摘要：伴随企事业单位规模不断壮大，办公室作为企事业单位的一个内引外联的部门，其发挥的作用也就越来越大。然而，办公室的日常事务又是非常琐碎的，这就必然要求对办公室的行政管理工作进行细化。只有这样才能实现办公室职能与业务的无缝对接，大幅度提高办公室的工作效率，圆满完成领导交办的各项任务。
关键词：办公室；精细化；行政管理；策略
1引言
办公室精细化是办公室工作新的发展方向，也是办公室行政管理的必然趋势。办公室行政管理的精细化可以最大限度的避免原来办公室管理中普遍存在的“有岗无责”、“有岗无人”、“有人无管”等不良状态，可以实现办公室工作岗位、职责与人员三者的完美匹配，节约办公室管理工作的成本，提高办公室人员的工作水平和管理效率。笔者结合目前从事高职院校办公室管理工作的实践，在此就办公室行政管理精细化建设提出以下几点建议和对策。
2办公室行政管理精细化思路
2.1管理科目的细化与量化
长期以来，办公室一般都采用的是模块化管理方式，管理者通过自己的个人管理，运用相关经验，在对办公室的管理过程中呈现出不连续的特点，没有很好地促进办公室行政管理的职能发挥到实处。要想真正改变当前的这种管理模式，就必须用精细化的管理方式来加快实现办公室行政管理的科学性。精细化管理是一项系统化工程，按照一定的顺序，将工作分为几个不同的部分，通过对任务进行一定的细化，分解工作任务，从而有利于办公室实现各个时间操作控制，有利于提高办公室的管理水平。对办公室行政管理工作进行量化，有助于对工作中的各个环节进行测量，从而为特定的工作安排特定的时间和程序，促进办公室工作效率的提高。
2.2引入流程化和标准化的理念
实现生产流水化是当今工业生产中一项伟大的实践，对于提高工业生产的效率具有重大的意义。在办公室行政管理过程中，实现流水作业具有同样重要的作用。运用流水作业，就是对一些工作任务进行有效的分解，根据工作的开展，与任务的顺序实现有效的衔接。而在办公室管理过程中，通过对工作进行梳理，并将标准化的理念运用到管理中，才能有效地提高办公室效率，在真正意义上实现办公室行政管理精细化。
2.3强化协同与经济化意识
在办公室行政管理工作中，任务的完成不是单靠某个人来实现的，而是需要办公室内部各部分之间相互协作，以及成员之间的分工才能够得以完成的。例如，在办公室进行文件签收时，这一文件会经过多个部门的周转和审核，从收文到办理再到存档，这一过程经历了很多的环节。如果没有办公室各个部门的分工协作，文件就得不到高效率的办理。因此，在实现办公室精细化管理过程中，首先要强化人员的协作能力，加快树立人员的经济意识，要尽量用最少的资源和最短的时间获得最大的成果。行政管理企业更应该加快这一方法和原则的引进，在办公室管理过程中实现大的发展和创新。
3实现办公室行政管理精细化的有效对策
3.1在实践中，应树立明确的管理目标，严格要求每一位员工按照流程做事，全面实现办公室精细化管理，这可以从以下几个方面着手。1.保证权责制衡，定岗、定制。根据办公室的主要职能以及具体的工作流程科学设置工作岗位。同时，对各个岗位职责加以明确，分工合作，确保各岗位间既独立又合作。2.确保正常运作，优化工作流程。简约科学的工作流程对实现办公室精细化管理具有重大的促进作用。应努力完善优化办公室工作流程，使其操作更加简便快捷。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆应根据工作任务自身的逻辑性，把其分成若干个部分，这样便于企业高层管理者更加直观的对这些工作任务进行审视和考虑，了解每一个工作环节中存在的不足，并及时作出反馈和调整。同时，借助互联网优势，实现办公自动化，及时全面收集信息，从上至下、从外到内对工作管理机制进行协调，防止出现管理空白，确保各个工作环节之间实现无缝衔接。3.制定严格的考核标准与要求。对程序性以及易量化的办公室工作，在对量化指标设计时应确保其科学性；对主观性较强以及非程序性工作，应对其指标评价进行定性设计。对表现优秀的员工给予积极奖励，带给其满足感和自豪感；对工作松散、违纪员工给予批评教育、警告处分。
3.2以制度化推进精细化
对于企业来说，实行办公室精细化管理是提升整体管理水平的关键。为此，要想在实行精细化管理过程中把精细化管理理念渗透到每一位员工思想中，首先必须要制定出一套科学的管理制度，对采购、销售、财务、薪酬、调研、宣传等各个工作环节作出详细规定。对于重大事项以及集体决策，要经过集体讨论，采取民主决策机制，秉持公平、公正、公开原则，进一步提高辅助决策的质量。对于符合当前实际需要的机制给予保留，过时的及时摒弃，最终形成一套高效、科学、合理的管理体系，以此来激励和约束员工，为精细化管理办事提供依据。最后，要求员工根据制度办事，实现有据可依，有责可循，各个部门既相互独立，又相互配合，互相监督，建立监督以及批评渠道，形成互动的管理监督机制。
3.3重视管理人员意识的养成以及实际应用
企业管理人员应加强对基层办公室的管理调研力度，按照各个工作岗位特点，结合企业的实际情况，制定出符合办公室的管理方式。同时，在制定过程当中，把“精华、细化”作为依据标准，把各种管理工作精确分解，并充分考虑不同工作间的共性和异性，同时具备先觉管理意识，积极主动采取精细化管理手段，对各种工作任务进行科学分配。在日常中，应与时俱进，以自身带动企业员工共同成长进步，充分发挥出自身的领导作用，除了对相关纪律问题作出硬性规定之外，还应该对所有的工作责任、流程以及方向作出具体的规定，营造出积极向上、和谐融洽的工作氛围，加强对员工的宣传及教育工作，进一步落实完善员工福利制度，保障员工利益，进一步提高员工的积极性，增强他们的集体荣誉感。
3.4全面提高员工的素质
实施精细化管理对员工的心态、技能和知识提出了更高的要求。其实，精细化管理的本质更多的是对员工的职业化要求，把对员工的工作要求更多地通过提高职业素质、职业技能固化到每个人的工作习惯之中。因此，要真正实现管理的精细化，必须培养出一大批合格的职业人，通过人才的职业化实现管理流程的职业化、精细化、标准化。企业要重视细节管理，将细节管理执行下去并不难，但一如既往地坚持下去去很难。办公室在每月制定的《月度工作计划》中，对办公室领域的各项工作，可以按照月初计划进行具体量化与精细分解，明确每一个阶段的负责人与任务，从而使工作成绩与完成情况一目了然。
4结语
综上所述，在日趋繁荣的市场经济下，企业市场化竞争日趋激烈，也促使企业不断对内外部管理进行强化，不断转变管理模式与管理思维，使各项工作得以在科学的管理手段下有序运转。办公室行政管理是企业管理的重点，需要企业上下全体员工的支持与参与才能使办公室管理更加高效、实现精细化。
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论文作者:陈小鹏
论文发表刊物:《基层建设》2018年第27期
论文发表时间:2018/10/17
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