我国20年来电子文件管理的实践探索与理论研究及其发展趋势，本文主要内容关键词为：理论研究论文,发展趋势论文,文件管理论文,年来论文,我国论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
20世纪80年代末，随着计算机存储技术、网络技术的突破及个人计算机的普及，电子文件代替“机读文件”开始产生。国际档案界因此提出了“电子文件（EIectronic Records）”的概念，世界各国积极开展电子文件管理的研究工作。① 我国第一次发表有关电子文件的文章是《档案学通讯》1988年第1期《电子文件管理——即将来临的文件管理革命》，② 至今已经整整走过了20年。20年来我国电子文件管理的实践探索与理论研究虽然一直成为档案学界的热点，且高潮迭起，成果丰硕，然而电子文件管理始终难题相伴，困境烦扰。为了试图找出问题的原因及其解决的办法，本文拟对我国20年来电子文件管理的实践与理论研究的发展历程及其趋势作一回顾与探索，与同仁共议。
一、我国20年来电子文件管理的实践探索与理论研究大致可分为四个阶段
（一）1988—1996年，为电子文件管理的起步阶段。随着信息技术和计算机网络技术的发展，计算机广泛运用到各行各业，1994年中国作为第71个国家级网加入Internet，随后中国政府实施的“金桥”、“金卡”、“金关”等信息网开始融入国际互联网。电子文件的影响范围开始扩大，此时世界范围的电子文件研究在兴起。特别是1996年9月在北京召开的第十三届国际档案大会上，美国档案学家D.比尔曼发表的《虚拟档案》以及法国国家档案馆总保管员C.诺加雷发表的《信息技术对档案和档案工作的影响》，对我国学者和档案同仁长期以来一直专注于研究纸质档案管理产生了不小的震撼，大家在扩展了视野的同时不得不开始审视电子文件这一新生事物对档案学科和档案管理的影响，同时也意识到我们的研究和实践已经滞后了。在此背景下，1996年国家档案局成立了电子文件归档与档案管理研究领导小组。从此拉开了我国电子文件管理的实践探索与理论研究序幕。
笔者通过搜索CNKI中国期刊网发现：这一时期在理论上对电子文件的研究刚刚处于起步阶段，关于电子文件管理的研究文章还是比较少，只有12篇相关论文，对电子文件认识还比较模糊，研究的内容主要是围绕电子文件给实际工作带来的影响以及由电子文件引起的理论困惑进行探索，主要借鉴美国和新加坡等国的经验。因此，这一时期对电子文件管理的探讨主要来源于实际工作所面临的问题与困惑。虽然起步很晚，但档案界已经意识到我们在电子文件管理的实践探索与理论研究方面和发达国家的差距，有了奋起直追的决心。③
（二）1997—2000年，为电子文件管理的发展阶段。随着计算机网络和通信技术的进一步发展，电子文件开始在实际工作中急剧产生。1999年起，国家档案局开始将电子文件的归档管理作为工作重点，发布了《电子文件归档与电子档案管理办法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678—1999）。中国的“政府上网工程”2000年年底实现80％以上的部委和各级政府在163/169网上建立正式的站点，构建中国的“电子政府”或“电子政务”，由此电子文件大范围产生。中国关于电子文件的国家规范在进一步起草与修改，地方部门也在积极探索电子文件管理工作，如吉林省、上海市等制定相关的电子文件管理规范。但是由于中国对电子文件管理的研究落后于世界发达国家，而现在却与发达国家几乎同时进入网络时代，所以汹涌而至的电子文件对准备不足的中国档案部门就形成了巨大的冲击。电子文件管理对档案同仁来说，在很长一段时间如同“老虎吃刺猬难以下口”，因为对其生疏、怀疑而“敬而远之”。档案馆则因为对电子文件的归档资格、归档时间及保管条件方面的担忧而迟迟未能采取合适的收藏措施，导致我国电子文件管理上出现了一段“真空期”。④
