摘要：文秘工作中，档案管理是其中重要的一部分。文秘与档案管理互相辅助，共同为企业或者政府的资料整理做好梳理。本文从文秘工作与档案管理工作之间的关联入手，对两者之间的关系进行梳理，提出了加强文秘管理工作的建议。
关键词：文秘工作；档案管理 ；问题对策。
文秘工作的好坏对一个企业的办事效率高低有着直接性的影响。因为领导决策和单位办公都需要资料参照。所以，文秘工作工作做到位，并与档案管理相辅相成，共同前行，具有重要的意义。
一、文秘工作与档案管理之间的关系
从专业的角度分析来看，文秘工作与档案管理工作虽然工作上有所不同，但是在工作过程中联系是频繁的。最直观地说，文秘工作与档案管理都对应着一个目的，那就是公司的资料整理，让领导提高决策效率。这其中资料内容的合理性和质量性主要是由文秘工作者的素养所决定。所以，从事文秘行业的工作者要对自己平时的言行多加注意，通过不断学习提升自己的文化内涵，全面而又系统的学习相关方面的专业知识，做一个德才兼备、合格称职的文秘工作者。对于那些在岗的文秘工作者，在岗位工作的同时，要时常学习新的知识，除了学习文字抄写的基本功，还要对文书的起草和记录做好，同时对平时的记录进行合理的档案管理，以便领导随时查阅，做好领导的好参谋、好助手。
一个好的文秘工作者必定也是一个好的档案管理能手。档案管理人员要注重学习本公司相关的工作制度，本着完整与合理、便捷与利用的原则，提升自己在档案管理方面的业务能力和业务素养。对文书档案的整理收集、鉴定保养、利用查阅、检索统计等当面要落实到位。档案管理的最终目的就是方便人来查阅、来利用，文秘工作者做好档案管理工作，是对企业提高决策效率的重要保障。做好文书大档案管理方面的工作是保障文书档案管理这个岗位在一个企业中的地位，它即对领导的决策起一个参照的作用，又是企业宣传方面的素材来源，从另一个角度来看，在社会快速发展的今天，很多公文都快速的消失在人们的视野，文书档案也可以作为历史的参考资料来源，用于一定的科学研究。从这方面来看，对文书档案管理做到位的重要性是不言而喻的，二者之间的联系也是极为密切的。
二、文秘工作与档案管理中存在的主要问题
文书档案管理工作种类繁多，工作较复杂。而对于一些大型企业，为了做到工作上的细致，有一些企业会把将文秘和档案管理这两个方面分开来做，让不同人员做不同方面的工作。文秘与档案管理中存在的主要问题表现在以下几点：
第一，二者工作交接时资料的形式的不规范性。在文秘和档案管理过程中，对资料的交接的规范性交接部分的问题主要体现在，资料的书写用纸不是正规的公文用纸，导致档案管理者保存工作有麻烦，还有就是文秘工作者交给档案管理者的资料装订问题，装订的不规范导致资料缺页、漏页等，给档案管理者的整理工作造成困难。具体来说：一是国家的文件《格式》中，对办公用纸的标准做了如下的规定。公文的书写或是打印所用的纸张定量在60g/m2—80g/m 2 的A4型号的纸张，并且打印纸的材质要是胶印印刷纸或者复印纸。二是在装订时也是有着许多细节上的规范，要在公文的左侧来订，不能有漏页、缺页或者字迹不清楚的纸。但是在一些企业的长期工作中，很多时候都不注意这些规范，公文用纸的质量方面不严谨，导致这种纸用的时间不长就会发黄，同时在耐折度方面也是有所欠缺，常常因为这个纸张会出现破损。在装订方面也是问题百出，因为不规范标准，平时又不注重联系，常常出现装订中漏页、掉页以及压字等情况，严重影响了公文该有的严肃性、美化性，对档案管理的完整性都有一定影响。
