唐碧蓉
广东烟草汕尾市有限公司
摘要：随着经济的发展和网络时代的到来，新时期档案的载体大多已经从纸质化档案转向了电子化档案，电子化档案储存在信息系统中，在新时期受到信息系统的不断发展而出现了新的挑战。档案的泄密对于组织而言具有难以估量的危害性，新时期档案在保密方面还存在一些问题，这些问题使得新时期的档案保密工作存在较大的风险。在这样的背景下，本文以广播电视行业为研究对象，对信息化时代广播电视行业的档案保密工作进行了探讨，分析了信息化时代档案保密工作中存在的问题，以及对这些问题提出了相应的解决方案，以期这些研究结论能给信息化时代的档案保密工作提供一些建议。
关键词：档案保密；工作；思考
引言
企业的档案往往涉及内部运行的重要机密，对企业的发展起到至关重要的作用，因此，对企业档案进行保密管理意义重大。但是，在实际工作展开的时候，很多企业往往没有找到较为理想的档案保密方法，从而导致一些机密文件出现泄漏的情况，这经常会对企业的稳定运行造成一定的影响，在对档案进行保密管理的时候应该掌握方式方法，这样才能够保证档案管理的实际效果。
1档案安全与保密工作的必要性
随着信息技术的不断发展，档案信息资源已走进人们的日常生活。现在人们对于档案的感觉越来越清晰，它不再是古代锁在深宅大院的一份文件。普通人甚至连查阅的资格都没有。现在，越来越多的档案开始公开化，透明化。英国和一些发达国家已经建立了档案博物馆，让人们更好地参观各种档案资料。但是，无论档案是公开化还是封闭化，对于档案的保护工作都是不应该松懈的。不能因为档案离人们的生活越来越近而不理会档案的保护。对于部分机密档案还应当进行保密工作，因为一旦泄露不仅会损害档案所处的直接机构，甚至会关系到一个人的一生或者国家的安全。大连晚报曾经就刊登过这样一则消息，一名军人于1989年转业到大连，1994年以军转干部的身份到一家企业当了工程师，20年的工龄因为档案丢失而查不到了，随后申诉了10年，最终在信访人员的热心帮助下，才使问题得以解决。而这个过程用了他10年的时间。可以说，就是因为这一份档案的丢失让他的一生都受到了很大的影响。由此可见档案安全是多么的重要。对于一些机密档案的保密事例的重要性在二战中可以说是多的举不胜举了。所以说，无论是档案的安全工作还是保密工作，都应当一手抓起。要做到在保密中进行充分保护。
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2关于档案保密工作的思考
2.1强化档案管理存放保密工作开展规范和意识
在档案管理和利用工作开展中，工作开展环节中需要重点进行注意的问题就是进一步的强化在档案利用中，对档案管理中的保密意识进行不断的加强，档案保密工作中为了进一步的提高档案管理保密工作开展的有效性，就要对档案管理中涉及到保密工作各个环节进行有效的保密措施制定，在档案保密中对于档案库房保密工作开展质量会直接影响到导案的安全，库房档案管理作用管理工作重要内容，在开展库房档案管理过程中应该进一步的安全相关的详细具体规定来开展库房档案安全管理和保密工作，同时保存档案的库房在开展建设中应该根据相关标准和要求开展施工和建设，在建设中应该对库房的一些建筑性能和建筑条件进行有效的规划，在档案管理开展的一些事业单位和企业，对于档案管理保存方面不具备库房管理条件的一般会将库房设置在办公楼内的相应位置，在这些事业单位和企业中在进行档案管理中应该注意的问题就是，在档案管理存放中，不是随便的一间办公室就可以作为档案管理存放室的，在档案管理存放方面问题上应该充分的考虑到档案存放办公室的先关位置，在存放位置和楼层上尽量不要采用办公楼的底层作为档案存放的楼层，同时在办公楼内存放档案，档案室的安全保护措施应该和普通的办公室区分开来，在办公楼内的档案管理室应该进一步强化对门窗的安全防护和加固工作，同时在办公楼中将办公室设置成档案管理库房，在办公室和库房位置分布中应该进行明显的隔离设置，同时档案存放的库房还应该和档案的调阅室进行隔离设置。