电子文件立卷研究，本文主要内容关键词为：文件论文,立卷论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
“立卷”是文件实体的排序过程，是档案整理实践中最普通和最为传统的一项必要的工作，档案界从来没有想像过会在这里遇到问题。但电子文件的出现，计算机却使档案人员一下子完全丧失了对电子文件进行实体排序的权力。既然我们不能对电子文件进行实体的排序，那么电子文件是否还需要立卷？电子文件是否还能立卷？这就成为现代计算机及其技术向档案界提出的一道难题。我们对传统的立卷思想依然持着坚定不移的态度，但同时针对电子文件不能进行实体排序的客观现实，提出了利用“虚拟立卷”达到“立卷”本质的新思想和技术方法。
一、电子文件必须立卷
电子文件为什么必须要立卷？回答这一问题首先必须明白档案立卷的本质。
档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、音像及其他各种方式和载体的历史记录。①从档案的定义看，档案既然是历史的记录，就必须要记录历史。而电子档案是档案的一种，所以它就必须服从档案记录历史的这一最普遍的性质。而历史是由无数的事件组成的，为了客观地记录历史，档案人员的首要工作就是真实地记录历史事件。立卷就是使文件之间的历史联系在微观层次上得到保持的有效手段，也就是说通过对与同一事件相关的文件的有序排列形成案卷的过程，就是记录这一具体事件的过程。所谓文件间的历史联系就是文件在产生和处理过程中所形成的内部相互联系。②而这种有机联系正是人们利用档案信息来再现文件形成时的社会实践活动的真实历史场景和将这些信息用作历史或法律见证的重要依据。
实际上，立卷的本质是记录历史中事件的过程。如果取消电子文件立卷，那么关于同一具体事件的文件不但不能集中保存，而且不再存在历史联系。而割断了这种联系，就不能真实地反映事件的原始面貌，从而就失去了档案记录历史的作用。立卷是记录历史的最基本过程，电子文件立卷后可以长期保持文件之间的联系，保证多年以后利用者都能看懂与同一事件相关的所有文件，了解事件的来龙去脉。
因此，电子文件必须立卷，这是我们必须坚持和从经典档案学理论那里所要继承的思想和原则。
二、电子文件虚拟立卷的技术方法
电子文件必须立卷只是一种原则和思想，只有正确的思想和原则是不够的，还必须具有实现它的技术支持，否则就仍然只能是一个空泛的理论。
（一）电子文件为什么要采用虚拟立卷技术
在实践中，由于我们很容易操作和控制纸质文件的实体，所以在纸质文件立卷的实践中就便利地利用纸质文件的实体排列方法，来记录和物化档案之间的历史联系，从而客观地记录历史中的事件。但这并不能被电子档案立卷实践所接受。其原因在于，面对计算机，档案人员已失去了对电子文件实体进行物理排列的可能和权力。具体地讲，电子文件实体在硬盘存储上的物理排列方式是由计算机及其技术自己控制的，究竟将一份电子文件存放到硬盘的哪一物理位置，是由计算机自己决定的，计算机对此总是遵循它自己的固定逻辑和算法。③
因此，传统的和原本十分简单的、用文件实体排列立卷的方法，在高科技的计算机条件下反而成为了一种难以实现的方法。档案人员为实现电子文件向电子档案的转化，就开始寻觅在计算机及其技术条件下记录和物化电子档案历史联系的新方法。
在电子文件整理过程中，虽然我们不能随便改变电子文件所在的地址，但能根据文件之间所存在的客观历史联系，通过对文件的排序，反映档案之间的历史联系。在档案历史联系的形成过程中，完成文件间的历史排序，并且不改变文件的物理存储位置，这种整理方法即为虚拟整理技术。它是以文件的历史联系为依据，对文件进行的非实体排列，仅用一套符号及语法逻辑来记录和解释档案历史联系的技术。④计算机虽然禁止人们随意对电子文件进行实体排列的控制，但它又向人们提供了一种更为随意的对电子文件进行虚拟排序的技术。这是一种不需要人们再顾及电子文件实体排列的、与电子文件实体排列无关的、更为高级的电子文件排序技术。⑤虚拟整理技术的出现不是偶然的，它是依靠传统档案整理理论所形成的历史原则和对档案历史联系要素的研究，及在实体整理技术成熟的基础上发展起来的，是档案整理理论和技术连续发展的结果。
