孙腾芳
东莞市煜祺信息技术有限公司 广东 东莞 523000
摘要：文件档案的归档整理是一项非常重要的工作，它将对企业与单位的发展产生直接影响，伴随我国信息技术的不断发展，科技文件档案的类型也越来越丰富，不仅包括传统的纸质文件，同时也涉及到许多电子文件，这就要求相关人员在进行文件归档整理的时候把握好二者的区别，这样才能实现文件归档管理质量的提升。本文笔者就针对科技纸质文件与电子文件归档整理时的区别进行了分析和研究。
关键词：科技纸质文件；电子文件；归档整理；区别
科技电子文件是随着时代发展而出现的一种新的文件类型，和科技纸质文件相比较，二者在诸多方面都存在极大的差异，因此，传统的纸质文件归档整理模式必然无法满足电子文件的归档整理要求，虽然我国已经在科技纸质文件的归档管理上积累了比较丰富的经验，但是对电子文件的归档整理尚处于探索阶段，只有加强对科技纸质文件与电子文件归档整理区别的研究，才能真正找出适合电子文件归档整理的方法，进而促进其管理质量的提升。
一、纸质文件与电子文件的概述
由于立足点与认识水平的不同，人们对于“文件”这一概念一直以来都没有形成比较统一的定义，但是根据学界比较权威的看法：文件主要是指人们在日常活动中为了达到处理事务的目的而形成的格式比较规范的，且具有一定使用价值的信息。由于文件在以前很长一段时间都是采用的纸张作为唯一载体，因此，一提到文件，人们首先想到的就是纸质文件，所谓纸质文件，指的就是组织或单位在各种职能活动中形成的，并将其作为档案保留下来的纸质文件材料。但是随着计算机技术、电子信息技术的进一步发展，电子文件应运而生，这就颠覆了人们一直以来对文件的认知，在电子文件诞生之初，人们主要将其成为机读文件，直到上世纪中叶才将机读文件改成电子文件的称谓，这反映了人们对事物本质认识的进一步加深，站在文件学的层面来看，电子文件一般被定义为：借助电子计算机、信息技术等来进行传递、分析与处理的文件。从这一定义可以看出，电子文件和纸质文件并没有本质上的差别，其根本不同点是内容载体的区别。
二、科技纸质文件与电子文件归档时的区别
（一）电子文件归档时记录载体的选择相对来说比较复杂
电子文件的保存与归档都必须借助相应的记录载体，一旦在载体上选择不合理，就会导致大量信息缺失，严重的时候还可能导致信息转换与维护面临非常大的困难，而传统的纸质文件由于只能采用纸张作为载体，因此根本不存在这一问题。在对电子文件归档记录载体进行选择的时候，应当注意下列几个方面：第一，要求选用的载体必须满足国家出台的相关标准以及国际上通行的有关标准。第二，载体在性能上必须具备一定的耐久性与稳定性，同时还应当便于维护。第三，载体应当具有一定的发展前景，而且必须确保软件与硬件获取途径的多样化。第四，载体应当在性价比上具有一定的优势，并能为绝大部分用户所接受。在进行电子文件归档工作之前，应当将其保存在磁带或者软盘中，这样既比较安全，同时也比较经济节约。
（二）电子文件在归档范围上要比纸质文件广一些
通常来说，我国相关部门以及各行业都出台了有关纸质文件归档范围上的规定，站在内容的层面上来看，电子文件的归档范围可将纸质文件的归档范围作为基本参考依据，在当前的制度体系下也应当这样做，但是在确定电子文件归档范围的时候还需考虑到其所具有的独特性，结合电子文件的形成过程及其生存条件，对其归档范围进行适当延伸和扩张。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆首先，对于各种数据文件来说，包括知识库、数据库等，由于其具有动态性的特征，数据更新速度非常快，新数据会不断覆盖以往的旧数据，基于这一特点，必须对数据进行定期备份，然后建立一个专门的数据集来进行归档。其次，对于电子邮件来说，由于诸多正式场合的文件都是采用的电子邮件这种方式进行往来的，因此，必须将电子邮件纳入到电子文件归档范围之中。
