电子档案进馆问题探讨，本文主要内容关键词为：档案论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
当纸质文件运动进入其运动的最后阶段——历史阶段，就必须将具有长久保存价值的纸质档案移交给档案馆集中保存，进馆的方法主要有两种：一是档案馆接收，二是形成机关移交。而对电子档案则要从多方面考虑。例如，由于电子档案具有可复制、可网络传输等特点，一份档案可让多人同时利用，那么它是否一定要进档案馆集中保管？形成机关保存是否可行？因此传统的档案保存策略和方法受到了现实的挑战和冲击。目前世界各国对电子文件的管理标准各不相同，对电子档案长久保存的处理方式和方法也多种多样。我国有些档案馆正在尝试“双套制”的接收方法，而有些档案馆仍然只接收纸质档案。本文对电子档案长久保存策略的变化及其导致的进馆方法的改变作一些探讨。
电子档案长久保存策略论争
当电子档案失去其现行价值后，由谁负责其历史阶段的保管？这是个正在争论的策略问题。世界各国的学者都有不同的观点。
一种观点认为，在电子档案保管方面，传统的或“保管式”的档案馆应该让位于虚拟档案馆，即电子档案的长久保存不一定像传统档案一样将其实体上交给档案馆，而是可以由形成机关保存，档案馆对其进行信息控制即可。例如美国的戴维·比尔曼认为无须把电子档案移交档案馆，他指出，“由于电子文件的存放位置与它们的使用几乎毫无关系，所以我们无论在哪儿都能容易地利用任何文件，这样一来，现在以保管为基础的实态档案库将成为虚拟档案的连接点……未来的虚拟档案馆不再用收集、保管和提供现场管理的办法来管理，而是用控制有关文件信息及其利用的方法来确保它们的保存、处置和利用”。（注：《虚拟档案》，《十三大报告集》）又如，澳大利亚档案馆的格雷格·奥谢和新南威尔士档案局的戴维·罗伯茨也认为提供文件管理不再是档案馆的特权，他们说：“电子文件一旦脱离了生成它们的原始环境，由档案馆负责保管这些具有软件依赖性的文件，存在着很多实际困难。主要是技术支持问题，档案馆不可能也没有能力接受大批的电子文件入馆，我们无法保证电子文件的长期可利用性和凭证的完整性”（注：转引自张宁编译《电子文件保管模式之争》，《浙江档案》，2000年第8期）他们又说：“根据我们多年从事档案工作的经验，单单依靠档案馆自身无法保证电子文件的价值。只要能使文件正确地生成并将其中有价值的部分保存下来，提供给用户利用，至于保存在哪里并不重要。理论上的争论只能是纸上谈兵，关键是要落到实处，加强工作中的交流与合作。”（注：转引自张宁编译《电子文件保管模式之争》，《浙江档案》，2000年第8期）
上面的观点认为，档案馆不应为了无限期的未来而对历史性电子文件进行实体保存，而只需承担这些文件的指引者的角色。换句话说，既然电子文件的生成机关有足够的技术条件，那么可以由它来向公众长期提供其数据成品的联机查找服务。提出虚拟档案馆观点的学者还认为，档案馆所承担的“指示者”的角色能够满足研究人员有关电子文件的信息及其查找的需要。他们认为将电子档案的实体保存在形成它们的部门，并非就是档案馆对集中统一管理原则的放弃。在电子时代，档案馆必须对各部门形成的电子档案进行登记，并对其可存取性加以控制，这就是集中统一管理的体现。档案馆对保存在各部门的电子档案的可存取性随时随地进行审计、检查，对敏感的或机密的档案进行适当加密，以防非法存取。通过控制对电子档案的存取权，达到集中统一管理电子档案的目的，使电子档案尽管并非存放在档案馆，却随时在档案馆的管理与控制之中。
另一种观点认为，电子档案应该和传统档案一样上交档案馆保存，即主张必须对电子档案进行实体控制，集中保管。例如，美国的西奥多·赫尔说：“一些学者提出档案馆已没有必要对电子文件进行实体保存的观点。持这一观点的学者似乎忘了这样一个事实，即电子文件和其他档案性文件一样，生成机关其进行实体保存的法律义务是有一定的时间期限的。因此，我们可以预测，电子档案馆在未来将会仍然承担具有历史价值的电子文件进行保存和提供服务的角色”。（注：肖永英编译《美国国家档案馆电子文件的参考服务》，《浙江档案》，2000年第3期）一些学者还认为，如果具有历史价值的电子文件仍然是由生成机关来保存的话，生成机关在意识到他们不再有用时，很难给予足够的重视，特别是对以经济利益为重的单位来说，无疑是一个沉重的包袱，结果或者是将之销毁，或者是在其他保存机构中存放它们。由于这些机构不具有对文件进行永久保存的法律义务，这些文件很有可能会面临被丢失的结果，从而危及档案的生存。