这一时期关于电子文件管理的理论研究升温很快，发表的论文不少。笔者通过对中国期刊网上的搜索，发现从1997—2000年发表有关电子文件的文章292篇，其中1998—2000年处于爆发期，有284篇，可见这一时期中国档案研究者对电子文件的理论研究开始重视。
笔者通过对这一时期论文内容分析发现：对电子文件的特点认识比较深刻，如冯惠玲在《档案学通讯》1998年第1期《认识电子文件〈拥有新记忆——电子文件管理研究〉摘要之一》对电子文件特性：信息的非人工识读性、系统依赖性、信息与载体之间的可分离性、信息的可变性、信息存储的高密度性、多种信息媒体的集成性、信息的可操作性等论述不仅广为人们接受且成为学界共识。档案研究者开始探索电子文件各个管理环节的研究，在电子文件归档、管理、鉴定和利用等方面探讨新的理论方法。在1999年新《合同法》的推进下，档案学者又重点探讨电子文件的法律地位，即如何保证电子文件的合法性。在总结和探索电子文件管理成果的同时，档案研究者还大量借鉴美国、澳大利亚、英国等国电子文件管理理论和经验。至此档案界对电子文件定义认识趋于统一，这对实际工作具有很好的指导作用，中国1999年国家标准这样定义：“能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网上传送的数字代码序列”。⑤
（三）2001—2005年，电子文件管理处于持续发展阶段。随着信息技术和信息产业的发展，“十五”期间，国家档案局成立了全国档案信息化工作领导小组；召开了档案信息化建设研讨会；出台了《全国档案信息化建设纲要》；颁布了《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）、《电子公文归档管理暂行办法》等一系列相关标准和指导性文件；举行了相关国际研讨会多次；还和中国人民大学参与了多项大型的国际合作项目，如InterPARES（永久保护真实电子文件国际研究项目）。国家档案局非常重视电子文件和电子档案管理方面问题的研究，每年都把电子文件和电子档案管理问题作为科技计划的重点项目予以立项。中国在法律与标准上均推动了电子文件管理的发展。如2005年4月1日实施的《中华人民共和国电子签名法》有力地规范了电子文件和保证了特定电子文件的法律身份，成为实践部门的工作依据。各地的电子文件归档工作逐步展开。有条件的地方、单位积极探索电子政务、电子商务、电子校务环境下的电子文件管理系统的研制开发工作并取得了显著的成效。仅以东南大学为例，2003年东南大学档案馆借助本校的科技力量开发研制了《东南大学电子化办公系统》，该系统实现了电子公文实时归档、办公系统中电子公文的元数据自动转换到档案管理系统数据库，档案馆实施在线管理，保证了电子公文管理的连续性以及电子公文真实性、完整性和有效性的延续。东南大学已初步形成了具有自己特色的文书档案管理模式。成为高校电子校务环境下电子文件前端控制与全程管理的示范。⑥ 这充分表明这一时期电子文件的归档管理不仅受到了空前重视，而且取得了突破性进展，为电子文件管理国家战略的实施积累了成功的经验。但由于受观念、经费、技术和法律等各种原因的影响，全国面上的电子文件管理情况并不理想。例如，2005年河南部分高校电子文件管理状况的调查结果显示，对电子文件实施管理的学校仅占被调查学校的4.3％，多数学校没有电子文件与电子档案管理方面专门的制度与规定。相比而言，政府机关电子文件管理的状况要好一些，2004年内蒙古自治区针对区直机关的调查显示，被调查的23家直属单位有16家单位对所产生的电子文件作了不同程度的保存工作，但仍有7家单位未采取任何管理措施，电子文件仅被动地记录在硬盘上，任其自生自灭。⑦ 可见，现实中的电子文件管理状况还是令人担忧的。
