实施档案异质异地备份的研究与思考，本文主要内容关键词为：异地论文,备份论文,档案论文,异质论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
档案是国家的特殊战略资源，与其他资源不同，档案还具有不可再生性，一旦丢失或者损毁都将造成无法估量的严重后果。档案安全在档案工作中始终处于极端重要的位置，是档案工作的生命线。各级档案馆所存档案绝大多数都是孤本，任何的闪失都会让我们遗恨千古。唯有实施异质异地备份，方可倍增档案的安全系数，确保我们党和国家的历史记忆永不消失。
传统档案安全保护主要是针对温度、湿度、霉虫、纸张、字迹等威胁档案实体安全的环境和技术因素而展开的，目的是为了延长档案本身的自然寿命。然而，事实告诉我们，影响档案安全的因素远不止这些，有的甚至是毁灭性的。
根据瑞士再保险公司SIGMA对2002年发生的自然灾害和人为灾祸进行的调查统计：损失大部分是由自然灾害造成的，其损失为114亿美元，而由人为灾祸所造成的损失共计21亿美元。这表明自然灾害对人类造成的损失是巨大的。2008年的汶川大地震至今让人记忆犹新，随着地震倒下的除了生命还有灾区3846681万卷[1]承载着厚重历史的珍贵档案。在这之后青海玉树地震，近万卷档案被废墟掩埋。舟曲特大山洪泥石流导致县公安局户籍档案严重损毁。这些由地震、海啸、泥石流、山体滑坡等地质灾害和台风、龙卷风、洪水、雷击等气象灾害所引发的自然灾害无疑是在提醒着人们，要确保万一，就必须早有准“备”。
正如国家档案局杨冬权局长指出的：“档案的安全备份，既是要防止火灾、虫灾、盗窃、温湿度损害等较小范围破坏对档案的损害，更主要的还是防止地震、洪水、战争、群体性事件等较大范围破坏对档案的损害。”[2]有鉴于此，实施档案的异质异地备份保管，不仅是档案安全保管的重要措施，而是防灾减灾的必要手段。
档案异质异地备份，是以防范风险、安全管理为目的，将原始档案信息通过专门的技术手段复录到其他介质，形成不同载体的多份信息存储，并将其与档案原件分别保存在不同地点的工作过程和管理形态。档案的异质异地备份是新形势下档案安全体系建设最为重要的内容之一，也是现阶段亟待回答和解决的难题之一。
一、实施档案异质异地备份的可行性
我国在档案异地备份方面优势十分明显，这是因为我国幅员广阔，地理环境丰富，地形结构多样，为远距离、多区域的异地备份创造了条件。另一方面，技术具备。现代信息技术和档案保护技术日趋成熟和广泛应用，为异质备份创造了条件。档案异质已由过去单纯复印发展为缩微、数字化、高仿真复制等多种手段和方法，形成胶片、光盘、磁盘等多种载体形式的备份。我们可以同时采取多种形式、多种载体，形成多套异质备份。近年来，信息化条件下的信息容灾技术，也为档案信息网络存储实现实时备份提供了可能。2001年9月11日，美国世贸中心遭遇恐怖袭击。在那之前约有350家企业在世贸大厦中工作，而事故发生一年后重返世贸大厦的企业却变成了150家，有200家企业由于重要信息系统的破坏和关键数据的丢失而倒闭。其中一家公司称，自己要恢复到灾难前的状态需要50年的时间。与此同时，在世贸大厦租有25层的金融界巨头摩根斯坦利公司却在事发后几个小时即宣布：全球营业部可以在第二天照常工作。究其原因，是它不仅像一般公司那样在内部进行数据备份，而且还在新泽西州建立了远程备份中心，从而保证在灾后很快就恢复了正常运作。[3]
我国早在西周时期，就已经有了档案备份制度。隋唐时期，珍贵档案多至要求抄写复制50多套。20世纪30年代初，党中央的所有档案都要求准备三套，一套送中央文库保存，一套送中央特科，一套送共产国际。20世纪60年代的“长江治理办公室”、“南水北调”工程档案，要求复制4份分藏各地。国外也有不少成功经验。比如二战前，英国为了让档案“得到双份保存下来的机会”，曾允许美国拍摄一部分存入美国会图书馆。这些做法值得借鉴。近年来，我们国家档案安全建设和异质异地备份方面的理论研究比较活跃，今年还在成都专门召开了“全国档案安全体系建设工作会议”。这些理论研究和实践探索，为实施档案异质异地备份提供了很好的历史参照和策略选择。