还有一种观点认为，应该区别对待不同的情况，主张有些电子档案集中保管在档案馆，具有特殊性的电子档案则可以作为虚拟馆藏。这是一种折中的观点，但其可操作性难以估计。
在实际操作中，美国、瑞士、法国、瑞典以及北欧等国主张档案馆集中接受电子文件。澳大利亚、德国、俄罗斯、荷兰等国主张电子档案应由生成机关保存。在我国，档案馆接收电子档案还无系统的经验。如果电子档案由其形成机关保存可能会有许多问题。例如，电子档案的真实可靠性可能会由于非权威机构的管理而在利用者的心目中大打折扣；各机关用于保护电子档案长久性的条件可能参差不齐；集中开发档案信息资源，特别是与原有纸质档案的综合开发可能会不那么有效，因此，我们主张尽可能地将永久性电子档案移交到特定档案馆集中保存。当然，对于那些在运动环境上具有特殊性的电子档案也可以委托形成机关保存，但是，需要事先与被委托机关签定详细、具体的委托契约，档案馆的工作人员还必须以足够的技术能力和专业知识监督这些机关是否按照契约、按照国家对永久性档案的有关规定实施管理。
电子档案的进馆方法
从上面的讨论可以看出，电子档案的长久保存不一定采用实体存放的形式，即使需要存放实体，也不一定存放在传统的档案馆中，由此，产生了一些新型的档案馆类型及多姿多彩的进馆方法。
（一）档案馆的类型
1.传统档案馆
所谓传统档案馆，即目前以保存纸质档案为主的档案馆。随着电子档案的日益增多，现在已有部分传统档案馆开始收藏或准备收藏电子档案，有的还建成了专门存放电子档案的库房（特种库房）、装具以及软硬件设备，并配有专门的电子档案阅览室。如美国国家档案馆内成立的电子文件中心就是专门存放电子档案的部门。
2.虚拟档案馆
虚拟档案馆是由虚拟技术和网络技术发展而来的。虚拟档案馆实际上是“利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式”，也就是通过网络技术和特定软件，将时空上分散的档案馆、室连结一体，使之成为一个有机的信息系统。对每个用户窗口而言，该系统就相当于信息量巨大、使用方便的单个档案馆，而浑然不觉原本存在的时空障碍。
欧美档案工作人员认为，在电子时代再像过去那样将档案集中于某一地点的做法，已显得不甚合理。他们认为现在以保管为基础的实态档案库将成为虚拟档案的连接点，虚拟档案还包括那些不存放在档案馆却在档案馆控制之下的文件。
虚拟档案馆不接收电子档案的实体，而只是在组织逻辑上进行档案过程的管理，是一种假设的、虚拟的、无形的，没有物理实体存在的，却同样能提供档案信息的档案馆。在不受时空的限制，远程利用传统档案馆的档案信息资源和服务的情况下，才构成一种虚拟档案馆的环境。所以，与其说虚拟档案馆是一种档案馆形态，不如说它是一种信息环境。对虚拟档案馆的控制可以由传统档案馆或下面提出的电子档案馆来担任。
3.电子档案馆
有些电子文件研究者把虚拟档案馆、电子档案馆和数字化档案馆三个概念不加区分。我们这里说的电子档案馆是指集中存储电子档案，并提供电子档案信息检索利用的系统和场所。由于用有形介质载录档案信息的电子文件仍是物理意义上的实体，因而存放电子档案的档案馆也必然是物理存在的实体。电子档案馆是有形的，非虚构的。一个电子档案馆的档案信息资源可以通过计算机网络接受另一个电子档案馆的远程服务。
我们可以想像电子档案馆和传统档案馆一样具有建筑实体，但它同时是一座自动化、智能化、网络化的电子档案管理大厦。它除了收藏电子档案介质以外，还兼有对电子档案软硬件环境维护和升级等功能。它除了是一个实体以外，还可以作为一个网络控制中心，连接其他各档案馆的档案信息。也就是说，电子档案馆兼具虚拟档案馆的信息控制中心的功能，各种管理活动将构成一个高效率的档案管理系统。
（二）电子档案进馆的方法
从档案馆的类型我们可以看出，电子档案进馆的方法可以有多种选择。
1.电子档案以纸质打印件进传统档案馆
事实上，这种方法进馆的不是电子档案，而是纸质档案。鉴于电子文件的种种弊端，尤其是长久保存的困难，有人认为在我国现阶段，电子文件可以采用数字化方式运作，但是长久保存，最好还是采用纸质形式，因此我国目前的许多档案馆只接收纸质载体文件。例如，我国许多省市的许多部门已完全实行办公自动化，但由于档案馆不接收电子档案，因此只能保存纸质文件向档案馆移交。具体做法是，在产生与接收电子文件之时，将其打印出来，将电子文件打印件按纸质文件管理方式加以保存与利用。归档后着力保存的是纸质档案。电子文件由生成机关自行利用处理。
