网上原文传递工作实践与研究，本文主要内容关键词为：原文论文,工作论文,网上论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
【分类号】G252.6
1 前言
信息时代的到来，使得任何图书馆的馆藏资源都不可能完全满足读者的需求，而解决这一问题只有通过文献资源共享的方式才能得到解决。馆际互借是文献资源共享的重要方式。传统的馆际互借主要是馆际间互借原件，通过邮寄获得。随着复制技术和计算机网络技术的发展，馆际间互借原件不再仅限于通过邮寄获得，而主要是通过复制、拷贝、扫描原文，然后采用邮寄、传真、E-mail、Ariel等方式传递。因此，原文传递已成为现代馆际互借工作过程中的重要环节，在图书馆参考咨询工作中占有重要的地位。尤其对高校图书馆而言，它在开发文献资源、发挥情报职能、为读者深层次服务上发挥着巨大的作用。
近年来，我校读者对原文的需求，尤其是外文文献的需求一直呈上升趋势。在服务过程中，尽管采用了一些现代技术手段，如E-mail、OICQ、FTP等方式提交原文复制申请和传递原文，但是仍存在下述问题：
①重复劳动较多，效率不高；
②手续较繁，难以满足用户的需求；
③索取的原文资源越来越多，虽有积累但未能建库，不便重复利用。
针对这些问题，我们设计了一套在线服务软件，以实现以下功能：读者注册，即读者将个人信息输入计算机，使服务人员确认服务对象；提交委托单，即读者填写原文传递委托申请单，将需求告知信息服务馆员；通知处理情况，即信息服务馆员通过各种手段和渠道查找读者需求的原文，无论是否找到原文，都及时通知读者；追加数据：对查找到的原文进行数字化加工、并按照文献所属学科分类，然后标引、入库；浏览、下载、打印：读者可以从数据库中直接阅读所请求的原文，也可以下载、打印。该系统既简化了原文传递的工作程序，提高了效率，方便了读者，同时又建立了一个很有价值的特色文献全文数据库。由于本校原文需求者主要是硕博士研究生，因此该数据库反映了学校各学科的研究情况，紧扣学校教学科研重点，价值大，利用率高，是图书馆实现效益最大化目标的有效途径。
2 在线服务软件功能的实现
该软件设计的指导思想是试图将电子商务的理念应用到原文传递工作中，并结合专题数据库的建设，提高原文服务自动化、网络化水平。
2.1 首先需要解决的问题
原文传递流程如图1所示，大致需经过申请、处理、使用三个步骤。要使这三个步骤顺利进行，首先需解决好下述问题：第一，确定读者权限。考虑到该项工作的主要对象是本校硕、博士研究生和教师，所以对本、专科生暂不提供这项服务，对校外读者须经过信用认证，以免造成不必要的人力和财力的浪费。第二，制定收费标准。在大多数情况下原文是来自其它馆藏或情报机构，馆员在处理时还需要向其它情报机构再次申请，并且需要支付费用。因此需根据学校具体情况制定一定的贴补政策。第三，采取保密措施。在一定时间段内，读者只能查看到自己提交的申请和原文，为读者保守科研秘密。第四，馆员合理分工，如果有多个馆员负责这一工作，可以做到按学科分类，各负其责。第五，及时通知读者。原文上载后通过E-mail或电话通知读者。
图1 原文传递流程图
2.2 建立原文传递数据库的表结构
数据库的表结构除了要求符合规范外，力求简单适用，尽可能将需求和功能描述清楚。考虑到读者这方面的需求呈上升趋势，数据库设计应尽可能留有发展余地。本文实例的表结构描述如下，供图书馆同仁参考。
CREATE TABLE[dbo].[文献服务]（
[序号][int]IDENTITY（1，1）NOT NULL，
[作者][nvarchar]（100）COLLATE Chinese_PRC_CI_AS NULL，
[题名][nvarchar]（100）COLLATE Chinese_PRC_CI_AS NULL，
[摘要][nvarchar]（800）COLLATE Chinese_PRC_CI_AS NULL，
[分类][nvarchar]（100）COLLATE Chinese_PRC_CI_AS NULL，
[出处][nvarchar]（100）COLLATE Chinese_PRC_CI_AS NULL，
[关键词][nvarchar]（100）COLLATE Chinese_PRC_CI_AS NULL，
[登记日期][datetime]NULL，
[读者证号][nvarchar]（20）COLLATE Chinese_PRC_CI_AS NULL，
[处理日期][datetime]NULL，
[处理情况][nvarchar]（400）COLLATE Chinese_PRC_CI_AS NULL，
[原文路径][nvarchar]（50）COLLATE Chinese_PRC_CI_AS NULL，
