保存电子文件背景信息的重要手段——再论全宗、案卷形态的异化，本文主要内容关键词为：案卷论文,形态论文,手段论文,背景论文,文件论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
1998年笔者在《档案学通讯》撰文指出，在电子文件时代全宗形态将出现异化。实际上， 不仅全宗形态将出现异化，“案卷”也将继续存在并率先出现异化。它们应该是人们保存电 子文件背景信息的重要手段和电子文件“元数据”不可或缺的组成部分。
一.电子文件之间的有机联系与元数据
任何一个稍具档案管理知识、粗通档案学理论的人，都懂得保持文件之间的历史联系、也 就是有机联系，在文件与档案管理中的重要性。
电子文件与传统文件相比有许多不同的特点，然而所有这些特点并没有从本质上改变电子 文件最基本的社会特性，它们仍然与传统文件一样，是适应交流、传递、贮存、利用信息的 需要而在人类的社会活动中直接产生的，因而都是人类社会活动的真实记录和见证。所以， 努力保持文件之间的有机联系，对电子文件管理而言同样重要，甚至更为重要。这是因为电 子文件已经不能像传统文件一样，倚赖自己在系统中的物理位置，维系相互之间的历史（有 机）联系。
我们在传统文件管理中是通过档案整理工作，分类排列文件实体相互之间的物理位置，组 织全宗和案卷等，借以维系、体现、反映文件之间的历史联系的。电子文件的物理位置、贮 存结构则与其逻辑结构是相分离的，而且电子文件的物理结构及贮存位置对用户来说是不透 明的和多变的，通常用户也没有必要知道。它主要取决于其所倚赖的计算机系统，即硬件和 软件以及存储装置（硬盘和软盘）可用的存储空间。比如关于同一个问题的请示与批复，在一 个局域网系统中，极有可能存放在不同的计算机中或者不同的硬盘中；甚至同一份文件的各 个组成部分，也有可能存放在不同的物理位置。当文件每传递一次到其他存储装置，其物理 结构就可能改变一次。在这种情况下，当然不可能指望依靠电子文件物理位置的排列组合来 维系、体现反映文件之间的有机联系。
用来维系、体现反映电子文件之间有机联系的，因而只能是元数据，这是电子文件的特点 决定的。元数据是数据的数据，对电子文件而言，就是与电子文件的制作形成、运转、处理 、储存、检索、传输和利用有关的数据。它是在上述过程中自动随机、或由人工帮助产生的 ，可以独立于文件之外记录、积累、保存和利用的信息。人们可以通过它来帮助记录电子文 件形成时的背景信息和软件硬件环境，记录文件的结构以及形成、处理和储存、检索利用的 全过程。因而它是管理和利用电子文件的工具。依靠这些元数据，我们才有可能保证电子文 件的可读性和可理解性，同时确保并且证明电子文件的原始性、真实性和证据价值。可以说 ，元数据是电子文件须臾不可或离的“生命线”。
元数据应该包括哪些内容，究竟应该如何形成和著录元数据，这是当前国际上电子文件研 究领域中引起普遍关注的科学前沿问题。本文并不打算全面论述元数据问题，仅仅想就如何 将文件之间的历史联系，也就是有机联系著录在元数据中的问题，谈谈自己的一点粗浅认识 。
二.如何在元数据中描述历史联系
对于描述历史联系，人们最容易想到的手段，就是直接采用自然语言（自然语言是相对人工 语言而言的。它就是我们日常使用的语言，不像人工语言需要特别编制），以直叙白描的手 法据实加以记录。然而，这种方法虽然很直观，却很难规范，记录的内容极可能因人而异； 有的篇幅长，有的篇幅短；有的详加记录，有的极其简单，一笔带过，挂一漏万；……况且 ，这种方法将大大增加每份电子文件元数据的字数，有可能使计算机系统不堪负担。