第二，二者工作交接时版记与附件的不严肃性。版记是存在于文书向档案管理过度时的重要标识。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆是文书档案一体化成熟的标志。但是版记常常被一些企业的文秘工作者忽略，在一些企业中，为了方便省事只是记录一些主题词对对抄送抄发的工作基本没有，印发的文件没有标准部门和时间的也是常有发生，甚至连最基础的版记也没有。就算只是记录主题词方面，也常有因马虎记录的主题词不准确，这方面问题的存在就造就了档案管理工作中很大的一方面困难。加大了企业文档一体化的体系建设。对于附件方面，有的文秘工作者对附件的标识不清楚或者标识错误，正文和附件分别不清楚的情况时有发生，这方面问题的存在使得档案工作者对文档的录入以及标号方面的工作造就了极大的困难。
第三，二者工作交接时原稿件的缺失。公文的原稿是一个很重要的参考资料，它是对事件最原始的记录，是领导决策的有力参考。所以对公文的原稿件收集整理也是很重要的一部分。然而在实际的文书收集过程中，对原稿件的整理过程中总会出现问题，缺稿、掉稿以及稿件不清晰的事件常有发生。以至于在最后的归档整理时都不完整。而就算完整的原稿件归档时，有时就不经过复印就开始存档，造就再次翻阅是字迹不清晰等问题。这样的工作环境严重影响了公文的质量，对企业的决策效率有一定的影响。
三、文秘工作和档案管理的对策建议
第一，文秘与档案管理一体化的意识要加强。这个一体化从本质的角度来看就是把文秘的工作与档案管理的工作从最初的制度规章上的表面衔接转变为实践中的认真对接。对这方面的意识加强就是对企业的档案管理工作的提前控制，提升档案管理成果的质量，对文秘和档案工作的效率做进一步的优化。使得每一份劳动力都能以效率最大化的姿态服务于企业。让企业或者政府的文秘和档案管理工作的规范化、程序化、高效化的良好工作氛围。这就要求每一位文秘工作人员要树立好文档一体化的意识，加强自身的素养，把每一公文都用心做到最好。
第二，管理意识要到位。企业在文秘方面的工作管理向来的不是特别重视，然而，文秘工作看似简单人员不是很复杂，但是也要树立好管理意识。对每一位文秘工作者的工作要落实到位，加强质量把关的标准。严格执行国家相关文件中对公文的印刷、用纸以及装订方面的规范落实到位。要对管理体制的规章制度梳理到位，进而去实行，从而进一步对组织机构的完整性加以完善，这是管理意识到位的基础 。
第三，文书整理归档工作要落实。这个工作在国家的《档案法》中有明确的明文规定，这是一个基本的制度，该工作主要是在公文规范完成后，对所有的公文进行归类整理，可以说是文秘工作的最后阶段。文秘整理完成后在档案管理的相关人员的安排下，编写相关的文档目录，确保资料的完整性，所以这个工作的是最后的结尾工作，要全方位的落实到位。
四、结语
总的来说，文秘工作和档案管理之间是关联颇深的，二者相互补充、相互依存，共同为企业的发展提供有力的后勤保障。但是同时文秘的工作中与档案管理工作的衔接部分略有不足，要充分认识到这种不足，加强体制的管理，规范工作的标准，注重每一位文秘工作者的自身的能力和素养的培育，全方位的因素完备后，才能进一步提高企业的决策办效率。
【作者简介】毛若晶（1988.07-），女，汉族，山西运城市人，本科学历，中国黄金集团贸易有限公司综合办公室业务员，主要研究方向：企业管理。
参考文献：
[1]师云龙 .浅谈文秘工作与档案管理[J].中国管理信息化.2012(14)
[2]惠芬等.信息时代的文秘与档案管理[J].宝鸡文理学院学报.2006(06).
[3]闫立萍.浅析现代文秘工作与档案管理[J].才智.2011(19).
论文作者:毛若晶
论文发表刊物:《科学与技术》2019年第04期
论文发表时间:2019/7/9
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