摘要：随着计算机技术和网络技术的快速发展，我国档案管理数字化的优势不断发挥出来，并在实际工作中取得了较好的成效，但在档案数字化管理工作中还存在着一些不完善的地方，所以需要我们充分的认识到档案管理数字化的重要意义，在日常工作中不断加强档案数字化建设，在工作中不断创新，从而利用新技术和新方法来加快推动档案数字化的发展，为档案信息化建设奠定了良好的基础。
关键词：档案数字化管理；档案队伍；工作效率
1.数字化档案管理的内涵
所谓数字化档案管理是指对具有高度价值的图像、文本、语音、影像、影视、软件和科学数据等多媒体信息进行收集、加工、整理和保管并实施电子存取服务。数字档案馆是档案信息化建设发展到一定阶段的必然产物，是信息化建设综合实力的体现，是档案馆建设在信息时代的必然要求。随着数字技术处理和内容管理技术的飞速发展，新一代的档案管理将是数字化全息档案管理的方式。
2.数字化档案管理的重要性
档案信息数字化是随着计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展而产生的一种新型档案信息形态。计算机的广泛使用，使大量的数字档案信息形成，同时也为档案的数字化管理提供了可能。它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存储，以网络化的方式互相连接，从而可以及时利用，实现资源共享。
而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。数字化档案管理还能使资料能及时归档，尽快提供利用。同时数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事，从而提高了办公效率。
数字化档案管理的落实将促使与之相关的计算机技术、通讯技术、网络技术和多媒体技术等高新技术在档案领域中的广泛应用，从而促进档案管理理论、档案管理技术和方法的变革，最大程度地实现档案信息资源的有效利用和共享，发挥档案信息的增值作用，从而实现档案事业的跨越式发展，进一步发挥和提升档案工作在信息化社会中的地位和作用。
档案资料经过数字化加工后，社会公众(开放档案)和各职能部门都能通过档案管理系统即时查询利用所需要的电子文档原文信息，档案利用不再受档案原文不能共享的限制，也避免了传统档案利用方式对档案实体多次辗转造成的时间浪费和重复劳动，从而提高工作效率，降低档案信息利用的成本。实现资源共享，提高工作效率。
档案因经常外借翻阅易产生破损甚至丢失，给档案的永久保管造成威胁。而档案进行数字化加工后，可通过电子方式提供利用，减少了原件的使用频率，有效地保护档案实体的安全。
3.档案管理数字化的优点
第一，档案管理数字化能够大大缩短信息的加工时间，从而进一步提高档案信息时效性。手工的档案管理的步骤较为复杂，同时从信息的收集到最后生成信息报告需要很复杂的过程，如果信息过时还会严重影响档案信息的利用价值。第二，档案管理数字化能够节省档案信息的储存空间，从而使档案的储存变得更加完整。利用现代科学技术，能够将那些纸质的档案以数字化的形式储存在计算机的内部，避免了大量纸质的档案资料的堆积，减少浪费，而且纸质档案的材料容易残缺或破损，特别是在长时间的存放和翻阅后，这种情况就不会在档案管理数字化之后出现。第三，档案管理数字化大大的提高了档案信息的利用率，它能使档案信息完美地与最新的科学技术接轨，充分地利用了网络和计算机的功能，同时也将它们的功能发挥的淋漓尽致，将档案信息的成果通过现代网络系统发送给各级部门，拓宽了服务的范围，从而大大提高了档案信息的利用率。第四，档案管理数字化大大地缩短了档案信息的检索时间，手工档案信息的检索，需先检索目录，然后进行查找，需要浪费很多的时间和人力，而且如果在信息不明确时，则需要更多的查找时间。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆但是在数字化的管理中，你只需输入关键词就可以查找到你需要的档案信息资料，从而大大的缩短了查找时间。
