科技档案形成规律初探——科技档案本体论研究之一，本文主要内容关键词为：档案论文,本体论论文,科技论文,规律论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
［中图分类号］ G271 ［文献标识码］ A ［文章编号］ 1002-3887(2003)05-0143-06
长期以来，对科技档案的形成规律有着不同的理解和论述，有的方面已达成共识，有的方面仍存在着分歧。笔者试图对不同理解进行一番梳理，并作进一步的论述。
一、对科技档案形成规律的不同理解
1.“自然（或客观）形成论”还是“有意识形成论”？
一般认为，档案自然形成规律就是档案形成规律，主要是指档案的形成是客观的，或者说档案是客观形成的。“这里的‘自然’既不是与社会对应之自然，也不是要涵括自然与社会之客观，仅仅在于突出一种‘不经意地’和‘非目的性’的含义，是一种与‘刻意为之’相对应之自然。”[1]相应地，关于科技档案的形成规律也就可以用“自然形成规律”或用“客观形成规律”[2]概括。
另一种观点认为，“自然形成规律”中的“自然”往往体现了“自然而然”的意思，而且也确实存在着科技档案的“自然形成论”。“与‘自然形成论’相对应的思想理论是档案的‘有意识形成论’。其核心思想是科技人员在完成现行任务的同时，必须有意识地形成完整、准确、系统和规范化的档案材料。”[3]“档案‘自然形成论’向‘有意识形成论’的转化，标志着档案工作向更高阶段的发展。档案有意识形成思想，发挥了档案人员和科技人员的主观能动作用，从根本上保证了科技档案的来源和质量。”[3]
仔细分析，这两种观点都达成了一定的共识。第一，科技档案的形成是有其客观规律的，它受科技生产活动的逻辑程序所制约，客观规律是第一性的；第二，由于科技档案是科技生产的产物，是人们有意识形成的，而非“自然而然”的，但它是从属的，即意识是第二性的。持“档案有意识形成论”的霍振礼认为：“科技档案有它的形成规律，其基本要点是：有什么样的科技活动才能形成什么样的科技档案；科技工作的逻辑程序决定了科技档案的因果关系或成套性。这些规律是客观的，都是不以人们的意志为转移的。”[3]而持“自然（客观）形成论”观点的同志也并不否认意识的能动作用，所以两种观点从根本上看并不存在太大的分歧，关键在于对“自然（或客观）”、“有意识”等字眼的理解上。但不论是“自然（客观）形成论”还是“档案有意识形成论”，都容易产生歧义，也难以获得争论双方的认同。于是霍振礼提出：“形成规律前加‘自然’二字固然不好，加‘客观’二字也不好。客观在人们的心目中是排斥意识的，容易产生误解，还是什么也不加，称‘形成规律’或‘科技档案的形成规律’为好。”[4]注意到他也不提表述为“档案有意识形成论”，其实是主张双方各退一步，采取折衷办法，看来比较容易达成共识。
2.是否涉及现行科技文件的活动过程？
因为现行科技文件是科技档案的前身，这就决定了科技档案的形成与现行科技文件有着十分密切的联系。问题在于，科技档案的形成规律是否要包含现行科技文件的形成、积累、整理、归档等活动全过程？需要指出的是，下面各抒己见的争论双方所说的“科技文件”均指现行科技文件。霍振礼认为：“科技文件的形成、积累、整理（组卷）和审查鉴定及其社会功能随着这一过程的逐步完善，反映了文件转化为档案的整个过程，这也是科技档案形成的一般规律。”[4]这显然是将现行科技文件的活动全过程纳入了科技档案形成规律之内。对此宗培岭认为这并不属于科技档案形成规律的内容。“其原因在于：一是这儿讲的记录性只是科技文件的本质属性，科技文件转化为科技档案只是描述科技文件自身的发展趋势；二是文件转为档案的前过程中的各项工作属科技文件工作内容。既然科技档案产生于科技文件的归档，对科技档案形成规律的描述主要应从科技文件的归档开始。”[5]依笔者之见，前一种观点认为科技档案的形成过程包含现行科技文件的整个形成过程，从现行文件制作阶段始，过宽；后一种观点认为科技档案的形成过程从现行科技文件的归档开始，也在归档后结束，过窄。笔者认为科技档案形成过程不应包括现行文件制作阶段，即现行科技文件制作完毕投入使用后，就进入科技档案形成过程的第一阶段（即图1的现行阶段），一直到现行科技文件完成向科技档案的转化为止。