正因为如此，描述历史联系最好采用人工语言，即档案信息处理语言中的馆藏法语言。馆 藏法语言是根据来源原则或档案文件间的历史联系编制的、可以用来反映档案文件整体的有 机结构的人工语言。这种语言的词典就是我们平日熟知的全宗划分方案、全宗内分类方案等 。由于来源原则的最基本要求是尊重并保持文件间来源于形成过程的历史有机联系，所以馆 藏法语言的词典不可能在全国统一；形成过程不一，相互之间的词典就可能不同。故而，除 语法相同外，馆藏法语言的语词不可能在全国范围内规范统一；但是，在同一个或同一些信 息系统内容，这些语词仍然应该是规范同一的，否则就不成其为人工语言了。正因为如 此，每一个相对独立的电子文件管理系统，在设计建立时都应该建立自己的、以来源原则为 基础的分类系统，或者说，应该编制适合于本系统的、按照文件之间历史联系分类的分类方 案，用作馆藏法语言的词典。
馆藏法也可以划入分类法范畴，因为它也依照某种特定的标准（如年度、机构、问题、工程 、型号、项目、地域和阶段等）区分异同。不过，由于它是按照文件之间的历史联系分类， 更尊重曾经存在过的事实或现实，故而并不完全遵循逻辑划分规则，是一种比较特殊的分类 。
馆藏法语言还应该有自己的代码标识系统。笔者认为，档号，或者说电子档号就是它的代 码标识系统。档案是文件的有机整体，是有机地组合在一起，并且通过这种组合结构反映其 内在联系和本质特征的（故而档案这个词汇本身就是一个集合名词）。只要在编码过程中注 意使档号有可能体现这种有机结构，它作为电子档案的标识代码，就在实际上成了馆藏法语 言的标识代码，因为组成有机结构本来就是来源原则和馆藏法的基本要求。
馆藏法语言所反映的档案文件有机结构体系，在我国传统上是通过“全宗——系列（全宗内 类目）——案卷——文件”这样一种层次结构体现出来的，或者说，档案文件之间的历史联 系，一直是通过“全宗、系列（全宗内类目）、案卷”这样一些语词来表达的。事实上传统载 体文件之间的历史联系，一直都是依靠全宗、系列、案卷等实体组织来维系的。所以笔者认 为，也只要采用“全宗、系列、案卷”等馆藏法语言的语词，就同样可以在元数据中著录、 维系、反映电子文件之间的历史联系。具体而言，只要将构成每一份电子文件档号的全宗号 、系列号（全宗内类目代号）、案卷号和件号著录下来，就可以细致入微地反映电子文件的有 机结构和相互之间的历史联系。
在传统纸质档案文件管理中，其具体每一份文件的档号，是在档案整理之后巩固整理成果 的过程中编制给定的。然而，每一份电子文件的档号，却是通过标引取得的。可以说，电子 档案信息的整序就是通过标引进行的；整个电子文件的有机结构，也正是通过根据馆藏法语 言进行的档号标引构建的。所以，为电子文件标引档号（全宗号、系列号、案卷号和件号）并 将其著录下来，既属于档案信息的整序，又属于对电子文件之间历史联系的著录。
但是，现在更为关键的问题却在于电子文件中还有全宗、案卷吗？
在学术界早就有人议论说，“在电子文件时代全宗可能将不复存在”；至于案卷，目前我 国正在对传统载体文件的归档整理规则进行改革，而有人总结认为，这次改革的最大特点， 就 是取消案卷，按件管理档案。对此又应该如何看待呢？
三.电子全宗问题
笔者从20世纪80年代中期开始，与人民大学的冯惠玲同志合作对全宗理论进行新探索，迄 今已经十几年了，发表了不少文章，也出过书。近年来，围绕着电子文件全宗问题，笔者也 写过文章，并且在与傅荣校同志合作的专著《文件运动规律研究——从新角度审视档案学基 础理论》（中国档案出版社1999年9月出版）中，有过更进一步的论述。最近两年，笔者具体 地参加了一些电子文件管理信息系统的研制工作。通过实践和进一步的探索，笔者又有了新 的认识。为方便读者阅读研究，特在此综合起来，对笔者在该问题上的观点作一个比较简要 而又系统的介绍。
