摘要：综合办公室是企业或单位的中枢管理部门，起到外部接待和内部沟通衔接的重要作用，保障各部门的正常运转。综合办公室的责任重大，任何事物如果处理不到位都有可能影响企业或单位各部门的运转效率，推进综合办公室实现精细化管理，有助于规范企业发展，提升市场环境下的竞争力。基于此，本文主要对综合办公室精细化管理进行了简要的分析，希望可以为相关工作人员提供一定的参考。
关键词：综合办公室；精细化管理；探析
引言
综合办公室，统筹了劳资、组织、供应、后勤、财务、办公室等多方工作元素，本文就如何提高综合办公室的工作效率、如何发挥综合办公室的作用作出了系统进行了简要的分析，以供参考。
1综合性办公室精细化管理概述
现阶段国际市场竞争如此激烈，无论对企业还是行业而言，专业化、精细化的职能划分才足以应对残酷的竞争，维护企业经营利益最大化。综合办公室作为企业对外的窗口，负责处理各项对外事务，同时也是企业提升管理能力的基础，是向各部门下达企业高层决策和各项规章制度的重要路径。这种新型的改革方式不仅让办公室在与客户合作的过程中提高客户对办公室的满意程度，还进一步避免了办公室的浪费现象，进而降低了办公室发展的成本。因此，精益管理的目标可以概括为：在办公室为顾客提供便利的同时还可以将企业生产中的浪费降到最低，利用最少的资源实现利益的最大化。对于办公室而言，精细化管理有助于将繁琐的工作进行高效的分类，根据时间的轻重缓急程度合理统筹安排，有效提升企业的工作效率。
2综合办公室管理存在的问题
2.1业务繁多、岗位重多
企业的综合办公室日常工作中，统筹涵盖了劳资、组织、供应、后勤、财务、办公室等一系列的工作人员和工作业务，可以说，在企业中，综合办公室的工作任务艰巨，其中最突出的特性就是它的综合性、服务性和广泛性。而企业综合办公室的职责和职能所在，就是时刻要关注企业的发展，关心员工的冷暖，大到整个企业的发展前途，小到每一位员工的切身利益。上有企业领导、下有企业员工，想要更好的完善并合格的完成企业内部的所有工作项目，既让企业领导和企业员工满意，又要敢于接受监督、经得住考验，那就必须要保障职权职责分明、业务范围清晰、岗位分工合理。
2.2机构建设尚健全、管理制度尚完善
需要注意的是，繁杂的日常工作事务其实都是以完善健全的机构、合理科学的管理制度为基础的，如果综合办公室的机构不够健全，那么也就无法协调和平衡各个部门的工作，如果综合办公室的管理管理制度不合理，那么也就无法找到做好工作做精工作的方向。
3综合办公室精细化管理措施
3.1简化办公流程
经营规模和领域繁杂的企业，其内部组织结构必定庞大，作为企业的综合办公室需要同时具备行政管理、人事、财务、对外宣传等多项职能和功能，是系统而复杂的管理部门。综合办公室的日常工作量巨大，内容繁杂，推进精细化管理方式、简化办公室流程，梳理日常事务的繁杂程度使其清晰明了，同时将整体目标进行阶段性划分，细化到具体负责人进行任务分解，促进完成办公室整体工作任务，这样能够有效避免发生杂乱无序的状况，保障事务处理的完整性。
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3.2提升公文处理能力
企业综合办公室的基本技能—公文的书写和处理能力必不可少，在日常的工作中调查研究报告、撰写文稿、提供数据信息等都需要良好的写作能力和公文处理能力。精细化管理要求办公室人员必须具备和掌握各种公文相关的写作理论和规划，并且熟识公文处理各个环节的注意事项，主动向经验丰富的人员请教和确认，保证公文语言组织的合理性和准确性，言简意赅、清晰明了，保证正式决策的顺利传达到位。企业综合办公室对于公文的处理需要建立完善的公文传阅登记制度，针对公文的传阅实行登记和跟踪，详细记录文件编号、送阅或审批部门、接收人及时间、退回时间及其他相关备注信息，避免公文正在传阅过程中出现丢失或积压的情况。注意公文传阅的督办，提升公文流转速度，从而有效提高办公效率和办公室精细化管理水平。利用现代化管理软件对公文进行精细化管理，提升办公效率，在交接过程中需严格检查文件的数量和质量，确保其数据符合目录所列，并详细记录公文交接等手续。注重公文归档和保密工作的处理，精细化管理审批、传阅、完结、归档、涉密等文件，确保各项文件资料安全、完整，并交由档案管理室进行备案。
3.3加强信息沟通管理
信息沟通是综合办公室各职员基本职能之一。综合办公室在枢纽部门，需要主动处理信息、谨慎传递信息，力求信息工作的畅通。要注重信息处理的时效性，办公室各职员要具有较强的时间观念，根据事务的时间节点，合理安排，及时完成信息的反馈与收集，实现上传下达，以保证工作的准时完成；要注重信息传达的准确性，在信息传递中要确保信息准确完整，避免因粗心大意而出现问题，掌握必要的信息处理技巧，抓重点、抓要点、抓难点；要注重信息沟通的技巧性，提前明确沟通目的，找准表达方式，理顺表达内容，比如，在向领导汇报时应该态度端正，提前理清思路，确保语言条理清楚，使得沟通在良好的氛围中进行，提高沟通效果，促进信息有效传达。
3.4立足长远规划，构建战略知识联盟
在进行办公室文化的整合的同时，还应该制定出合适的、适合新时代、新时期发展的项目长远的一个战略性的目标，作出一个结合办公室管理的长期的管理模式的规划。一个优秀的、非常好的办公室管理模式是适应市场经济发展的先决条件，是体现社会价值的具体体现，同时也是顺应全球化发展的要求。而随着社会经济的发展，各种管理模式的生命周期都是非常有限的，综合办公室的管理模式也是一样，如果不制定出顺应当下时代发展的长远的发展目标，建立长远的发展管理的战略目标，也是无法实现长期有效的管理模式。
3.5树立新观念，提高服务意识和管理意识
企业办公室部门作为一个综合型部门，它所要处理的事情和材料都较为繁琐复杂，与技术工作有很大的差异性。因此，办公室对于自身工作的认识是非常有必要的。另外，对于企业的每个部门业务也要有所认知，这样才会激发职员的工作积极性，提升办公室整体工作效率。另外办公室的另一个关键只能就是服务和接待，办公室职员应该抛弃旧观念，树立服务大局的意识。同时在这个过程中，接待人员要不断学习服务的技巧和常识，善于人际沟通和察言观色，仔细探讨上级的决策，科学整合信息，为给管理层提高建设性意见，以全新的管理方式为国有企业的发展打下坚实的基础。
结束语
综上所述，综合办公室实行精细化管理是必然之举，对于繁琐和庞杂的办公室日常工作而言，其特殊的企业管理地位和责任，办公室主任要根据事务的轻重缓急作好分类，及时向领导汇报，落实相关责任。要明确领导要求以及需要达到的效果，建好台账，对工作的实施情况进行观察、分析、评价，以便随时向领导反馈落实情况，根据反馈做出必要且适当的调整，减少或避免发生问题，将精细化管理与各阶段工作任务、目标和发展计划等各方面相结合，有效提升办公室工作水平，为企业的发展提供支持。
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论文作者:陆军
论文发表刊物:《建筑学研究前沿》2018年第13期
论文发表时间:2018/10/8
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