出了创建智慧城市的口号。迄今为止，全国开展智慧城市建设的城市总数已超过150个，投资规模超过1.1万亿元。2013年1月29日，住建部确定首批国家智慧城市试点共计90个，其中地级市37个、区(县)50个、镇3个。[2]笔者认为，档案信息化建设能否搭上智慧城市建设的顺风车，在智慧城市建设中占有一席之地，对档案事业的发展具有重要影响。
2 智慧城市特征及对档案信息化的影响
2.1 智慧城市特征[3]
2.1.1 全面感知 智慧城市利用各类感知设备和智能化系统，智能识别、立体感知城市环境、状态、位置等信息的全方位变化，对感知数据进行融合、分析和处理，并能与业务流程智能化集成，继而主动做出响应，促进城市各个关键系统和谐高效地运行。
2.1.2 泛在互联 宽带泛在网络作为智慧城市的神经网络，极大地增强了智慧城市作为自适应系统的信息获取、实时反馈、随时随地智能服务的能力。
2.1.3 智能应用 基于云计算，通过智能融合技术的应用实现对海量数据的存储、计算与分析，推动实现智能融合，随时、随地、随需、随意的应用，进一步彰显个人的参与和用户的力量。
2.1.4 持续创新 智慧城市建设尤其注重以人为本、市民参与、社会协同的开放创新空间的塑造以及公共价值与独特价值的创造。注重从市民需求出发，并通过维基、微博等工具和方法强化用户的参与，汇聚公众智慧，不断推动用户创新、开放创新、大众创新、协同创新，以人为本实现经济、社会、环境的可持续发展。
2.2 智慧城市对档案信息化的影响
智慧城市是在以物联网、云计算等新一代信息技术取得突破性进展的背景下应运而生，并被认为是解决城市发展问题的有效途径和未来城市的发展方向。有两种驱动力推动智慧城市的逐步形成，一是以物联网、云计算、移动互联网为代表的新一代信息技术，二是知识社会环境下逐步孕育的开放的城市创新生态。前者是技术创新层面的技术因素，后者是社会创新层面的社会经济因素。[4]
档案信息化是运用信息技术对归档文件、数据信息资源及档案进行采集、整合、维护、处置和提供利用服务的档案管理提升过程和工作方式。智慧城市建设为当前的档案信息化创造了新的契机。面向智慧城市的档案信息化应在两个领域有所突破：一是物联网、云计算、移动互联网等新一代信息技术在档案工作中的融合应用；二是在智慧城市框架下，档案工作的创新机制。智慧城市的核心是最大限度地开发利用信息和知识资源。档案部门作为政府信息服务的重要机构，应该抓住机遇，借助物联网、云计算、移动互联网、决策分析优化等信息技术，通过感知化、互联化、智能化的方式，将区域内的用户、档案部门、档案信息资源连接起来，建设新型的智慧化档案信息服务体系。在智慧城市的框架下，档案部门通过将区域内的各类档案信息资源进行广泛采集、动态监控、充分统计、互联和共享，并将这些档案信息资源进行智慧的感知、分析、集成和应对，从而最大限度地满足公众及城市管理对档案信息的需求。
3 相关研究现状
当前，档案界对智慧城市与档案工作关系的研究开展得非常少，虽然也有部分学者提出了“智慧档案”的说法，但由于缺少实践基础和严谨的论证，还没有得到学术界的关注和热议。目前，能够获悉的相关研究和工作有：2011年，南京市档案局（馆）的《南京市“智慧档案”建设规划》通过了专家验收。该规划通过分析国内外档案管理的先进经验，研究南京市档案管理的现状及需求，提出基于“智慧南京”顶层规划设计下的“智慧档案”建设的总体思路。该《规划》从数字档案馆、数字档案室和智慧档案服务平台三个重点工程出发，引入了云计算、RFID、缩微品数字化等先进技术，提出搭建基于物联网和云计算技术的“智慧档案”体系架构，构筑“智慧档案服务平台”并与“智慧南京”公共服务平台对接，形成南京市“智慧档案”建设的实施方案。[5]这是国内率先提出“智慧档案”并在智慧城市框架下探索档案信息化发展趋势的相关研究。
