业务外包——高等学校图书馆发展的新模式，本文主要内容关键词为：高等学校论文,外包论文,新模式论文,图书馆论文,业务论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
1 业务外包的内涵及发展
业务外包又称资源外取，它是将一些传统上由组织内部人员负责的非核心业务以外加工方式包给专业的、高效的服务提供商，以充分利用组织外部最优秀的专业化资源，从而降低成本，提高效率，增强自身的竞争力的一种管理策略。业务外包推崇的理念是，如果组织自身在价值链中某一环节上的活动不是世界上最好的，并且也不是自己的核心竞争优势，同时剥离这种活动不至于把组织和客户分开，那么应该把它外包给在这一环节世界上最具有核心竞争优势的组织去做，这样有利于组织更多地创造价值。业务外包符合经济学中的“烂板桶原理”，组织竞争优势的大小由所有生产要素中最薄弱的要素决定，组织要将每个薄弱要素都做到与最好的一样好是不太可能的，世界上没有一个全能企业，此时外包就是一种很好的解决方案。
外包思想始于20世纪80年代末期的美国，1990年Gary Hamel和C.K.Prahaoad在一篇题为《企业的核心竞争力》的文章中，第一次提出了“外包”这个概念。信息网络时代的企业业务外包从1997年加速发展，到2000年已形成席卷欧美，波及全球的业务外包浪潮。据互联网数据中心(Internet Data Center)预测，2000-2003年，全球业务外包开支的年均递增率为12.2%。随着世界经济在2002年下半年的复苏，全球业务外包可望有长足的发展。
有学者认为，业务外包在图书馆界乃是指将图书馆内某项服务或业务，通过合约的签订，由图书馆外部机构、厂商完成。同其他组织一样，外包的前提是确定图书馆的核心竞争力。核心竞争力是图书馆内部知识的汇总，是凝聚现有业务的胶水，也是发展新业务的火车头。一个图书馆的核心能力，是建立在核心资源基础上的，是该图书馆的智力、技术、馆藏、产品、管理、文化的综合优势在用户服务中的反映，它具有用户可感知的价值、专有性、潜在的扩展性的特征。2002年2月26日印发的《普通高等学校图书馆规程（修订）》教高[2002]3号明确指出：高等学校图书馆是学校的文献信息中心，是为教学和科学研究服务的学术性机构，是学校信息化和社会信息化的重要基地。高等学校图书馆必须贯彻国家的教育方针，履行教育职能和信息服务职能。各高等学校图书馆应按照规程的要求，结合自身实际，从战略高度审视外包业务，作出具有前瞻性的决策。
外包对图书馆而言并非一种新的趋势。早期向美国国会图书馆书目供应中心购买卡片目录、MARC记录以及图书馆界一直盛行的馆际互借、书刊代理商服务等都含有外包服务的内涵。随着外包在工商企业界，尤其是在信息技术界相当普遍和有成效，业务外包日趋广泛地被应用在图书馆管理运作中，所涉及的层面扩大到馆舍清洁工作、书刊上架、服务台轮值、流通服务、书刊编目、数据库建设、信息系统、信息服务等方面。美国学者指出：在过去，资源外取被认为是企业的一种劣势，但现在，资源外取却可能是智慧型企业运作的关键。高等学校图书馆面临经费、人力、技术、业务、战略等方面的压力，摆脱“自力更生”、“小而全，大而全”思想的束缚，吸收其他组织及国内外图书馆界外包的经验和教训，扩大外包空间和力度，对改善服务质量和提高成本效益无疑具有可取之处。
2 高等学校图书馆实行业务外包的优势
世纪之交，中国科教兴国战略的实施，为图书馆提供了更广阔的发展空间。在高校，全社会勤备学习之风的影响和来自就业的压力使大部分学生树立了正确的学习态度，图书馆成为最受高校学生欢迎的场所之一。而读者对高校图书馆寄予的厚望，学校总体发展水平的要求亦促使其观念创新、服务创新，找到自己在产业价值链中的合理位置。实行业务外包，相对于其他类型的图书馆而言，高等学校图书馆有其自身的优势。
2.1 原有相关合作基础优势
