文件、档案一体化管理的科学含义，本文主要内容关键词为：含义论文,档案论文,文件论文,科学论文,一体化论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
文件、档案一体化管理是我国档案界从20世纪80年代中后期以来热烈探讨的一个问题。到目前为止，我国档案界对文件、档案一体化管理的必要性和优越性基本已达成共识，不少学者还提出了一些具体的实践模式。然而，由于我国对文件和档案概念的特定理解，文件进入档案室大多已被赋予“档案”的称谓，因而在我国大多数学者看来，文件、档案一体化管理指的是机关内文书工作与档案工作的一体化，文件、档案一体化管理实现的方式也主要局限在一个机关内部。笔者认为这实质是建立在狭义文件观之上的一种认识，只看到了机关内文书工作与档案室工作之间的联系，却没有从整体上把握机关文书工作、档案室工作与档案馆工作的有机联系，因而谈不上是全面、科学的文件、档案一体化管理观念。为此，笔者以国内外对文件、档案一体化管理的现有认识为基础，提出文件、档案一体化管理应当具备的一种全面而科学的含义，以求教于档案界师友。
一、国外对文件、档案一体化管理的已有认识
尽管国外并没有明确提出“文件、档案一体化管理”的概念，但这并不妨碍西方档案学者准确理解文件管理与档案管理的关系。他们认为，文件与档案的密切联系决定了文件管理与档案管理之间也存在着紧密联系。这种联系可以概括为五点。
其一，文件管理是档案管理的前提。美国档案学者谢伦伯格早在20世纪中期就清醒地认识到了文件管理和档案管理的联系，他虽然在代表作《现代档案——原则与技术》中把文件管理和档案管理作为两大部分分别进行论述，但他承认“档案管理方法的发展过程，在很大程度上是同现行文件的管理实践密切联系在一起的”（注：（美）谢伦伯格：《现代档案——原则与技术》，黄坤坊等译，档案出版社1983年版，第33页。），并指出“档案工作者在对公共文件进行整理、编目、鉴定和提供利用过程中所遇到的全部问题，都要溯源于各政府机关对这些文件的处理方式”（注：（美）谢伦伯格：《现代档案——原则与技术》，黄坤坊等译，档案出版社1983年版，第33页。）。这表明，他把机关的现行文件管理视为档案管理的源头。正是因为档案是由文件转化而来，因此文件的质量直接决定着档案的质量，文件管理的好坏也直接决定着档案管理的成败。
其二，档案管理是文件管理的延伸和发展。文件转化为档案并不意味着文件管理的终结，相反，档案管理作为文件管理的延伸和发展形式，继续发挥着重要作用。
其三，文件管理和档案管理是一个统一的系统工程。美国档案学者詹姆斯·罗兹曾经指出，当我们在发展文件和档案管理各分支活动的同时，决不能忘记每一分支活动都是一项更大业务活动的组成部分，这项业务活动的目标就是有序、简捷而经济地管理人类文明发展的记录（注：（美）阿尔泰·瑞克斯：《文件管理是档案工作的一项职责》，丁志民译，载（法）彼得·瓦尔纳主编：《现代档案与文件管理必读》，档案出版社1992年版，第206页。）。这表明，西方学者把文件管理和档案管理均视为“管理人类文明发展的记录”这项业务活动的组成部分，二者是一个统一的系统工程。
其四，档案部门和人员的参与，是文件管理质量的重要保证。国外档案部门和人员参与文件管理的现象十分普遍，这是因为国外机关内大多未设类似于我国机关档案室的专职文件管理机构，现行文件多由制作人或承办人自行保管，半现行文件往往送到文件中心保存。而文件中心大多属于档案系统，其工作人员由档案馆负责提供。这种做法可以使机关的现行文件和半现行文件在进馆之前得到档案部门和人员的有效控制，确保文件管理的质量，为档案管理奠定良好的基础。
其五，文件管理人员与档案人员之间也存在相互依存和相互促进的关系。国外要求档案部门和人员参与文件管理，并不意味着档案人员可以取代文件管理人员。相反，档案人员与文件管理人员之间的关系是相互依存和相互促进。正如詹姆斯·罗兹所说，“我相信档案工作者和文件管理人员的联系将继续下去，因为它是一种建立在相互依赖、相互促进基础上的天然联系”（注：（美）阿尔泰·瑞克斯：《文件管理是档案工作的一项职责》，丁志民译，载（法）彼得·瓦尔纳主编：《现代档案与文件管理必读》，档案出版社1992年版，第206页。）。文件管理人员与档案人员只有通过密切配合，才能使文件管理更加完善、更富于成效，进而使后来的档案管理“更上一层楼”。