1)来源原则仍然适用于电子文件管理，但是对“来源”应该有更广义的理解。对此，西方 学者于20世纪90年代提出应该“从以等级结构中原始文件产生部门为中心的实体来源转变为 变动、临时、甚至‘虚拟’的机构中文件形成者的职能和业务活动为重点的概念来源”。（注：特里.库克：《1989年荷兰手册出版以来档案理论与实践的相互影响》，《第十三届国际 档案大会文件报告集》，中国档案出版社1997年10月版，第163页。） 而这种在我们中国人看来不够直观的“概念来源”，其实就是我们中国学者于20世纪80年代 已经明确论证的具有相对独立性的“形成档案文件的社会活动过程”。它绝不是档案人员脑 海中的抽象概念，而是有着特定内容的客观存在。
2)根据这种来源划分的全宗将继续存在，其定义应该是“人们在同一项社会实践活动过程 中形成的文件有机整体”，它是文件运动的基本单位。
试想，如果取消全宗，不将电子文件组织在一个一个的全宗内，又如何根据来源原则（也就 是按照历史有机联系）为之分类？跳过全宗，直接将其分类成“系列”(series)吗？如果说也 可以的话，那么这种“系列”中的最上位类，实际上就是我们现在所说的全宗，只不过名称 变了一下而已。有人可能认为，可以按《中国档案分类法》为电子文件分类。但是，这并不 是根据来源原则（历史联系）进行分类，因为《中国档案分类法》其实主要是根据文件间广义 的事由联系，也就是根据事由原则编制起来的。
3)电子文件全宗的形态，与传统全宗相比已经出现了异化，主要处于智能控制状态下。至 于与电子文件全宗相对应的纸质全宗实体，则有可能存在，也可能并不存在，不存在的可能 性将大大增加。
4)由于对具有相对独立性的“形成文件的人类社会实践活动过程”可以从两个角度（主体和 客体）进行划分，所构成的全宗就也有两种形式——主体全宗和客体全宗。但是这两种全宗 的外延是互相交叉的，导致在具体划分时要增加不少限定条件，比较复杂；有些人甚至认为 根本无法划分。这也是不少学者和档案工作者不同意我们提出的主客体全宗理论的主要原因 。
然而，在电子文件管理中，这种划分上的困难将不复存在。电子文件全宗并不是实体全宗 ，它也可以说是虚拟存在的，是为了反映文件之间的历史联系，反映文件的形成背景，才有 必要在计算机中、在网上显现出来的，因而完全可以根据文件之间的多种历史联系组建，完 全不 必顾忌它们有可能交叉重复的问题。
4)笔者在过去发表的文章和著作中曾经强调，保存在现行机关（企业）中、尚未运动到最后 阶段的文件，一般情况下应该构成主体全宗。因为处于这种运动阶段的文件，其第一价值仍 然占据主导地位，其中不少文件更具有现行性，这决定了文件应该偏重反映形成它们的主体 单位的全部活动，成为本单位主动行为的工具或活动的参考与凭证。这是管理传统载体文件 时必须注意的特点。
对电子文件，如果仅仅站在每一个立档单位的立场上，情况应该是同样的，即应该组成以 每一个立档单位为核心的主体全宗。但是一些立档单位的计算机相互联网构成同一个局域网 时，情况就有了变化。如果在该局域网系统内存在跨立档单位组织的较大型的社会实践活动 项目，就也可以考虑组织以该项目为核心的电子文件客体全宗，这可以使电子文件之间的有 机联系得到最充分的体现。比如，笔者作为顾问参加了浙江省电力系统局域网OA系统的研制 。通过研制实践，笔者认为：该系统中，在某一跨立档单位组织进行的工程项目中形成的文 件，当然在每一个有关的立档单位中分别成套，成为以各立档单位为核心的主体全宗的组成 部分；然而与此同时，在全省整个电力系统局域网内，实际上又存在着一个更大范围的成套 性问题，即可以将有关该项目的全部文件组成一个客体全宗。这个客体全宗，在原来的传统 文件管理时代当然是不存在的，也不太可能特地去组建。只有当这些文件有必要收藏进入专 业性 档案馆以后，才有这种可能；现在，在同一个局域网中，这种类型的电子文件客体全宗却有 了现实存在的可能性。
