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摘要：在工程项目管理时采用招标采购，可以有效地减少费用支出，有利于提高企业的经济效益。本文从招标采购的准备阶段、招标阶段以及正式采购阶段的应用进行了深入地分析，并对采用风险防范措施进行了探讨。
关键词：项目管理；招标采购；信息体系；应用
招投标制度是伴随着市场经济不断发展形成的，最早在建筑领域得到了应用，随后在一些重要项目以及物资采购中得到了大范围的推广，招标采购是有效地减少企业和政府部门的采购成本，把对外部进行采购的工程材料、设备作为标的，使多个供应商家通过公平的投标报价，经过评标专家的综合评审确定出最具优势的供应商，发放中标通知书后与其签订正式的合同，完成了整标的购买过程。在采购过程中应用招标制度，可以把竞争机制引入到采购过程中，使采购方处于主导地位，从而达到选取价格好、质量优、售后服务及时供应厂家的目的，可以有效地节省以及利用购置资金，避免在采购过程中出现腐败问题，可以做到价格和购买渠道的透明，防止某些人员进行不法操作。
1招标采购实施的条件
1.1外部条件
在市场经济的整体环境之下，商品的价格由原来的管控变为现在的自由放开，企业之间的竞争愈演愈烈，从而为招标采购提供了可以实现的平台。而从国内的整体经济环境角度来看，我国的生产力较以前有了很大的提高，大量的商品不断出现在市场上，商品种类和数量完全满足了消费者的需求。而从局部来看，商品之间差异不断地缩小，经营的范围不断产生重叠，时常会引发价格方面的竞争。
1.2内部条件
1.2.1项目部集中采购权
施工单位组建的项目部，是一种作为工程管理的临时性部门，在施工过程中发挥着重要的作用，直至工程项目完成以及债权债务完成移交。工程项目所需物资的购置价格的多少，质量的优劣，供货效率的快慢，都直接决定着工程项目的施工作业进度以及施工质量，对施工单位的经济效益带来很大的影响[1]。因此，项目部必须要组建专门负责工程物资采购的管理部门，该部门可以集中采购权，使得其它部门不得直接购买物资，防止出现没有在采购计划之内的违规购买情况。
1.2.2内部职能部门加强衔接
进行招标采购，项目部的各组织部门和施工作业层面必须要进行紧密的配合，使得工程物资计划、采购、物资运输、工程货款的结算、质量检验以及安全等不同的管理环节之间实现有效的结合，使招标采购可以顺利地进行：1）计划管理部门应该与技术部门进行接合，对所需的工程物资进行概算，按着工期的要求和进展情况，及时制定出物资需求计划。2）财务管理部门应该及时为采购提供充足的资金，并在招标采购过程中进行监督。3）工程物资供应部门应该及时了解工程进展的物资消耗情况和资金的运转状况，根据施工要求及时了解采购信息，组织安排具体的采购工作。4）施工作业层面应该对领取的物资材料数量进行有效的管控，从而有效保证工程的施工质量。
1.2.3招标采购的适用范围
应该依据工程项目状况和施工所需的物资进行科学合理的分析，从而决定是否地招标采购工作，招标采购方式适用了投资额度较大，物资占总投资比例较大的工程项目，对工程项目施工所需的大宗材料、价值大的工程设施等进通过招标方式进行采购。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆对于价值较小，数量比较零散和材料，价格的竞争空间不大的，可以通过询价方式直接购买，从而减小由于招投标过程产生的时间浪费。
2招标采购的实施
2.1准备阶段
2.1.1做好市场调查工作
在采购工作实施之前，应该做好所需物资的市场调查，从而确定采用何种招标方式，使采购的成本降低，提高采购工作的运行效率，规避在采购过程中形成的风险，这是进行招标采购工作首要解决的事件，对于市场进行调查，应该明确工程项目所需要的物质的购置渠道、价格信息和存在的风险，都有那些供应商，供应商的优劣在那里，进行全面系统的市场调查，可以使招标工作得以顺利开展[2]。
2.1.2编制好招标文件
