采编业务外包的适应型动因及其机制——以广州市高校图书馆为例，本文主要内容关键词为：动因论文,广州市论文,为例论文,外包论文,机制论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
图书馆业务外包是图书馆参照企业外包模式引入的一种新型业务组织和管理模式。作为一种新的运营模式，业务外包现阶段在高校图书馆中被较广泛地采用，尤其是作为图书馆核心业务之一的采编业务。笔者近期对广州市主要高校图书馆（19所）的采编业务外包情况作了较全面的调查研究①，调查的结果表明，广州市有12所（63％）高校正在施行采编业务外包，另有3所（16％）即将施行，而未施行也不会考虑外包的仅4所，且基本是艺术、体育等特殊院校。可见，在广州市高校中，采编业务外包俨然成为一种发展的趋势。
为什么会产生这种现象？为什么诸如馆舍清洁、设备维护等边缘业务状况反而不如采编这一核心业务外包更普及？采编业务外包得以产生并迅速蔓延开来，其原因及驱动力何在？
论者多从降低作业成本、提升效率的角度来分析，认为采编业务外包能够有效降低图书馆运营成本，尤其是人力成本，是采编业务外包产生和蔓延的主要动因。更有论者认为采编业务外包是解放图书馆“生产力”的大势所趋，能够促成图书馆从以信息技术为重心向以资讯服务为重心的转变。这种分析角度的实质，可以说是从图书馆自身发展的技术性环境出发，预期采编外包能够提升图书馆技术品质，认为这种预期是促成外包决策的动因。也就是将采编业务外包看作是基于技术理性预期的一项设计。
笔者不否认基于技术理性分析的合理性，也不否认向资讯服务为重心转变是图书馆发展的大势所趋，但现时采编业务外包最主要的动因是不是就是来自效率和技术方面呢？采编业务外包是否真正提升图书馆运营效率、降低成本，笔者尚未见到这方面深入的研究。并且，面对外包可能产生的诸多不确定性，促成效率提升和服务结构转变的预期是不是能成为多数图书馆外包的决策动因，笔者认为这是一个应当深入探讨的问题。
1 研究视角
对采编业务外包的探讨，几乎所有论者都是从图书馆自身发展，尤其是技术环境的角度来看外包，而不是从组织环境或制度环境角度来看采编业务外包问题。图书馆本身作为一个公共组织，外包也是典型的组织行为，但我们目前的研究却恰恰没有从组织研究视角来探讨图书馆的业务外包，这不能不说是一种缺憾。
古典组织研究，典型观点是韦伯式的理性组织模式，组织被认为只是一个技术的组合体，是为了完成某种任务而建立的一个技术体系，遵循的是技术原则和效率原则。
20世纪60年代兴起制度学派则认为，组织不是一个封闭的技术系统，它受到所处环境的影响。制度学派认为，必须从组织环境的角度去研究、认识各种各样的组织行为，去解释各种各样的组织现象，要走出理性模式，要超越所谓的效率，要超越组织本身，因为组织并不是一个简单的效率机器，而是受外在环境影响的，是和周围的环境不断地相互作用下不断变化、不断适应周围的社会环境的自然产物，而不是人为设计的结果。
组织环境又有两种：技术环境与制度环境。对组织环境的关注，不能只考虑技术环境，必须要考虑它的制度环境，即一个组织所处的法律制度、文化期待、社会规范、观念制度等等为人们“广为接受”的社会事实。技术环境要求组织有效率，即按最大化原则组织生产。但是，组织不仅仅是技术需要的产物，而且是制度环境的产物。各种组织同时生存在制度环境中，是制度化的组织。
