机构知识库与科研档案之异同探析，本文主要内容关键词为：探析论文,异同论文,知识库论文,科研论文,机构论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
由于信息技术的飞速发展和学术交流方式的迅速变革，机构知识库(Institutional Repositories，以下简称IR)作为近年来的新生事物，发展方兴未艾。国内外对IR进行理论研究的同时，也产生了许多实践模型。近日，笔者对国内的IR进行了网络调查，发现某些IR收录的内容，涉及许多档案，尤其是科研档案。那么IR与科研档案之间，究竟是什么关系?随着网络信息科技的发展，两者未来的发展趋势又将如何?
笔者利用文献计量学的方法，选取维普和CNKI，以2002—2010年为时限，分别以“机构知识库”、“机构库”、“机构仓储”、“机构存储”、“机构典藏”、“机构资源库”为检索词进行文献统计，结果显示自本世纪初IR被引入国内以来，主要是引起了图书情报界和出版界的关注，档案界对此并未给予充分的重视。因此，对于IR与档案(尤其是科研档案)之间的关系研究，目前寥寥无几。在此背景之下，本文主要以国内IR为例，对IR与科研档案加以比较，以期揭示二者之间的联系，以及实现二者信息共享的必然性与可行性。
一、IR与科研档案的异同比较
1.发展概况
IR是20世纪90年代末基于开放获取(Open Access，简称为OA)理念而出现的一个新生事物。它是对传统学术交流体系的颠覆，是网络环境下学术交流的新模式。2002年SPARC(Scholarly Publishing for Academic Resources Coalition)的一个研究报告[1]首次对IR进行了定义，即“收集和保存一个或多个大学知识产出的数字资源集合”。同年，由MIT和HP联合开发的Dspace系统问世。由于Dspace强大的开放性与互操作性，在随后的10年中，IR在国外的研究与实践得到了迅猛发展。2005年2月，由英国的诺丁汉大学和瑞典的伦德大学图书馆共同创建的开放获取机构资源库、学科资源库目录检索系统——OpenDOAR，成为首家对全球范围内的开放存取库进行搜集、描述和组织的电子目录。据OpenDOAR统计，截至2011年12月12日，OpenDOAR中共收录了全球2160个IR，其中中国有34个(大陆27个、香港6个、澳门1个)。就大陆而言，有4家OpenDOAR注册成员：中国西部环境与生态科学数据中心、厦门大学学术典藏库、中国科学学院机构库和福建师范大学图书馆学系机构库，其中中国科学院机构库网格中有23个成员单位的机构知识库为OpenDOAR所收录。[2]因此，从OpenDOAR的统计数据看，中国内地开放获取的IR还较少。究其原因，主要是由于IR概念被引入国内的时间较短，实践工作起步较晚，发展中遇到种种问题等。事实上，国内已有许多高校和科研机构都建立了学位论文库和教师文库，用以长期保存本机构知识成果，并以促进机构内部的学术交流与其享为目的。但是，由于这些数据库的元数据标准和数据开放性等问题，未能在OpenDOAR开放仓储中注册。
科研档案的全称为“科学技术研究档案”，又称为“科研课题档案”，起源于古代某些专门任务的项目管理，比如早期的金字塔建设工程等。近代伴随着科学基金制度的兴起，科研课题的管理逐渐引起重视。我国现代科研管理制度萌芽于民国时期，成型于新中国成立之后。从新中国建立初期到改革开放之前，我国主要借鉴和采用苏联的科研管理类型。20世纪80年代以后，逐步形成了科研项目课题制的雏形。[3]作为项目课题管理的原始材料——科研档案也逐步得以规范。1987年3月20日，国家档案局发布了第一个规定性文件——《科学技术研究档案管理暂行规定》。1992年7月20日，国家档案局又发布了《科学技术研究课题档案管理规范》(DA/T2-1992)。2005年11月18日，中国科学院发布了《中国科学院档案管理工作标准》。这些都是较有影响的科研档案管理规范。所谓科研档案，是指科学技术研究过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。[4]科研档案是科学技术研究活动的真实记录，是科学技术储备的一种形式，是一项重要的信息资源，是国家的宝贵财富，直接反映着一个国家的学术水平和科研能力，也是一国实力的重要凭证。[5]
通过比较可以发现，IR是现代信息技术条件下，对科研档案中的部分成果材料进行网络化集成的全新组织形式，也是科研档案开发利用的新阶段。