完成市场调查之后进行的下一步工作就是编制招标文件，项目部应该与计划管理部门和技术部门制定出所需工程物资的概算，并编写招标文件内容，应该从工程项目的概况、工程物资的预算价格、需求计划以及物资明细表、技术指标偏差表等进行技术标书方面的编制，商务标应该从物资报价表、供应商的企业运行情况、售后服务等方面进行说明，指出必须响应标书的内容，以及作为废标的条件。
2.1.3选择招标的方式
工程项目进行招标采购的方式主要有下面两种：1）邀请招标。对具备资格的企业或者组织进行邀请，通过有限竞争的方式进行招标。由招标单位选取一定数量的供应商，向其发向投标邀请，这些供应商通过公平竞争确定出中标供应商。2）公开招标。招标人采用招标公告的方式邀请不特定企业或组织进行投标，从投标人中确定出最具备资格的供应商。对于某些工程项目的施工地点远离市区，交通运输不便利，施工作业工期比较紧张的条件下，如果进行公开招标，则所需要的准备时期就是很长，工程费用成本较高，对于工期会产生很大的影响，应该根据工程项目的实际情况，尽可能的采用邀请招标的方式，可以减少招标工作所需要的时间，减少招标过程中的费用支出。
2.2招标阶段
2.2.1发出招标公告
工程项目部应该依据市场调查的结论，把编制好的招标采购公告在报刊、电子网络或其它媒体上进行刊登，从而吸引具备资格的供应商参加投标活动。
2.2.2开标
在开标截止日期之前，应该对供应商的投标文件进地汇集，在开标日当场进行解封，招标评审委会员对投标文件进行综合性评审，根据招标文件中制定的评审标准确定出合格的中标厂商。中标结果公示以后，应该在规定的时期内发出中标通知书。
2.2.3签订合同
中标通知书发送之后，工程项目部应该按着规定的程序与中标供应商签订采购合同，确定出采购的通道、物品的价格、货款的结算方式，违约责任等内容，明确好合同双方的权利和义务。
2.3正式采购阶段
2.3.1物资供应
工程物资采购合同签订之后，项目部可以根据制定好进度计划安排施工作业，采购工作可以依据采购合同的内容确定供应商把物资送到施工地点或者由采购部门到供应商那里提货，应该对物资的规格型号、数量、产品质量进行验收，填写好进场材料的物资管理资料，不通过验收的物资材料不得用于工程当中。
2.2.2统一货款结算方式
供应商应该在财务管理部门统一进行货款的结算，物资供应管理部门应该把物资采购信息及时发送给财务，使财务便于对工程项目资金进行统一的安排，采购之后，财务管理部门应该根据采购合同中的采购阶段、物品数量等进行仔细的核查，满足合同要求的物资材料应该及时归入管理档案，安着采购合同对供应商进行货款的结算，对于有问题的采购资料，在没有进行掌握之前，不可以纳入账目当中。
3采购风险的防范
国内的市场经济体制还需要进一步的改进和完善，对于市场主体的行为规范还不够严格，招标采购过程中必须会存在着一定程度的风险。招标采购存在金融风险、质量风险、采购通道风险和价格风险。对于金融风险，工程项目部应该对货款进行统一的结算，防止出现各类票据和资金支出现，可以减少金融风险的存在。关于质量风险，物资供应管理部门应该做好合同规范管理，施工作业部门应该做好质量检验，防止不合格物资的出现。采购通道的风险，在进行定标时，对于中标的供应商如果出现违约情况，应该追究法律责任，并让供应商提供履约保证金。对于价格风险方面，物资供应管理部门和财务管理部门应该及时了解市场价格的变动情况，建立起物资价格信息管理系统，利用价差等方式处理物资价格变动的风险。
参考文献：
[1]史廷轶. 山东高速公司高速公路建设项目招标管理研究[D].西南交通大学,2016.
[2]王勋,何颖珊. 浅谈项目管理对招标采购进度控制的一些认识[J]. 中国商论,2016(23):138-139.
论文作者:梅向夏
论文发表刊物:《防护工程》2018年第23期
论文发表时间:2018/12/22
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