2011年，中国移动广东公司《“五全”实时智慧档案管理系统(“FIRST－AMS”)研究与实践》项目荣获“国家档案优秀科技成果二等奖”。“智慧档案”是中国移动广东公司近年来针对信息化企业档案管理的一种全新模式，全称为“‘五全’实时智慧档案管理体系”。“五全”是指全数字生成内容、全流程实施控制、全系统提供支撑、全覆盖保证范围、全智能创新服务。“实时”指对企业各类电子文件进行实时归档，电子文件形成“一秒钟”后即可实现归档。“智慧管理”指通过企业档案资源的友好展示、专题分析为企业中心工作提供档案信息服务，支撑企业高效运转。[6]2012年，北京量子伟业信息技术有限公司对外宣传其研发了国内首款智慧档案管理软件——“PDE”数字档案管理系统。据称，该系统基于智慧档案管理理念，依托新科技、新技术为档案事业服务，不断提升档案管理实效化、档案保管科学化、档案利用简便化，实现了对档案的收集、管理、保存和利用进行全过程信息化管理，推动企业跨入智慧档案时代。[7]国内档案学者周珺认为，城市各级各类档案馆，只有重视档案信息资源建设，创新档案信息管理的方式，运用最优化管理模式、最优化的服务思想，综合各种不同的方法、先进的服务手段，整合各种资源，实现各个系统目标的纵向整合管理和用户满意的横向联合，提高管理活动成效和服务质量，才能真正融入“智慧城市”系统中，最大限度地实现档案信息的内在价值。[8]
从相关研究来看，笔者认为：一方面，档案工作与智慧城市的融合研究必将成为未来档案工作及档案学研究的重点；另一方面，关于面向智慧城市的档案信息化研究还处于起步探索阶段，相关概念、理论基础、关键技术、模式方法等还很不成熟，还没有出现系统的研究成果，还需要档案界进一步开展相关研究。
4 智慧城市框架下，档案信息化发展策略
在智慧城市框架下，档案信息化建设应能够解决如下问题：(1)区域内的公众能使用任何设备随时随地获取高质量的数字档案资源与服务；(2)档案部门能通过智能、安全和低成本的方式获取及管理硬件设施、软件应用与档案数据；(3)档案信息服务能融入智慧城市的大平台。解决上述问题，可以采取如下策略：
4.1 新一代信息技术在档案信息化中的综合应用
4.1.1 基于物联网的档案感知系统 智慧城市是以物联网为基础的，赋予各类物品感知功能，使之产生“智慧”为人所用，并依托与互联网、电信网、电视网、无线宽带网等多网融合，实现更全面的物与物、物与人、人与人的互联互通和相互感知、更有效的数据整合、更好的业务协同和更强的创新发展能力的城市。
物联网的目的是为了让所有的物体都能被识别、定位、跟踪、监控、管理，形成一个全覆盖的网络体系，必须要求网络中的物体具备一定的智能。在物体中植入某种芯片或者印制二维条码，就可以使物体具备智能特征。智能化的物体可以实施监控其他物体，遥控、感知周围环境或事物，感知附近某些物体的某些本质特征等功能。数据信息可快速传递到网络彼端，智能化的网络本身具备强大的计算和分析能力，可对数据信息进行深入挖掘。基于物联网的档案数据感知系统即通过传感和执行设备联网，形成传感/控制网，负责实体的感知和信息的采集，主要感知的对象分别是对用户的感知、档案的感知和建筑自动化系统的感知。如档案管理中，物联网的物体包括档案文件、档案盒、人、地理环境等。可将RFID技术引入智能库房管理等领域，引入二维条码技术作为线上、线下联系的桥梁。档案感知系统的技术的具体表现就是对档案馆人和物的全面感知：在感知基础上跨时空立体互联，在信息共享基础上深度协同。通过档案感知系统的构建，档案馆的建筑环境、设备资产、档案资源以及用户等主要构成因素的关键数据能够被及时即时感知：能够对这些感知数据进行及时的分析和处理，基于感知数据的分析处理结果，为档案工作人员提供一个智能化的管理平台，为用户提供一个无处不在的智能化的服务环境。
4.1.2 基于云计算的档案数据处理平台 智慧城市是以多应用、多行业、复杂系统组成的综合体。多个应用系统之间存在信息共享、交互的需求。各不同的应用系统需要共同抽取数据综合计算和呈现综合结果。如此众多繁复的系统需要多个强大的信息处理中心进行各种信息的处理。借助于云计算平台的虚拟化基础架构，可以有效地进行资源切割、资源调配和资源整合，按照应用需求来合理分配计算、存储资源，最优化效能比例。2010年，国家档案局发布《数字档案馆建设指南》，其中明确“鼓励具备条件的档案馆探索采用云计算等先进技术为各立档单位提供软件服务和存储服务”。档案馆采用云计算主要体现在两方面：一是档案馆利用云计算开展自身业务，实现档案信息的云存储和云利用；二是档案馆利用云计算向档案形成者提供“云归档”服务。档案形成者、档案管理者和档案利用者的所有活动都通过“云”来完成。