电子文件以其全新的形式和要求进入了文件、档案管理领域，在给传统档案工作带来现代化“气息”的同时提出了许多现实问题。档案界逐步意识到电子文件在很多方面完全不同于以往的纸质文件，使用、保管不当会带来严重的社会后果。于是档案学界开始关注电子文件实践，电子文件及其管理理论的研究逐步成为档案学研究的热点。笔者从中国期刊网上搜索，从2001～2005年1196篇论文中主要是针对电子文件原始性、真实性、完整性、技术性、安全性、规范化、标准化等热点问题的研究，其中对电子文件管理的理论研究最为突出，如文件连续体理论、管理流程重组理论、前端控制与全程管理理论等探讨最为激烈，中国档案学者引进美国档案学者戴维·比尔曼的元数据概念，因为元数据能够确保电子文件的原始性和电子文件迁移的真实性、完整性，所以关于元数据的研究又经久不衰。
这一时期虽然对电子文件管理的实践探索与理论研究都取得了令人瞩目的成绩，但电子文件管理在实践上和理论上都暴露出了不少问题。同时也说明我国电子文件管理的理论研究还不够成熟和深入，滞后于实体管理，有待进一步发展。
（四）2006年以来，为电子文件管理的理性思考阶段。随着我国信息化的不断深入，电子政务的强有力拓展，机关单位电子文件的数量急剧膨胀、种类不断增加，很多地区在积极探索电子文件管理的有效方法，一些地区如安徽、江苏等地已经开始建设基于电子政务专网的电子文件中心，集中统一地对本地区各单位形成的电子文件进行接收、鉴定、备份保存并提供利用。在地方层面开始了由分散管理到集中管理的转变。国家档案局对电子文件管理的宏观指导，如制定相关标准，支持专项探索，开展示范推广等方面已取得了一定的进展。但是从总体上看，各地区、各相关电子文件管理工作仍然是“八仙过海，各显神通”。这一时期我国电子文件管理的投入不断增加，而且呈现快速上升之势。各地自行建设电子文件管理项目，重复投资、低水平重复研究的现象非常严重。由于没有扎实的基础研究，没有优秀的示范项目和可操作性强的标准，大家都在摸着石头过河。使我国电子文件管理整体水平提升缓慢，对电子政务的支持力不足，信息孤岛现象加剧，电子文件的真实、完整与国家控制力面临大量风险。⑧ 就是说，电子文件管理问题该重视了。
笔者搜索中国期刊网发现：从2006—2008年8月，两年多时间发表有关电子文件的文章就达1144篇。这一时期从电子文件管理的基础理论研究到电子文件管理系统设计等技术运用探讨，从电子档案概念研究到数字档案馆、电子政务研究，从战术研究到战略研究，无所不包。其研究对象呈现多样化趋势，研究领域不断扩展，这一切表明电子文件管理研究在我国已形成“百花齐放、百家争鸣”的态势。
这一时期档案界顶级学者们关于电子文件管理的研究最大特点是关注电子文件实践并进行理性思考，为我国电子文件管理国家战略的实施积极出谋划策作出了重大贡献。其主要代表人物有：
1.冯惠玲教授等撰写的《电子文件管理国家战略刍议》在《档案学通讯》2006年第3期发表。文章认为：加强顶层设计，制定和实施我国电子文件管理的国家战略已经迫在眉睫。⑨
2.浙江大学公共管理学院傅荣校教授与叶建英在《浙江档案》2006年第8期发表《我们能理解与解决电子文件管理问题吗？》，该文认为：电子文件管理的实践，其发展与成熟程度，主要看有无适合电子文件管理的系统。⑩
3.中国人民大学胡鸿杰教授在《档案学通讯》2007年第2期发表《论电子文件的研究视角》一文中认为：电子文件的研究应当从档案管理的视角真正转变为管理的视角，使电子文件真正成为提高管理效率的方式和工具。(11)
4.西北大学公共管理学院黄新荣在《档案学研究》2008年第2期上发表的《“电子档案”概念新解》。文章认为：明确电子档案和电子文件之间的区别，对于加强电子档案的管理具有非常重要的意义。(12)
总之，经过二十多年的电子文件管理研究，电子文件管理在理论上得到广泛探讨。为探索中的电子文件管理实践提供了理论指导，同时丰富了档案学理论体系。然而就目前来说，我国电子文件管理还基本上处于“自由探索”阶段。(13)
二、未来我国电子文件管理的发展趋势
