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随着国内图书馆学科馆员制度的建设与发展,学科化服务的研究与实践为图书馆信息服务开拓了新的发展方向,成为读者服务的一项重要内容。与传统的信息服务相比,学科化服务是一项开拓性的主动参与式的创新服务[1],它要求学科馆员能深入到用户的科研活动中,为用户的研究和工作提供专业性和针对性很强的信息服务,而个体模式下的学科馆员已无法适应科研活动的整体需求,因此开展多学科、多要素的集成化服务,进行学科化信息服务的团队建设不仅是图书馆发展的必然需要,也是图书馆提升能力的必然趋势。然而,虽然学科化信息服务在国内许多科研机构和高校图书馆都已经开展起来了[2],但很多仍处于探索和尝试阶段,学科团队建设还不完善、不规范,学科馆员的工作很难深入,许多服务内容流于形式。因此,作为为科研机构服务的专业图书馆,中国工程物理研究院图书馆(简称中物院图书馆)不仅在探索学科化信息服务工作,而且一直在积极实践可持续发展的学科信息服务团队建设之路,为构建一支合格、高效的学科馆员队伍做出努力。下面就以中物院图书馆学科化信服务工作为例,对学科化信息服务团队建设情况进行实践总结。
1 学科馆员与学科化信息服务团队的内涵及定位
1.1 学科化服务团队的涵义
随着学科化服务的不断深入和发展,承担这项工作的学科馆员也逐渐由单个性质的服务转变为以学科馆员为核心的团队性质的服务。现阶段学科信息服务团队并没有统一的定义和概念,但笔者认为廉立军提出的“学科信息服务团队是以学科服务为宗旨,以学科用户为对象,以信息服务为支撑,以团队建设为载体,集全馆资源之合力,提供全方位信息服务保障的专业馆员群体”[3]较好地阐释了这一概念。由此可以看出,学科化服务团队是由专业互补、目标明确、分工协作的图书馆专业人员所组成[4],他(她)们依托图书馆的信息资源,利用自身的专业知识和各种信息技术手段,面向科研开展内容不同、层次多样的学科服务。
1.2 学科馆员与信息服务人员的区别
我们通常并没有将学科馆员和信息服务人员进行明确的区别,主要是这两种角色在一定程度上有所交叉或互相渗透,并且在图书馆实际工作中都是同一人来承担。但在实践中,我们逐渐认识到,对学科馆员和信息服务人员进行区别可以有助于我们更好地理解学科馆员的角色定位、职责要求及工作方式,促进图书馆员逐步由信息服务人员向学科馆员过渡,满足学科化服务的整体需求。为此,笔者对它进行了总结(见表1)。从表1中可以看到在基于学科化信息服务团队模式下,学科馆员们应该更多地依托数字化资源和现代信息技术手段,参与科研过程,实现服务地点从物理图书馆到用户科研区的转变;服务内容从宣传、推广资源到充分利用资源的转变;服务深度从文献服务到知识服务的转变;在角色定位上实现从联络、沟通服务到全程式服务的转变;在服务责任上从一般提供者到实施者、责任人的转变。因此,要实现图书馆由资源主导型向服务主导型的转变,使图书馆更具有核心竞争力,就必须找准自身定位,逐步实现信息服务人员向学科馆员的转变。
1.3 学科化信息服务团队的定位
构建能嵌入到用户和科研过程的学科服务团队,提供专业化、个性化、集成化服务是团队的整体定位[5]。具体来说就是需要我们在开题与项目申报时,提供课题的研究背景、研究综述、国内外研究动态;在课题进行中提供实验方案、数据分析、研究进展;在结题和论文撰写中提供比较研究、检索查新、投稿指南等;在新产品研发或申请专利中,提供市场竞争力分析;在项目评审时,提供有关评审报奖信息;在项目完成后,提供查新、引证分析等科研评价信息。目前很多图书馆已经开展了上述的部分工作,但离学科化信息服务团队的定位还有较大差距,因此在明确了服务团队的定位后,我们应分阶段、分步骤地开展工作,在实践中不断总结并提升实力。