总之，电子文件管理中仍然有全宗，只不过其形态出现了异化，客体全宗的数量将大大增 加。现在已经到了从理论上和实践上承认、研究、组织客体全宗的时候了。
四.电子案卷问题
我国最近颁发的新的行业标准《归档文件整理规则》，要求在全宗内分类（就是划分系列） 的基础上，按事由结合时间、重要程度等排列，装盒归档文件。这样做，实际上取消了案卷 。对传统纸质文件如此整理归档，笔者原则上是赞同的。
纸质文件如此做，电子文件怎么办？是否采取与上述纸质文件归档整理同样的方法进行？笔 者认为，为此首先必须回答如下一个最基本的问题：文件之间最微观层次的有机联系——处 理同一件具体事务过程中形成的文件之间的历史联系，在电子文件的管理和利用过程中，还 有没有必要努力维系并使之得到反映？
应该保持文件之间的历史联系，这一点在我国恐怕没有人会否认，而且也写入了上述《归 档文件整理规则》。现在的问题在于：上述最微观层次的有机联系——处理同一件具体事务 过程中形成的文件之间的历史联系，在电子文件中是否也应该保持呢？如果是的话，又用什 么措施来加以保证呢？
从《归档文件整理规则》中可以看出，这种最微观层次的有机联系也是该规则力图保持的 。要求在全宗内分类方案的最低一级类目内（也就是在系列内）按事由排列文件就是出于这种 考虑。因为，“按事由排列文件”就是把与每一种事由相关的文件排列在一起，实际上也就 是 把“处理同一件具体事务过程中形成的文件”组合在一起，与构成一个一个的小案卷类似， 只不过这种组合更加自由并且不再用卷皮把它们封装起来，也不再为之专门拟写一个标题。 故而可以说，这是一种取消了“案卷外包装”的案卷，也可以说是传统案卷形态的异化。这 比过去有人主张，在系列内纯粹按形成的先后顺序排列文件的做法是极大的进步。故而，这 是手工条件下的较好选择。
其实，从“传统的大卷”→一事一卷的“小卷”→“按事排列文件”的演变过程，本来就 是传统案卷形态的一种异化过程；是在保持最微观层次的文件之间有机联系的原则基础上， 寻找最简便、最节约劳动力的方法的历程。
然而，笔者认为，这种方法仅仅只适合于文件与档案管理仍然分两步走的纸质文件管理模 式，因为“在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列”归档文件这 种做法，只能在所有这些文件的文书处理程序结束、全部（或全部准备）归档以后，由人工操 作才能够进行。对网络环境下纯粹原生的电子文件也如此做，则并不合适。笔者认为，这也 是该规则把适用的范围规定为仅仅是“办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料 ”的重要原因。
