（国网滁州供电公司 安徽省滁州市 239000）
摘要：当前我国经济的快速发展，加速促进了信息资源的开发利用。而对于关系到国计民生、承担社会服务功能的电网企业而言，加强制度建设，完善机制是企业管理的有效手段。其中电子文件是重要的智力资产，是企业知识管理的积累、汇总、利用和创新的全过程管理与控制，对企业正常经营起着非常重要的作用。本文正是基于从供电企业电子文件管理制度建设在经济建设中的作用出发，阐述供电企业加强电子文件管理制度的管理思路，探析了加强电子文件在制度建设中的管理措施。
关键词：信息化；企业电子文件管理制度；建设；探析
一、引言
随着信息化时代的到来，几乎所有的大型企业均在借助信息化技术来推动自身发展，其中最典型的就是企业电子文件管理制度。理论上来说，企业在生产、 经营、管理等各项业务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、音频、视频等不同形式的信息记录涵盖了企业的所有信息，不仅是企业的日常活动详细记录，也是企业信息资料实现有声有色的还原且不会随保存时间的增加而丢失或出错。但在实际的电子文件管理中却经常会发生一定的电子文件丢失、电子文件出错等现象，究其原因，就是企业对电子文件管理制度的管理还不到位。本文正是以此为研究背景，对供电企业电子文件管理制度建设进行探析。
二、供电企业电子文件管理制度对供电企业经济建设的作用
当前供电企业的文件管理模式大都转变成了电子文件管理模式，因而可以在很大程度上说供电企业的元资源就是电子文件，即供电企业经济效益的实现与电子文件管理制度密切相关。笔者认为，完善的电子文件管理制度一是可以改善供电企业的生产、经营信息的透明度，从而避免了违规违法现象，企业的效益也就得到了保障；二是可以更加方便的分析电力营销走势，从而对电力资源做出更优的配置，使企业获得更大的收益；三是在决策期间借助电子文件可以更加方便的进行决策分析、纠正，进而使决策更加的有利于企业的经济发展。在信息化环境下，信息就是经济，更好的利用信息就是更好获取经济效益，因而供电企业以更好的电子文件管理制度借助信息实现自身的经济建设。
三、供电企业在电子文件管理制度管理中存在的问题
电子文件的使用对供电企业的经济发挥在那有着极为重要的推动作用，但供电企业在电子文件管理制度方面的管理却不够到位，这使得制度存在着较大的缺陷。
1.制度存在着一定的局限性
随着信息化的到来，无论是国家还是供电企业自身都相继出台了一系列的电子文件管理制度，以对电子文件管理起到一定的规范作用。但在电子文件管理的过程中供电企业往往比较重视归档工作，对《电子公文归档管理暂行办法》的重视程度偏高，这就使得在电子文件管理过程中对其它内容的管理不够到位，最终使得归档工作与其他工作的脱节越来越明显。举例来说，供电企业有时会缺乏对电子文件的统一管理，这就使得即使保存了大量的电子文件，但却不能充分发挥这些电子文件的价值。
2.制度的可操作性不够深入
电子文件管理制度的建立是为了更加合理的管理电子文件，使电子文件在调用的时候更加的方便。但实际上，供电企业电子文件管理制度的可操作性却较差，制度的作用也就无法发挥。笔者认为，供电企业电子文件管理制度可靠性差主要体现在以下三个方面：一是电子文件管理功能还不能在整个系统得以实现，缺乏必要的接口设置，因此操作的复杂性就变得增加；二是在实际的电子文件管理制度运作过程中，有很多员工往往不按照制度的要求进行电子文件管理；三是制度缺乏创新，与供电企业发展的联系不够密切，制度的内容也与电子信息的形式、内容存在脱节。
3.制度的执行力度不到位
就目前而言，供电公司的电子文件管理标准已经基本完备，如行业标准、国家标准等等。但在实际的制度的执行中却与标准的要求有着较大的差距，这样的现状使得电子文件管理制度的不规范性在逐渐的增加，电子文件管理制度的作用也受到了很大的限制。