对采编业务外包，以往研究多按效率原则将注意力集中在图书馆的技术环境上，认为采编业务外包是组织技术理性预期的设计。而笔者认为采编业务外包更多的是制度环境变迁的产物。这个制度环境就是高校扩招和本科教学评估带来的，图书馆在高校中组织地位的变化②。采编业务外包更多的是高校图书馆适应制度变迁的产物，而不是组织技术理性预期的产物。
2 适应型动因
下表1是笔者对广州高校图书馆采编业务外包动因调查的结果。
广州高校图书馆采编业务外包表层动因，最直接的推动因素是：人力不足和加快图书上架速度的要求。加快图书上架速度是每个外包馆的必选项，因为不管是怎样的外包动因，加快图书上架速度都是最直接的目的。而在加快图书上架速度的要求下，绝大多数外包馆都面临着人力不足的问题。这是几乎所有外包馆诉求于外包的表层动因。
就其深层动因而言，包括三个方面，或者说可归纳为三个因子：第一种因子是为适应扩招和教育部本科教学评估的适应性因子；第二种是降低作业成本，加快服务结构转化的效率性因子；第三种是响应反商业贿赂，整肃图书采购行为的法治性因子。各外包馆的外包动因基本都是这三种因子的不同程度的复合。
从表1中数据可以看出，绝大多数外包馆（13所，86.7％）主要是受适应性因子的影响，即适应高校本科教学质量评估的需要，只有2所（13.3％）是非适应型的；而效率性因子和法制性因子也是6－7所（40％至50％）外包馆的重要影响因素。
与此相对照，4所非外包馆未外包的原因，首先是人力足以应付现时需求，其次是担心外包影响采编的质量。有一所院校（艺术类）因其采用的分类法较特殊，而不宜采用外包。
外包动因调查的结果表明，适应性因子在推动广州高校施行采编业务外包上起到根本作用，尽管效率性因子也是很重要的影响因素。但表1中各具体动因是复合或纠结在一起的，对效率性因子和适应性因子进行交互分析，就可以让外包动因更清晰地呈现出来。
表2交互分析的结果表明：60％外包馆的外包是完全受适应性因子影响的；13.3％外包馆的外包是完全受效率性因子影响的；26.7％外包馆的外包同时受到适应性因子和效率性因子影响。这样，就可以肯定地说，适应型动因（即适应本科教学评估的需要）在广州高校图书馆采编业务外包中起着根本的推动作用，是外包最基本的动因。
3 适应性机制
笔者的调查数据说明了广州高校图书馆采编业务外包最基本的动因是适应型动因，接下来再探讨推动采编业务外包的具体机制是怎样的。
3.1 制度环境变迁——采编困局
从1999年开始，中国高等教育扩招，它带来和导致的一系列连锁式的结果对高校发展模式乃至整个教育体系带来的巨大影响，可称之为“扩招效应”。扩招效应在高校的最直接最先显现的影响就在于，规模的扩大使部分高校办学条件（软件和硬件）全面趋紧。为了考察高校本科教学工作，控制教育质量的滑坡，教育部决定从2003年起每5年组织专家组对全国高校进行一次评估，并将其作为一种奖励及约束机制。评估结果成为对学校财政拨款、招生计划、学科建设等有关资源配置的重要依据。这样，扩招和教学评估让高校面临着急剧和紧迫的制度环境变迁压力。
图书馆作为高校的文献信息中心，是被评估的重要部门之一。在2004年修订的《普通高等学校本科教学工作水平评估方案（试行）》中，与图书馆直接相关的评估指标有两项：一是图书馆生均藏书量、二是生均年进书量。2004年初，教育部印发了《关于确认2004年暂停和限制招生普通高等学校名单的通知》，直接亮出“杀威棒”，对415所高校亮出“红”（停招）“黄”（限招）牌，而作为评估的五个指标体系之一的“生均图书”不达标又是这些学校被亮牌的原因之一。图书馆资源建设成为评估达标的瓶颈。
