丁佳佳
中共临朐县委党校
摘要：当前新时期，随着我国人口和社会的发展，人口和计划生育工作需要更加法制化、规范化、制度化和信息化，进而对人口和计划生育档案管理工作提出了更高的要求。本文阐述了机关事业单位人口计生档案的归档管理范围,分析了其档案管理过程中存在的一些问题,并提出了相应的对策。
关键词：人口和计划生育档案 管理 问题 对策
人口和计划生育档案是我国人口和计划生育工作的历史记录，是记录各单位人口和计生工作过程中形成的具有保存和査考利用价值的各种文字、图表、音像等,是查阅和制定人口计生政策的重要资料，也是搞好人口计生工作不可缺少的基础信息。当前，随着我国人口和社会的发展，我们应当不断探索本单位人口和计划生育档案管理工作的新思路和新方法，提升档案管理水平，从而促进本单位人口和计生档案管理工作跟上新时期的发展步伐。
一、当前机关事业单位人口和计划生育档案管理存在的主要问题
现阶段，随着各单位人口和计划生育工作的开展，人口计生档案管理工作也日益引起相关人员的重视。但是，在实际档案管理工作中仍存在着诸多问题，严重影响了人口和计划生育工作的高效实施。总的来说,主要存在以下几个方面的问题：
（一）在观念上重视程度不够、管理意识不强。
一些单位领导对人口和计划生育档案管理存在认识误区，认为它只是一般事务性的工作，日常关心少、经费投入低、人员配置弱；档案管理人员对自身工作的重要性认识还不够，业务不熟不精、材料分类不规范、装订不及时等现象普遍存在，严重影响了档案管理水平；管理服务对象本人对人口计生档案重要性的认识也不足，对于本人计生信息、统计报表、调查问卷等材料，不愿意或者不及时交档案管理部门，致使档案材料收集不完整。
（二）缺乏健全、规范的人口和计划生育档案管理制度。
各单位对于人口计生档案的管理工作仍缺乏健全的章程和规范，实际执行力度不大。档案资料没有按要求分门别类和规划整理，管理制度的规范要求也过于浅层化和松散化，从而导致了管理工作达不到预期的效果。
（三）人口和计划生育档案管理人员的综合素质有待提高。
各单位的人口计生档案管理人员中，档案专业出身的人员较少，在文化程度、专业素质、思想观念等方面还有一定差距，队伍整体缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，人才队伍不能适应档案网络化建设和人口计生事业发展的需要。
（四）人口和计划生育档案管理信息化程度不高。
当前，各单位档案管理工作基本上都有了办公的硬件设施，实现了网络化管理，但是管理工作仍跟不上信息的变化速度，人口计生档案管理在归档方式、格式设计、信息录入模式等方面相对于新时期人口和计生工作的发展是滞后的。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆人口计生档案管理工作还缺乏统一的软件系统，信息共享性差，阻碍了档案管理事业的进一步发展。
（五）人口计生档案管理缺乏必要的资金保障。
各单位对人口计生档案管理工作软硬件投入较少，对档案管理人员的教育培训没能纳入计划、没能给予足够支持，没有更多的财力购买智能化设备,也无法聘请档案智能化管理专家和档案管理网络维护人员,致使档案管理设备陈旧，技术落后，跟不上档案信息化管理的要求。
二、解决机关事业单位人口和计划生育档案管理问题的相应对策
存在上述问题的原因是多方面的，如果继续长期存在下去，无论是对机关事业单位的人口计生工作，还是对国家的档案事业，都会带来不应有的损失。因此，应当采取相应对策，切实解决存在的问题：
（一）增强档案管理工作意识，重视人口计生档案管理工作 。
各单位要增强档案管理工作意识，高度重视人口计生档案管理工作。要成立专门的人口计生档案室和档案管理机构，切实有效地开展档案管理整合工作，构建科学、合理的档案管理体系，充分发挥其保护人口计生数据资源的功能，以满足各方面的利用需求。
（二）完善人口计生档案日常管理制度，规范档案管理。
机关事业单位人口计生档案管理制度的完善，是新时期人口事业科学发展的需要。各单位要对人口计生档案管理工作进行发掘和深化，建立健全各项规章制度，包括档案收集制度、整理制度、保管制度、利用制度、移交制度等；同时，要加大各项制度的执行力度和监督检查力度，不断提高档案的规范化管理水平。
（三）建设专业性强、素质过硬的档案管理队伍。
建设一支优秀的档案管理者队伍，是做好机关人口计生工作的重要保证。各单位要把专业好、素质高、能力强、思路清、作风正的干部选配上来，不断优化队伍结构；作为档案管理干部，要有强烈的事业心和责任感，立足岗位职责，做好档案工作。要加强经常性教育培训，不但要精通传统的档案业务，而且要掌握自动化、网络化技术，不断满足现代数字信息发展的需要。
（四）建立人口和计划生育档案信息系统，提高档案管理的信息化程度。
应该按照机关事业单位人口计生管理的实际需求，引进合适的软件系统，建立并完善人口计生档案信息数据库，不断摸索档案应用软件与实际工作的结合点。要制定规范的工作流程，认真做好新增材料的分类、扫描、录入等工作，及时对人员基本信息进行更新和维护，实现信息整合和资源共享，不断提高档案管理和利用的工作效率。
（五）强化措施，加大投入，尽快适应实际工作需要。
各单位要设立人口计生档案管理专项资金，加大对档案管理工作软硬件的经费投入。一要形成专用档案室，切实做到防盗、防火、防高温、防潮、防尘、防鼠、防虫，形成安全、美观的档案工作环境。二要加强对档案管理人员的专项教育培训，采取请进来、送出去等多种形式，不断提高档案管理队伍的业务素质和工作能力。
论文作者:丁佳佳
论文发表刊物:《中国教工》2019年第7期
论文发表时间:2019/7/26
标签：档案论文; 人口论文; 计生论文; 档案管理论文; 管理工作论文; 计划生育论文; 各单位论文; 《中国教工》2019年第7期论文;