论文件向档案转化的条件和标志，本文主要内容关键词为：标志论文,条件论文,档案论文,论文论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
随着档案工作实践的发展，“归档”概念发生了一系列的变革，传统档案学中文件转化为档案的三个条件受到了严峻的挑战。如何运用文件生命周期理论，正确分析文件内部价值运动规律，是探索文件与档案转化关系的科学之路。
一、档案工作实践的发展，对文件转化为档案的“三个条件”提出了挑战。
我国传统的档案学认为，文件与档案是同一事物的两个不同发展阶段。文件是档案的前身，档案是文件的归宿。文件向档案转化，一般必须具备三个条件：“1.现时使用完毕或办理完毕的文件才能归入档案；2.对日后实际工作和科研具有一定查考利用价值的文件才有必要作为档案保存；3.按照一定规律集中保存起来的文件才能最后成为档案。”（注：吴宝康：《档案法概论》，中国人民大学出版社，1988年版。）而这三个条件的最终实现在实际工作中便体现为“立卷归档”。于是“归档”也就成为“文件向档案转化的一般程序和条件，又是文件转化为档案的一般标志和界限。”（注：吴宝康：《档案法概论》，中国人民大学出版社，1988年版。）
但是，随着计算机技术的广泛运用和电子文件时代的即将到来，档案工作实践也发生了巨大的变化。传统的转化标志“归档”在这种环境下也经历着一系列变革。
首先，办公自动化的结果使归档的文件产生了两大门类：电子文件和纸质文件。两类不同的文件在归档载体上也是相异的，尤其是网络环境下，电子文件的归档包括“网络归档”和“介质归档”两种程序。这样一来，归档自身的标志又是什么呢？在“归档”这一概念尚未被确定前，以“归档”作为文件向档案转化的标志，来指导档案工作实践又怎能行之有效呢？
其次，“文档一体化”是档案管理的必然趋势。在这种“一体化”管理的模式下，系统的最大特点就是文件工作与档案工作同步进行。任何文件一旦正式形成或收到就被自动鉴定，当确定有保存价值就进行档号标引并通过网络到档案室归档，处于档案室的全面监控之下。在这种系统中，归档并没有在文件“处理完毕”之后，而是在文件形成或收到之时，文件工作和档案工作也没有被分成两个截然不同的部分。从这一点来看，传统的转化条件之一“处理完毕”已不再是文件向档案转化的限制要素了。
第三，“集中保存”在这种“一体化”的形势下，也受到了冲击。由于网络归档在文件形成或收到的同时就可以进行了，“介质归档”也就显得不那么重要了。许多馆室受保管条件的限制，一般磁质材料或纸质文件可以不必归档，由各形成部门自己分散保管，只有一些留作证据查考的纸质和胶质文件才是必须移交集中保管的。
从以上的归档变化中，我们可以看出，传统的文件向档案转化的三个条件其中两个（即办理完毕和集中保存）已不再成为转化的必要条件了。文件不必办理完毕，也无须集中保存，只要被确定为具有一定的保存价值就可以转化为档案了，而这种价值确定的过程就是鉴定。可见具有保存价值是文件向档案转化的唯一条件，价值鉴定是文件向档案转化的标志和界限。
二、文件价值运动规律是文件向档案转化的内在动力
文件包括广义和狭义两种概念。广义上的文件指具有现实和历史功用的记录材料。这里的文件价值就是指广义上的文件运动。文件生命周期向我们描述了文件运动的客观规律，它的理论要点是：“文件从其形成到最后消亡或被永久保存是一个完整的生命过程，文件在全部生命过程中先后表现出不同的作用和价值，使其整个生命周期可以区分为不同的运动阶段”。（注：何嘉荪：《用文件生命周期理论指导对档案概念的研讨》，《上海档案》1998年第4 期。）在借鉴文件生命周期理论探讨档案管理实践和档案学理论的发展时，人们讨论的热点之一，就是如何依据生命周期理论为“档案”下定义。目前从文件划分运动阶段分析，档案概念大体可分为四种类型：
