摘要：绝大多数的电子档案信息都对企事业单位的正常运转具有非常重要的指导作用。因此，进一步加强档案信息化建设和管理对于企事业单位的稳定、健康、科学发展具有非常重要的意义，本文以加强档案信息化建设和管理工作的重要性和我国传统纸质档案建设和管理工作的不足之处为探究起点，具体分析并阐述档案信息化建设和管理对策。
关键词：档案信息化建设；档案管理；思考
引言：
电子档案以其本身具备的操作方便、节省保存空间以及可以实现共享等多方面的特点在各行各业中的使用越来越广泛。据此，本文就关于档案信息化建设和管理工作进行探讨，以期能提升档案信息化建设和档案管理工作水平。
一、电子技术简介
1、电子技术的含义和特点
电子技术科技是一种新兴于十九世纪末、二十世纪初的科学技术，是利用电子元器件来设计各种电路以满足现实生活需要的一种技术。现代电子技术已经渗透到人类方方面面，在现代世界无处不在，在物联网、智能家居的发展中电子技术将会发挥重要的作用；电子技术发展趋势和特点，可用“五化”来概括，即：条件极端复杂化；微型化；绿色化；集成化；高精度，多功能和智能化。该技术涉及到信息、电子、材料、能源、管理等方面的知识。对档案信息化建设来说，电子技术的应用无疑是大幅度提升了档案管理的效率和质量，也极大的节省了时间和人力成本。
2、电子技术在档案信息化建设和档案管理中的作用
2.1提高工作效率和工作质量
电子档案能够很大程度上保证整体工作的正常运转，高效、科学的档案信息化建设和管理工作还能大幅度提升整体工作的效率和质量。
2.2提高信息管理质量
重要的档案信息是非常宝贵的资源，所以必须提升电子档案管理质量，才能保证这些档案的利用率和安全性，从而发挥这些电子档案信息的现实价值，因此，进一步加强档案信息化建设和管理工作是非常重要的。
2.3提升的整体管理水平
档案信息化建设和管理工作是推动工作水平不断提升的重要力量，如今，我国各企事业单位等都相继成立较大型的档案资源管理信息部门，足可见加强档案信息化建设和管理工作对于提升管理水平的重要性。
二、电子档案归档存在的主要问题
1、电子档案独立性较差
在电子档案应用前，大多数企业采用传统的纸质档案归存信息，纸质档案过于开放，缺少私密性，而且企业大部分都不重视对档案的管理保护，因此时常发生管理人员随意更改档案或者档案丢失的情况，这些工作上的不足在很大程度上降低了依存纸质档案信息的电子档案信息的可靠性和完整性。
2、电子档案归档流程不正确
电子档案的归档有相对规范固定的流程，一般而言有以下几个步骤：其一，工作人员需要判断电子档案（整理后的文件）的属性；其二，按属性分拣拷贝电子档案；其三，将拷贝的文件存放在安全的地方，进行长期存储。在这一系列流程中比较重要的是第一步对电子档案的属性进行分类，而大多数企业也是在这一步出现问题，如第一步直接拷贝进行储存，这种工作方式一方面不利于档案的整理，另一方面影响工作效率的提高，究其原因就是没有按照正确的流程去归档电子档案。
3、档案管理人员专业水平有限
在推进档案归档管理信息化建设的过程中不可避免的需要引进先进的信息化设备，新的设备和软件要求工作人员有相关的专业知识和技能，但是设备和软件不断更新，更新速率很快，如此一来，工作人员难免会出现失误，从而影响档案信息的可靠性和完整性，这是工作人员专业能力不足造成的。
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三、提高电子档案归档水平的措施
1、构建合理的电子档案归档管理体系
电子档案缺乏独立性，并且目前对电子档案归档的管理存在诸多不足，因此想要提高电子档案的归档水平就需要在工作人员内部建立科学的管理体系，电子档案归档合理性的提高需要与实际情况相结合，具体表现为：第一，及时整理归档文件，集中保存待归档的文件；第二，在归档工作开始之前，确定合理的整理方法，然后由专门工作部门将文件整理成电子档案，并对此进行鉴定，监测；第三，制定科学明确的归档分类规定，如统一文档的格式和规格，逐一调整归档文件；第四，实行责任制，将责任明确到个人，确保每一项工作的落实。这种合理归档体系的制定有利于促进电子档案归档的顺利进行。
