鉴古知今，永不失效的三种查核方式，本文主要内容关键词为：三种论文,方式论文,鉴古知今论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
古代“查案故事”大致可分类为“行为人在暗处，审查不力、借由神鬼之力揭发”、“行为人在暗处，着重审查人员的谨慎推理与魄力”、“行为人在明处，审查人能洞察入微与通情达理”等三种，其中“查案故事”之定义为产生偷抢、侵占、诈欺等种种犯罪行为，用侦查、审问、判决等行为来处置，是人类社会产物，反映多元复杂现实。审查者是否客观、公正、保密与适任，维系着人性尊严与生命财产的枢纽，是故“查案故事”被期待情、理、法兼顾，也须忠实描绘当时社会之写照。“查案故事”对现代稽核之启示为“掌握信息技术”、“真实性问题通常比完整性问题严重”、“内容合理比形式上遵循更具探讨意义”，依据国际内部稽核协会定义“内部稽核是一种独立、客观及咨询活动，用以增加组织价值及改善营运状况，借由系统性及纪律化之方法，来评估及改善风险管理、控制及治理过程的有效性，以达成组织目标”，而稽核人员被要求符合诚正、客观、保密及适任之基本原则及相关行为准则，其稽核报告亦应兼顾情、理、法，且忠实反映与平衡报告查核作业现状。显示“查案故事”与稽核工作精神颇相似，本集遂以三种「“查案故事”类型举例说明内部稽核之查核工作方式。 二、类型1：行为人在暗处，审查不力、借由神鬼之力揭发——善用计算机辅助查核技术与工具 古代较难以科学方式解释之事，多推诿为鬼神之力，假借鬼神之力做事。现代由于信息技术昌明，能掌握信息技术、即掌握更多之效果与效率，身为现代稽核应与时俱进、利用计算机辅助查核技术与工具增进职能价值。 三、类型2：行为人在暗处，着重审查人的谨慎推理与魄力——真实性问题通常比完整性问题严重 许多查核人员习惯使用比较容易开始之顺查法，进行方式为验证一堆理论上应被核准的文件之完整性，但文件完整不一定代表事件真实，因为真正的异常事件多不会走正常文件流程。至于运用逆查法，必须事先确认众多相关事项流程所汇集之最后一个关键步骤，对于最后一道关键作业结果予以解读，筛选判断异常笔数，再逆向一关关往前追查各项可能产生问题的环节及原因（类似将异常笔数当成鱼骨图的鱼头，不同之部门、功能、流程原因当成鱼骨）。虽然逆查法较顺查法麻烦，但较能验证事情的真实性，也易发现问题。 四、类型3：行为人在明处，审查人能洞察入微与通情达理——内容上合理比形式上遵循更具探讨意义 有些查核人员习惯遵循查核，着重依控制重点检视“有或没有、是与不是”，但是“有或是”有时只是形式上的，例如有人签名代表已经核决，但核决者不一定真的了解签名内容，若仅是遵循查核、无法反映实质内容是否合理。营运查核尝试寻找管理面问题，“有或是”时要进一步检视其内容合不合理、“没有或不是”要能寻找真因以治本，如此稽核价值才得以彰显。 查核案例——节省生产成本 查核制造业生产制造可能顺序：生产之长中短排程如何制定（长排程能与产销协调对应）、依排程开立生产工单与安排人力、依生产工单领退用料及成品/半成品入库，并分析产能、产率、工时（换模、制造、当机等工时）等。其中分析产率与工时，可能因分析工具受限、数据量庞大，故常以某段期间之某一生产线或某一品项做整体性分析（未能逐笔分析至各张工单之每一种用料及工时），此时可能因笔数过大、而稀释异常事项。 笔者使用Excel依BOM表计算每张工单之每一种用料及工时的理论数值与实际数值比较，挑出异常笔数，分析为随机性（多个别事件造成）或常态性（稳定的数值异常，去除异常因子后，应可回归正常数值）后，进一步查出为BOM表有误或未修改、新进人员进行关键生产步骤而未予确认（一年9次）、调整账务资料弥平盘亏等个别事件造成随机性生产用料异常；发现为管路、模具设计不良或失修造成三项产品常态性生产用料异常，每批次生产用料皆比依据BOM表计算之理论值多使用一个固定数量或比例，此三项产品改善效益每年243万元。 