（一）我国电子文件管理由机构层面到国家层面的转变已经开始。随着国家信息化进程和对电子文件管理要求的提高，电子文件的国家控制力问题日益突出，自下而上的分散探索已经不足以满足国家层面电子文件管理的需要。从世界范围看，电子文件国家战略的确定没有固定模式。如英国以搭建政策框架为先导，明确电子文件管理规范体系，为国家电子政府建设和数字档案的在线利用服务。美国以技术研发为驱动，以ERA（电子文件档案馆）项目为龙头，通过建立满足文件功能需求的文件管理系统来实现电子文件的集中保管。这些国家都经历了一个从自发研究、分散探索到国家规划、集中控制的发展历程。(14) 可见，解决我国电子文件管理的前提条件也必须进行国家战略研究。2007年中共中央政治局候补委员、中央书记处书记、中央办公厅主任王刚同志指出：“……面对新形势新任务，国家档案局要求有关部门深入研究，全面规划，积极推动电子文件管理规范化、法制化进程，努力建立有中国特色的电子文件管理体系……”王刚同志的重要批示标志着我国电子文件管理研究将开始由机构层面向国家层面的转变。
（二）“建立有中国特色的电子文件管理体系”将是我国电子文件管理国家战略的蓝图。2006年国家档案局印发了《档案事业发展“十一五”规划》。在总体目标中强调“建设较大规模的全国性、系统性、分布式、规范化的档案信息资源库群，建立一批电子文件中心和数字档案馆，实现档案信息资源社会共享。”(15) 2007年“以建立电子文件中心为突破口，全面建立有中国特色的电子文件管理体系”为主题，在江苏和安徽省召开“全国电子文件中心建设经验交流会”。电子文件中心的建立，是建立有中国特色的电子文件管理体系的一项重要探索，具有标志性的意义。(16)
目前国家正在启动“金档工程”等大型攻关项目，有望投资5亿元，将全国3000个档案馆的图文资料进行数据处理，建立第一个国家级档案数据库。“金档工程”的实施将促进电子文件管理国家战略的全面实施。(17) 总之以顶层设计带动整体规划，以国家战略带动全面发展，也将是我国今后电子文件管理的趋势。
（三）尽快制定与发布电子文件管理系统的功能需求规范是大势所趋。发达国家的经验证明，制定并发布电子文件管理系统的功能需求规范，是解决电子文件证据作用的关键所在，也是确保各类电子文件管理系统的性能和质量的有效举措。为避免低水平重复研发现象，目前我国也应当尽快出台电子文件管理系统功能需求规范，尤其是适用于国家机关的系统功能通用需求规范，并通过对电子文件管理系统的质量认证、推介示范产品等措施推动实施，为电子文件管理软件供应商制定规则，为机关文件管理人员、档案管理人员和操作人员提供标准，从而保证文件在生命周期各个阶段的真实性。(18)
注释：
① 于英香：《评我国电子文件研究》，《档案与建设》2007年第6期。
②(11) 胡鸿杰：《论电子文件的研究视角》，《档案学通讯》2007年第2期。
③⑤ 王先发、庞涛、甘荣萍：《中国电子文件研究综述》，《云南档案》2007年第8期。
④⑦ 张照余：《电子文件管理实践及理论研究回溯》，《机电兵船档案》2008年第4期。
⑥ 纪晓群、苏卫平、柳萍、张慧：《电子公文实时归档的实践与探索》，《档案与建设》2007年第6期。
⑧(14) 冯惠玲、钱毅：《关于电子文件管理顶层设计的若干设想》，《中国档案》2007年第4期。
⑨(13) 冯惠玲、赵国俊、刘越南、安小米、侯卫真、钱毅、张宁：《电子文件管理国家战略刍议》，《档案学通讯》2006年第3期。
⑩ 傅荣校、叶建英：《我们能理解与解决电子文件管理问题吗？》，《浙江档案》2006年第8期。
(12) 黄新荣：《“电子档案”概念新解》，《档案学研究》2008年第2期。
(15) 《档案事业发展“十一五”规划》，《中国档案》2007年第2期。
(16) 《以建立电子文件中心为突破口全面建立有中国特色的电子文件管理体系》，《中国档案》2007年第5期。
(17) 裴友泉、马仁杰、裴斐、孙明慧：《电子文件管理国家战略的再思考》，《档案学研究》2007年第3期。
(18) 杨安莲：《聚焦电子文件管理前沿》，《档案学通讯》2007年第6期。
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