2 学科化信息服务团队的服务模式
通过上面的定位可以看到,随着科研工作环境和信息需求环境的变化,图书馆必须保持对用户需求变化的高度敏感,而要实现上述服务工作,就需要我们不断地探索和创新。在多年的建设和实践中,我们对国内外从事学科服务的机构进行了较为深入的了解,其中,中国科学院国家科学图书馆提出的“嵌入式”学科化服务模式,即学科馆员要依托院公共服务平台,面向科技创新基地、研究所、研究室、课题组和个人,建立基于研究所、院所协同的、面向一线的服务机制,在资源到所、服务到人的基础上强调“融入一线,嵌入过程”[6-8],对国内开展学科化信息服务工作具有深远的影响,在此基础上我们根据不同的服务对象和不同类型的服务需求,提出了中物院图书馆学科化信息服务团队的服务模式,主要分为以下三个方面,如图1。
2.1 面向所级的学科服务模式
该服务模式以科研所为服务对象[9],服务团队需要从整体性、系统性上把握所级对象的需求。在实际服务过程中不仅需要构建适合该所学科或业务发展的特色资源体系,而且需要提出针对所级层面的服务规划,如各种学科资源的集成、信息服务的集成以及情报研究的集成等。这类用户通常更加关心与其业务领域相关的科技发展动态、技术热点进展等,因此收集并梳理他们的业务体系,建立所级服务平台并提供服务是学科团队提供服务的重点。
2.2 面向课题组(科研室)的学科服务模式
该服务对象是某个课题组或某个科研室,这类用户一般具有较强的专业技术水平,他们对某个问题有较为深入的研究和思考,对深层次文献信息的需求最为迫切,但他们对数据库的选择和利用存在一定的片面性和局限性。我们可以此为突破点,开展基于文献服务平台或检索技巧的用户培训服务;提供有关某类专题的文献查找服务;提供基于一些文献分析工具的趋势分析和热点分析服务以及形式多样的情报服务。这些工作的开展能够很好地引导学科团队融入到课题组或科研室中,成为他们不可或缺的一部分。
2.3 面向重大项目的学科服务模式
面向重大项目的学科服务既有所级服务的广泛性也有课题组或科研室的专业技术性的特点,同时一般的重大项目都带有工程实施的特征,因此在开展这类用户服务时,学科服务团队应根据项目的需要制定较为科学、合理的学科服务方案。根据现有的一些经验,我们认为开展这类服务的重点是对重大项目关心的国内外进展进行追踪,及时提供调研报告和动态简报;随时关注工程的技术进展和问题,把握他们的研究方向,以便提供更有针对性的文献;对他们关心的期刊、报告、会议等文献进行全面搜集并整理,以合适的平台展示给项目成员。除此之外,学科馆员还应与情报研究人员加强合作,借助情报研究人员的工作经验和方法,带领并提高学科馆员在服务过程中对学科情报的把握,以提供更有特色的服务。
3 学科化信息服务团队建设实践
近几年,随着中物院图书馆学科化信息服务的不断深入和发展,我们加大了学科馆员的建设力度,不仅引进了一定数量的具有专业学科背景的博、硕士研究生,而且通过具体的服务项目来培养和锻炼我们的团队成员。2011年,中物院图书馆与某化学研究所签订了学科化信息服务的项目合同,根据合同内容,图书馆主要完成三个学科方向的资源建设和情报调研工作,同时负责各科室的学科专定题服务及所级学科门户网站的建设,项目完成时间为一年。现以该项目为例,对我们开展学科化信息服务团队建设的实践经验进行总结。
3.1 制定合理有效的学科服务方案
根据合同的内容,图书馆制定了合理有效的学科服务方案。第一步:完成学科资源的分类、整理,即按照研究方向和科室关注点对三个学科方向设置详细的子学科类目;第二步:在合理的学科分类基础上完成各相关文献的整理和收集;第三步:对学科门户各功能模块进行开发和调试,保证各类信息的有效呈现;第四步:完成指定的情报研究报告;第五步:完成各类专定题服务及信息资源的更新。上述各步骤之间并不是完全独立的,各步之间有可能同时进行,该方案的制定使得每个环节都能得到落实,保证了该项目的顺利推进。