国外对文件管理与档案管理关系的上述准确理解是建立在广义的文件观基础之上的。20世纪中叶以来，西方档案界对文件的认识明显呈现出广义化特征。这在各国档案学者表述的以及国际档案理事会规定的文件定义中均可找到例证。例如谢伦伯格认为文件是“任何公私机构，在履行其法定职责的过程中，或者在与其本职业务过程有关的情况下所制作或收到，并且作为其职能、政策、决定、程序、行动或者其他活动之证据，或者由于其所含内容具有情报价值，而被该机构或该机构之合法继承者所保存或者指定加以保存的一切簿册、证件、地图、照片和其他记录材料，而不论其物质形式和特征如何”（注：（美）谢伦伯格：《现代档案——原则与技术》，黄坤坊等译，档案出版社1983年版，第21-22页。）。前苏联学者认为文件是“用文字、图表、照相、录音或其它方法把客观事物及人类思维活动的信息固定在任何载体上的产物”（注：（苏）多尔吉赫等主编：《苏联档案工作理论与实践》，韩玉梅等译，档案出版社1984年版。）。阿根廷学者比阿萨利认为“从广义上说，凡是用文字或图形记载下来的，不论是遗嘱、签署过的合同、书籍、信函，还是照片、图表，也不论用于书写、绘画的是什么载体材料，任何一件用来阐明某个问题的凭证或物证，以及一切可以证实某个历史事件的文字、公文、铭文、陈述等，它们都是文件”（注：（阿）路易斯·比阿萨利：《档案管理技术实用手册》，何嘉荪、曹家驹译，档案出版社1986年版，第40页。）。英国学者迈克尔·库克认为文件是“一个行政系统所产生的信息材料，它们包括来源于机构外部的数据，但主要的还是一种内部信息材料”（注：何嘉荪、傅荣校著：《从新角度审视档案学基础理论——文件运动规律研究》，中国档案出版社1999年，第25页。）。国际档案理事会主持编纂的《档案术语词典》规定，文件是“一个机关、团体、组织或个人，在履行其法定职责或处理事物中所形成、收到并保存的信息记录，不论其形式和载体如何”（注：丁文进等编译：《英汉法荷德意俄西档案术语词典》，档案出版社1988年版，第83页。）。
不难看出，上述文件定义具有三个共同特点：一是在界定文件形成者范围时大多将一切公私机构与个人尽数包括；二是在揭示文件类型和载体特征时大多采用了高度概括的手法；三是大多采用“信息”或“信息记录”作为定义的属概念。这些共性表明西方档案界已经普遍形成了一种广义的文件观，即把文件看成是特定形成者在其社会实践活动中形成和使用的信息记录，无论其载体形式和记录方式如何。这种广义的文件观也带动西方档案界对文件与档案关系的认识发生了变化，不少国家的档案法规、术语词典和论著在定义“档案”时都采用了“文件”作为属概念。比较典型的有前苏联《社会主义国家档案术语词典》中将“档案”定义为“保存于档案馆的文件”。前南斯拉夫档案法规定档案是“国家档案馆永久保存的文件”。谢伦伯格认为档案是“经鉴定值得永久保存以供查考和研究之用，业已藏入或者业已选出准备藏入某一档案机构的任何公私机构的文件”（注：（美）谢伦伯格：《现代档案——原则与技术》，黄坤坊等译，档案出版社1983年版，第22页。）。这都表明西方国家大多认为档案只是具有永久保存价值的文件或档案馆中保存的文件，它在文件运动过程中只是某一特定阶段的代称，是广义文件的组成部分。
正是基于对文件定义的广义理解，西方国家才得以普遍接受文件生命周期理论。根据这一理论，从现行文件到馆藏档案是一个连续统一、前后衔接的发展过程，文件管理（进馆前）和档案管理就是一个统一的系统工程，可以采取统一的工作制度和方法加以控制。这样一来，国外对文件、档案一体化管理的理解既包括一个机关内现行文件与半现行文件管理的一体化，又包括文件中心与档案馆的业务衔接，这样才能符合广义文件完整生命过程的要求，才能确保广义文件从产生直到最终进馆都真正得到全面控制和统一管理。国外盛行的文件中心就是实现全面的文件、档案一体化管理的有效组织形式。
