摘要：在时代发展背景下，办公室管理工作也实现了全面创新。其中，档案管理是办公室管理工作中的重点，同样需要与时俱进，使其查询与检索的功能得以充分发挥，有效地实现办公室工作人员工作效率的全面提升。对于办公室档案管理工作而言，本质上就是对资料数据的有效收集，进而全面整理并保存。由此可见，档案管理对于办公室工作的开展具有积极参考与借鉴性作用。
关键词：办公室；档案文书管理；工作；探究
引言
办公室档案文书管理能力的高低直接决定着单位信息的汇总能力和管理能力的高低，其是通过对单位内部人员进行沟通和协调，从而提高办公室档案文书管理工作的质量因素。在实际工作中，各单位要想提高办公室档案文书管理的能力，就要不断的提升行政部门内部的管理能力，只有这样才能为单位行政部门的长期发展做好保障。经济社会的发展，推动了信息化时代的进程，这样的背景下，各单位对办公室档案文书管理的要求也越来越高，那么怎样将办公室档案文书管理工作的有效性提上来，成了每个单位关心的话题。
1 单位文书档案管理的特点
1.1 文书档案管理的重点是收集和保存
事业单位在正常运营的情况下，会产生很多关于单位人事关系、组织运营过程中资金花费以及文件报告等方面的文书档案，这些档案是一个事业单位的核心内容，而文书档案管理工作就是把这些内容记录到档案文件里面，然后进行分类保存工作，这是文书档案管理的重点内容。对于所记录的资料档案要求必须全面科学，以便于以后有需要时进行查阅。
1.2 单位的文书档案管理主要是文书工作
总体来说，单位的文书工作就是指收集档案、记录档案、归类整理档案和保存档案等一系列过程，在文书工作的基础上进一步完善和发展。档案主要是来源于文书部门工作中收集和整理的事业单位运营资料，文书档案管理就是将文书部门提供的资料进行归档整理，文书工作是主要内容。
2 目前办公室档案文书管理中所存在的一些问题
2.1 单位职工缺乏对档案文书管理的认识，使其内容缺乏创新的元素
目前，很多单位并没有将办公室档案文书管理工作重视起来，还是觉得此项工作又不会给企业带来什么大的损失，加上平时工作一忙，单位领导以及具体的档案文书管理人员还是采用着传统的方式进行着此项工作，而对于专业的档案文书管理人员来说，由于缺乏在工作方面的创新意识，加上本身所缺少的对档案文书的管理意识和对相关资料的保护意识，导致出现了单位对档案文书管理利用率极低的情况。
2.2 档案文书管理的方式比较落后
一些单位在档案文书管理方面的方式还比较落后，甚至单位内部的档案文书管理人员是外面招聘来的兼职人员，这样的话，负责档案文书管理的人员也就缺乏对档案文书管理工作的责任心。而本来单位内部对于档案文书管理方面的资金以及人力方面的投入就比较少，人员的缺乏加上资金的限制，严重的影响了本单位档案文书管理工作的正常进行。
2.3 单位档案信息化管理人员的自身素质还有待提高
在信息化的时代，实现档案文书管理的信息化是社会发展的必然趋势。而目前，很多单位的档案文书管理部门都缺乏现代化的高科技人才，尤其是档案和信息进行复合处理的全能型人才更加的稀缺，一些单位虽然也引进了一些现代化的设备，的那还是由于工作人员缺乏现代化信息方面的知识，使设备的很多功能不能充分的发挥出来，也就实现不了档案信息电子化了。
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3 提高办公室档案文书管理工作的具体措施
3.1 提高工作人员对档案文书管理的认识，激发其工作的积极性
各单位要从观念上改变对档案文书管理的认识，使工作人员能够更加深刻的意识到档案文书管理对单位发展的重要性，单位领导也要加强对档案文书管理工作的重视。单位领导要给档案文书管理工作人员更多的关心和鼓励，让档案文书管理工作人员从心理上认识到自己工作岗位的重要性。可以定期或者不定期的对表现出色的工作人员给予奖励，尤其是对其工作的热情要给予肯定以及鼓励。这样不但激励表现好的员工想要表现的更好，还帮助表现一般的工作人员认识到了其在工作当中的错误，使其能够及时进行改正，这样也就积极的促进了档案文书管理工作的积极发展。
3.2 加强单位对办公室档案文书管理工作的规范化建設
各单位要想提高提高本单位的办公室档案文书管理的水平，各单位必须将办公室档案文书管理更加重视起来，要不断加强其内部办公室档案文书管理规范化建设的工作，就要在单位内部建立完善的办公室档案文书管理机制。对档案文书管理工作人员的和工作职责进行明确，明确规定档案文书管理的各项工作要求。并建立相应的奖惩制度，全面提高本单位档案文书管理工作的质量。
3.3 单位内部要加强档案信息化管理的建设
与传统的纸质的档案文书管理工作比起来，网络电子化的管理方式其效率更高，不但如此，还避免了纸质工作中由于人为因素而出现的一些错误。有效的提高恶劣档案文书管理工作的准确性。各单位应积极应用先进的计算机信息技术，在内部建立网络数据平台和电子信息库，以此来进行档案文书管理工作。计算机电子信息化技术不但能够对各种档案的信息进行归类保存，还能够对比较复杂的，或者特殊的信息资料进行管理，这样一来，一方面为单位节省了大量的纸质资源，另一方面还避免了办公室资料长期堆积以及查找困难的问题。单位还从此项工作中节省了大量的人力、和物力，在提高了工作效率的基础上还对各类形式的档案文书进行了归类管理，为查找资料提供了更加便捷的通道。
3.4 单位应对档案收集以及归档的工作模式进行创新
目前，一些单位由于还沿用着传统的档案文书管理工作模式，使其在工作中出现了信息遗漏、或者不准确等严重的问题。所以，建议单位应对档案文书管理的工作模式进行创新。档案文书管理人员应该加强与各事业单位相关部门之间的联系，及时的收集单位的一些档案资料并进行归档，还需要其将各项资料的连续性和历史新了解清楚，这样也就能够有效的避免档案文书管理中所出现的一些资料不全面或者资料不真实的现象。当发现档案文书管理中出现一些不利于本项工作顺利进行的因素时，应及时处理。以此来提高档案文书管理的服务效果。
3.5 单位应提高档案文书管理的利用率
档案文书管理部门属于单位的行政管理部门，因此，各单位应该鼓励员工合理的利用档案文书，适当的增加一些员工自己的开发项目，在进行科学研究时，要对原有的档案文件进行详细的查阅，并且在已经掌握了的基础上进行。这样也能提高档案文书管理的利用率。
4 结束语
总之，档案文书管理工作是反映单位内部管理活动的一项重要的记录，此项工作当中的资料收集和归档工作是档案文书管理工作中非常重要的一部分。因此，各单位要将档案文书管理工作重视起来，提高档案文书管理工作人员的良好形象，将现代化的计算机技术积极的应用在档案文书管理工作中，提高对档案文书的管理，保证文书与档案能够合理的对接在一起，进一步提高单位内部档案文书管理工作的水平，更好的推进各单位事业的健康发展。
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论文作者:丁洋
论文发表刊物:《基层建设》2018年第7期
论文发表时间:2018/6/19
标签：文书论文; 档案论文; 管理工作论文; 单位论文; 办公室论文; 工作论文; 各单位论文; 《基层建设》2018年第7期论文;