4.1.3 基于移动互联网和手机阅读的档案信息服务平台 随着3G时代的到来，手机越来越成为人们的媒体终端和阅读终端。与此同时，诸如苹果、汉王电纸书等新的媒介载体不断涌现，不仅对传统网络信息的生产和获取方式产生了影响，而且对人类的阅读习惯形成了巨大冲击。基于移动互联网的档案信息服务平台将研究采用内容智能过滤技术，智能地分析目标内容，抽取文章标题、正文和相关的图片通过规划和整理；采用无缝连接微博API接口，通过与微博的绑定，实现向微博的信息推送以及档案部门与用户的信息交互；使用云计算技术实现页面格式转换算法，图片缩放和低成本海量存储，完成对海量信息资源的高效计算和冗余备份；开发应面向iPhone、iPad、Android等各类手机终端的平台，同时支持3G门户的构建，支持各类主流浏览器访问，开发档案馆App，把电子化的公共档案服务打包成App供人们下载、使用。建立以用户为中心，多元化手段相结合、多平台的完整丰富的档案服务体系。
4.2 与智慧城市建设理念相融合的档案服务模式与机制创新
智慧城市的建设不仅需要物联网、云计算等技术工具的应用，也需要微博、维基等社会工具的应用，更需要Living Lab等用户参与的方法论及实践来推动以人为本的可持续创新。面向知识社会的下一代创新重塑了现代科技以人为本的内涵，也重新定义了创新中用户的角色、应用的价值、协同的内涵和大众的力量。智慧城市的建设尤其注重以人为本、市民参与、社会协同的开放创新空间的塑造以及公共价值与独特价值的创造。智慧城市框架下的档案服务机制与模式注重从用户需求出发，并通过维基、微博、Living Lab等工具和方法强化用户的参与，汇聚公众智慧，不断推动用户创新、开放创新、大众创新、协同创新，以人为本实现档案工作的可持续发展。[9]
4.3 档案应用系统融入智慧城市公共信息服务平台
近年来，我国档案信息化得到了较大发展，各级各类档案部门普遍使用了档案应用系统，有的地方还建成了数字档案馆。但大部分档案应用系统是基于局域网或政务内网的，很少有面向公众的互联网应用。智慧城市是基于互联网的开放的生态系统，其核心内容就是要构建区域内统一权威的公共信息服务体系和平台，实现一站式信息服务。智慧城市公共信息服务平台有两大功能，一是对分散在各个专业业务系统中的原始信息资源进行集中整合，形成统一的信息资源体系；二是对各种信息资源进行适当封装，以组件化的模式，向包括决策层领导、各部门管理人员和广大社会公众在内的不同层次用户，提供内容丰富、形式多样的综合信息服务。[10]为此档案信息化过程中就必须考虑档案应用系统融入智慧城市公共信息服务平台。具体策略：一是档案部门根据智慧城市公共信息服务平台的要求，设计相关功能模块；二是档案部门将那些非保密的、对社会有高利用价值的数据，以开放的、结构化的、可重复利用的、机器可读的形式，放在有开放接口的服务平台上。这样不仅提供一些数据，还提供一些工具，供社会各方面开发应用。智慧城市公共信息服务平台用户可直接通过公布的API接口调用应用系统的数据库，就像使用自己的数据库一样。这样不仅能提高档案资源的社会化利用效率，满足公众对档案数据的不同层次需求，也同时大大地减少档案部门提供公共服务的成本。
5 结语
智慧城市建设是一个渐进的过程，建立在城市信息化、数字化发展的基础上，可以看做是数字城市发展的高级阶段和更好模式。在数字城市建设阶段，档案部门建设了数字档案馆，档案信息化建设取得了较大的发展。各地的数字档案馆建设项目都是单列的，还没看到与数字城市项目融合和衔接的案例，这也是造成数字档案馆社会效益不高的重要因素。在智慧城市建设阶段，能否提出“智慧档案馆”的设想，构筑“智慧档案服务平台”并与智慧城市公共服务平台对接，将是当前档案部门和档案学者应该认真研究的课题。面向智慧城市的档案信息化建设，将使档案部门不再是独立于公众视野的一个单纯的馆藏机构，而是公众与政府之间的桥梁，通过这座桥梁，可以为用户带来全新的体验和收获。
来稿日期：2013－04－20