二、我国对文件、档案一体化管理的现有认识
十余年来，我国档案界由于在理论上对文件、档案概念的认识存在分歧，在实践中各机关文件管理和档案管理的水平和要求不尽一致，因而对文件、档案一体化管理含义的理解也存在差别。比较有代表性的观点主要有四种。
第一种观点认为，文件、档案一体化管理就是将机关内文书工作的某一阶段与档案室工作的某一环节实行一体化管理，即把公文处理与文件归档有机地结合起来，在文书处理时就将有关归档的信息整理摘录下来，作为将来文书立卷的依据，以实现数据的一次输入、反复利用（注：参见蹇敦品等：《文书、档案工作一体化管理之研究》，《湖南档案》1991年第1期。）。
第二种观点认为，文件、档案一体化管理就是运用计算机技术，将文件处理工作与档案管理工作通过虚拟组卷这一接口衔接起来，实现文件目录数据的转移，从而达到减少重复劳动，提高工作效率和工作质量的目的（注：参见张兆春：《文档一体化的两种认识观与现实的阶段性》，《西安档案》2000年第3期。）。
第三种观点认为，文件、档案一体化管理就是运用计算机技术，遵循文件运动周期理论，对文件全文从制作、现行使用、暂时保存到永久保存四个阶段，实行全过程的管理，从而发挥计算机技术的强大功能，达到文书与档案数据资源的最佳利用效果（注：参见张兆春：《文档一体化的两种认识观与现实的阶段性》，《西安档案》2000年第3期。）。
第四种观点认为，文件、档案一体化管理就是把文件的形成、运转、处理、管理与档案的收集、整理、鉴定、检索、编目、利用等环节有机地联系在一起，按照统一的规范和标准，组织成一个科学的大系统，从整体的相互联系的角度对若干子系统进行处理、统筹安排，尽量消除或减少重复工作，以取得系统的最优化，求得系统的最高效率（注：参见冯汉国等：《关于文书、档案管理一体化的思考》，《档案学》1992年第1期。）。
深入分析上述四种代表性观点，不难看出它们恰恰体现了我国档案界对文件、档案一体化管理认识的进步和深化。前两种观点具有比较片面或者说狭隘的特点，是狭义文件观的产物；后两种观点相对更加全面和准确，体现了对广义文件观的认同。
之所以说前两种观点片面或狭隘，是因为第一种观点只强调“将文书工作的某一阶段和档案工作的某一环节实行一体化管理”，只考虑机关文书处理工作与立卷归档的有机结合，尚未考虑档案馆的参与；第二种观点虽然具有进步之处，因为它突出了计算机技术在文件、档案一体化管理中的应用，但它只是设想借助计算机技术来实现“文件目录数据的转移”，并没有全面涉及从文书处理到档案管理的所有环节。可见，这两种观点所理解的文件、档案一体化管理都只是定位在一个机关范围内文书处理工作与档案室工作的有机结合，无论是宏观的管理模式，还是具体的工作程序，都只是以一个机关的范围和角度作为出发点。在这种理念指导下的文件、档案一体化管理，难以实现文件从生成直至归宿整个运动过程的全面优化。
后两种观点之所以更加全面和准确，是因为它们对文件、档案一体化管理的认识不再局限于文书或档案工作局部环节的有机结合，而是把关注的视野开始延伸到广义文件的整个运动过程，要求实现从现行文件到馆藏档案管理的有效衔接和全面控制。这种认识的深化，得益于我国档案界对广义文件观的接受。
20世纪80年代后期以来，以陈兆祦为代表的档案学者逐步认同了广义的文件观。他在1987年《档案学通讯》上发表的一篇文章《再论档案的定义——兼论文件的定义和运动周期问题》中指出“文件是组织或个人在社会活动中，为了相互联系、记载事物、处理事务、表达意志、交流情况而制作的又构成该项活动组成部分的记录材料”。后来，1993年出版的《中国大百科全书·档案学分册》将文件的定义规定为“组织或个人为处理事务而制作的记录有信息的材料，是人类记录、固定、传递和储存信息的一种工具”。这标志着我国档案界对广义的文件概念已基本达成共识。此后我国出版的一系列文书学和档案学教材和专著大多对文件给予了广义的解释。
