中国二十二冶集团有限公司 河北唐山 064000
摘要：企业档案管理信息化的建设是尤为关键的，因为这关系着企业持续的利益，与传统的管理方式不同，这种管理方式更为高效，并且更为便捷，这是时代发展的要求，通过加强档案信息化的建设，能够进一步的提高工作效率以及服务水平。所以，这就要求有关的企业档案管理人员能够意识到档案管理信息化建设的重要性，对于在信息化建设中出现的问题要及时的采取一些有效的措施加以解决，通过不断创新解决办法来进一步的加强企业档案管理信息化建设。这样才能有助于促进企业的长远发展。
关键词：企业；档案管理；信息化；建设
引言
档案工作由来已久，随着时间的推移，这项工作的运作模式也在随着时代的变化发生着转变，我们现在已经进入到信息时代，为了更好的适应时代发展的进程，档案工作需要迎合时代的发展，在实际工作中结合信息技术，并在数字化条件下，让档案信息的建设逐渐标准化，但是这个转变的过程也会存在较多的问题需要得到解决，信息技术如何在企业的档案管理工作中发挥出更大的价值是本文研究的重点内容。
1、档案管理信息化创新的背景
档案信息化是一种全新的档案管理模式，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，应以档案实体的数字化信息为主要形式，以向社会提供服务为重心，对档案信息资源进行处置、管理，从而促进档案管理现代化的进程。21世纪是网络信息现代化的新时代，档案信息化是信息化建设的一部分，是档案事业适应社会发展需要的必由之路。档案资源只有通过信息化提升档案工作的公共服务能力，才能真正实现档案资源的使用价值。服务是档案工作的本质属性和根本目标，新时期，只有创新服务，以服务谋发展，将档案工作广泛地融入企业，才能实现较大的经济效益和社会效益。
2、企业档案管理现代化信息建设的问题分析
2.1企业档案管理工作认识水平较低
我国很多企业中的档案工作一直无法得到良好的转型，管理工作的效率水平一直较低的原因就是很多工作人员的头脑中没有树立出的管理工作较为重要、影响较大的意识。很多企业在实际的管理工作中还一直沿用传统的扁平式的模式，甚至将档案管理部门作为第一个应当被精简的部门，这种管理方式不仅不合理，甚至会让企业的长远发展受到影响。就其表面上看，档案信息管理部门在企业中并不具备什么实际价值，所以将档案部门中的岗位或是职能进行精简，可以节省出很多的资金占用，但是这种将眼前的利益放在第一位的后果就是企业企业在市场的中的竞争力出现减弱的情况。
2.2资金缺乏，设备设施落后
很多企业并没有将档案的信息化建设工作中应用软件、硬件设施作为支撑起整项信息化工作的重点，忽略了这些基础设施在实际应用过程中可以发挥的价值。导致这种问题出现的原因是很多企业认为档案管理信息化建设中投入的设备资金过多，同时这些设备应用到实际工作中来时，管理人员还需得到相应的技术培训才能对这些软件与硬件进行操作，这些环节都需投入大量的人力与物力，很多企业在这方面可以使用的资金并不是很多，这方面工作资金投入的产出比例和科技研发、产品销售上的产出相比较的话，简直不值得一提。所以这些问题的出现让档案管理信息化建设工作的进度一直无法得到有效提升。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆
2.3档案管理工作人员缺乏专业性
根据相关数据统计，我国大部分企业档案管理工作人员的薪资水平都远远低于企业其他职位的工作人员，这样的现状在一定程度上挫伤了档案管理工作人员的工作积极性，因此，档案管理工作成为很多高学历人员不愿意选择的一个工作。同时，随着时代的发展，现在的档案管理信息化建设工作对相关的工作人员提出了更高、更严苛的要求，它不仅仅需要工作人员熟练地运用计算机知识与技术，并需要工作人员具有高素质和综合统筹能力。但就目前来说，我国企业都面临着档案管理人员专业水平较低，知识结构单一等问题，无法真正满足档案管理信息化建设的需求。
2.4档案信息安全得不到有效保障
在档案管理信息化建设的进程中，信息安全是一个需要重点关注的内容，信息的不安全很有可能会给企业造成巨大的影响，例如，在2008年，东方航空公司就因为相关数据丢失，导致多架飞机无法正常起飞，给公司造成巨大经济损失。