馆际互借、书刊代理商服务（或阅选订购）、阅览室轮值服务、馆藏排架、请专业人员回溯建库，这些工作对许多高校图书馆都不陌生，其中一些工作还收到了积极的效果，积累了丰富的经验。如书刊代理商服务，可以节省人力、时间和费用，加速采访的时效，提高采访质量。请专业人员回溯建库可解决闭馆时间长、影响读者使用和缺少专业人员的不足，速度快，数据质量更为可靠。在开架借阅条件下，馆藏排架工作量非常大，通过培训勤工助学学生或待岗人员来协助此项工作，大大缓解了人力的不足，为许多馆的管理者解决了难题。编目外包是国外图书馆业务委外中最常采用且最具成效的一种。在国内，由于编目业务负担重，积压图书多、缺乏合适的专业人员，许多馆也做过这方面的尝试。综合国内外经验，为保证编目质量以及防止编目专门技术水平下降和编目部作用退化，各高校图书馆应根据自身的不同情况实行部分编目外包，馆内编目人员同合同商协同工作，共同把编目工作推向新水平。目前，中国高等教育文献保障系统(CALIS)的联合目录数据库包含了124所成员馆的115万条书目记录，260万条馆藏记录，成为国内重要的编目数据源库。此外中文现刊目次库、高校学位论文数据库、25个重点学科专题数据库、重点学科网上资源导航数据库的建设为全面开展资源共享和文献信息服务提供了先进的应用平台、服务环境与手段。依托CALIS的联机合作编目系统、馆际互借与文献传递系统的基础，共建、共知、共享，可保证编目标准化、规范化，是各种类型高校图书馆发展的捷径。虽然当前许多馆业务外包仅限于操作起来比较容易的少部分工作，但其经验和教训无疑为更广泛、更深层次的外包提供了借鉴。
2.2 环境优势
整个社会的大环境和高等学校的小环境使高校图书馆的业务外包由必要成为可能。在急剧变化的市场环境中，创新成为企业保持竞争优势的永恒主题，但是作为保存文化遗产并提供利用的社会公益性组织，高校图书馆的产业链很长，涉及众多领域，每个领域都非常专业，高校图书馆根本不可能在如此众多的领域都能创新和适应市场的急剧变化，独自创造出整体的领先优势。因此，高校图书馆把那些变化速度较快的业务外包出去，集中精力于自己的核心业务是非常必要的。随着经济的飞速发展和社会化、专业化分工的不断深入，在市场激烈竞争中诞生了一大批有着竞争优势的相关企业，如：书刊代理商、文献信息技术公司、软件设计开发公司、数据库开发制作公司、家政服务公司等，所有这些使高校业务外包有了现实基础。在高等学校，集教育、科研与一体的学术性机构的特点，使其引领着各个学科门类的前沿发展，可谓人才济济，高校图书馆也相应具有了人才优势。其中，众多勤工助学的学生既为阅览室值班、书库排架、图书加工等提供了责任心强、不怕苦、不怕累的人员，亦满足了学生自身的经济要求和工作能力的锻炼，他们中一些计算机水平较高的学生还被充实到文献著录、本馆特色数据库开发建设中。此外高校的人才库还为聘请学校各学科专业的优秀教师参与到图书馆工作中，为图书馆书刊采购提供意见、参与深层次的信息服务以至系统开发、维护等提供了便利。
2.3 信息技术优势
信息技术从根本上改变了图书馆的管理模式，扩张了信息存取利用的界限。随着网络技术的兴起，图书馆间跨越时空障碍的合作变得日益便利，大大降低了馆际合作的费用。在高校图书馆，受学校经费及整体网络建设的影响，图书馆已成为校园网中一个重要的节点。目前，几乎所有高校图书馆都建有现代化的电子阅览室，为读者提供本馆书目查询、多媒体电子出版物阅览、数据库检索以及网上漫游等服务，而其中许多光盘数据库镜像站点的建立及网络虚拟资源使用权的获得，使校园网内的用户可以通过任意一台联入校园网的计算机非常方便地查检所需的信息。信息技术的发展、高校图书馆良好的软硬件基础使其可以和其他公司结成动态联盟，把精力和资源集中在自己最擅长的活动上，而把不擅长的工作交给合作伙伴来完成，同时以信息网络为依托，把本馆内部的优势资源和外部优势资源进行迅速有效的协同整合，创造出更大的竞争优势。
3 扩展、深化高校图书馆业务外包的形式
外来刺激及内部变动使高校图书馆同样面临空间不足、人力短缺、经费缩减等压力的挑战，为使馆务能在有限的资源下正常运作，并有效提供良好的服务，在原有“外包”或“合包”的基础上，适当扩大外包层面和深度，不失为高校图书馆管理者思考选择的方向。
3.1 信息系统外包
据邓百氏公司1999年对全世界年收入在5000万元以上的公司业务外包状况的调查，信息技术应用服务外包的支出占企业所有业务外包开支的比重最大，为28%。柯达公司把其数据处理业务外包给IBM公司，IBM又把自己的全球网络系统业务外包给更专业的AT & T公司即是基于专注于自身的主流业务的理念。在高校图书馆，伴随以网络为载体的信息技术的发展，数字图书馆观念的日益深入人心，为数众多的计算机硬件设施的维护、先进技术设备的引进利用、各类型检索系统的操作、图书馆自动化管理系统的开发维护、网络信息的获取组织提供成为其存在与发展的一项重要业务。受各方面因素影响，大多数高校图书馆计算机技术人员编制不足，即使有的馆相关人员很多，但真正业务能力强、技术水平高的却凤毛麟角。