4.提高档案数字化管理的建议
（1）提高档案信息管理的创新服务意识。单位领导的档案管理意识对档案管理工作的影响力颇高，所以对档案的管理工作各级档案管理部门还应该进一步落实加强。单位在人力、物力、财力上给予档案数字化管理工作强有力支持。同时还要在思想层次上支持档案数字化管理工作。在网络信息社会条件下，档案管理者应该充分认识到档案数字化管理工作所面临的严峻挑战和新形势，档案管理工作者应该要加强自身的职业素养，加强档案管理的主动意识，提高自身对档案管理工作的创新意识及服务意识。（2）加强档案管理人员数字化档案管理水平。单位档案管理者和部门应该提高职业技能，进一步加强对数字化档案信息系统的操作的技巧，应当鼓励档案管理者积极参加以计算机信息网络数字化技术为核心的技能学习和培训，并给予必要的支持。档案管理者还应熟练掌握档案专业知识。与此同时，单位还要积极向社会各界引进网络信息数字技术精通的专业人才，并对在职员工定期培训，使之成为档案数字化管理的坚强后盾。基于此，不仅可以提高档案管理团队的网络信息技术现代化技能，而且为档案管理数字化的实施创造了良好的条件。（3）推进档案管理工作的标准化体系建设。档案管理数字化的真正实现要依靠档案馆之间、档案管理主管部门之间、档案室之间的共同努力。而不是单靠某个档案馆所能独立完成的，档案信息数字化管理的真正实现，不仅要确保信息资源的共享，而且各级档案管理主管部门要及时制定和更新档案管理的标准规范，积极促进档案数字化管理工作的有效实施，进一步加强档案工作标准化体系的建立，实现档案管理与时代和信息科技的同步发展。
5.我国人事档案发展的方向和趋势展望
5.1我国人事档案管理的信息化方向
由于现有人事档案中的很多当事人的个人经历的记录方式仍是纸张的保存，其档案案卷具有唯一性，一旦遗失和损毁都将难以弥补，另外进行查询和流转效率低下已成为共识的普遍问题。随着我国档案事业的发展，我国政府职能的相关机构几乎在每年的统筹和总结大会中都会提及人事档案的信息化管理和数字化进程，然而我国在人事档案利用和服务方面的数字化和网络化方面尽管已经取得一些较为明显的进展。但要在全国范围内尽快形成统一的信息化、数字化人事档案管理体系绝非易事，尽管由于我国人事档案管理的硬件设备、档案人员管理的问题以及人事档案信息化软件发展的制约不足，但我国人事档案管理实施的信息化、数字化进程已初现成效，并在全国各地逐步开展各类“社会人才人事档案电子化服务”项目，这些项目将分类整理的纸质档案进行电子扫描等信息化处理，形成与实物档案内容相对应和一致的“人事电子档案”。档案管理人员可以轻易通过进入到“数字档案库”中查询当事人的档案，并显著提升了日常的办公效率，如可以及时为当事人或查询单位开设证明。
5.2我国人事档案进行电子化、信息化以及数字化成为必然方向
随着我国全国开展得一轮信息化档案工作使得我国很多地区人事档案已经实现了电子化，但与档案研究领域的学者们的设想仍有一段显著地差距，随着我国人才流动的特征，当前很多单位和企业的人才其实际上过去的历史行为以及个人信用记录很难真正被现单位了解，而构建起一个“数字化”的人事档案将有助与每一个用人单位都能够及时客观的了解到当事人的公共行为以及诚信记录。“数字化”管理也已经成为了我国人事档案管理现代化发展的必然要求。
6.结语
综上，随着计算机网络的进一步发展，档案管理数字化越来越明显的表现出优越性，我们要充分认识到档案管理数字化的意义，更多的考虑如何加强数字化建设。诚然，在档案数字化的进程中，我们会遇到各种各样的困难和挑战，面对诸多问题，我们一定要不断探索和研究新方法，分析新形势，解决新问题，加快档案数字化的进程。
参考文献：
[1]王露露.浅议干部人事档案数字化工作[J].才智，2012，（21）：350.
[2]俞平.试论高校人事档案的数字化[J].科技信息，2013，（23）：254.
论文作者:王冬霞
论文发表刊物:《基层建设》2017年3期
论文发表时间:2017/5/3
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