档案展览实践探索，本文主要内容关键词为：档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
文章编号：1005-9652(2011)01-0036-06 中图分类号：G275.3 文献标识码：B
档案展览是档案利用工作领域实践性较强的一项工作，包含着大量的经验性和操作性工作内容，诸如如何选择参展的藏品，如何布置展览，如何确定展览的空间和色彩以及如何管理和维护等。在实践过程中，对档案展览本身以及对档案展览技术性工作进行探究、分析和思考，势必会产生一些具有指导性的经验。将这些长期积累的经验不断总结，提炼出具有普遍指导意义的规律性内容，以进一步指导档案展览工作实践，从而有助于档案展览工作的不断完善与深化。
图1-1 档案展览工作流程图
1.档案展览筹备规划
展览的成功与否，主要取决于主题的选择和结构的设计构思。因此，档案展览的筹备规划是展览实践中极为重要的基础性工作。首先，档案工作者应对展览的需求进行调查研究，明确受众关注的焦点、热点问题；其次，围绕这些焦点、热点问题，有选择、有针对性地确定展览的主题；再次，寻找馆藏档案的相关资源，撰写档案展览大纲；最后，借助相关行业的人力、物力，将多方面资源进行整合，保证档案展览的顺利实施。
1.1 需求分析
在确定档案展览主题时，应首先分析时代特点，考虑当前的中心工作和热点问题，以满足时代需求。同时，档案展览还应满足另一大需求，即受众需求。受众需求是不同观众的不同喜好，观众的心理状态等。这里重点阐述受众需求。
要认识观众，一个最基本的问题是，他们都是一些什么样的人，这些人参观展览的动机、目的和愿望如何。只要对这个问题做一些稍微深入的观察就可以发现，档案展览的观众并不是一个同质的统一体，而是许多兴趣、动机、教育程度、文化背景不同的异质亚群的总和，各亚群都有自己的集体性倾向。因此，要正确地认识观众，应首先改变那种把观众视为单一整体的观念，从展览的实际出发，对观众的类型展开研究。
博物馆学专家对于受众的分类对档案展览的需求分析具有借鉴意义。荷兰莱登国立民族学博物馆的波特馆长，以观众对陈列所表达的内容及其方式的兴趣为依据，确定了三类不同动机的观众：以审美为动机，浪漫主义和躲避现实为动机，以及以学习求知为动机。英国的罗杰·S·迈尔斯则从博物馆活动的实际需要把观众分为实际观众、潜在观众和期待观众三类[1]。实际观众(actual audience)是指实际来到博物馆参观的那些人；潜在观众(potential audience)有两种情形，在一般的公共博物馆，它包括全体社会成员，而在一些专门性的学术博物馆，它往往被限定在一定的范围内；目标观众或期待观众(target audience)指博物馆举办陈列时假设确定的主要服务对象，陈列的内容安排与所需的理解水平，主要以他们的愿望和程度为依据，吸引他们是陈列的主要目的。我国的董贻安认为观众可以分为五种类型，即随意型、娱乐型、认识型、审美型和科学型[2]。类似的研究成果可以为档案展览的需求分析提供借鉴，分析不同观众的爱好和需求，有助于更好地掌握观众的心理。
笔者从档案展览的实际出发，着重分析参观档案展览观众的实际状况和心理状态。依据教育程度分类，观众可以分为学者和研究人员、学生，以及普通观众三大类。由于档案展览所具有的特殊性，在这里增加了政府行政官员一项；考虑到档案展览未来的发展，休闲娱乐的功能日趋体现，又增加了游客一项。不同的观众感兴趣的展览也不尽相同，只有了解他们，才能有针对性地举办符合观众需求的档案展览。
历史学家与专业研究人员：虽然“从某种意义上来说，研究者是被拴住的读者，因为他们必须到档案馆中去寻找他们所需要的原始研究材料”[3]，但对于档案展览来讲，这种说法却不完全适用。研究人员习惯于阅读学术性较强、内容相对深奥的专业论著，浅显易懂的知识不能够满足他们的需求，而档案展览恰恰是定位于面向大众的普及性教育层面。因此，研究人员不可能持进入档案馆查阅档案的“殷勤”态度来对待档案展览，他们也许仅仅会因为休闲娱乐的目的参与进来。
