试论档案自身运动中的特性，本文主要内容关键词为：试论论文,特性论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
档案的特性，其根本特性是历史的原始记录，从产生根源和文件单体内容上看，具有广泛性、分散性；从功能上看，具有凭证性、查考性、服务性、工具性；具体到各类档案还有它的特殊性，如机关文书档案具有政治性、机密性，科技档案除具有技术性外，还有技术情报性，照片等音像档案具有形象性、音响性，等等。上述档案特性，都是在静态上的表述，档案学界，对此已有不少精辟的论述。
档案作为一个事物，它决不是静态的，它既然是人们活动的直接产物，自然它跟随人们活动，而形成它自身的运动，所以研究档案的特性，光有它静态的研究是不够的，还必须研究它在自身运动中的特性。探讨档案中自身运动中的特性，对自觉贯彻执行《档案法》，做好实际工作，具有重大的意义。
档案自身的存在和保护与其作用的发挥，是一对对立统一的矛盾，它构成了档案自身运动的基本特性。本来档案自身存在和做好保护工作，目的就是让它潜存的价值的发挥，为了利用，两者目的是一致的，但实际情况，并非如此，而是处处存在矛盾：
一是，本身制作材料，即信息载体，在自然因素与人为关系作用下，每时每刻都在起变化，如老化、褪色、破损等，最后自然消亡。这矛盾还表现出人们希望提高档案利用率，但客观实际是用得越多，档案的老化、破损进程就越快。
二是，档案需要将其价值最大发挥，让更多人利用、长时间发挥作用，但由于政治斗争，或因经济等权益的需要，人们有意识或采取某种手段限制它的作用，让接触它的人越少越好，这就是我们平日说的保密与开放的矛盾。
三是，在利用接待上只顾眼前利益短期行为等现象普遍存在。
四是，档案的大量形成与客观条件——库房、经费、人力有限，形成档案鉴定中的去留矛盾。对档案必须鉴定甄别其价值，淘汰一部分。再有在鉴定中由于法规不完善，人员水平、经历和认识的不一，难免造成对档案价值和掌握标准的不一致，难免造成该留的没留，不该留的留了，所以去留矛盾是经常存在的。
以上的矛盾表现其本质是档案的保护与利用间矛盾，这对基本矛盾构成了全部档案工作，构成了档案自身运动表现出基本特性。
档案自身运动除了上述基本特性外，还表现出另外两个基本特性：
1、档案是通过去粗取精走向集中
档案是国家机构、社会组织以及个人从事各项活动中直接形成的，其产生的范围是广泛的，也是分散的。但它在人们作用下，特别是有价值的档案，它运动的方向，是逐步朝向集中，这是它运动的一个重要特性。档案工作人员首要任务是将零散的文件集中，进行组卷、整理、编目，即将个体文件进行组合，形成一个个保管单位——案卷，集中在形成单位档案室保存，主要为本单位工作服务。经过10年或20年后，各单位将具有永久或长期保存价值的档案再向综合性或专门性档案馆集中。这是集中的一条主要渠道；另一条渠道，是通过征集和收集将分散在社会上民间个人手上的有价值的档案集中起来。
这逐步集中过程是个矛盾过程，这矛盾过程从整体上和长远利用上看，要集中，但从本单位和个人看，不愿集中，两者表现一种集中与分散的矛盾。这一矛盾在大范围内表现为馆与同级各单位关系上，但表现多的突出的还是在形成单位内部。其原因有：①单位领导和办事人员对档案的集中认识没有完全解决，担心失密和利用不方便，留一手；②组织上未解决，综合档案室未建立起来，各类档案分散保存着，进馆档案实际只是一部分，文书档案多，真正反映本单位职能业务的档案没有或少部分进馆；③制度不完善，国家档案局制订的档案保管期限表有待改进；④档案人员素质不高，造成该集中进馆没有全部进馆，即划线不准确。这些原因很复杂，这矛盾将长期存在下去。
这集中进程也是一个逐步淘汰与去粗取精的过程。那些没有归档价值文件，或在单位只有短期保存价值的档案，都在一定期限内被淘汰，只有那些具有永久价值的才逐渐集中到各级馆来。这淘汰是严酷的，并且淘汰的是多数，否则将“文山”搬到馆来，馆是无法承受的。
这过程也是档案所有权转移过程。即档案在本单位时，归单位所有，进馆后就转为国家或全民所有，随之公布权也归馆。只有馆代管个人的，其个人所有权未变。
以上讲的集中，主要是自身形体上，还有另一方面即在内容上的集中。档案文件不仅在形体上分散，在内容上也是分散的，大多数文件产生时就是一文一事的。这是令档案工作者提供利用上十分头痛的事。利用档案者，要求提供的档案集中、系统、准确、快速，而档案工作者办不到。如广东省档案馆馆藏民国时期华侨史料，十分丰富，但也十分分散，分别存在于广东省政府、海关、银行、邮政等10多个全宗中，利用起来十分不便。靠手工检索，查全率、查准率较低。造成档案工作者与利用者矛盾。对此，档案工作者为了开发档案信息资源，做好服务，不得不在档案内容上解决集中问题，一方面在检索手段上，编制专题目录、专题索引和加快著录使用电脑检索，即将同一内容文件串连起来，集中起来；另一方面是开展编研工作，即对档案以内容为主深加工、再整理。如将同一类文件通过复制集中起来，编成各种文件汇集、个人文集，或将文件内容浓缩，编成各种专著等。往往这种深加工再整理的集中，深受利用者欢迎，也是提高档案利用率，保护档案原件的好办法。