异质方面，目前各级档案部门普遍开展了档案复制、数字化、缩微等相关工作，形成了一大批异质备份品。异地方面，20世纪60年代，受当时国际局势和战备思想的影响，很多档案部门都相继在内地“三线”或山区选址，高标准修建了档案后库，有些单位至今仍然保留着它们。对这些设施如果进行必要的改造和加固，就可以作为档案异地备份场所。加之，改革开放以来国家经济建设快速发展，财政支持的能力显著增强，实施档案异质异地备份已经具备了比较可靠的物质基础。
综合以上因素分析，实施档案异质异地备份的条件已经具备，时机已经成熟，而所需要去做的就是抓住机遇、果断决策、全面展开、尽快落实。
二、实施档案异质异地备份的基本原则与方法
（一）基本原则
1.因情而异。各级种类档案管理部门所收藏的档案生成年代不同、使用载体不同、记录方式不同、保管条件不同、完好程度不同等，决定了档案异质异地备份工作必须从实际出发灵活实施，针对不同情况，采取不同的方法和措施，确保质量和效益，防止“一刀切”、“一锅煮”。
2.稳妥可靠。确保档案载体和信息安全，是档案异质异地备份的唯一目的。档案异质异地备份绝不是简单的异质异地存放，而是针对各种风险、极端情况采取的预备措施。异质异地备份档案应与档案馆馆藏档案的日常管理一样，同时具备恒温恒湿、防虫防霉、防火防盗等综合防护能力，使备份档案始终处于严格的监控之中。稳妥可靠的理念应贯穿于异质异地备份工作的各环节、全过程。
3.突出重点。异质备份是异地备份的基础和前提。档案馆所藏档案少则数十万，多则数千万，要将如此多的档案全部数字化、缩微化不是短时间可以完成的。因此，必须抓住重点，按照先重要档案后一般档案、先历史档案后现行档案、先使用率高的档案后使用率低的档案顺序，分步实施，持续推进。对已经异质备份的档案，按计划进行异地备份。
4.长期坚持。档案工作是一项生生不息的伟大事业，这决定了档案异质异地备份工作的连续性和长期性。只要有风险和安全威胁存在，档案异质异地备份工作就应该长期坚持下去。档案部门应注重长远、脚踏实地、防止急功近利。开始阶段可采取“加速度”的办法强力启动，展开后应把注意力更多地放在完善机制、养成自觉上，使这项工作真正实现规范化、制度化、常态化。久久为功，必有所成。
（二）实施方法
目前，实现档案异质备份的方法主要有三种：一是复制。目前主要包括静电复制和高仿真复制。静电复制又称电摄影，也就是最基本的复印机复制，其特点在于操作方便、快捷，但纸墨寿命有待时间检验；高仿真复制可以达到以假乱真的效果，但需要专业人士和专业技能才能实现。但相对其他备份方法来讲，复制的成本较高，因此主要适用于珍贵档案的备份。二是数字化。数字化具有：速度快，可以形成批量作业；易复制，能够生成多套备份；占用空间小，几个大容量的存储介质就可以保存全部数字化的馆藏档案；检索便捷，便于安全利用档案信息等优点。但同时也存在：技术依赖性强、需要专门的设备和系统环境支撑，易篡改且法律凭证性尚未完全解决等不足。三是缩微。缩微品具有：存储容量大，几万卷的档案缩微后只要一至两节档案柜就可以存放；保管寿命长，醋酸片可达100年以上，聚酯片可达500年以上；设备依赖性小，利用高倍率放大镜就可阅读；法律凭证性强，具有与档案原件同等的法律效力等优点。其不足是：消耗材料投资大，缩微速度慢。上述几种异质方法，各有利弊。但在实际选择上，笔者认为，应首选缩微，在缩微的基础上再进行数字化。有条件且确实需要时，也可对一些重要档案进行高仿真复制。
把档案原件和档案备份件分别存放在档案馆内的不同库房是当前大多数档案馆的保管现状。其主要优点是便于管理，且异质备份档案能够得到与档案原件同等的保管条件，也能够方便服务利用。主要缺点是，只能规避一般情况的损害，不能防范战争、地震、泥石流等大规模破坏，安全系数不高，可靠性不强。这种方法是权宜之计，只能算是同地异质备份，最终还是要实施异地异质备份。
档案异地备份可分为近程异地备份和远程异地备份。近程异地备份，即把档案原件或档案备份件存放在距档案馆300公里以内的专用的档案备份设施内。主要优点是两地距离较近，管理相对方便，能够有效防范一般的安全风险。主要缺点是，有可能受到突发性强灾的波及。远程异地备份，即将档案原件或档案备份件分别存放在不属同一地震带、同一江河流域、同一电网体系，距离在300公里以上，且保管设施良好的档案库或档案馆内。主要优点是，能够防范和应对各种形式的安全威胁。主要缺点是，距离远，管理难度大，利用不够方便。笔者认为，在可能的条件下，应尽可能实施档案的远程异地备份。