学生：档案展览作为爱国主义教育基地的重点项目之一，为学生提供了丰富的资源。档案馆与学校的长期合作，在一定程度上使整个学生群体对档案展览产生宏观的认识，在思想意识上受到潜移默化的影响。在此基础上，学生会将走进档案馆参观档案展览等文化活动转化为一种长期保有的习惯，即使在离开学校之后，仍会阶段性地坚持。这一由被动转化为主动的过程，对于公众整体素质的提高具有重大意义，也是档案人所不懈追求的目标。
政府行政官员：各部门组织参观行政性展览及重大成就展已成为政府部门的工作议程之一，属于此类受众的集体行为。单就个人而言，政府行政官员又同时属于普通公众的一员，每个人的喜好各异，同样对于各主题档案展览的选择也就有所不同。对于偏爱历史文化的官员，可能会在业余时间作为普通观众参观展览；而对于没有此项爱好的官员，则与普通群众划归为一类，是应受到档案人重点关注的潜在对象。
国内外游客：旅游业的不断壮大和对外交流的日益频繁使得参观展览逐渐成为游客旅游日程中的一项重要内容。具有浓郁地方风格的档案展览体现了旅游城市的文化特色，有助于游客更好地了解当地的风土人情。南京路沿街的《上海风情展》吸引了数以万计的世界各地游客，产生的社会效益是难以估量的。这类观众是目前档案展览最易忽视的受众群体，应借助其影响力使档案展览的受众面在一定程度上有所扩大。
本地普通群众：以休闲娱乐为主要目的的普通群众是潜在观众中转化为实际观众的中坚力量，他们的需求是档案人应当予以分析的重中之重。对于各类档案展览，尤其是贴近百姓实际、体现百姓生活，与当地人文风情相联系的展览具有广泛的兴趣。这类展览更易于被普通群众接受，受到观众的广泛关注与喜爱。
1.2 确定主题
举办档案展览之前，需要确定主题，明确举办目的和所希望达到的预期效果。目的一般有两个：一是配合现阶段中心工作、热点工作，展示各领域所取得的成就，教化广大群众；二是体现档案展览的服务性，即了解观众的喜好和兴趣点，确定观展人群的定位，满足公众的社会需要。因此，对时代脉搏的准确把握和对社会需求的全方位调研，是确定档案展览主题的关键。大到重要事件的纪念活动，小到里弄街道建立和谐社区的需要，都可以成为举办档案展览的出发点。
档案展览的主题主要有四类。其一，配合重大活动的档案展览。《洗雪百年国耻喜庆香港回归》在香港回归时，向人们展示了香港饱含屈辱的历史以及辉煌的未来。其二，展示工作成就的档案展览。《鞍山巨变》展览，以新旧对比为主要形式，展现了鞍山市改革开放以来城市建设方面的重大成就和新变化。其三，常规性档案史料展览。档案史料展是档案展览的传统形式，同时也是观众最感兴趣的内容之一。《中国档案文献遗产珍品展》在广东展出时，观者如潮，盛况空前。其四，体现地方特色的档案展览。北京市档案局举办的《禄米仓胡同展》、《总布胡同今昔展》等一系列反映胡同街道的展览，由于贴近百姓生活，深受当地居民的喜爱。这一类主题的档案展览，具有浓郁的地方特色，易于激发人们的参与热情，有利于拓展档案工作的影响力。
档案工作者应具有高度的敏感性，提前研究、挖掘值得宣传的馆藏，利用档案部门特有的资源优势，选择独特的视角和切入点，在调查研究的基础上确定档案展览的主题，才能达到理想的办展效果。
1.3 撰写展览大纲与编制图文大纲
(1)撰写展览大纲
档案展览大纲，属于纯文字大纲，类似于电影脚本、舞台剧剧本，内容包括展览中的导语、注解、说明文字、结束语，馆藏文献的选择，照片的使用等。《人民的军队辉煌的成就——新中国成立以来国防和军队建设成就展》，档案展览工作人员即以档案展览的主题为中心，对馆藏档案进行逻辑性的、有机的组合，由此形成展览的主体结构，并根据主题结构的要求选择馆藏档案，写出相应的说明文字，并确定辅助材料及制作要求。在此基础上，还应对举办档案展览的时间、场所、技术应用、行政保障以及经济预算等相关内容进行初步考虑和粗略估算，对由于时间、地点等客观原因不适宜展出的馆藏档案及时予以更改和调整，以保证档案展览的顺利进行。
(2)编制图文大纲
编制图文大纲是对档案展览进行的进一步详尽的分步设计与规划。根据主题结构的要求，通过各种技术和艺术手段，将各展览要素与具体的陈列空间相结合，形成一系列具有可操作性“图纸”。此阶段的档案展览大纲是图文并茂的，如图1-2、图1-3。