查核案例——追回短少奖金 一般对通路客户（含经销商）常见奖励类型有价格折扣、搭赠（买多少送多少）、On货（买产品主体，赠送其他物品）、售后折扣等四种方式，有时公司会越过经销商、直接与经销商下的通路客户谈活动奖励（直接刺激末端市场需求），而后以通路客户配合活动执行状况来发放奖金；为求处理方便及巩固销售业绩，因此委托经销商处理奖金相关事宜（先请经销商予通路客户折抵货款，并于收集通路客户之奖金签收单据后，向公司请款）。通常查核顺序如下：取得营销活动签案、检视通路客户奖金申请内容与活动执行报告（或业绩达成情况）是否一致、检视奖金申请金额与通路客户签收金额是否一致、公司汇款予经销商之证明，有些查核人员还会进一步检视活动执行成果及检讨报告，但这样是否足以合理保证通路客户已确实执行活动、并收到奖金。 笔者查核步骤如下，分析活动执行成果及报告原始数据、挑选业绩提升幅度相对较小或执行不利之区域、拜访暨询问该区域通路客户销售及活动状况、重新检视该区活动执行报告与拜访状况之一致（并回馈客户活动执行意见）、检视奖金申请金额与通路客户签收金额是否一致、公司汇款予经销商证明。结果发现，该区客户连续三季奖励金共214万之签收单据，被该区业务人员与经销商共同伪签、缴回、冲销账款（所有单据完整），据此请相关人士返还。 查核案例——遏止营运损失 分析客户销售条件，发现某客户销售条件申请核准程序完整、但条件异常，查核发现某业务主管以该客户与董事长关系良好为由、长期申请高比例搭赠（五送一）及低价销售，产品经理未与董事长确认即核准申请，而部分送货单据没有该客户人员签收（后续追查为流货）；经确认，虽然特殊关系、仍应兼顾毛利，故调低搭赠、调涨单位售价，该客户每年贡献增加103万。 检视公司新事业发展计划书（第一年需投入1亿人民币），发现其中多有立意不正处（明显规避法令）、亦不似公司经营阶层风格（操作数字游戏）。追查后发现计划撰写者（日后合作对象）为二起诈骗案主要关系人；公司对此新事业领域陌生，而聘雇律师未确实调查合作对象及真实评估此刻意规避法令行为之风险，据此暂缓此份新事业发展计划，重新审视。 五、心得感想与建议事项 稽核人员在企业中有部分类似“查案故事”性质的工作，从辨识作业、Walkthrough清楚现行流程与做法、数据分析、控制层级、评鉴风险、评鉴控制、执行测试等一连串查证搜集与分析过程，以发现问题、寻找根本原因及改善问题的机会。为讲求查核效果与效率，建议可尝试以下方向： （一）增加方便取得查核数据源的自主性，并使用“计算机辅助查核技术与工具” 很多稽核室除了拥有ERP权限外，还有其他数据库的权限，如此查核时可以更加拥有主动性，亦可以利用软件对其中数据全检，并对检出有疑义之数据进行实体查核，同时也可减少劳烦受查单位的频率。若是对于数据掌控因为较仰赖其他部门提供或授予权限（可能授予不全之权限，或仅授予部分数据库），造成查核方式只能有限度抽查，也无法进行利用软件全检比对以直接针对疑义数据进行查核。由于公司组织营运作业流程已充满各式样电子交易及报表数据，若大部分的作业仍采用人工比对及分析数据，已难满足现代企业对信息可靠、及时响应的要求；尤其在人力精简的前提中，对于使用“计算机辅助查核技术与工具”会是一项较佳之可行方案。 （二）随着作业成熟朝向营运查核，可考虑实行项目或盲测 部分稽核人员主要系针对法令规范与内控制度进行遵循查核，以评估其控制重点的执行情形，此亦为公司草创、运作初期、新增业务、重大变革时不可或缺的查核方式。随着公司运行成熟应能尝试寻找管理面问题，而不仅于程序性的遵循查核，并可以考虑以项目或盲测方式进行，如此可以针对某一主题深入查核或测试其实战情形，在评估冲击产生实质影响或寻找可能潜在问题时也更能具体。 慎子云“尧为匹夫，不能治三人；桀为天子，能乱天下”，稽核单位隶属董事会下即为此理。惟为使稽核单位发挥更多效益，除单位位阶之提升、应回归对于稽核单位期许本质，在此定位下规划资源、厘定泾渭，胜于古代“查案故事”。 本文摘自台湾内部稽核协会《内部稽核（季刊）》总第88期。标签：客户分析论文;