关婧涵1 苏效昌1 韦黎丽2 谭林林3
（1广西电网有限责任公司;2百色供电局;田阳供电公司; 3隆林供电有限公司 广西百色 533000）
摘要：随着视频会议系统和桌面会议系统的不断应用，通过搭建无纸化会议系统，不仅会大量减少纸张、墨粉和打印设施耗材的使用，节约能源和资源，而且清洁环境，有利于提高工作效率，同时减轻会议组织者的工作负担，给与会人员带来更好的体验感。通过HttpFileServer（以下简称HFS）软件搭建的无纸化会议系统对硬件要求不高，能够较好满足普通会议需求。
关键词：无纸化会议系统，HFS，网络
1 应用背景及现状分析
无纸化会议系统是使用现代通讯技术、音频技术、视频技术、软件技术，通过文件的电子交换实现会议的无纸化，是一种全新的会议模式，对传统会议模式的一种变革[1]。在常规的单场会议中，会议筹办方需要提前收集来自参会方的材料，由于许多材料需要临时修改，容易造成打印浪费，不利于保存、保密等工作。特别当会议时间长，议程较多、会议资料内容多、会议资料保密性要求高时，会议组织者与参会人员都面临诸多不便。同时，在会议讲解过程中，纸质材料的内容表现能力较差，无法和多媒体材料相比，特别是在纸质材料较多时，查阅内容时往往会耗过多时间与精力，且容易分散注意力。
随着计算机网络技术的飞速发展，多媒体电子会议系统的技术也得到了迅猛发展，现在的多媒体电子会议室，不再只是简单安装一个投影仪而已，与会者对会议信息的演示、交流、互动等方面也提出来越来越高的要求，无纸化会议系统的引入和使用，解决了传统技术中难以实现的交流、互动等缺点，将会促使会议高效，环保，同时减轻会议组织者的工作负担，给与会人员带来更好的体验感。目前，研究中有较多无纸化会议系统，如利用四层架构的移动无纸化会议系统[1]，采用计算机或单片机为控制中心的数字化会议系统[2]等，但这些系统大多造价昂贵，需要购买专业服务器、终端等，还需要安装维护，在时间及金钱上存在较大弊端。本文通过HFS软件搭建的无纸化办公系统，仅需要一台普通电脑当服务器，无线路由、笔记本、IPAD、手机等终端即可实现无纸化办公需求。
图1 HFS服务器部署架构
2 无纸化会议系统的实现
本文采用HttpFileServer（以下简称HFS）软件搭建无纸化会议系统，无纸化会议系统由两大部分组成：服务端和客户端，服务端通过HFS软件实现会议材料的全部管理操作，客户端可以是带浏览器功能的任何电子设备，包括常用的笔记本电脑、IPAD、手机等，通过浏览器访问服务端地址即可浏览相关会议材料。下面主要从无线局域网与HFS文件服务器搭设两个方面进行说明。
1、利用无线路由器在会议室区域内架设起无线局域网，根据会议的网络与保密要求，确定是否将无线网局域网接入局办公网络（即无线路由器是否与局网办公网络连接）。再根据实际需求对无线路由器进行相应网络配置即可。（ HFS服务器部署架构如图1所示）
2、在一台接入无线局域网的笔记本电脑或台式电脑上运行HFS软件架构起小型文件服务器，只需运行并启动HFS软件服务，在文件目录中添加相关会议材料文件或文件夹，用户便可使用移动终端（手机、平板、笔记本电脑等）通过无线网络来访问文件服务器来达到无纸化的效果。（终端登录效果如图2所示）
图2 终端访问HttpFileServer建立起的文件服务器
3 应用情况及效果
应用无纸化会议系统，组织者从会前有关纸质资料打印装订工作中解放出来，节省大量的时间、纸张费用、打印机耗材等，达到了节约社会资源、环保高效的目的，同时避免了纸质材料流转中的损坏、遗失和泄密等问题。
通过建立文件服务器的形式，实现了对会议资料进行信息化管理，方便用户浏览查找，利用移动终端浏览便捷方便，促使了资料的展示形式丰富多样，拥有更好的用户体验。
4 应用价值
HFS系统日常操作简便，会议组织者仅需将相关的会议文件增加到文件系统中，用户便可通过移动终端访问到会议文件。管理便捷，网络拓扑搭建简单，服务端配置完成后，每次根据会议性质，在会议室中变更无线路由器网络配置和服务端的文件即可。功能简单，成本低，软件可免费使用，不需要申请额外的资金进行使用、维护、管理。HFS文件系统采用B/S架构，适用于目前各种移动设备，只需通过浏览器即可轻松便捷访问。
通过HFS软件构建多媒体电子会议系统，具有成本低、易于实现、便于维护等特点，可广泛应用于各企业单位的中小型会议。
参考文献
[1]肖建龙、何军，移动无纸化会议系统的设计和实现[J]，电子技术和软件工程，2015年01期.
[2]徐玉滨，赵国光、沙学军；数字化会议系统的分析和设计[J]，电子器件，2005年04期.
论文作者:关婧涵1,苏效昌1,韦黎丽2,谭林林3
论文发表刊物:《电力设备》2016年第11期
论文发表时间:2016/8/24
标签：会议论文; 会议系统论文; 终端论文; 材料论文; 组织者论文; 软件论文; 纸质论文; 《电力设备》2016年第11期论文;