中国特色社会主义市场经济发展条件下，企业的人员流动性越来越大，给企业的人事档案管理工作带来新的挑战。本文将对此进行问题归纳，分析原因和提出相应的解决办法，以期对企业人事档案管理工作有所帮助。
一、企业人事档案管理概况
企业人事档案是企业人事管理活动中形成的具有查考和保存价值的材料，它以人员个体为单位，按照国家组织部门有关规定组成的专卷，是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用。
企业员工的人事档案主要由各种履历表、登记表、个人经历材料等组成。主要包括求职原始材料，如报名登记表、照片、面试记录、身份证和毕业证复印件、体检报告等；入职后的工资调整审批表；各种鉴定材料；考核、考勤等材料，职务任免申请表、行政职务任免材料、晋升技术职称审批材料，有关培训学习经历及成绩、学历情况等材料，各种处分、处罚材料和通报批评等材料，有关接收、调配、解聘等情况记录材料，各种重要的个人申请、承诺、聘用合同（协议）、保险等材料，各种岗位责任书、竞聘、施政方案等材料。
归入企业员工人事档案的材料应该是已经处理完毕，具有最后审定结果和处理意见的文件材料。凡归档材料必须具有凭证性标记，如个人签字或加盖个人印章、单位公章等；对属于归档范围但手续不完备的材料，应先将手续补齐，并在办理完毕后再行归档。档案内容必须实事求是，不能带有虚构夸张的成份；人物传记、写人物事迹的报告文学、个人回忆录一般不进行归档。档案内容应当完整，对头尾不清、来源时间不明的材料，要尽可能查清注明；涉及个人重大问题的材料，如需查清，应转交相关部门处理后，方能归档。材料能否归档要具体问题具体分析，不能一概而论；对档案中应当具备而缺少的材料予以登记并进行收集补充，实在难以补充的重要材料应由单位人事管理人员两人共同写明情况，加盖公章，存入人事档案中。
新入职员工应在办理入职手续时，随转入个人的人事档案材料，由人事部门进行查验材料是否齐全后，转入企业集中管理。
二、目前企业人事档案存在的问题
人事档案管理问题诸多，归纳起来主要有一下几个方面：
1.人事档案内容不全。材料收集不便，缺损严重，人员变动工作单位时，档案没有及时转递，人事档案材料收集整理归档不及时，散失严重。一些单位一直未按全国统一标准整理，材料多年未归档，造成档案材料不齐不全。人事档案内容缺乏必要的真实性、完整性和严肃性，目前的档案资料一般只反映个人的工作经历、学历、工资、政治面貌等，而缺乏个人工作能力、技术优点、个人品质等客观评价内容的资料。
2.管档人员业务不熟。一些单位管档人员工作变动频繁，新手占比重较大，加之各级管档部门没有组织专业知识培训，造成工作人员业务不熟，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档等业务不太了解，难以适应企业人事档案管理工作要求。个别管理人员在接、转调出、转入人事档案时不懂得如何履行手续，甚至接转档案时不做不密封处理，使个别人钻空子，为个人档案材料造假、销毁、涂改等，为个人谋利，严重影响了档案的真实性。
3.档案管理模式陈旧。人事档案管理方法多用封闭式管理模式，其存在的问题体现为管理理念、管理机制的落后。一方面管理制度缺乏与新的管理要求接轨，另一方面监督力度不足，使得人事档案管理工作一直处于弱化的状态。加之一些企业领导也有不够重视人事档案管理工作的倾向，使这项工作处于相对滞后的状态。
4.硬件设施不能保障。企业人事档案管理必备条件得不到保证，个别单位没有专用档案室，有的单位档案多、档案室过小，甚至“六防”措施不到位，相应设备不配套。也有管档单位不用统一的人事档案装具，多用手工操作的模式，严重制约档案的有效管理和利用，造成管理上的混乱。
三、原因分析
1.人事档案管理相关方法已经不能够适用市场经济发展对人事档案的利用需求，阻碍人事档案的科学管理和利用。传统人事档案管理内向型模式，阻碍了人事档案的利用，缺乏人才信息的交流，限制人才的自由流动，其弊端逐渐日渐暴露。
2.档案收集的对象局限于企业管理人员，对于普通员工的材料收集重视程度不足，各种表格和劳动合同较多，很少有综合反映个人情况的材料。材料更新不及时，如个人在企业后期的培训和学习等资料没有及时收集进来，使得企业不能正确使用和提拔人才。档案在审查方面不严格，导致一些弄虚作假的资料鱼目混珠、滥竽充数，如伪造学历、篡改年龄等，档案的真实性无从保障。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆档案在整理方面缺乏技术含量，鉴别不认真、分类不准确、编排混乱、目录不清晰，给人事档案管理带来了不便。
3.个人对自己的档案不够重视，一方面由于人事档案主人的档案意识淡薄，错误地将档案认为是一些个人过去资料，对于自己在企业的发展没有任何作用。也有人员流动时，需缴纳一定的人事档案管理费用，造成弃档现象的发生。另一方面，在人员调动时，没有及时通知人事档案管理部门，而档案在转递时，调入调出部门和本人均不知人事档案同时需要办理转移，更没有按照规定的程序办理，造成档案资料的丢失和错递。