（三）两者的归档时间存在差异
对于纸质文件来说，其归档时间一般是半年或者一年之后才进行统一归档，但根据我国出台的《电子文件归档和管理规范》中的相关规定，要求电子文件必须做到随时归档，也就是借助电子计算机与互联网，在不更改原始保存位置与保存方式的条件下顺利实现电子文件管理权限的移交，在这一移交过程中，必须对电子文件进行封签认证，保证文件内容的真实性和有效性，这种随时归档的方式不仅能避免文件出现内容上的缺失或泄露，确保其完整性，同时还能为档案的使用提供便利条件。
（四）两者在归档方式上存在区别
传统纸质文件的归档方式比较单一，在文件处理完毕之后，只能将需要归档的文件移交到档案部门，从而实现对文件的归档，这一过程是由人工负责的。然而，对于电子文件来说，由于其在信息内容和记录载体上存在明显的分离性特征，因此归档方式的选择空间要更大一些，一般来说，常见的电子文件归档方式主要有网络移交方式和介质移交方式两类，这两种方式也可称为物理归档和逻辑归档。前者指的是利用某种介质对电子文件进行脱机存储，这与纸质文件的归档存在一定的相似之处。后者指的是将文件借助网络这一媒介传输到相关档案部门，这一方式与纸质文件归档方式具有显著区别。
三、科技纸质文件与电子文件整理时的区别
（一）二者的整理方法不同
科技纸质文件的整理工序相对来说要更繁琐一些，整个过程都需要借助人工进行文件分类、编页、填写文件目录等。但对于电子文件来说，其整理流程要简化得多，大多数电子文件都是将“件”作为基本单位进行整理，这就直接略过了文件分类、组卷、填写目录等比较繁琐的工序，更为重要的一点是，电子文件的整理通常是采用的计算机来进行，基本不需要人工操作，这不仅提高了整理效率，同时也能避免人工操作出现的各种失误。
（二）对工作人员的素质要求不同
对于传统科技纸质文件来说，工作人员对其进行收集和整理的时候只需要具备相关专业知识与专业技能即可，但是电子文件的收集整理则完全不同，要求工作人员不仅要具备全面的专业知识与专业技能，同时还必须对电子计算机的相关知识有所涉猎，并能熟练掌握一些常用软件的操作技术，特别是档案管理应用软件，这样才能实现对电子文件的科学化、规范化整理。
（三）整理后的存放条件不一样
传统科技纸质文件在整理完成后只需要放在铁质或者木质的档案柜中保存，并采取适当的防盗、防虫及温度控制措施即可。但是对于电子文件来说，由于其在记录载体上存在极大的不同，对存放条件的要求也就不一样，除了在存放过程中采取必要的防盗等措施以外，还必须做好防病毒入侵、防强磁场干扰等特殊措施，与此同时，在日常归档整理过程中形成的各种电子文件载体也必须放置在无有害气体、无灰尘、无强光的器具之中。
结语：
综上所述，科技纸质文件和电子文件本身在表现形式上就存在极大的差别，因此，在开展归档整理工作的时候必须准确把握两者的区别。根据电子文件与纸质文件在归档范围、归档时间、归档方式、归档记录载体、整理方式、存放条件以及对工作人员素质要求上的不同，分别采取针对性的归档整理措施，与此同时，国家还必须对文件档案归档整理的相关制度规范加以完善，特别是电子文件归档整理方面的规范，从而使科技文件的归档整理有法可依。
参考文献：
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[3]刘天群.浅析纸质文件与电子文件的归档管理[J].黑龙江史志,2010,(7):41,45.
论文作者:孙腾芳
论文发表刊物:《防护工程》2018年第18期
论文发表时间:2018/11/13
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