第一种，是以美国等为代表的大多数日尔曼语系国家，认为档案是经鉴定值得永久保存的文件。这种定义把档案界定在只具有永久价值的非现行文件。第二种，是以法国为代表的大多数拉丁语系国家，认为档案涵盖了整个文件生命周期全过程，“文件一经正式形成（签署），就是档案。”因此“档案员的工作必须从制作文件时做起”，也就是说档案阶段开始于文件的第二阶段，即文件开始发挥现行作用（第一价值）的阶段。第三种，是国际档案理事会主持编写的《多语种档案术语词典》中的档案定义。其定义与美国的定义较为类似。但它并不强调档案必须具有永久价值，而仅仅指出它是由形成者或其职能的继承者为自己利用，或由适当的档案馆因其档案价值而保存的经过挑选或未经挑选的非现行文件。这里，“档案价值”可作不同的理解，在英美可能认为就是“永久价值”，而在其它国家则不一定。这种类型的档案是从文件运动的第三阶段（暂时保存阶段）开始的。第四种，是以我国和苏联为代表的档案定义，一般认为办理完结归档保存的文件才能被称为档案。根据这一认识，档案阶段应该从文件的第三阶段（暂存）开始算起。
以上是目前世界上通行的四种档案概念。通过对上述概念的分析，我们可以发现，文件在运动中，究竟从什么时候开始转化，并没有统一的定论。由于各国国情不同，要硬性统一不可能也没有必要，但有一点却是共识，即无论何种定义都承认档案是由文件“转化”而来的，转化就是运动，文件运动到一定阶段就成为档案。那么促使文件运动的根本动力又是什么呢？任何事物的运动都是其内部矛盾运动的结果，文件运动也是由其内部矛盾运动决定并推动的，而文件内部矛盾运动正是通过文件价值高低表现出来的。因此，可以说文件价值是文件运动至一定阶段的标志，文件运动阶段就是依据价值的不同相区分的。各国档案界根据各国的历史背景，把档案定义界定在文件不同的运动阶段，是对档案价值认识不同的结果。我国档案界对档案定义界定在文件不同的运动阶段，是对档案价值认识不同的结果。我国档案界对档案定义界定于“处理完毕、集中保存”之后，即从半现行阶段开始，这主要是基于我国把档案室也作为档案工作系统这一实践出发的，而这一阶段正表现在传统的“立卷归档”的环节上。因此，人们就将“立卷归档”作为文件转作为档案的标志和条件。而在一些西方国家，与归档含义基本相同的是文件从机关向文件中心的移交。国外把这种移交看作是文件管理的继续，是具有从不同保管价值的现行汇集在文件中心进行保存管理和最终处置的阶段，而不是档案工作的起点，也不是文件转化为档案的界限和标志。国外通常把这种汇合点界定在进馆永久保存的“入口处”。由于各国档案定义的不同，使得文件转化为档案的时机与阶段也就不同，但有是一点却是共性，即文件必须具有一定的保存价值。至于保存价值具有多大则是相异之处。我国认为短期以上的文件就可以转化为档案，而一些西方国家则认为具有永久性价值的文件才能转化档案。从这一点上也能说明，具有保存价值是文件转化为档案的根本条件，而价值鉴定又是对档案价值进行确定的过程，因此在档案工作诸环节中，价值鉴定是确定文件向档案转化的界限的标志。
三、对“以‘归档’为文件向档案转化标志”的反思
关于归档的概念，我国1994年出版的《档案学词典》是这样定义的：归档是“文书业务部门将工作活动中处理完毕仍有保存价值的文件材料，按规定整理组卷后，定期向档案室移交集中的过程，是文书处理工作的最后环节，是档案工作的起点，是正常情况下文件转化为档案的交汇点和条件。”在定义中我们可以看出，归档的对象是有保存价值的文件材料，可见确定文件材料是否具有保存价值，是对其进行归档的前提。事实上，文件一旦被确定为有保存价值时，转化行为就已经发生了，人们才要对这些被认定为已属档案范畴的文件材料进行集中和归档。因此归档是人的主体行为的结果，它与文件本体运动并无直接关系。文件本体总要经历一个从“形成”到“现行”再到“暂存”，最后进入“历史”阶段的运动周期，这一客观规律是不依人的主观意志为转移的，即不管人的主体行为如何，也不管文件是否被归档，文件价值一旦转化为档案价值时，它自身就已实现向档案的转化了。归档仅仅改变了现行文件的存放地点和管理方式，并不能改变文件的属性。我国传统档案学中将“归档”视作界定文件与档案的标志，这种划分确定了档案工作、档案人员的职责、业务范围和管理对象，这对档案事业的发展曾起到一定的促进作用。但有一点需要指出，文件转化为档案这一过程中，其根本动力是文件内在价值的变化，这是“归档”这一人的主体行为所不能决定的。因此，把“归档”作为转化标志，实际上是用人们主观行为掩盖了档案价值变化的客观规律，把实际工作中划分文书工作和档案工作与划分文书和档案的标准等同起来了。
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