在办公楼库房管理中对于管理的安全性和可靠性应该安排专门的档案室安全保卫人员和管理人员，同时在档案室管理中对于安全管理和档案管理条例中，都应该形成详细的制度和细则，在档案管理库房中除了安全保卫人员和档案管理人员以及相关人员之外应该严格禁止任何无关的人员出入。在档案管理和保密工作开展中，进一步的强化档案库房管理开展的效率是提高档案信息利用效率和管理效率的重要保障，同时加强档案管理库房的安全保卫工作是维护档案安全的重要措施。通过在档案保密管理中进一步的规范工作开展的进一步细化和安排，提高档案保密和保管人员的档案保密意识。
2.2档案安全保护
确保档案的安全是非常重要的，应当由所在机构定期检查。及时发现档案是否存在遗漏缺失或者因为天灾人祸而导致的档案破损。对于纸质档案应当做到防潮、防火。如果有这些安全隐患情况应当及时汇报给相关机构，对因此可能损失的档案进行及时的补充和丢失备案。各个机构也应当存储所拥有档案的备案。可以建立总的目录索引，每次增添更改都在目录索引上进行备份记录。对于档案的入库与出库也应当做好及时的记录与补充。对于现在的电子档案更应当实行多台设备备份、云备份或者存储于各种IP地址上。更应当做到及时的调阅检查，及时发现是否缺失与遗漏。如果所在机构条件相对简陋不适合存储档案，可以向档案局提出申请，将档案先行存储在档案室里面，这样能更好地保护档案的安全。对于老化的纸质档案，笔者建议将其扫描进电子档案里做好备份保护，因为纸质档案不具有很好地长期储存条件。要保证电子档案载体物理上的安全。一般情况下，电子档案存放的硬盘或者其他磁、光介质，应当储存在17℃到20℃的无尘、无磁场干扰、无有害物质的机房中。良好的环境可以有效地增长电子档案的寿命。更加有利于档案保存的安全。
2.3业务上，提升机要文档工作者的保密素能
机要文档工作者的保密素能是机要文档安全保密的重要保障，他们不仅要拥有过硬的专业知识，还要掌握一定的信息技术，以及职业修养和思想政治素质。首先，要不断提升自身的政治责任感。机要文档工作虽然平凡、单调，但在经济社会的发展中发挥着十分重要的作用，要做到干一行、爱一行、专一行，自觉提升思想觉悟，增强职业荣誉感和责任感。其次，切实增强自身业务技能。自觉加强计算机信息技术、大数据技术以及互联网、物联网技术的学习，丰富自身的知识结构，加强保密知识的技能储备，不断提升信息技术条件下防止失泄密的能力和水平。
结语
综上所述，新时期的档案管理从纸质化转向了信息化，信息化社会将档案以电子化的形式存在了信息系统中。信息系统在具体运行过程中易出现不稳定性，且极易遭到黑客、病毒等的侵袭，从而出现档案丢失和泄密等问题。新时期档案的保密存在新的挑战，档案保密人员的保密意识不足，保密的综合素质和能力相对缺乏，保密的相关制度和技术相对滞后，这些均给新时期的档案保密工作带来了新的隐患。对于这些问题，本文提出了对应的解决方案，这些解决方案在具体执行过程中还需根据实际情况进行适当调整，从而使得档案保密工作的水平得到进一步提升。
参考文献
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[2]??林晓娟.浅析保密档案管理工作中存在的问题及对策[J].信息技术，2017（07）：179-180.
[3]??黄红.中学档案管理工作问题与工作效率提升方式研究[J].课程教育研究，2017（12）：213-214.
论文作者:唐碧蓉
论文发表刊物:《中国西部科技》2019年第23期
论文发表时间:2019/11/27
标签：档案论文; 保密工作论文; 档案管理论文; 库房论文; 新时期论文; 纸质论文; 工作论文; 《中国西部科技》2019年第23期论文;