3.2 构建面向所级的学科服务团队
为了能保质保量地完成第一个面向所级的学科服务项目,项目由馆长带队,从图书馆员中选拔出一批业务骨干组成学科服务团队来共同承担此次工作。该服务团队主要成员有7名,具体情况如表2所示。从表中可以看到,团队成员平均年龄在35岁左右,大多具有研究生学历且都具有一定的学科专业背景,她们之间都具有明确的分工,这些为本项目的开展奠定了良好的服务基础。
3.3 明确工作职责和分工,并协调互助
从表2中能够看到学科馆员之间具有明确的职责和分工,各自有相应的工作内容,但她们之间并不是完全独立的,而是互相协调,共同配合。例如,中子物理及应用方向的文献组织与情报研究工作就是由馆长带一名新同志共同完成,在完成过程中,每个人不仅有独立的工作内容,而且可以就这一研究方向相互探讨和学习,这样的方式能够让新同志更快地成长起来,在协调互助中进入工作角色。
3.4 开展用户需求问卷调查工作
项目验收后,学科化信息服务工作并没有由此结束,我们不仅需要了解平台和各类服务的效果而且还需要获取用户的使用意见,为后续工作的改进提供参考依据。为此,图书馆于2012年10月中旬对研究所进行了学科信息服务需求及服务效果的调查。走访了研究所下11个科研室的领导、课题负责人、业务骨干等学科服务用户,共发放问卷200份,回收200份,回收率100%。通过调查问卷我们不仅更加深入地了解了用户的服务需求,如学科方向、研究主体等,而且还获取了用户对学科化信息服务的反馈信息,如对我们服务的内容和质量的满意程度,这些为我们后续工作的开展指明了方向。
4 学科化信息服务效果研究
学科化信息服务是一个持续不断深入的过程,服务效果的体现也不是立竿见影,总是需要一定的时间和不断的循环往复才会逐渐显现。在面向所级的学科化信息服务项目实施的一年多来,我们这个团队走过了从茫然困顿到深刻感悟,从遭受冷遇到受到欢迎,从备受怀疑到获得认可,直到现在仍然需要下更大的努力去改进和完善。下面从三个方面来说明我们的学科化信息服务效果。
4.1 从服务数量和内容看
项目实施的一年多来,学科馆员下所服务260余次,培训人员200余人次,对学科服务的宣传和推广起到了积极的作用。从开展的专定题数量来看,在没有开展学科化信息服务推广前,该所专定题需求量仅为13项,随着服务的推广和应用,2011年专定题数量比2010年增长了53.8%,2012年比2011年增长了1.4倍,而2012年情报研究报告的需求是2010年的5倍(如图2)。相信随着服务团队的不断深入,用户对我们的服务需求数量也将不断增长。
4.2 从学科信息服务的支持度看
调查问卷首先了解了科研人员对学科信息服务工作是否支持,包括在项目或课题的申请准备阶段是否需要学科馆员推送信息资源、协助查找资料或参与调研;项目开展阶段,是否需要学科馆员及时跟踪课题相关研究方向的最新动态;在项目结题阶段,是否需要学科馆员参与成果查新、发表论文指导等。从统计数据可以看出,大多数科研人员对学科馆员提供的信息服务表示欢迎和支持,见图3。从图中可以看出,有超过60%以上的用户对学科信息服务是支持的,在科研项目的各个阶段都希望能获得学科信息服务的支持。
4.3 从学科门户的推广效果看
从问卷结果来看,有76.8%的人了解我们建设的“化学研究所学科门户”;在问到目前门户提供的服务是否满足需要时,选择满足需要的仅为52%。希望拓展的工作主要包括:期刊、标准和专利数据库资源尚不够全面;国外重要研究所、实验室的最新动态及报告要进一步完善和及时更新;专题资料、调研报告需要进一步全面、深入,更具针对性;建议在门户上设置留言框或即时聊天服务,以便及时提出需求。通过上面的数据可以看到科研人员对我们的关注度还是较高的,但他们的需求也在不断增加和调整,因此我们开展学科化信息服务工作的力度、深度还需加大。