从科技文件的运动发展过程看，它经过现行、半现行和非现行三个阶段（见图1）。不同运动阶段的划分依据是科技文件所具有的不同利用价值（或不同的效用、功能）。为简便起见，现实价值和历史价值的变化趋势粗略地分别用正增长、负增长曲线表示。由图1知，现行科技文件只具有现行效用（或现实价值），非现行科技文件的一部分（属于科技档案）具有历史效用（或历史价值），而半现行文件既具有现实价值又具有历史价值。一般地，文件转化为档案的标志，国内档案界倾向于文件是否已具有历史价值，即档案形成于半现行阶段；而国外档案界则倾向于文件是否已不再具有现实价值，即档案形成于非现行阶段。进而言之，理论上，我们通常所说的科技档案形成过程始于科技文件的现行阶段，在半现行阶段发生转化，转化的标志是“是否已具有历史价值”。
图1 科技文件运动发展过程图
至于归档，就不能简单地看作半现行科技文件转化为科技档案的关口，也就是说，归档既不是科技档案形成过程的起点，也不一定是终点。因为立卷归档从根本上说，是人们为了维护档案的完整与安全，便于保管和利用而采取的主观措施，尽管它有符合客观形成规律的一面，尽管实际工作中大多数半现行科技文件在归档后就转化成为科技档案。“换言之，文件不一定非得经过立卷归档环节才可以成为档案。判断文件能否成为档案的主要标准是看它有无长远保存价值，而非看它是否立卷归档或保存在档案馆（室）。”[6]
由于历史的原因，“在不少文章中，许多同志，包括曾三同志，都是把‘档案的自然形成规律’与‘文件材料的自然形成规律’二者等同使用的。”[1]这种将档案与文件混为一谈的弊端在于，将对文件材料形成过程的正确认识——“文件材料自然形成规律”误认为是“档案自然形成规律”，从而与已达成共识的“档案是人们有意识地挑选和留存的结果，是人类自觉活动的产物”等观点相矛盾。因此，明确科技档案形成规律所论及的范围，还有助于避免将现行科技文件材料“自然形成”的突出特点套用到科技档案的形成规律上，从而避免产生科技档案是“自然而然”形成的误解。
3.如何表述科技档案的形成规律？
以下是两种较有代表性的表述。
第一种，“科技档案是人们在科技活动过程中有意识形成的，但它是从属的，受科技工作的逻辑程序所制约；其一，随着科技工作的进程而形成相应的文件材料；其二，科技工作的逻辑程序，决定了科技档案的有机联系或因果关系。这一结论，也是科技档案形成的基本规律。”[3]
第二种，“科技档案的形成规律可以分以下三点表述：(1)科技档案的主体是现行科技文件归档的产物。(2)科技档案的形成具有成套性。(3)科技档案是一个不断变化的有机体。”[5]
第一种表述既肯定了科技档案的有意识形成特点，又强调它的从属性，还提及科技档案的有机联系性，有其合理之处。第二种表述则将形成规律的对象范围限定于科技档案，并且提出科技档案的形成具有成套性和动态性，这些较第一种表述更为准确。而且，第二种表述并非是对第一种表述的全盘否定，只是认为：“‘自然形成论’侧重于现行科技文件的形成过程而言，‘有意识形成论’则从档案工作角度出发在现行科技文件工作中注入档案工作的机制，用所谓‘有意识形成论’否定档案‘自然形成’的规律是不充分的，但鉴于档案形成过程本身就具有‘自然性’和客观性，在其形成规律的提法上加入‘自然’两字也是多余的，不如直接提‘档案形成规律’为好。”[5]这和霍振礼前述观点有相似之处。
笔者在此将科技档案的形成规律表述为：科技档案形成规律是科技档案运动诸规律当中最基本规律，是科技档案本体论的重要内容，它涉及现行科技文件的积累、整理、归档直到完成向科技档案转化等活动过程，包括对象律、程序律、成套律、转化律和动态律等五个方面内容。
二、对科技档案形成规律的进一步论述
1.科技档案形成的对象律
科技档案是在科技生产活动中围绕着特定的科技对象，遵循特定的科技生产规律形成的。这是科技档案形成规律的第一律。
对象(Object)，对可以被指称、被命名的东西的一般称呼，与“事物”十分相近。对象可以是实在的，如物理对象，也可以是不实在的、抽象的对象。
由于自然界与人类社会的不同特点，决定了科技生产活动与社会管理活动本质上的不同，首先表现为研究、管理对象的不同。从对象看，自然科学研究以及生产活动可以做到研究、管理者与研究、管理对象的分离，而社会科学研究以及社会管理活动却难以做到这一点，因为研究、管理者面对的是人与人、人与社会的行为和关系，研究、管理者自己则是人的一分子。因此，自然科学研究以及生产活动具有比较明确的研究、管理对象，一般可以用项目来描述。