2、档案的利用率随时间的延续而递减
档案文件的产生，是因为当时国家机构、组织及个人活动上需要产生的，是按其活动自然形成的。档案文件的制作者，考虑的是现实工作的需要，事情过后被留下来，考虑的也是日后备查，真正有意的有目的的为历史留下记录的是不多的。多数的历史创造者，由于忙于工作，或因客观环境和文化素质的制约，无暇来研究和撰写本地区本单位甚至本人历史，他们只能通过工作过程形成大量的档案文件留下记录，留下走过的足迹。档案的自身运动，从它产生起就紧密围绕自身作用，即提供利用而运动的，其利用率的趋向是逐渐下降的。这是它自身的运动另一个重要特性。
档案的作用，主要表现在两方面，一是现实查考作用，二是历史凭证作用。档案在形成单位的作用主要是现实查考作用。永久或长期保存价值的档案按国家规定在形成单位保存10年、20年，然后向同级档案馆移交，目的也是为了方便利用，让它充分发挥它的现实查考作用。档案进馆后，在相当长的时期内仍起很大的现实查考作用，如落实政策、办理产权、处理纠纷等，都需要查考它，或用它取证。但同时它的历史凭证作用也逐渐突出来，并且逐渐占上主导地位。如广东省档案馆多年接待查阅档案的，主要是为历史研究服务，包括编史修志、历史传统教育等等。仅1989、1990、1992年三年统计，为历史研究而查阅档案的人次分别占查阅档案的总人次的95%、96%、78%。即为历史研究服务的占绝大多数，而为现实的查考占的比例是很小的。
档案的保存随着时间推移，年代久远，特别是修志工作的告一段落，档案的历史作用，即它的利用率就会不断下降，有相当多的档案呈现一种沉睡的或叫静止状态。据广东省档案馆1989、1990、1991、1992年四年统计，每年调出的档案分别为馆藏档案总量的9%、8%、6%、2%，即总的利用率是很低的也是下降的。如果进一步分析，这百分之几的利用率，多集中在几个重要全宗，如民国时期档案中的广东省政府、民政厅等全宗，除去重复使用数字，这百分比就更低了。即进馆的档案特别是1949年建国前的历史档案多数不仅利用率下降，简直就是沉睡着，有的可以说进馆后一直就没有利用过。档案的利用率下降甚至沉睡，其原因是方面的，如档案的宣传不够，馆藏结构不合理、检索手段落后，这是属馆的工作问题；根本多原因还是档案自身，即档案毕竟是“时过境迁”的东西，和客观需要的有限性。人们活动追求是现实的东西，从现实中去探索研究去找答案，真正从历史研究中找答案找原因的，那主要是少数史学家的事。至于利用档案进行历史传统教育，所提供的档案也是少数。
档案利用率下降，是否因为档案开放速度慢有关系，应该说多少有关系，但不是决定因素。回顾广东省档案馆成立以来查阅历史档案的高潮有三次，一次是“文革”期间的清档，清所谓“叛徒、特务、反革命”等；一次是1979年前后的落实政策；一次是1986年前后的编史修志，这是特定历史环境与形势产生的，时间都很短，每个高潮仅几年时间。至于以后还是否再出现类似高潮，无法估计，但总的下降趋向是不可逆转的。这三次高潮都和是否档案开放没有关系。广东省档案馆在1988年贯彻执行《档案法》时在召开的记者招待会上就正式宣布开放民国时期档案和革命历史档案，但没有引起新的利用高潮。以上所述四年统计，利用率仍然继续下降，以至跌到1992年的2%。广东省档案馆档案利用率下降，是否成一种规律，还有待观察、研究，但从上述分析和笔者多次接触兄弟馆领导所了解的情况看，这种利用率呈下降趋向是普遍现象，只是那些县级馆，因涉及群众直接利益的档案较多，其下降趋势可能不如省级馆明显罢了。
我们对档案利用方面趋向的研究，不是宣传我们的工作无意义，灭自己志气，而是为了更好的工作。一要，正确对待我们的工作，我们平日多讲我们工作的意义是必要的，但要实事求是，调子不能过高，它毕竟是一种提供条件和服务性工作，在社会主义的宏伟事业中只是唱配角，不是主角，即摆正自己的位置。二要，尽最大努力做好档案信息的开发工作，将当前有用的，外界不知道的，现仍在沉睡的档案开采出来。这方面档案工作者仍有大量工作要做的。认真掌握上述的利用趋向，真正把开发工作重视起来。三要，档案的价值不完全取决于利用率的高低，它是由多方面主客观因素决定的。即要真正认识我们的工作是一项“养兵千日，用在一朝”的工作，积极做好档案保管、保护工作。
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