[文献成本][money]NULL，
[实际收费][money]NULL，
[责任馆员][nvarchar]（20）COLLATE Chinese_PRC_CI_AS NULL，
[可否下载][bit]NULL，
[下载次数][int]NULL，
[浏览次数][int]NULL，
）ON[PRIMARY]
这里的[文献成本]表示图书馆支付给其它情报机构的费用，[实际收费]表示图书馆向读者收取的费用，如果免费则为零，[责任馆员]表示负责这一工作的图书馆工作人员，[可否下载]用于限制未付费、未认证或须保密的文献被下载使用，[下载次数]、[浏览次数]用于统计文献利用情况。
2.3 读者注册
高校图书馆的主要服务对象是全校师生，使用了“汇文”系统的图书馆都具有完善的读者个人资料数据库，借助于“汇文”的读者信息表，可以十分容易进行读者身份认证。如图2，读者只要输入借书证上的证件号和密码，确认正确无误以后就可以进入该系统。
图2 读者注册表
2.4 填写申请表单
将传统手工方式设计的申请表设计成如图3的网页：
图3 申请表单
页面中的各项让读者直接填写，确定以后录入到数据库中。由于现在查找二次文献相对比较容易，读者将二次文献中的题名、著者、传递方式这三个必须的项目填写到表单中即可，其它如文献摘要、关键词、分类和出处可以填写，也可以由馆员补充，它是为了建立专题全文数据库而设计的。但传递方式必须由读者选择。申请表上可供读者自由选择的传递方式有邮寄、E-mail、Ariel、传真等多种方式。读者需将委托单中所列的各项信息填写清楚。另外，如果已知期刊的ISSN号或图书的ISBN号，也请填上，以便更加及时准确地找到读者所需的文献。填写完毕，读者单击确定后，将立即得到图4中的反馈信息：
图4
这表明读者的申请已被系统成功地接受，同时将读者以前登记申请的原文请求情况列表显示。其中[登记日期]是读者的申请日期，[序号]是数据库记录顺序号，[处理情况]表示该申请被信息馆员处理的情况，如“尚未处理”、“原文已上载”、“原文未找到”、“请到图书馆索取原文复印件”等。
2.5 馆员上载原文
为解决本校用户查找原始文献的困难，我馆与国家科技图书文献中心、清华大学图书馆、北京图书馆（国家图书馆）、中国科技信息研究所、中国科学院图书馆、上海交通大学图书馆、西安交通大学图书馆、东南大学图书馆等多家文献提供单位建立了文献传递网络，可以通过资源共享馆际互借系统从全省、全国、甚至国外为读者获取所需的期刊文献、会议记录文献、学位论文以及图书等中外文资料。
信息服务馆员找到原文以后，按图5所示表单分类、标引原文，并将数字化以后的文件或其它电子文档上载入库。标引务必将文献篇名、作者、文献来源（刊名、年、卷、期、页码）如有ISSN号也可以写上。电子文档可以是PDF文档、WORD文档或扫描图形文档。
图5
2.6 读者下载原文
处理读者提出原文申请以后可以经常查看处理情况，也可以从电子邮件中得到通知。经过信息馆员处理入库后的文献将按图6所示方式显示，读者直接点击“下载”即可得到所需文献的数字化文件。
图6
3 结束语
通过网上原文传递的具体实践，可以总结以下几点工作体会。首先，在网络等新技术环境下，图书馆的信息咨询服务工作需要不断创新、研究。有些对IT行业而言并不算什么高新的技术，但应用到图书馆界，就会带来极大的好处，从而提高效率、扩大影响、方便读者。本文以原文传递这一较传统的信息咨询服务工作为例，研究了带有一定普遍意义的网上咨询服务形式和实现方法，其核心技术就是目前商业网站使用的ASP+SQL技术，只不过图书馆提供的不是一般的商品，而是信息。有鉴于此，我馆正在开发网上咨询、专业信息导航、专题数据库、特色数据库、文献检索课程网上作业、电子书包等一系列具体工作，逐步将图书馆的参考咨询工作推到网上。其次，原文传递工作可以与专题数据库的建设相结合，也就是说，将传递给读者的原文有目的、有组织地整合起来就是一个很好的与本校学科、专业密切相关的专题数据库，这无疑对高校的教学和科研具有较大的参考价值。最后，笔者从这一具体工作中感到评价信息资源利用率的重要性和难度。随着高等教育的快速发展，教育投入越来越大，图书馆经费也是年年提高，数据库等各类资源越来越多，但是图书馆要不要考虑经济效益呢？笔者认为图书馆不但要考虑经济效益，而且要使其效益最大化。如何最大化？这固然要引入好的评价体系，但再好的评价系统也不能缺少原始数据，因此做好各类资源的使用统计工作尤其重要，特别是数字资源。在网上进行信息咨询工作的另一大好处就是统计工作相对容易实现。在使用信息时，让读者注册的目的就在此。但是，统计工作越细越具体其难度将越大，如何才能达到最优化，是今后研究的目标。