科技生产活动包括十分广泛的活动范围，专业领域繁多，不同的专业领域决定着不同的科技对象。一般将科技生产活动的对象类型划分为两类，一类是实物型的，一类是过程型的（也有观点主张划分为处于相对静止状态的实体对象、处于运动状态的实体对象和虚拟对象三类[7]）。实物型的对象，又称空间型对象，围绕着这类对象的活动在所有科技生产活动当中占有很大的比重，如以产品、设备为对象的生产制造活动，以各种建设工程为对象的基本建设活动；过程型的对象，又称时间型对象，如以某种具有时间性（或过程性）特点的自然现象为对象的观测活动。而围绕着一个课题进行的科研活动，则是界于两种类型之间，又渗透其中。相当一部分的科研活动不与特定实物对象相联系，如自然科学的基础研究，但也有不少科研活动与特定实物对象相联系，如自然科学的应用性、实用性研究。
针对不同类型的科技对象而形成的科技档案有着不同的特性。比如，只有围绕着实物对象的产品、设备、基建活动以及相关的科研活动所形成的科技档案才具有较强的现实性，也才能够进行修改，而且这些活动所形成的科技档案还具有较强的成套性。或者可以这么说，科技档案的种种特点在这一部分科技档案当中表现得最为显著。因此，认识和把握对象律对实现科技档案的科学管理有重要作用。科技档案的管理工作首要明确的是科技档案所针对的特定对象，这是实现科学管理的基础。
2.科技档案形成的程序律
科技档案是随着科技生产活动的进程，按照特定的科技生产程序逐步形成的。它是对对象律的延伸。如果说对象律是揭示了科技档案是针对特定对象形成的，那么程序律则说明了科技档案是在反映特定对象的活动里按专门规定的程序形成的。
程序(Program or Procedure)是依次安排的工作步骤，也是人们在社会实践活动当中认识和把握客观规律的外在表现。不同的工作步骤反映了人们认识过程的深刻度、成熟度。
科技生产活动有别于社会管理活动的又一个突出特点，就在于有一套严谨、复杂的科学程序贯穿始终。具体而言，针对某个科技对象的设计、制造或观测等活动过程，往往表现为一整套特定的科技生产程序。也就是说，为了实现科学管理，符合人们的认识规律，需要在科技生产活动当中的每一专业领域都统一制定科技生产程序。而所谓的科技生产程序，就是在一定生产基础、管理条件下，关于人们的科技生产活动如何由浅入深，由初步到完成的具体步骤的科学规定。所有的科技生产活动都要按程序进行，才符合科学管理的要求。
在科技生产活动当中，程序与过程(Process)是相互关联的，整个活动过程就体现出一种程序性，科技档案的形成过程就体现了科技生产程序的阶段性、严谨性、逻辑性和科学性。这使得科技档案的形成过程与形成规律在直观上趋于一致，于是一方面有可能产生科技档案的形成规律就是形成过程的误解，比如有观点认为：“关于科技档案的形成过程……对任何种类的科技档案来说都是相同的，因此，它就是科技档案形成的规律。”[8](P32)另一方面也有可能产生科技档案的形成规律就是程序律的错误认识。程序律对我们的启示：第一，有计划、分阶段地对现行科技文件的形成积累超前控制，保证每一阶段形成的材料的完整，从而保证整个项目材料的完整、齐全和系统；第二，认识到每一阶段形成的材料既相对独立，又有机联系，这有助于建立纵向结构的分类体系；第三，认识到每一阶段形成的材料反映这一阶段人们的工作深度和认识程度，因此同一对象不同阶段形成的材料价值可能不一样，这为日后科技档案的价值鉴定、开发利用等提供了依据。
3.科技档案形成的成套律
成套律是指科技档案在科技生产活动当中成套地形成，或者说它的形成结果无论从形式，还是从内容上看，都表现为互为联系的一个整体。成套律是在对象律基础上对程序律的延伸和扩展，是科技档案形成规律的核心。由于每一项科技生产活动都是围绕着特定的科技对象，遵循特定的科技生产程序进行的，因此，一般说来，每一项科技生产活动都会形成一套具有有机联系的科技档案。
成套律决定了科技档案具有的成套性特点。成套性是指在针对一个科技对象所进行的科技生产活动中，规律性地形成了一系列相关的科技文件材料，它们记载和反映了这项科技活动的全部过程、内容和结果，相互之间既有区别又有联系，以总体的科技程序、科技内容紧密衔接。构成一个反映这项科技生产活动的科技整体。
