关键词：计算机信息技术；机关档案管理
纵观当前的机关档案管理中，由于档案管理本身具备一定的繁琐性与复杂性，在各种档案中处于重要地位，管理的层级相对较高，因此传统管理方式已经难以适应当前海量的档案资源，管理难度不断增加。合理运用计算机信息技术管理模式，恰好能够解决这个问题，将繁琐性的数据资料简易化处理，具有一定的条理性、便捷性等，既提升了档案管理的效率，又完善了档案管理体系，使档案管理朝向科学化的方向发展。由此观之，强化计算机信息技术在档案管理工作中的有效应用，具有重要的研究意义。
1 作用
1.1有助于实现档案管理资源共享
在实际的档案管理中，原始型的档案管理方法相对较为不够先进，难以实现资源共享，并且机关单位档案管理存在相对的局限性，导致资源只能在单位内部开发，档案资源管理的范围往往过于狭小。自计算机信息化管理模式成功应用以来，便有效突破这一束缚。一方面实现了科学管理现阶段内部档案系统，另一方面实现了资源共享，为档案管理带来了便利，并建立起系统化的机关档案管理体系。
1.2有助于推动档案资源管理系统化发展
当档案管理采用计算机信息化模式以后，资源数据容量、资源数据保障性等已经上升到一个新的层次，档案管理也趋向科学化发展。计算机信息化时代已降临，档案管理将不断升级与发展，不仅资源管理范围更加广阔，并且资源共享也实现了智能化，同时确保了档案资源的完整性与统一性。
1.3 系统化资源
通常情况下，信息化技术对数据的存储容量、可靠性有极大的促进作用，同时，对于档案的管理更系统化。建立在信息化系统的基础上，就目前的现代化机关档案管理范畴来看，档案管理的内容所包括的范围更加广泛。计算机信息化能够确保各个系统及其内部信息的统一、完整。
1.4 科学规划
就目前的档案管理而言，对计算机技术的适当引进是切合实际的。引进计算机可使企业内部实施的精细化管理更具保障性，对于以电子信息方式进行保存的档案资源也能得到保障，在查询方面也较为便捷。
2 问题
2.1 真实性
计算机中的电子文件较易被删除，且其删除后不会有遗留痕迹，与此同时，通过计算机形成的文件材料，其自身存在的笔迹也无法留下。单位管理者对这些文件资料不能进行签发，这就对该资料的真实性及权威性造成了威胁，没有人能够确保资料是否经由他人之手对其进行修改或删除，对其中存在的问题也较难发现。
2.2 保密性
在网络技术发达的时代，网络终端设备可以索取到网络上存储的电子文件，更甚者多个网络终端能够接收到同一终端的文件信息，这对于需要进行保密的重要文件毫无安全性可言。由此可见，在网络技术发达的今天，计算机技术在档案管理中的保密性问题，是目前较为棘手的问题。
2.3 保留性
随着社会的发展，办公方式也在不断进步。现在大多单位已经基本实现了无纸化办公。这一现象主要还是依靠网络的力量。无纸化办公方式轻松、快捷，只需使用键盘对其进行操作即可得到资源信息。但是，无纸化办公也有其缺点，在计算机网络突发崩溃的情况下，黑客问题较易出现，或是更加严重的情况，如病毒问题，这些问题都会造成电子文件的丢失，从而导致难以想象的后果。
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2.4 统一性
目前，我国的网络技术还处于研发状态，各个方面还不能很好地进行协调，计算机技术在统一性这方面应用的还不够完善。这对档案的管理造成了一定的难度，并且对各地区、单位之间的互联网问题造成了一定的影响。
3 机关档案管理中计算机信息技术的应用方法
3.1 确保机关档案文件的真实性
当前，机关档案若采用电子文件的形式进行保存，首先应对文件进行压缩处理以及整理归档，以便于保存电子档案。在电子档案实践过程中，如果丢失任何信息，则可运用电子文件形成的诸多步骤，找回丢失信息。毋庸置疑的是，虽然具备专业性的信息安全技术，但是仍然需要制订一套灵活性较强的管理策略，以保证档案管理的安全性。故此，完善相关的档案管理法律法规与管理体系，以确保电子档案维护的真实性与原始性等，是当前档案管理中亟待关注的重点问题。
3.2 强化机关档案原始文件有效管理
一般来讲，机关档案中一些新型的文件资料的处理较为重要，应交由专业的档案管理人员全面分析文件工作领域后，对档案资源中海量的电子文件接收处理工作进行科学指导，并将电子文件的原始信息切实保护好，以便于为重组档案文件信息夯实坚定的基础。除此之外，充分运用科学化的技术处理，能够保证信息归档工作的及时性与有效性。举例而言，将一些已经归档的电子文件格式直接设置为只读性文件，其作用便是只能读取难以更改，这样便能够确保电子文件的识别，并能够对电子文件的原始信息加以保护，保证电子文件的安全性与可靠性。
3.3合理保存机关档案的电子文件
机关档案中，电子文件的保存主要采用化学磁性材料，就理论层面出发能够实现长期保存。电子文件的信息读取由于并未涉及到接触式，因此避免了磨损的伤害。电子文件中的信息通常被记录在密封的塑料保护层中，避免受到外界磁场因素的影响，并且预防受到外界空气中有害气体或者灰尘等杂物的侵害。由于电子文件出现的时间相对较短，不具备实际存储的验证信息，因此档案管理人员亟待深入探究电子文件中长期保存原始信息的相关问题。针对长期保存起来的电子文件，应按时进行检查，并复制备份，以便于确保信息的安全性。
3.4完善机关档案电子信息档案安全评价指标体系
在机关档案管理中，成功应用信息技术虽然能够提升档案工作的整体效率，增加档案的社会影响力，但是与此同时，仍然存在一些技术落后、不稳定的存储介质以及黑客入侵等危险因素威胁着电子档案信息的安全性，故此，电子信息档案仍然面临着新一轮的难题。客观来讲，电子档案信息安全管理这是一个动态的过程，而非一个生产出来的产品，因此难以通过一个“安全产品”便解决所有安全问题。就档案管理体系来说，若想解决电子信息档案安全问题，首先应识别电子信息系统存在的威胁，以及因这些威胁造成的潜在风险以及影响等，然后由专业人员进行精准识别以及评价。在实际安全评价中，应确保运用科学化的模型与方式，准确掌握内部信息系统的实际安全情况，并分析潜在的威胁，利用合理的安全措施，提升安全评价的安全评估水平，进而建立起相对稳定的电子档案信息安全管理系统。
4结语：
综上所述，在当前的机关档案管理中，合理运用计算机信息技术一方面促进了档案信息资源的开发，另一方面推动了档案事业数字化的有利建设。基于计算机信息技术与通讯技术的不断结合，信息化档案模式的运用能够突破空间因素与时间因素的束缚，档案管理者与用户能够随时随地在计算机或者手机上共享档案资源。计算机信息技术不仅实现了档案管理方法的创新，并且成功调整了知识信息结构，为机关部门的档案管理创造出一片新天地。
参考文献
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[3]费东岚.计算机信息技术在机关档案管理中的应用[J].兰台内外,2016(01):35.
论文作者:张玉领
论文发表刊物:《工程管理前沿》2020年第6期
论文发表时间:2020/5/9