目前，信息系统外包在高校图书馆还未起步，打破传统观念束缚，效仿各大公司外包的做法势在必行。IDC的研究报告指出，网络工程（包括软、硬件和技术应用）服务提供商ESP(Engineering Service Provider)的市场潜力巨大，新一代ESP包括纵向服务提供商(VSP)和定制服务提供商(CSP)，ESP的发展为这种需求提供了基础。现在，电子商务在各个领域的发展与日俱增，而数字图书馆的网络设施及技术平台为实现这种可能的电子商务提供了技术条件与可能性。可以预见，在不久的将来，图书馆将通过电视网进入千家万户，但由于这项业务专业性强，技术要求高，所以进行起来不但难度大，也很难达到先进、合理的要求，而且成本也较高，网络定制业务外包将不失为一种两全的选择。
3.2 人力资源外包
人力资源管理外包是各项业务外包中增速最快的领域。在高校图书馆，不仅需要图书情报人员、计算机技术人员、外语人才，还需要与学校学科专业相适应的其他专门人才，涉及的领域非常广。把相关的优秀人才集中起来为我所用是人力资源外包的核心。通过外包，高校图书馆能够灵活地安排员工和调配资源于高价值的项目。在信息网络化时代，高校图书馆对人力资源具有弹性需求。利用外部人力资源的业务外包，能应付有时急需具有某种技能的人才的变化。高校图书馆通过利用其他领域的资源来弥补自身的不足，其运作与管理也由“控制导向”转为“关系导向”。
3.3 数据库建设外包
将馆藏资源制成电子出版物，使他们在更大范围内传播，吸引更多读者，是提高高校图书馆信息利用率的一种手段。除在积极购买国内外大型优秀公司推出的数据库外，各高校图书馆还在加大自建数据库工作的力度，如学校学位论文数据库、反映学校特色及有纪念意义文献资料数据库、科研成果数据库等。数据库建设需要投入大量时间、人力和物力，为不影响其它工作的运行，高校图书馆可采用外包形式来完成这项工作。
3.4 信息服务外包
从高校图书馆的性质、目标和任务来看，信息服务属于其核心工作，但面对信息时代的重大冲击，信息服务却是一薄弱的业务环节，无法适时高质量地提供读者所需的信息，成为阻碍图书馆发展的一个重要因素。在高等学校内部，服务重心从事务性和反应性向诊断性层次的信息服务转移。在高等学校外部，借助于“外脑”，提升自身的竞争与发展能力正成为企业现实的选择。内外环境迫使高校图书馆必须积极开发文献信息资源，开展深层次信息咨询服务、信息保障服务、信息全程服务、在线咨询服务。一方面要保持自己的核心竞争力，另一方面还要为读者提供智能化、信息价值高的文献信息服务。为达到此双重目的，高校图书馆可在“外包”的理念上推演出“合包”的模式，以自己的信息源优势，结合专业信息服务公司的技术优势，同时在人才上进行互补，从而为新世纪高校图书馆服务创新和业务发展创造新的增长点。
4 高校图书馆实施业务外包的策略
高校图书馆实施业务外包必须树立全新的管理理念，与当今开放、协调发展的潮流相适应；要有战略眼光、追求变革和相互信任的胸怀；要建立充分的评估和监测机制。高校图书馆要成功地实施业务外包，通常需要经过以下四个阶段。
第一阶段是分析阶段。主要是确定用以外包的业务需求并制定可供实施的策略。要从外包中获得效益，高校图书馆的管理者必须采取主动的态度。在制定业务外包的策略时，尤其要考虑如下问题：明确自身的性质、发展目标与外包业务之间的联系；明确哪些业务领域需要外包；与本馆工作人员进行开诚布公的沟通，取得工作人员的支持。
第二阶段是评估和确立方案阶段。高校图书馆的领导层必须听取来自专家和读者在内的意见。在综合各方面的意见后，要写一份详细的书面材料，其中包括服务等级、需要解决的问题以及详尽的需求等。一份写得好的建议书将对以后与服务商的联系以及外包业务的获利和控制起到非常重要的作用。
第三阶段是选择外包商阶段。在选择外包商时需要注意“外包商是否真正理解项目要求”，“是否有足够的能力解决问题”，以及“外包商的财政状况如何”等重要问题。确定外包商后，就可签定合同，合同内容应尽量详细、明确。
第四阶段是外包的实施和管理阶段。高校图书馆管理人员必须具备新的思维方式。业务外包并不意味着某项工作不重要，也不是放弃责任，相反对于合同的执行情况，要定期检查，派专人负责，一旦发现问题应及时补救和总结。此外还要与提供商保持经常沟通联络，使之更符合自己的目标要求。
收稿日期：2003-05-14
标签：图书馆论文; 业务外包论文; 人力资源服务外包论文; 高等学校论文;