2、严格检查电子档案的真实性和完整性
对电子档案进行长期归档的目的是为了保存完整的档案信息，因此想要真正提高电子档案的归档水平就必须确保存档档案信息的真实性和完整性，主要包含以下几个部分：其一检查存档电子档案的格式、内容、规格、要求载体是否与纸质原件相同；其二则是存档档案的格式是否符合归档的统一要求。具体工作措施有：首先规定工作人员保留文件的纸质原件，对存档电子档案的每一次修改都要与原件进行对比修改，如此能够确保各种类型电子档案的检查都有对比原件；其次提高工作人员的专业知识和技能，充分利用信息化设备的功能，检验存档档案的数据，不断发现问题，并且不断的调整。
3、对电子档案归档方法进行合理选择
根据档案初始存储位置，合理选择最合适的归档方法，具体说来归档方法主要有以下3种：一是物理归档，根据电子档案初始存储位置的不同可分为介质归档和网络归档，介质归档的电子档案在上交管理部门存档之前存储在相对应的位置上，而网络归档的电子档案在长期存档之前主要是在各个网络平台上搜集整理而成的；二是逻辑归档方法，这种归档方法主要是根据电子档案的格式，及其逻辑地址进行归档，此种归档方法对电子档案原有物理位置的保存，有利于完整保存电子档案；三是双套制归档，即将前两种归档方法结合，将逻辑和介质或网络归档结合起来形成相应电子档案归档，同时形成纸质版。
四、加快档案信息化建设的措施
1、构建电子档案管理记录系统
对电子档案进行长期归档的目的是为了保存完整的档案信息，因此想要真正提高电子档案的归档水平就必须确保存档档案信息的真实性和完整性，而对电子档案管理记录系统的建立一方面能够记录很多电子档案归档过程中的原件数据信息，促进电子档案信息化建设；另一方面这个管理系统的建立能有效引起工作人员的重视，如此能有效监管更改电子档案信息的行为，提高存档档案信息的真实性和完整性。在这个管理系统中比较重要的一步是数据库的建立，通过对存档过程中各种数据的收集，为后续研究做准备。
2、提升档案信息化技术水平
推动档案的信息化进程需要不断促进档案信息化技术水平的提高，主要有以下三个措施：第一点，不断更新工作场所的基础设施，提供良好的硬件设施条件；第二点采用双套制方法存档档案，提高存档工作效率的同时促进档案信息准确度的提高；第三点，制定保密的安全措施，通过严格分类有效防止档案的丢失情况
3、对电子档案工作人员进行培训
不断提高工作人员专业的知识和技能，在引进最新的信息设备后，员工培训能让员工在短时间内快速学习设备和技术的使用技巧，如此能保证存档工作的顺利和高效运行。
结束语
综上可知，我国的传统档案信息化建设和管理工作无论从管理理念、管理过程、管理模式和管理人才上都存在明显不足，为加快档案信息化建设和管理步伐，就必须从全局出发，加强管理并加大投资力度，并重视档案的保存、保密工作，上述建议只是笔者的浅见，希望能为推动档案信息化建设和管理工作的进一步提升提供帮助。
参考文献：
[1]潘磊.档案信息化建设与档案管理的思考[J].新商务周刊，2017
[2]夏燕玲.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].云南档案，2010
[3]郑月.关于档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].赤子（上中旬），2014
论文作者:肖开常
论文发表刊物:《基层建设》2019年第11期
论文发表时间:2019/7/30
标签：档案论文; 电子论文; 信息化建设论文; 信息论文; 管理工作论文; 档案管理论文; 纸质论文; 《基层建设》2019年第11期论文;