由于这种方法进馆的是纸质档案，因此，具体进馆时可以采用传统档案馆接收和移交的办法。但如果现行机关硬件条件允许的话，我们还可能利用网络联系的方法进行移交情况的交流，这样可以“足不出户”就征收到许多档案移交信息。方法是建立以档案馆为中心的信息网，或者使用因特网，各单位的档案移交责任人作为联系人，形成一个电子档案征收和移交的网络。各职能机关责任人的职责是，定期和档案征收工作人员联系，确定将要上交的档案信息和数量。当然具体移交时，就不能“足不出户”了。
这种方法的优点是价格便宜，所需要的技术不多，有成熟的管理办法对这些纸质打印件进行管理。其缺陷是，有些电子文件无法采用打印方法使它的内容完全打印下来，或者利用打印的方法会造成某些电子文件信息丢失。如果作为证据价值的背景丢失，这种情况的出现将造成电子文件损毁或破坏电子文件的完整性。而且现行机关没有永久保存档案的义务，时间一长，这种档案的电子副本会趋于流失。
2.电子档案以“双套制”的方法进传统档案馆
这种方法一般同时接收电子档案脱机载体和纸质副本。电子档案脱机载体便于查找利用等服务，纸质副本则便于档案的长久保存并可作为电子环境出现故障时补救之用。这是目前电子档案进馆方法的主流。具体做法是，现行机关将电子文件以纸张和数字化载体（如磁盘、磁带、光盘等）制作双重备份，并分别归档管理，形成两种介质、两套同一内容的档案。国家档案局、中央档案馆的《电子文件归档及电子档案管理办法（征求意见稿）》中规定：“具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝，进行归档时，必须将电子文件与相应纸质文件等硬拷贝一并归档。”这种方法档案馆收藏的是电子档案的介质，同时接收其纸质副本进馆，实现档案保存的“双轨制”。电子档案进电子档案库房，传统档案进传统档案库房，两套档案的档案信息中心必须包括它们的关联信息。具体移交方法也可采用传统档案移交和网络征收档案信息的方法，只不过在移交程序上要繁琐一点。
这种方法的优点是，试图利用纸质文件将电子文件的内容固定下来，使其不易变动或修改，以此达到具有法律效力；磁盘、光盘或磁带是为了保留电子文件在检索、传输、存储方面的优点，以便构建一个新的档案信息系统，可以高效地、方便地满足用户利用。缺点是档案馆的工作量增多，对同一档案要有两套管理方法，需要的管理人员也相对增多。但是鉴于电子档案的种种不可靠性和法律上的不完善，这种方法可能会持续很长时间。
3.电子档案以脱机载体方式进电子档案馆
这种方法和“双套制”不同的是，电子档案馆收藏电子档案的载体，同时其电子副本进入电子档案馆信息库，以备档案检索和利用，但不同时接收纸质副本进馆。具体做法和前面的方法相似，但最主要方法是网上征集档案移交信息。
这种方法的优点是保留了电子文件在检索、传输、存储方面的优点，所有的电子档案都在电子档案馆的控制和联系之下，可以高效地、方便地满足用户检索和利用，同时，馆藏大大减少。缺点是电子档案的法律凭证作用得不到完全保障，同时电子档案载体对软硬件的依赖性和它本身寿命的局限，使得电子档案长久保存受到威胁。
4.电子档案以网络传输控制信息方式进虚拟档案馆
这种方法不需要保存电子档案的实体，档案馆也没有实体存在，它只不过是一个信息控制中心，即虚拟档案馆。
鉴于虚拟档案馆的虚拟特点，它的进馆方式和前面的集中方法完全不同。它不需要进行实体的移交，进馆的电子档案只要向某个固定的网络地址传输即可，由信息控制中心对其进行管理，条件是档案室或信息机关中心配有大容量存储器，如服务器、光盘、磁带等。
这种方法的优点是，从事档案收集工作的人员将不必上门收集，只需轻敲键盘，电子档案瞬间即可征集进馆。这种方法同时消除了“双套制”的馆藏重复和档案馆负担增加等缺点，利用也大大方便了。它的缺点是难以保证电子档案的原始性和安全性。
随着计算机和网络技术的发展和普及，不管采用哪种进馆方式，都可以利用网络进行信息的交流和传输，从这一点上看，比传统进馆方法是一个进步。
电子档案的长久保存与进馆问题的论争可能要持续很长一段时间，研究哪种策略和方法更好，要经过实践的检验。