而在此之前，图书馆的发展很少受到重视，在高校组织结构中属于边缘次组织，经费、人力资源和管理都很少受重视。因此，为了实现评估达标，为了达到生均图书100册的指标，很多图书馆不得不在临近评估时加大拨款，突击采购图书，大力加强文献资源建设，以弥补馆藏建设的不足。在教育检查制度变迁面前，图书馆可谓首当其冲。
此前高校图书馆的组织布局中，采编人员结构是能够完成基本采编任务的，但在教学评估的制度压力下，采编人员的不足就凸显出来。笔者的调查结果显示，近三年来广州70％的高校图书馆采编部门没有增加任何人员，20％的图书馆采编部门人员减少了，只有10％的图书馆采编部人员略有增加。这样的状况，让许多高校面临着强烈的图书采编需求急剧增长与人力资源严重缺乏的现实矛盾。A图书馆③ 副馆长的说法就充分体现了这一点：
近几年来高校呈快速发展的形势。一方面，扩招现象的严重性使得学校为达到教育部的各项评估要求，同时为了满足师生的文献需求，投入大量资金用于图书馆信息资源建设，购书经费的大量增加，购书数量的大幅度增长，而人员数量却没有相应地增加。这样采编工作任务就近乎无法完成。（A馆副馆长访谈记录）
扩招和教学评估，让高校图书馆面临着前所未有的压力和紧迫感，在这样的制度环境变迁和现实需求激发下，怎样适应环境的变化，就是最迫切的问题。困难因此而凸现，一个危困的局面摆在了许多高校图书馆面前。
3.2 何以解局？——选择外包
一面是图书采编需求急剧增长，一面是采编人员的紧缺，面对如此困局，何以解局？G馆副馆长直言：
“只有借助于外包引入外部的力量才能完成当前的工作任务”（G馆副馆长访谈记录）。
在如此的召唤下，采编业务外包就此走上了高校图书馆发展的历史舞台。
表3、表4和表5是对G大学、P学院和A大学图书馆近年的文献购置经费与用户量的变化统计，表中数据中很清晰地显示了高校扩招使得用户量激增，而经费和购书量的增长凸现于2003年后，这和教学评估办法的出台时间一致。表3显示，短短的4年之内，G大学图书馆年接待用户量从19万余人次增长到90万余人次，增长了近5倍；文献购置经费也增长了4倍多。购书量的增长更是呈直线上升，尤其是从2001年到2003年这两年的时间内图书采购量增长了近20倍，这是在任何一个时期都不曾出现过的现象。A大学图书馆和P学院图书馆的数据也说明了同样的事实。
为进一步检视外包与教学评估的关系，笔者对各外包馆外包年限和评估时间进行了调查（表6）：采编业务已外包的12所馆中，2006年及以前接受本科教学评估的有4所，而2007至2008年期间的有8所。将外包年限换算成外包时间，再减评估时间，笔者发现，有11所院校外包时间比评估时间早1－4年，而所有外包决策都是在2003年以后做出的。可见，外包年限与本科教学评估具有非常大的一致性。这进一步证实了适应型动因是高校图书馆采编业务外包基本动因的结论。
3.3 “示范—模仿”机制——显现为趋势
“示范——模仿”机制是美国组织社会学家迪玛奇奥和鲍威尔在解释在当代社会组织为什么具有趋同性时提出的一个重要理论概念。现代组织的结构形式和管理模式在特定环境下，往往呈现出趋同性。迪玛奇奥和鲍威尔认为，导致组织趋同性的原因在于两个方面：一是组织面临的制度环境的相似，比如某一法令的实施，使得组织的应对措施较一致并衍生出相似的组织形式和管理模式。二是模仿，面对新的环境带来的不确定性，大多数组织不知道或者没有办法评估什么样的方案是最优的时候，就会通过模仿其它组织的做法，这样就可以减少不确定性。这里又存在一个合法化机制，某种或某些组织形式和管理模式在特定条件下被业界广泛地认同为合情合理的、好的做法的话，就会成为一种趋势性的东西。