电子文件有许多不同于纸质文件的特点，这决定了对它们应该施行前端管理，因而逻辑归 档（也就是网络在线归档）应该实时进行，就是说在文件正式形成和收到的同时，即通过网络 向档案部门传输归档（其具体理由在许多文章中都有论述，这里不再赘述）。这一点已经写入 了中华人民共和国行业标准《电子文件归档与电子档案管理规范》报批稿（注：引自国家档案局编著：《电子文件归档与电子档案管理概论》，中国档案出版社1999年9 月，第138页。）。正因为如此， 著录电子文件的形成背景，尤其是著录其中的历史联系的工作，也就是为之标引档号的工作 ，亦应该提前到每一份文件生成或收到的同时就进行，绝不能等到同一系列内所有文件的文 书 处理程序都结束以后才进行。试想，逻辑归档的电子文件上如果没有档号，又如何管理和保 存？
那么，既然实时归档时就应该已经标有档号，在这种（不可能等所有文件到齐以后再为之按 事由排序的）情况下，又如何通过标引，使电子文件有可能在全宗内最低一级类目（系列）内 ，按事由结合形成时间排序呢？每一个稍通计算机技术的人都会为此建议：在系列内按时间 顺序随机建立“文件夹”，即同一事由建一个“文件夹”，每一个“文件夹”给一个唯一的 流水号，使每个“文件夹”之间可以根据建立时间的先后排序。文件形成或收到时，通过标 引上述“文件夹”的号，就可以将处理同一具体事务过程中形成的文件（即具有同一事由的 文件），都归入同一个“文件夹”。
其实，这个所谓的“文件夹”，正是我们原来就熟知、惯用的“案卷”，即根据“一事一 卷”原则建立的“小卷”。既然如此，还不如仍然称呼其为“案卷”好。只不过，这种案卷 与原来的案卷相比，其形态也出现了异化，实体的案卷已经取消、不复存在。所以这种案卷 ，仅仅是虚拟存在的案卷，也可以称其为“电子案卷”或“虚拟案卷”。
有人可能会说，我国的权威部门已经通过改革试点、调研论证，否定了立“小卷”的做法 ，你怎么还要来喋喋不休地谈论主张立小卷？
笔者的回答是，情况不同。该权威部门列举的“立小卷”的诸多弊端，基本上都是针对纸 质文件的，或者说只有在纸质文件“立小卷”时才会出现这些情况。电子文件设“文件夹” 立小卷，则基本上不会出现类似情况。
比如该权威部门分析的“立小卷”的致命缺点中，“将传统的大卷拆成若干个小卷，导致 案卷封面书写和装订的工作量成倍增加”，“手工劳动没有减少反而有所增加”以及“…… 使案卷数量增加，且有些单一问题只有一两页也要组成一卷，导致了卷皮数量的成倍增 加。不仅占用了空间，而且增加了经费开支”（注：嵇关楚：《关于文书立卷改革的思考》，《中国档案》2000年第1期，第25页。 ）等两点，都是采用手工方法为纸质文件立卷 时才会发生的。
至于该权威部门指出的另外一个更重要的致命缺点：“‘一事一卷’在实际操作中对‘事 ’，也就是问题的理解仍难以掌握。由于保留了“卷”这一级的单位，出于对案卷形态的考 虑，问题的划分往往不纯。问题可大可小，极容易引起分歧。”（注：嵇关楚：《关于文书立卷改革的思考》，《中国档案》2000年第1期，第25页。）对此，笔者在通过试点实 践以后，认为可以明确地宣布：与纸质文件管理不同，这一点在电子文件管理中也是可以很 好地解决的，并不会对设立“文件夹”组织电子案卷的做法构成威胁。
关于“一事一卷”中对“事”的大小难以把握的问题，笔者认为关键在于“组卷”的工作 由谁来做，何时做？
在文件与档案管理分两步走的纸质文件管理模式中，组小卷的工作是在文件产生以后的第 二年，同一系列内的文件集中起来由业务（文书）部门的内勤或文书来做，或者交由档案员来 做。这样在事后、由对每一项具体事务的处理并不完全知情的人来组卷，当然会产生上述“ ‘事’的大小难以把握”的弊端。
在真正实行了文件与档案管理完全一体化的OA系统内，这项工作是由每个拟办、承办文件 的人在拟办、承办文件的同时分别进行的。他们应该非常熟悉自己正在处理的事务的大小范 围以及手中正在拟办、承办的文件属于哪一件“事”。