电子文件虚拟整理技术出现后，档案界很快地出现了虚拟立卷的技术。具体地说，电子文件的立卷实际操作对象并不是电子文件实体，而是电子文件信息。“它并不是组成案卷实体，而是虚拟立卷，并且采用统一的标识来揭示具有有机联系的一组电子文件。”⑥
（二）电子文件虚拟立卷的技术方法
1.电子文件立卷必须由业务承办人完成
现在有许多人都认为电子文件的立卷可以利用计算机自动完成，这种观点是不妥的。因为电子计算机没有思维能力，只能根据数据库内所给的条件进行操作。而案卷除了便于保管和便于检索功能外，还有一个往往为人们所忽视的功能，这个功能也是档案管理中一个极端重要的功能——它是使文件之间的有机联系在微观层次上得到保持的有效手段。要保持案卷的这种功能，就必须在立卷时注意这种有机联系。何嘉荪在《如何改革归档文件的整理办法》中指出：“不依靠人工干预，计算机就无法自动模拟文件间的历史有机联系。也就是说，文件间的历史有机联系，如果不是由人们（可以通过计算机）在文件形成过程中加以记录和描述（著录）或在信息整序过程中加以处理（按历史联系分类并以具体的事件为单位组织成虚拟的案卷），那么这种历史有机联系就根本不可能保持住或检索出来，再好的计算机软件也不可能做到这一点。”⑦这段话很客观地分析了计算机在电子文件立卷环节上的不足，所以只能由人来对电子文件进行立卷。
当一件事情被处理完毕后，记录事情的来龙去脉是业务承办人的当然职责。具体地说，业务承办人处理完一件事情后，围绕这一事件会自然地产生大量的电子文件。因为业务承办人参与过此事，所以他能够很好地把握这些文件之间的历史联系，并根据处理此事的前后过程，把这些文件按照历史联系组成案卷。这样看来，由业务承办人组卷，能够保证事件记录的完整性和真实性，有了完整性和真实性作为基础，就可以提高档案的利用价值，尤其有利于档案凭证作用的发挥，所以很自然地应该由业务承办人来立卷。
2.电子文件立卷的操作过程
文书部门的工作是围绕着一件件事情而进行的，当业务承办人处理完一件事情后，就要分析此事在本部门各项活动中的地位。如果判定此事对日后实际工作或科学研究等活动具有一定的查考利用价值，就将此事立卷。具体过程如下：(1)业务承办人分析事情的主要内容，然后以此事的主要内容为名创立一个文件夹，此过程即为拟写案卷标题的过程。(2)卷内文件的收集：业务承办人在处理各个事情时会产生大量的电子文件，他本人很清楚地知道每一份电子文件所属哪一个事由。当一件事情处理完毕后，业务承办人就将与这件事情相关的所有文件收集于这个文件夹中。值得一提的是，此时文件夹下收集的并不是电子文件实体，而是与这些电子文件实体相对应的电子目录，这个目录可以简单地定义为电子文件的文件名。这时只是形成案卷的虚拟单元，而其内部文件仅仅是从属于一个事由，而没有事由之间的联系。(3)卷内文件进行排序：此时业务承办人应根据事情的产生、处理过程，对卷内文件进行历史排序。排序的结果可以体现一个事由之间的有机联系，同时也形成了一个事由下的历史目录。以后，人们可以通过历史目录来检索出此件事情文件间的历史联系。
至此，电子文件就可以结束其立卷环节了。
三、启示
每每在一些档案实践条件发生变化时，是否还要坚持传统档案学理论的问题就要被提出，但我们会发现我们总是要从传统中继承一些东西，尤其是已被公认为最为本质的那些理论。但档案实践条件发生变化了，就必然要引发档案实践的变革，用变革的方法坚持正确的档案学理论，才是使档案学理论保持科学和不断发展的基本方法。