成套律蕴含着十分丰富的内容。
其一，套是按对象形成的。反映同一特定对象的材料表现为套，特定对象及其运动是形成套的基础、依据。不同类型的对象所形成的科技档案其成。套性特点强弱不一，围绕着实物对象所形成的科技档案具有较强的成套性特点。
其二，套是按程序形成的。套是科技对象按照科技程序运动的产物，运动是形成的条件。但对象的运动不是无序的、主观随意的，而是按科技程序有规律地运动。
其三，套是科技档案整体。它是以科技对象为单元，按科技程序形成的科技整体，由纵向结构和横向结构两方面构成。
纵向构成：以科技程序为标志，反映科技工作者（工作主体）的认识、工作过程的阶段性和联系性，由各个工作阶段所形成的材料构成。如工程设计档案由初步设计、技术设计、施工图设计等材料构成。
横向构成：包括各个子项、专业、结构组成部分的材料。比如有些规模大的工程项目常由几个子项构成，或包含不同专业，而机械产品由组件、部件、零件等组成部分构成。
其四，套的基本特征是有机联系。它包括套内关系和套间关系。
套内关系：成套科技档案内部相互之间紧密内在的联系。第一，对象性联系：相互间是围绕一个特定对象，是同一母体的档案材料，而同一对象是这种联系的本质特征。第二，内容性联系：相互间不是外在的、形成上的联系（如同一文件名称、同一载体等），而是同一科技内容之间的联系，这使套内科技档案材料之间互相依存、制约，成为说明、记录科技对象生产活动不可分离的部分。第三，结构性联系：套内材料相互间不是随意堆砌的，而是系统有序、科学严整，这是由科技对象的结构特征和科技活动的逻辑程序客观决定的。第四，功能性联系：成套科技档案是人们为特定目的形成的，并且不同阶段形成的科技档案其功能既不一样，又有联系。
套间关系：是一种互相排斥、各自相对独立的关系，是由成套科技档案内部矛盾性决定的。不同套之间有独立的科技对象，外延界限分明，构成不同整体，同时也既互有联系，又互相排斥。
值得强调的是，我们平常所说的成套性即套的有机联系主要指套内关系，而套内关系当中最引人注目的是内容联系。由于科技档案的成套性与文书档案的全宗概念所体现的有机联系是不太一样的，因而全宗原则不能适用于科技档案管理，于是有观点认为：“如果说，档案界有什么普遍适用的总原则，那么我们认为有机关联原则可算一个，全宗原则、成套原则本质上均属有机关联原则的派生原则。”[9]在此，“所谓有机关联原则，就是要求在档案的收藏和管理过程中注意保持档案文件之间的有机联系。”“只有那些反映其形成过程并与这种过程相吻合的联系，才是档案文件间最本质的有机联系。”[10]诚然，科技档案的成套原则和文书档案的全宗原则都体现有机关联原则，但有机关联原则的适用性太普遍了，无论是宏观意义上的套、全宗，还是微观意义上的案卷内的文件之间都体现有机联系，因而也就显得太宽泛了些。进一步分析发现，科技档案的成套性源于内容上的有机联系，而内容联系则源于反映同一对象，即所谓的“同一活动过程”在此不是模糊的，而是指向特定的科技对象，指向特定的同一来源。因此可以说，从宏观层面上考察，成套原则和全宗原则都体现了来源原则。
4.科技档案形成的转化律
转化律是指半现行科技文件转化为科技档案的过程，就是科技档案的形成过程的最后阶段，它是一个从量变到质变的过程。转化律是对象律、程序律和成套律的成果固定，即完成转化后的科技档案是一套反映特定科技对象，体现完整科技程序，拥有完整系统的内容及形式的有机整体。
转化(Transformation)既是一个量变过程，又是一个质变过程。一方面，围绕着同一对象的半现行科技文件只保留具有保存价值的那部分材料，发生了量的变化；另一方面，由单份、零散的半现行科技文件变成了一套完整系统的科技档案，存在形成和性质均发生了根本变化。
如前所述，理论上，我们通常所说的科技档案形成过程始于科技文件的现行阶段，在半现行阶段发生转化，转化的标志是“是否已具有历史价值”。经转化而形成的科技档案既具有价值量趋于减少的现实价值，又具有价值量不断增大的历史价值。无论是现实价值还是历史价值，都是科技档案的使用价值，决定了科技档案是具有保存价值的科技文件。