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四、供电企业电子文件管理制度的管理思路
基于上文的分析我们知道供电企业对电子文件管理管理还不够到位，制度还不够健全，因而现阶段供电企业有必要理定相应的管理思路来实现电子文件更好的管理。
1.充分发挥电子文件管理制度的作用
从本质上来说电子文件管理制度是一种为企业服务的制度，因而在电子文件的使用要以充分发挥电子文件的作用为基础。笔者认为，供电企业在电子文件管理制度的管理中要充分发挥电子文件管理制度的以下作用。
1.1.保密作用
随着供电企业发展的多元化，企业生产、经营数据对其未来发展都起着一定的决定作用，因而务必要保证这些资料的安全。而电子文件不同于传统的纸质记录，它可以对这些资料进行加密保存，如借助设置密钥的形式防止资料被窃，从而在很大程度上发挥了电子文件管理制度的作用，保障了供电企业内部资料的安全。
1.2利用价值
电子文件管理制度对企业的利用价值主要包含了三个方面：一是供电企业可以借助对电子文件管理制度的管理实现企业经济效益的提高，如将内部会计信息透明化以提高会计信息质量，将电力营销状况借助电子文件管理软件分析，从而更好的制定发展策略；二是借助电子文件管理制度可以整理供电企业的日常事宜如各种活动、优秀楷模讲座等，通过将这些内容共享和学习可以凝练出供电企业文化，以增强员工的企业认同感和责任感；三是可以借助电子文件管理制度更好的观察各员工的业绩走向，从而对员工做出更加客观公正的考核。
2.坚持全程管理原则
电子文件灵活度高以及可操作性强的特点使得电子文件包含着供电企业各方面的内容，因而供电企业在电子文件管理过程中务必要坚持全程管理原则。这样以来不仅仅是可以保证电子文件管理和使用的效率，还在很大程度上保障了电子文件的安全。所谓的全程管理就是要求从电子文件的形成、办理、传输、保存、利用到最终销毁的全过程中都有人负责管理和控制，确保电子文件始终处于受控状态，进而保证电子文件利用全过程的高效性和安全性。
3.加强电子文件管理制度的执行力度
由于供电企业具有较长的发展历史，因而有着较长的纸质文件使用传统，使得即使在信息化环境下出现的电子文件管理制度具有更多的优势也得不到全力的执行。笔者认为，供电企业应改变传统的思维和工作模糊，顺应信息化的时代趋势，加大电子文件的使用频率和电子文件管理制度的执行力度，从而使供电企业可以更好的跟上时代潮流，电子文件管理制度能更好的推动供电企业发展。
五、供电企业加强电子文件管理制度管理的措施
对供电企业而言，加强电子文件管理制度管理就是加强对电子文件相关部门的管理，电子文件相关部门有信息管理部门、档案管理部门、业务部门等。一是供电企业要加强对业务部门的管理，不仅要使业务部门生成的电子文件和归档做到密切相连，还要加强对业务部门工作人员的培训、指导，使业务部门的管理人员具有一定的电子文件操作能力，熟知电子文件管理的各项标准和规定；二是供电企业要加强对档案部门的管理，使档案部门真正发挥其监督和检查作用，进而保障电子文件的安全可靠；三是供电企业要加强对信息部门的管理，使电子文件管理真正做到与时俱进，从并为电子文件管理提供技术支持。
六、结束语
信息化环境下，电子文件管理制度建设已经成了供电企业获得进一步发展、提高竞争力的必然要求。而现阶段供电企业在电子文件管理制度的管理中还存在一定的问题，本文针对这些问题探析了相对的解决措施，给电子文件管理在供电企业制度建设中有一定的借鉴。
参考文献
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[5]刘越男.电子文件全程管理——对纸质文档一体化管理的继承和发展[J].浙江档案,2014(03).
论文作者:靳华
论文发表刊物:《电力设备》2017年第32期
论文发表时间:2018/4/16
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