2.资源类型与来源
根据全球开放获取典籍目录库主要资源类型分布图[6]，IR收录的全部资源类型按所占比例的大小，依次为：期刊论文、学位论文、未公开发表的报告与论文、专著与图书章节、会议论文、多媒体与视听资料、参考文献、特种文献、学习资源、数据集、专利、软件。此外，还包括图像、地图、乐谱、设计图、预印本、技术报告、工作文档等。这些资源以成果性的“产品”为主，还包括极少量的过程文件，如工作文档。
根据课题进展的不同阶段，科研档案的归档范围主要包括研究准备、调研、试验、总结鉴定验收、成果奖励申报、推广应用等阶段的全部过程文件与成果文件。相比而言，IR与科研档案虽然都是以科研课题为核心，包含多种载体形式的文件，但IR更侧重成果性材料，而这仅仅是科研档案中的一小部分，其外延比起科研档案的外延要窄得多。另外，就资源来源而言，IR资源完全是由机构内部产生的，而科研档案除了机构内部产生的文件外，还包括与上级及相关单位的往来文件。
3.服务对象与效果
IR的服务对象主要是本机构内部成员，目的是实现信息交流与其享。而科研档案“一般只允许从事本课题任务的人员借阅，非本课题人员因工作需要借阅有关档案，需经本课题组长、科研管理部门同意后在档案阅览室阅览；外单位人员查阅科研档案，需持有单位盖章、写明借阅内容和理由的介绍信，经课题组长同意和科研管理部门或单位主管领导批准方可查阅，但不得借出和抄录复制；涉及科技机密及知识产权等科研课题的档案，除课题组相关人员外严禁外借”[7]。形成科研档案的目的在于保存备查，对服务对象有较为严格的限制，因此科研档案的服务范围要小于IR。
IR和科研档案的服务效果共同体现为：首先，提升机构的学术影响力。由于IR和科研档案都是对某一机构学术成果的汇集与集中展示，因此，随着二者资源量的不断累积与更新，在提高自身服务能力的同时，必然会促进该机构学术影响力的提升；其次，提高研究成果的可见性。研究人员通过IR或科研档案，可以方便获取各种学术资料，分享隐性知识。另外，二者服务效果的差异性体现在：IR可以降低图书馆购买学术资源的经费，有利于构筑新的馆藏体系，拓展网络环境下的学术交流渠道和方式。由于IR着眼于对机构知识资产的管理和保存，所以可以有效地促进机构知识资产的传播和利用，提高机构知识产出的影响力。而科研档案的本质功能在于对科研活动过程的保存与备查，所以，发挥档案的原始凭证作用，在一定的范围内实现学术资源的交流与共享则是其衍生功能。
4.系统主体与特征
科研人员是IR中生产“知识”的主体，又是科研档案的形成主体。IR的建设与管理主体一般多为高校图书馆和科研机构自身，而科研档案的管理主体多为高校或研究机构的档案部门。由于IR和科研档案在本质上都是对信息的集成，所以二者所采用的系统均体现出开放性与互操作性、资源的累积性与永久性、信息的动态性与综合性。
5.技术支持与标准规范
IR主要利用开放源代码软件DSpace、Eprints、 Fedora等作为软件平台，且均遵守OSI的统一标准。其中，DSpace系统是目前使用最多的IR软件。该软件易于使用，具有基于Web的用户界面，并且可以为特定的机构定制；可提供链接查询和知识组织；可对遗留记录提供元数据转换功能；可进行项目数字化管理、主题机构库、Web文档以及数据仓库的管理；支持OAI协议和OpenURL协议，可提供对外开放的 OAIPMH接口。
国内科研档案管理系统主要以购买软件为主，多是基于SQL Server开发的数据库平台，具有基于Web的用户界面，其系统软件内核与外界的接口具有一定的通用性和可移植性。动态数据库和静态数据库的数据结构、表结构、视图结构一般都遵守OSI的统一标准。科研档案管理采用的标准主要分为两类：一类是国际标准，即ISO15489文件档案管理核心标准及相关规范和ISO9000、ISO14001、ISO27000等国际文件管理体系；另一类是国内标准，包括《科学技术研究档案管理暂行规定》《科学技术研究课题档案管理规范》(DA/T2-1992)和《档案著录规则》(DA/T18-1999)等。
二、IR建设与科研档案管理中存在的主要问题