因此，转化是有条件的。这种条件性表现在：一是只有具有保存价值（包括现实的和历史的使用价值）的半现行科技文件才能转化为科技档案，这是内部条件，是根本；二是半现行科技文件不会“自然而然”地转化为科技档案，需要人们具有档案意识，发挥主观能动性，即科技人员在完成现行任务的同时，必须有意识地形成完整、准确、系统和规范化的科技档案，同时科技档案人员要对科技文件材料的形成、积累、整理、归档进行协助、检查和指导，这是外部条件，也是事物转化不可缺少的条件，体现了科技档案“有意识形成”的一面。
转化体现了科技档案形成过程的时空跨度。它既包含现行科技文件不断产生量变，进而发生质变转化为科技档案的过程，也包含旧的科技档案转化为新的科技档案的过程。大部分科技档案由现行科技文件而转化过来，这里所说的现行科技文件既有本单位形成的，也有外单位形成、因反映本项科技活动而收集并由科技资料转化过来的现行科技文件。还有一小部分科技档案是在归档以后，随着科技生产活动的发展变化，需对原有科技档案进行修改与补充而转化过来的。
正常情况下，反映同一科技生产活动的成套科技文件的运动发展过程如前图所示。特殊情况是，反映该项科技生产活动的科技档案有可能加入到另一项科技生产活动当中，转化成为反映另一项科技生产活动的现行科技文件，如科技档案的复用、套用，产品的更新换代或停产产品的恢复生产，基建项目的改建、扩建等。这“另一项”科技生产活动是一项新的科技生产活动，既可以是本单位的，也可以是外单位的，都一样地如前图1所示重新经过三个不同运动阶段。不同的是，本单位的科技档案可以直接转化为现行科技文件，外单位的科技档案是先转化为本单位的科技资料，再转化为本单位的现行科技文件。由此可知，这样一种转化，并不是反映同一项科技生产活动的科技文件的“回流”运动，而是反映另一项科技生产活动的科技文件的“新生”。而且，这种转化，虽然常常伴随着所谓的“科技档案的修改和补充”，即加入到新的科技生产活动当中作为现实工作查考、依据的科技图纸是经过修改、补充之后的新图纸，但它不是作为旧有科技档案的补充，而是新的现行科技文件的产生。
5.科技档案形成的动态律
动态律是指科技档案的形成过程是一个动态的过程，科技档案是一个不断运动变化的有机整体。动态律描述了形成过程的存在状态，对象律、程序律、成套律和转化律都不同程度地体现了动态律。
过程是物质运动在时间上的持续性和在空间上的广延性，是矛盾存在和发展的形成，是物质、运动、时间、空间的辩证统一。过程的根源在于矛盾。一方面，现行科技文件形成后，仍会频繁地进行修改、补充，因为它要与所反映的运动变化着的科技生产活动保持一致；另一方面，现行科技文件向科技档案的转化是一个经历发生、发展和最终实现的动态过程，包括科技资料向现行科技文件的转化，现行科技文件向科技档案的转化，科技档案向现行科技文件的转化，再向新的科技档案的转化，以及旧的科技档案向新的科技档案的转化，这些都体现出很强的动态性。而且，“科技生产活动与其他社会活动的发展规律是不同的，它们有的呈持续性——有始无终；有的呈阶段性——在原有的基础上不断完善；有的则是一次性的——虽有始有终但周期较长。科技生产活动的延续性，决定了科技档案的形成积累是一个相对而持久的过程”。[11]这说明相对其他档案而言，科技档案的形成过程具有更强的动态性特点。
反映同一项科技生产活动的科技档案是一个处于运动状态的有机整体。由于科技生产活动的延续性特点，使科技档案要与它所反映的科技对象相一致，科技档案的成套性内容也就随着科技生产活动的发展而不断地运动变化。一方面，现行科技文件转化为科技档案不仅是质变，而且有一个量变过程，开始时围绕着同一对象的科技文件数量在现行阶段呈增长态势，进入半现行阶段后要向科技档案转化，由于只保留具有保存价值的那部分材料，就发生了量的变化，数量呈减少态势。另一方面，有一小部分科技档案是在归档以后，随着科技生产活动的发展变化，仍需对原有科技档案进行修改、补充而转化过来的。于是，科技档案的修改、补充使其记述和反映的内容发生变化，在质量和数量两方面也随着科技生产活动的深化和科技对象的运动变化而相应发生变化。另外，在档案室保存的科技档案定期鉴定，或移交专业档案馆需要再次进行鉴定时，还将剔除不再具有保存价值的那部分档案，科技档案可能在数量上会有所减少，在质量上也会有所提高。总之，在科技档案的形成过程中，科技档案作为一个相对稳定的有机整体是处在一种运动状态之中的。