具体在笔者作为顾问参与研制的浙江省电力公司OA系统内，是这样进行的：当电子文件到 达每个拟办、承办人时，系列号（全宗内类目号）已经由计算机自动标引好了（该系统如何做 到这一点，限于篇幅，拟另著文介绍）。这时计算机会自动提问：本文涉及的是“新”问题 ，还是“老”问题？如果选择为“新”，计算机就会自动为该文件按流水顺序（也就是按时间 顺序）标引案卷号；如果选择为“老”，计算机就会问你，本文属于哪一件（已经标引过案卷 号的）“事”？这时屏幕上就会显示出原来已经标引过案卷号的文件来供你选择，应该标引哪 一个案卷号。如果文件太多，可以打一个关键词入计算机，以缩小屏幕上显示的文件范围（ 只把最密切相关的文件显示出来供选择）。在选择完“老”案卷号以后，计算机就还会自动 为该文件再进一步标引“件号”。
以上程序对具体办文的人来说，轻而易举，增加的工作量极其轻微，几乎可以忽略不计， 对他的本职工作反而有利（有时，他本来就需要查找关于自己处理过的事情，已经发过哪些 文件），比较容易接受（仅仅刚开始时有点不习惯）。
当然，以上做法必须以文件与档案管理完全、真正一体化为前提。但这正是电子文件特点 所要求的和我们正在努力的方向。
还有一个问题需要解决，与电子文件相对应的纸质文件怎么办？根据笔者在试点单位取得的 经验，只要完全按形成和收到的先后顺序排列装盒上架就行了。当然，纸质文件必须标上自 己的存放地址号（可以分年度完全按流水顺序编），电子文件上则也要注明相对应纸质文件的 存放地址号。为什么可以如此简单？因为有了电子文件，平日的检索利用，可以全部用电子 文件。纸质文件的利用率因此将大大降低，只有在极其罕见的情况下，比如必须上法庭时， 才需要拿出来用。既然如此，还要为纸质文件的管理多花精力已经不上算了。有人说，“既 然电子文件都已立卷了，稍稍动手让文件实体也能体现彼此之间的联系有什么不好？（注：刘文涛：《立卷改革需进一步明确的几个问题》，《中国档案》2001年第3期，第18页。）。但 是根据 我们的实践，这个所谓的“稍稍动手让文件实体也能体现彼此之间的联系”实在还是要花不 少 人力、物力和财力，既要考虑预留空位，又要多加许多卷皮，有的盒子还无法都装满，实在 没有这个必要。
总之，我们可以得到的结论是：在文件和档案管理过程中，也必须注意维系和反映文件之 间最微观层次的有机联系——处理同一件具体事务过程中形成的文件之间的历史联系，这是 客观规律。但是为做到这一点，其具体做法却可以有多种。在文件与档案管理分两步走的手 工操作模式中，可以采用“为类内文件按事由结合形成时间排列顺序”的方法；在文件与档 案管理真正一体化的计算机信息系统中，则应该保留人们熟知的“案卷概念”，通过组织“ 电子案卷”来帮助做到这一点。
在这里笔者还想顺便指出，目前有的地方在贯彻新颁布的行业标准《归档文件整理规则》 时，允许“在分类方案的最低一级类目内”，仅仅按时间顺序排列归档文件，而省略了“按 事由排列”。笔者认为，这样做将无法维系和反映“文件之间最微观层次的有机联系——处 理同一件具体事务过程中形成的文件之间的历史联系”，因而是错误的，应予纠正。
另外，在我国归档文件历来与文件价值鉴定联系在一起。因而，也应该同时回答何时、如 何为电子文件划定保管期限的问题。然而限于篇幅，只能另文介绍了。
综上所述，笔者认为著录电子文件背景信息中的历史联系应该利用现成的全宗与案卷概念 ，如此构成并虚拟存在的“电子全宗”和“电子案卷”则可以看作传统全宗及案卷形态的异 化。
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