实施档案异地备份，除可利用已有的后方战备档案库和新建专门备份库自我异地备份外，还有两种组织形式值得称道和提倡：一是上下级相互备份。即在同一行政管理体系内，利用已有的专门设施，上级与下级单位相互委托存放与保管档案备份件。这种组织形式具有便捷、管理可靠的优势，但不足之处在于上级与下级单位在保管能力与保管条件的不对称性。此外，在较低的隶属层级，异地保管的距离可能难以满足安全要求。二是友邻相互备份。即按照远程异地备份的安全要求，选择不在同一地震带、同一江河流域、同一电网体系，级别规模相当的档案馆，互结对子，相互委托存放和保管档案的备份件。目前，全国已有47对副省级市以上国家档案馆达成协议，互为对方异质异地备份馆。[4]这种方法具有保管条件好，安全防范能力强等优点，但在档案权属和安全管理机制上目前还不够完善。
总之，究竟采用何种异地异质备份方法和组织形式，应从各地和各单位具体实际出发灵活确定，不可一概而论。 三、实施档案异质异地备份工作须解决的主要问题
档案异质异地备份工作是一项复杂的系统工程，也是一项基础性、战略性、经常性实践活动。实际工作中须解决好以下问题：
（一）强化意识
有什么样的意识，就会有什么样的行动。思想上的麻痹、意识上的薄弱，本身就是隐患，也是档案安全建设的大敌。实施档案异质异地备份，应当首先筑牢思想防线。1949年美国工程师爱德华·墨菲在参与美空军的一项试验后得出结论：事情如果有可能变坏，不管这种可能性多么小，它总会发生。这就是著名的“墨菲法则”。[5]我们应牢记“墨菲法则”和已经发生的惨痛教训，不断强化风险意识、忧患意识和责任意识，克服侥幸心理，自觉把异质异地备份建设作为确保档案安全的底线工程、基础工程，坚定不移，毫不动摇。
（二）统筹规划
实施档案异质异地备份不是也不应是自发的随意行为，而是有计划有组织的联合行动。应当在深入调研、科学论证基础上，认真搞好整体设计。由此而产生的规划、部署，是组织实施档案异质异地备份建设的基本依据，决定着建设的方向、工作的质量和发展的效益。建议国家应针对档案的异质异地备份工作成立或指定专门机构，统一计划和指导档案异质异地备份建设；秘密建立若干坚固可靠的国家级、军队级、省市自治区级的档案异质异地备份中心，同时采取互结对子的办法，构建布局合理、覆盖广泛的档案异质异地备份体系，避免人力资源、物力资源的无谓耗散。
（三）科学论证
科学论证，即合乎科学的论述与证明。由于是异地备份，存在各种不确定的因素，因此必须在备份之前，充分考虑到各种可能性，所以必须要提前对各项计划及各方面情况（包括气候环境、地质环境及基础设施等因素）实行科学论证。在这一问题里，我认为有两点是在实施中应格外注意的。首先是方案论证，也就是对整个异质异地备份工作的计划进行论证，因为计划一旦出错，或出现哪怕只是细微疏漏，都可能对档案的安全备份，造成不可估量的严重后果。其次是技术论证，包括保管技术、存储技术和安全利用技术等各种档案安全技术的研发与使用，要求备份工作必须遵照各单位自身的实际备份情况，对档案异质异地备份过程及环境进行安全分析，然后对其技术应用进行科学论证。
（四）标准先行
标准是建设的遵循和依据，与科学规划同步进行的应是档案异质异地备份标准体系建设。当前，我们在纸张、照片、声像以及其他新型载体档案的异质标准、异地备份库的建筑选址、建设标准等方面还存在不少空白。为此，应区分不同情况，周密制定并抓紧构建档案异质异地备份的标准体系，用标准约束行为，用标准保证质量，用标准促进落实。
（五）搞好保障
档案异质异地备份是一项技术性很强的长期任务，没有必要的物质保障，这项工作难以展开。首先，应适当加大经费投入。安全是最大的节约，发生问题付出的代价将是难以计数的，各级政府部门、档案管理部门一定要舍得投入。其次，应切实搞好技术保障。要积极引进先进技术和先进设备，搞好关键技术攻关，确保缩微和数字化转换的质量；要增强备份库室的科技含量，保证建筑质量，提高其综合防护能力。此外，应继续加大对中西部地区的扶持力度，使档案异质异地备份工作协调稳步发展。