4.现代企业的人才使用与选拔等用人机制，使得传统人事档案管理体系难以实现集中管理。传统的人事档案信息不能够全面记录和反映各类人员的全部情况，无法形成企业选拔和利用人才的优势。
四、加强企业人事档案管理的几点建议
1.利用人事档案管理中心进行专门管理
一些企业的人事档案管理要实行集中模式管理，另外也要通过建立管理中心进行新的探索，运用先进的科学管理方案对人事档案进行系统和科学的管理，乃至开发与利用。一方面，企业人事档案管理中心由多个子系统组成，由人事管理部门进行集中管理，在具体的运行当中，管理中心按照专业化、现代化管理人事档案的要求，实现档案信息资源的内部共享，及时将员工聘用、晋升、奖惩、职称等资料归档，档案中心一旦需要相关员工资料，可通过计算机进行检索，这样就能够充分体现档案资源的价值。另一方面，采取必要的措施有效杜绝“重新建档”的情况的发生，一来是对此行为的条件进行限制，另一方面是采取补救的方法，建立“人档统一”原则，提高人事管理的成效。第三方面是在人事档案管理制度修订的过程中，要明确规定档案的重新建立约束条件，比如新建档案需求哪些资料，资料的真实性、全面性和准确性的标准是什么，对于人事关系变动后，档案应该进行如何处理等。再有是管理中心鉴别和整理零散的人事档案资料时，要明确范围，并确保传递及时、材料完整和全面可靠。
2.引进新的理念对企业人事档案进行管理
人事档案的现代化管理，首先需要不断加强管理的意识，作为一门专业要求较高的管理工作，管理人员应该具备高度的责任感、职业道德和专业内容，利用现代化的科学管理技术和管理方法，适应现代市场经济对企业人事档案的管理工作，减少弃档情况的发生。其次是要建立科学完整的人事档案管理制度，使得档案管理工作规范化和制度化。在档案收集的工作上，要突出及时和完整的要求；档案的鉴别要有据有理，归档则要严谨，借阅的时候要根据具体的情况区别看待，保证档案的安全；档案需要更新的时候，应该在制度规定更新方法的基础上，尽量提高更新档案的准确性、及时性和完整性。第三要完善档案保管和移交的制度，尤其是人员流动性较大的情况下，档案的管理部门应该加强配合和联系，在人员调动和职务变动的时候，相关部门将任免通知及时告知人事档案管理部门，及时催促提交档案，并且在调动和职务变动之后，及时补充档案内容。档案管理部门定期做好档案的检查和核对工作，确保档案的真实性和准确性。第四是完善企业人事档案的内容，将传统的人事档案内容重复的、不被社会利用的内容去除，而加入能够反映个人业主水平、技术专长、工作业绩、职业培训等纳入其中，提高档案的利用价值。最后是以人事档案的利用和开发为评价宗旨，加强人事档案的评估体系工作，如对个人岗位和薪酬的评价，为企业人力资源开发提供基础。
3.注重强化人事档案的数字化管理工作
随着计算机、现代网络为代表的信息技术的迅猛发展，信息技术已渗入到各个领域，人事档案管理也面临着新技术的挑战。
借助计算机手段健全档案的科目，将管理的目标细化，根据个人的特点、专业能力，将档案的内容完善，使得档案更加适合社会和用人单位的需求。将人事档案组成要素分门别类地录入计算机系统，将使人事档案的利用效率得到大大提高，管理更加便捷。关于档案的内容，笔者建议内容为个人基本资料、学历证明、学位证明、继续教育证明、进修培训证书、工作总结、技术资格任职资料、职务资格证书、聘任证书合同、研究报告鉴定书、职称论文鉴定书、专业技术成果鉴定书、工作材料、工作证书和工作奖状等。在提高人事档案的数字化管理水平的要求下，将个人的信息与计算机等数字化技术相结合，对其中一些共用的交叉信息进行融合和管理，一方面要突出档案编码、查询、转递等日常管理的自动化，减少手工操作的繁琐程序，提高档案工作的效率和准确程度；另一方面通过将档案内容编成信息存储进入微机，形成档案信息的数据库，提高档案信息的利用程度，也可以节约企业的档案管理费用，可谓是前景无限。但是，这里需要加强人事档案管理人员的综合素质的提高，不仅要对管理人员进行职业道德的教育，同时还有开展提高管理科技知识的培训力度，使得相关的人才能够更好地适应市场经济形势发展，从而提高人事档案管理的科学水平。
综上所述，企业人事档案管理信息是一项业务性的管理工作，档案的管理者只有适应新形势，善于提出新的管理办法和思路，打破传统的管理模式，在各个环节和步骤上通过分析人事档案信息，研究档案信息管理存在的问题，并针对问题制定人事档案管理中心的管理方法，进行档案的现代化管理，并健全档案的科目，增强档案信息的数字化管理，为企业人力资源管理提供行之有效的服务。
论文作者:贾慕云
论文发表刊物:《基层建设》2018年第16期
论文发表时间:2018/7/16
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