企业档案馆设置若干问题，本文主要内容关键词为：档案馆论文,若干问题论文,企业论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
企业档案馆是我国档案馆事业的组成部分，是企业档案工作的发展与提高。目前，我国2000多个大型企业中，已有200多个建立了档案馆，还有一些大型企业正酝酿筹建。《全国档案馆设置原则和布局方案》也将大型企业档案馆纳入了档案馆馆网规划。这充分表明，企业档案馆将面临着一个较大的发展，而且已经出现了很好的发展势头。但由于企业对其内部机构的设置有主动权，所以出现了这样的情况：有的大型企业档案库藏极为丰富，多达上十万甚至几十万卷，没有设馆；有的企业案卷不足万卷却设置了档案馆。为了避免企业档案馆设置的盲目性，保证其健康协调发展，有必要对企业档案馆的性质、特点、设置条件及与综合档案馆的区别等问题进行较深入的探讨。
一、企业档案馆的性质
大型工业企业在对其复杂的生产经营全过程进行管理的活动中，对企业全部文件材料及档案的管理占有重要地位。企业在这方面的管理活动同其它管理活动一样具有“三要素”，即管理对象、管理职能、管理机构。从管理对象看，是企业文件材料的运转过程和企业档案；从管理职能看，是收集、整理、保管、鉴定、提供利用以及监督、指导等；从管理者看，是企业档案管理机构，其目的是通过对企业文件材料的形成、积累、归档以及档案管理的组织、协调、监督、指导等活动，保证企业生产经营活动正常进行，提高企业的经济效益，维护企业的合法权益。尽管如此，企业档案管理机构在社会上并不构成一个独立的单位，它的直接领导是企业的法人代表，经费来源直接由企业支出。由此可见，企业档案馆只是企业内部负责管理档案的职能机构。这是其一。
其二，目前，企业档案管理机构具有处、科、中心、室、馆等多种形式。他们同是企业的一种内部职能机构，这一点是一致的。但是，企业档案馆毕竟是一种档案馆，在机构设置、工作对象、管理方式、馆藏结构、功能作用等问题上有其特殊要求。因此，我们把企业档案馆同一般的企业档案管理机构区别开来，而作为国家整个档案馆体系的一个组成部分。也就是必须把企业档案馆纳入到我国档案馆体系网络之中，成为我国档案馆事业的有机组成部分，把企业档案馆的发展与整个档案馆事业的发展紧密联系在一起，使之成为企业保管档案的基地，科学研究和各方面利用档案史料的中心。
如前所述，档案工作在企业是作为一项管理工作或基础管理性工作存在的，是企业各项管理不可缺少的一个环节。企业档案馆通过对企业各种文件材料的形成、积累、整理、归档以及档案的保管、利用等一系列的管理制度、措施，通过对企业（包括对企业所属机构）的档案工作实行全面的监督和指导，来履行其管理职能，并通过其工作职能来处理或协助处理企业内部的各种关系。维护生产、经营的正常秩序，处理各方面经济利益。其工作涉及到生产、劳动、物资、技术、设备、质量、计划、财务等各项管理工作。并与这些管理工作建立起一种互相制约、衔接配套和依赖的密切关系，档案工作的优劣将直接影响到这些管理工作水平的提高和管理功能的发挥。因此，作为企业的一种内部管理机构，企业档案馆的本质属性是管理性。
把企业档案馆的本质属性理解为管理性，是否与其他档案馆的本质属性相抵触或不协调了呢？回答是否定的。理由有两点。第一，企业档案馆保存着大量的产品、设备、科研等档案，其内容具有很强的科学技术性。第二，现代管理作为软科学已被普遍接受，企业管理本身就是一门科学，企业档案馆通过档案管理这项基础管理工作反映出自身的科学技术性。所以，把企业档案馆的本质属性理解为管理性与一般档案馆本质属性的理解是不矛盾的，是协调的。只是因为企业档案馆不象综合档案馆那样是国家专门设置的科学文化事业机构，而是企业为达到对生产、经营实现全面管理设置的管理机构。其机构设置的直接原因是企业管理本身的需要，具有明显的管理特征，其科学文化性是间接的，是通过管理性这个直接的本质属性反映出来的。