总体上,科研人员对我们开展的学科信息服务工作是十分欢迎和支持的,通过我们的走访和宣传,使得团队能够很好地融入他们的科研工作中,对他们的支持力度也在不断加大,这一点从我们的业务需求量上也得到了证实。同时,在服务效果上,他们对目前我们所做的文献传递、参考咨询、学科专题门户、专定题调研等工作都给予较高的评价,但也提出了不少问题,如服务深度不够,信息资源、门户内容不够全面,需要进一步完善等。通过这次问卷和走访,不仅使我们了解了科研人员对学科化信息服务的评价效果,而且更加清楚了未来开展相关工作应该改进的方向和内容,为学科化信息服务的进一步推广和深化奠定了基础。
5 未来学科化信息服务团队建设的思考和举措
通过上面的论述,可以看到学科馆员制度的建立以及学科化信息服务团队的建设还处于不断的尝试和探索过程,我们现有的学科馆员素质离真正的学科服务团队成员的要求还有较大差距,因此有效实施学科馆员制度,建立一支合格高效的学科化信息服务团队是学科化信息服务深入发展的前提保证,必须认真思考,统筹规划。
5.1 学科化信息服务团队建设需要经历逐步成长发展的阶段
学科化信息服务团队的形成并不是一蹴而就的,正如学科化信息服务的效果需要时间来证明,因此一支结构合理、成效显著的合作团队的形成需要经历三个阶段。一是基础积累期,在这一时期团队成员需要从基础的信息服务工作做起,以便积累经验、了解需求,主要完成与用户的沟通协调,文献资源的宣传、推广,文献的检索和查新等工作。二是实践发展期,在这一时期团队中的一些成员已经积累了一定的学科服务经验,具有良好的专业知识背景和外语能力,能够开展一些用户文献信息梳理、总结的工作,如撰写某学科或技术领域的国内外发展现状、对用户提出的技术点进行文献追踪和热点分析等。三是能力成熟期,团队中的业务骨干经过前两个时期的锻炼和培养,具有较强的综合素质,能够参与到科研过程中,成为用户的合作伙伴,帮助他们分析或完成技术情报工作,开展相关的情报咨询或引导工作,成为合格的高级学科馆员。
5.2 逐步加强重点学科领域的学科馆员团队建设
在深入了解服务对象重点学科领域、专业发展情况的基础上,对他们的学科研究动态、技术发展方向以及学科文献需求特点进行全面把握,据此规划出学科化信息服务团队人员建设、培养方案[10],使之能很好地适应科研单位和用户未来的研究方向和发展需求。具体来说,就是要有针对性地引进或培养既有学科专业背景知识又熟悉图书馆信息服务业务的专业人才,这些人员经过系统的学习和实践对重点学科领域都有全面而系统的把握,使她们能够成为学科化信息服务团队的主力军,带领整个团队不断探索、实践直至完善,形成一定的规模效应,能够完成面向所级、课题组(科研室)和重大项目的学科服务任务,并取得良好的服务效果。
5.3 注重学科服务团队与图书馆各部门之间协同互助渠道的建设
学科化信息服务是一项全馆参与、协同完成的整体工作,学科化信息服务团队不是单纯由学科馆员孤立组成的团体。这是因为学科馆员的工作涉及技术开发部、资源建设部、流通部等各个部门的协作。当学科馆员收集到用户对服务平台的意见时,需要技术开发部的支持;当学科馆员收集到文献需求的意见时,需要资源建设部的支持;当学科馆员需要相关技术文献或书籍时,需要流通部门的支持。因此,只有建立高效、畅通的团队协作机制,才能促进学科化信息服务团队的健康成长,提高服务效率。
6 结语
可以说学科化信息服务团队是一支具有开创性的、高效规范的团队,它可以加深信息机构与用户之间的关系,提升信息机构的服务层次,随着人才结构的不断优化、服务质量的不断提升,它将会成为信息服务机构的核心人才队伍。同时,学科化信息服务工作需要用户从不接受到接受、从不认可到认可的过程,因此学科服务团队唯有在实践中不断学习、不断完善,才能发挥其应有的价值。