3、档案管理信息化建设的主要途径
企业档案信息化管理是为企业和社会提供高质量、高效率档案信息的一个综合型系统工程，需要协调同步建设相关配套实施，才能实现企业档案管理的信息化工程。
3.1配备统一的管理设备实现计算机
在档案部门的全覆盖。要为企业档案发展提供快、准、全的档案信息，目前互联网时代给我们提供了一个强有力的工具。利用计算机档案管理系统可实现档案自动编目和检索、档案自动全文存储与检索、档案业务工作管理、计算机辅助立卷、以及文档一体化管理等。因此，只有实现统一型号、统一规格的计算机全面覆盖，才能为企业档案管理实现信息化提供硬件保障。采用高容量的存储载体，利用计算机的磁盘存储系统和光盘存储系统，特别是光盘存储系统，可以解决档案信息存储难的问题。采用高容量的存储载体不但可减轻管理人员的工作量，而且能提高档案工作效率。
3.2创新档案管理信息化技术
构建交互性、开放式的档案服务平台，做到计算机信息技术切实为档案管理服务，推动档案管理网络的建设发展，并以此为基础来促进电子档案管理系统的完善，提高相关档案数据的信息输出量与使用效率，让档案管理可以真正为企业与社会的发展做出贡献。促进电子档案管理制度的科学与完善，技术是档案信息化建设的重要驱动力，因此，企业在进行相关档案管理信息化建设工作时，应该充分以现代信息技术为支撑，以纸质档案为根本，构建相应的电子档案信息管理机制，实现电子档案信息技术的高效利用，规范管理行为，从而促进信息资源的有效开发及利用。
3.3构建档案管理制度
信息环境下档案的管理打破了传统档案管理的局限性，并为档案管理构建了新的管理框架。新形式下的档案管理不仅构建了适合本单位的档案信息管理系统，同时也需要建设相应的管理体系和管理制度，并根据档案行业发展的动态及时的更新相应的管理制度，最大限度的保障档案信息的安全性和工作人员操作的规范性，提高档案管理的效率。
3.4创新档案信息化服务内容
创新档案信息化的服务内容可从以下4方面入手：①服务职能的创新由单纯的保管型转变为利用型。信息系统用户越多，对信息服务的要求就越多、越广，档案工作人员必需树立信息服务理念，变被动式服务为主动式服务，变封闭式服务为开放式服务，使档案管理工作更好地适应经济社会发展的需要。②服务主体的创新，实现社会化服务。服务主体的变化要求加强服务合作创新，通过协作和交流，实现馆际互补和联机检索，达到服务主体多元化。同时，也可为有远程信息需求的用户，提供跨越空间、时间的信息服务。③服务方式的创新，由实体型转变为信息型，实现深层次开发，高层次利用。一方面，要充分考虑用户利用信息的需求，提供面向用户的信息利用平台，确保用户信息利用的效果；另一方面，服务要做到主动、热情、准确、快速，以提高服务质量，缩短用户与档案工作的距离，体现档案服务工作人性化的特点。④服务手段的创新，信息系统的深入、广泛应用，形成了质优量大的电子文件信息资源。因此，档案服务手段由手工型转变为技术型，信息技术的广泛利用已将人工收集、整理、检索和保存等工作用计算机工具实现了一条龙服务。
4、结束语
通过一上的论述可以从了解到的是档案管理信息化工作想要得到完全实现，还有很长的路要走。企业要做出的改变包含很多个方面，同时这是一项十分复杂繁琐的工作，短时间的条件准备不会让其中存在的阻碍全部解决。企业的档案信息化建设只有不断的得到调整，才能与企业的发展的实际步伐相一致，并发挥出其最大的辅助作用，促进企业可以获得长远的发展。
参考文献：
[1]于雪莲.企业档案管理信息化建设问题分析及创新思路[J].办公室业务，2017（3）：53-53.
[2]马莉娅.企业档案管理信息化建设问题分析及创新思路[J].青春岁月，2017（26）.
[3]吕文倩.企业档案管理中的信息化建设路径探讨[C]“决策论坛——企业党建与政工创新工作发展学术研讨会”论文集（上）.2016.
论文作者:翟亚静
论文发表刊物:《建筑细部》2018年2月上
论文发表时间:2018/9/6
标签：档案论文; 档案管理论文; 企业论文; 信息化建设论文; 工作论文; 信息论文; 工作人员论文; 《建筑细部》2018年2月上论文;