二、企业档案馆的特点及地位
企业档案馆作为档案馆体系的组成部分，具有档案馆的一般特点。同时，又具有其特殊性，这些特殊性，决定了它的特殊地位。由于企业档案馆的性质决定了其馆藏档案必须系统、准确地反映企业生产的全过程。特别是大型企业，其生产过程或某些生产过程，往往代表着我国某些技术的先进性。大型企业在我国国民经济中起着骨干作用，是我国生产力发展水平的重要体现，作为第一生产力的科学技术，反映在企业档案馆的馆藏中是十分明显的。因此，各行业的企业档案馆具有很强的科学技术性，而这一特性较之一般档案馆要明显得多。
由于大型企业规模大，经营面广，国家投入的资金额大，产生的效益高，每年上交利税甚至达一、二十亿，且资金流动量大，固定资产价值多，一般建厂时间较长，在国家和一个地区经济的发展中具有骨干和举足轻重的地位。不少大型企业的发展甚至能直接带动一个地区经济的发展。有些大型企业的发展在很大程度上能直接反映一个地区的经济状况。同时，企业档案对企业在生产、经营、清产核资、资产评估等方面具有重要作用，企业大量的财务档案本身在经济研究中也有相当大的价值。因此，从对大型企业或企业所在地区的经济研究来看，企业档案馆又具有明显的经济性。这一特性的反映较之一般档案馆要集中得多。
从企业档案馆的性质和特点，我们看到企业档案馆在我国档案馆事业中占有不可忽视的地位。企业档案馆与其它档案馆在性质上有各自的特点，在馆藏结构、内容上则形成一种互为补充的关系。
大型工矿企业在国民经济中的地位还决定了企业档案馆在我国企业档案管理中所具有的突出地位。它集中地反映了我国企业档案管理的水平，集中地体现了企业档案管理的先进性，代表了一般大中型企业档案管理的发展方向。
三、企业档案馆的设置条件
企业档案馆的设置条件是一个有待深入研究的问题。大型企业所属行业不一样，建厂时间长短不一样，规模不一样，形成档案的多少不一样，档案工作基础不一样。所有这些原因都给明确确定设置企业档案馆的条件造成一定困难。在此，提出如下设馆基本条件的初步想法。
1.设置档案馆的企业必须是大型工矿企业、大型联合企业，紧密型企业集团可以进行试点，新建国家重点工程，原则要求设馆。管理部门实行企业管理的单位设馆则需要对进综合馆的部分档案加以明确。随着改革的深入，企业化的部门和单位增多，有些问题尚须进一步研究、探讨。
2.企业档案馆必须有一定数量的库藏。一般来看，县级综合馆馆藏量大约在三万卷左右，多数地、市档案馆大约在五万卷左右。以此为参考，企业档案馆的馆藏基数以二至三万卷为宜。当然，这不包括企业二级单位档案室的档案数量。若同时管理企业资料，则资料数可作一定的参考。案卷数量达到五万卷的企业，国家则应原则要求企业设置档案馆。新建国家重点工程案卷数不作要求。
3.企业档案馆在机构设置上应是企业的直属机构。
4.企业档案馆的库房面积考虑到企业科技档案案卷厚度的实际情况，同时考虑到设备及办公、借阅用房，企业档案馆的总体面积一般不应低于400平方公尺。但鉴于目前企业经济条件不同，基础不同，案卷数量多则几十万，少则几万，此问题可做进一步调查研究。
5.在人员配备上，总的来说可以参照综合档案馆的人员配备条件。考虑到还有监督指导工作以及还有企业其它有关工作如描晒图、资料、图书、设备的管理使用等因素，应适当增加人员编制。同时对企业档案馆的人员素质结构提出原则要求。
6.经费上应有原则规定，企业应保证其档案馆经费上有较为稳定的来源，以支持企业档案馆的发展。
7.企业档案馆作为国家档案馆的组成部分应享受相关的政策待遇。
企业档案馆是档案事业发展中潜力很大的一项工作，对其它企业在档案工作机构、管理模式、开发利用、现代化管理等方面都具有模范作用。当然，在发展中还存在不少有待进一步研究和解决的问题，涉及的政策性较强。