国外的IR建设实践已有十多年的历史，国内也有五六年的时间，但在IR建设过程中仍存在着许多问题，如：IR理念的推广较难、知识产权问题、学术认可问题、不同IR之间的数据转换、出版机构的版权限制等。此外，有些研究者把学术成果当成个人隐私或“专利”，不愿意将其存储在IR中提供开放获取。目前，就IR的发展趋势看，由于人力、物力、财力等因素的制约，并非所有的学术机构都愿意建立独立的IR系统；由于机构知识资产的类型多样，知识产权复杂，并不是所有的IR都具有开放获取的特点。笔者对目前国内的4家OpenDOAR注册成员进行调查发现：期刊论文、学位论文、会议论文、专利占据了收录内容的前三位。除此之外，中科院大连化学物理研究所机构知识仓储系统中，收录有该所1951年至2005年的科研档案目录和1980年至2000年的文书档案目录。笔者认为，将本单位的全部档案文件目录放至IR中是不妥的，因为档案中涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的部分是不宜公开的。因此，面对目前极其庞杂的 IR内容，非常有必要对IR的收录范围加以规范。当然，这也从另一个方面反映出IR与档案资源的交叉日益广泛。
我国的科研档案管理经过几十年的发展，已形成了一套较为规范的管理模式，但目前也还存在一些突出问题。如：数字化环境下，科研档案管理的方式、方法有待调整；管理制度与措施有待加强与完善，“四同步”工作尚未得到真正落实；科研人员的档案意识亟待加强，重视科研项目的申报与科研经费的管理，而轻视科研档案管理的倾向需要纠正；科研档案分散保管较为普遍，部分珍贵的科技档案资料流失严重，卷内文件不齐全，技术含量低；科研档案的信息共享、开发利用有待进一步研究。
三、IR与科研档案的共事与链接
国外已将文件、档案管理纳入社会法制体系建设、民主化与信息化建设战略框架之中，科研文件和档案的管理成为科研活动规范化、科学化、信息化建设的有机组成部分。科研文件的规范化管理是学术规范与学术道德规范的要求，被纳入基于证据的科研项目治理与科研机构治理，科研档案的利用被纳入科研资源长久保存与网络化共享的数字化工程建设内容。[8]因此，在未来信息高度集成的发展态势下，实现二者的共享是必然的。基于IR和科研档案管理系统在资源类型、服务对象、功能实现、技术标准方面的交叉性与相似性，又为IR与科研档案之间实现链接提供了可能。在实现链接与共享的过程中，我们必须注意以下几个问题：
1.信息资源意识的提高
无论是IR还是科研档案，目前面临的突出问题都是资源匮乏，其症结是科研人员的开放获取意识与档案意识薄弱。因此，必须从政策宣传与管理措施方面对科研人员加以引导，通过规范的存储许可协议，消除他们在提交个人科研信息与成果方面的顾虑。从国际上来看，目前很多国家都有一个很明显的发展趋势，即要对研究成果进行统计和评价，通过使用后评价机制来对项目进行评估，这一点值得我们借鉴。
2.制度、标准的相互参照
目前，我国科研档案管理已经积累了丰富的实践经验，形成了一套较为成熟的管理制度与规范。这无疑为刚刚起步的国内IR管理提供了很好的借鉴。同时，IR所承载的“开放获取”理念以及采用的较为统一的国际技术标准，又为科研档案管理系统的改革与完善提供了参考。只有两者建立了统一的接口访问系统，才可实现互通有无。
3.避免资源的重复建设
我国的科研档案管理已较为成熟，且已集成了相当规模的成果资源，所以在IR建设中，要充分考虑对现有的科研档案管理系统数据的提取与运用。同时，由于IR高效的开放性与互操作性，从中获取的新资源又可以作为科研档案管理系统的必要补充，从而实现 IR与科研档案管理系统之间的动态数据交换。同时，要加大对开放获取理念的宣传，只有IR收录到更多的数据，才能使科研档案资源得以不断丰富。
4.开放获取与适度控制相结合
《科学技术研究档案管理暂行规定》第十七条强调：“各单位要大力开发科研档案信息资源，面向单位领导、科研人员，面向社会，为经济建设、科技进步和技术市场服务”[9]。因此，应通过IR实现科研档案中适宜公开的成果数据与学术内容开放获取，以提高开放资源的共享程度，从而使IR成为一个资源丰富的开放获取平台；而对于一些带有密级或不宜公开的科研信息，要在科研档案管理系统内部实行访问限制，如IP限制和账户限制等，以保证信息安全。
5.知识产权的妥善处理
IR与科研档案普遍都涉及如何处理好知识产权的问题。因此，必须首先对IR与科研档案中的信息进行分析，明确各种资源的产权状况，然后再采取相应的产权管理策略。由于各种信息资源涉及的权利主体不同，因此必须采取灵活的策略，如保守的资源收集策略、规避策略、分级管理策略、访问控制策略[10]等，从而在遵守保密制度、维护单位和个人权益和保护知识产权的前提下，尽可能实现资源共享。