三、文件、档案一体化管理的科学含义
笔者认为，仅仅认同广义文件观对于提出文件、档案一体化管理的科学含义是远远不够的。树立对文件、档案一体化管理的全面认识需要从多方面努力，包括对文件、档案一体化管理理论依据的深入认识、对计算机技术在文件、档案一体化管理中应用价值的正确理解，以及对哲学思维的科学运用。
结合中外对文件、档案一体化管理的现有认识，笔者认为，文件、档案一体化管理的科学含义应当是——以文件生命周期理论为指导，借助计算机及网络技术，从系统论的角度出发，对文书工作和档案工作进行统筹规划和科学管理，使之实现系统化和规范化，从而发挥各自以及总体的最大效能，确保从机关现行文件直至馆藏档案管理的高效和优化。
具体而言，这一含义包括以下四个方面的内容。
第一，文件、档案一体化管理的总体目标是实现从现行文件到馆藏档案整个运动过程的全面控制和科学管理。我国档案界由于普遍将“归档”视为文书工作与档案工作的界限，长期以来大多把“一体化”片面地理解为机关内部文书处理与档案室工作的结合，很少涉及档案馆的参与。科学的“文件、档案一体化管理”应当是以文件生命周期理论为理解依据，在文件从产生直到最终进馆的运动过程中，既加强机关内部文书工作与档案室工作的一体化，同时也注重档案室与档案馆的业务衔接，从而使文件到馆藏档案的全过程都得到有效控制。换句话说，全面、科学的“一体化”应当实现机关文书处理、档案室工作和档案馆工作的三者结合。
第二，文件、档案一体化管理的具体内容包括文件、档案生成的一体化、管理的一体化和利用的一体化。“文件、档案生成的一体化”指的是在文件最初生成阶段，对电子文件而言意味着在管理系统设计阶段，就应当预先树立起档案管理的意识，确保生成的文件符合档案管理的功能需求。“文件、档案管理的一体化”指的是对文件和档案的运动流程实施统筹规划、全面控制和综合管理，包括管理体制的统一设计、组织机构的统一设置、管理人员的统一配备、管理制度的统一规范等等。”文件、档案利用的一体化“指的是对文件和档案的利用进行合理协调，在文件阶段同样树立为社会各界服务的意识，使文件和档案都能及早并最大限度地发挥作用。
第三，文件、档案一体化管理的科学指导是系统思维。系统思维是随着信息革命的兴起而出现、与信息社会相适应的思维方式，是一种辩证的哲学思维，其基本特征是用系统观点观察事物和分析问题、用系统方法解决一切问题。系统思维有三个重要观点——系统观点、过程观点和整体观点，系统观点是将任何一个客观事物视为由相互联系的各个部分组成的一个系统；过程观点认为一切系统都是作为过程而存在和发展的；整体观点要求对整体性问题从整体视角来加以把握。运用系统思维来考察，彼此具有联系和区别的文件与档案是一个更大整体系统的有机组成部分，从文件到档案存在着一个转化的运动过程，因而对文件到档案的运动过程实施全面控制和有效管理是十分必要的。由此可见，文件、档案一体化管理完全符合系统思维的要求。
第四，文件、档案一体化管理的技术保障是计算机技术和网络技术为代表的信息技术。文件、档案一体化管理不只是理论上设想的一种管理思路和模式，更多的是实践中需要实施的一种管理方法和手段，它需要强大的技术支持。计算机技术和网络技术为代表的信息技术可以很好地充当文件、档案一体化管理的技术保障。一方面，计算机技术的应用和推广不仅简化了文件和档案管理的工作程序，而且提高了文件和档案管理的工作效率，更重要的是改变了文件的生成方式和载体特点，使越来越多的文件依赖计算机生成和读取。另一方面，网络技术的出现和普及改变了文件运转、传递、处理和利用等方式的特点，使计算机生成的文件通过网络可以实现远程传递、异地处理和全球利用。由此造成的后果是，文件、档案一体化管理的必要性在计算机和网络环境下变得更加突出，实现的可能性也更大。
综上所述，全面、科学的文件、档案一体化管理观念对于我国当前文档管理工作具有多方面的意义，它有利于树立合理的文档管理理念、建立统一的文档管理体制、设置有效的文档管理机构、制定规范的文档管理制度、培养高素质的文档管理人员、采用先进的技术手段等等。