图书馆业务外包首先就源于对企业外包模式的模仿。外包在企业组织中的广泛应用和取得的成效，成为样板为图书馆所“借用”。无疑，图书馆边缘业务，比如馆舍清洁、馆舍安全、设备保养维护、图书上架等的外包，其效用是显见的。但外包何以会扩展到图书馆业务的核心地带，比如采编，我们就不能仅仅将其归于外包模式本身的扩张性。前文的分析已经说明了扩招和教学评估的制度环境变迁对采编业务外包的驱动问题，在这样的硬性制度环境的约束和刺激下，外包成为多数馆的一致选择。这就是迪玛奇奥和鲍威尔所言的组织趋同性的第一个因素——制度环境相似。
但采编业务毕竟是图书馆较核心的业务，采编业务外包必然具有较大的风险性和不确定性。高校图书馆面临的采编困局，使各馆在面临诸多可能的选择时，无法探明其选择后果的不确定性。而在后果不确定的情况下，各个图书馆不知怎样做才是最佳的方案和做法。于是可能的做法就是向可能的样板“借路”：
“我馆编目业务外包是从2005年底开始进行的。目前运作了2年多的时间。当初决定实行业务外包原因之一也是看到A馆实行外包一段时期后，解决了不少现实问题。而当时我们馆面临的采编压力特别大，就想能不能找到一种既能减轻压力又不影响质量的办法来。在看到A馆在大学城图书馆那笔业务外包后，想他们肯定取得了不少的经验，于是我们就去认真考察了一段时间，觉得外包这个办法不错，也就开始实行了。”（H馆采编部主任访谈记录）
通过模仿成功图书馆的做法可以减少不确定性，因为整个高校图书馆界面临的内外环境具有很大程度的相似性，模仿成功者的模式和方法至少不会出现大的曲折。这就是外包成为较一致的选择的第二个因素——模仿。
笔者的调查显示，在A馆开启采编业务外包以后，广州市的许多馆都接着跟上，采编业务外包渐渐被“合法化”，被承认为合情合理的发展模式，进而显现为一种发展趋势。
4 小结
基于对广州高校图书馆采编业务外包动因的调查，从组织制度环境变迁视角，本文认为适应型动因（适应扩招和本科教学评估）是高校图书馆采编业务外包的根本动因。外包更多的是图书馆组织对制度环境变迁的适应性反应，而不是基于效率和技术理性预期的一项设计。适应型动因催生采编业务外包的具体机制是：制度环境变迁导致高校图书馆采编困局；在采编困局下，选择外包是最简便的可选项；而在面对外包可能的不确定性时，“示范—模仿”效应使得采编业务外包“合法化”，进而显现为一种发展趋势。
此外，笔者并不否认对采编业务外包进行技术环境和效率分析的可能性，但如果仅限于从图书馆自身的技术环境而不从更宏观层次上看采编业务外包，必然会使研究的结论出现偏颇。从当前图书馆发展的现状来看，笔者认为采编业务外包是基于技术理性预期的一项设计，预期以此推动图书馆服务结构的观点是不全面的。来自制度环境的制约现在是，将来还是影响图书馆发展的重要变量之一。
编发：王宗义
收稿日期：2008－06－23
注释：
① 本次调查范围设定为广州市本科以上院校共19所，不含民办高校与成人类院校。调查运用问卷法、访谈法、文献法等资料收集方法，获取有效问卷19份，访谈资料6篇，年鉴和工作日志等资料10余份。
② 虽然许多研究都提及了扩招和教学评估对采编业务外包的催化作用，但都是基于图书馆自身发展特别是技术环境发展的角度，作为背景提及的，而没有意识到制度环境变迁对图书馆发展的巨大作用。
③ 因为在笔者的调查和访问中许多受访者（包括决策者和员工）都表示不希望出现他们真实馆名和姓名。为尊重他们的意愿，故文中出现的牵涉到各图书馆内部资料或相关人员时，都用代码表示。
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