有些展览为达到更好地展示效果，需要对场馆进行特殊设计，如2005年在澳门展出的《金匮藏珍——中国历代档案荟萃展》。为了使澳门市民更真切地了解中国古代历史文化，“展览门楣制作仿故宫红色拱形门，展室整体采用体现皇家风格的绛红色和黄色”。[4]同一展品在不同环境下展出，其视觉效果有天壤之别。注重展室陈列的整体布局和构思，对档案展览起到了不可估量的作用。
图1-2 “赴港建军展”图文大纲小样(1)
图1-3 “赴港建军展”图文大纲小样(2)
档案专业人员在编撰图文大纲时，技术布展人员应参与其中，而不是等图文大纲完成后才让其介入。编撰过程中，双方的不断商讨有助于协调档案专业与艺术设计之间的矛盾，更好地为下一步的技术布展工作奠定基础。同时，档案展览工作人员还需对服务项目设计、合作单位洽谈等事宜进行周密的规划。确定大纲后，将档案展览规划报有关单位立项审批。
2.档案展览布展实施
档案展览的布展实施，即按照图文大纲的要求和艺术设计的意图，将档案展品进行现场布置。
2.1 档案展览的布展原则与技术要素
档案展览布展实施应遵循适用性、经济性和艺术性三大原则。
适用性原则。是指当前的设计能否运用各种技巧与技术把陈列内容恰如其分地表现出来。具体表现在进入确定空间的陈列体系结构是否清晰明确、参观路线是否合理流畅、陈列布局是否便于日常管理等。
经济性原则。展览需要大量的资金投入，经济性原则并不是考察投入资金的绝对数额，而是衡量所花的每一分钱是否能产生相应的效果。在布展工作中，应避免因不善于统筹安排或设计失误而导致的劳力和时间上的浪费。所以，布展技术人员必须善于“纸上谈兵”，在实际布展前进行周密的考虑。
艺术性原则。是指技术布展人员需考虑展览的视觉效果和艺术感染力。在布展实施阶段，注意处理好档案展览内容与形式的关系。档案展览并不是单纯的教育手段，应从教育和审美两方面来实现档案展览的功能。形式美、视觉效果和艺术感染力都应予以足够的重视。同时，档案展览需重视高雅、凝重和有深度的美，过分轻佻的装饰与档案展览的内在气质不相吻合。
技术布展人员在遵循上述原则的前提下，应充分应用展览设计的专业知识进行布展。在布展过程中，还需要关注陈列密度、人流线和参观空间三大技术要素。
陈列密度，是指单位空间中放置的展品数量。较高的陈列密度易分散观众的注意力，减少观众对每件展品的注视时间，而且容易导致观众的疲劳。适当地降低陈列密度，可以使观众在轻松、舒适的环境中参观展览，提高观展效果。因此，降低陈列密度成为展览布展的一种趋势。但需注意的是，陈列密度过低，也会使展示空间显得空旷，内容贫乏。所以，档案展览在技术布展阶段的空间设计上应掌握合理的陈列密度。
人流线，即展品位置固定后，自然形成的观众参观的路线。人流线安排的原则是使观众的参观自然流畅，不交叉、不缺漏、不重复，而且要符合观众的日常生活习惯。比如，受交通规则的影响，一些国家的观众具有一种重视右边超过左边的习惯，一般采用逆时针的方向运动。所以在展线安排上要考虑采用逆时针的顺序，并且将重要展区布置在展线的右侧。
影响参观效果的第三个技术要素是参观空间。观众的参观活动空间太狭窄太拥挤，或者太疏松太空荡，都不利于观众的参观。
由于某些档案的展示具有特殊的要求，展览场馆需要进行临时的格局调整和改造。这时，技术布展不仅涉及展品的陈列，还增加了许多工程上的作业。工程任务通常细致繁琐，因此，需要注意时间安排上的统筹规划。
展览的陈列布置完成后，还应对其进行审查，并根据审查结果作出相应调整。若能通过预展的形式搜集观众意见，并把这种意见反馈作为调整的依据，则展览成功的把握性会更大。
2.2 档案展览布展的扩展性要素
档案展览布展的扩展性要素具体包括以下四个方面的内容。
(1)安排启示性标题，激发观众潜知
任何观众都是怀着兴奋而好奇的心情走进展览场馆的。心理学“先置导标”理论告诉我们，刺激(Stimulate)作用于主体(Object)，从而产生行为效应(Reaction)，即S-O-R模式。具体来说，就是每个人的头脑中所积蓄的知识量，远远多于我们每次新获得的知识量。观众的认知与展览的内容之间不能沟通时，除了由于观众的认知水平所限不能沟通之外，还由于观众所储备的知识中的潜在知识没有被调动起来。因此，在档案展览的前言部分及中间部分，应适当加入一些具有启示性提问的语言，以激发观众头脑中积蓄的知识，引起观众参观展览的兴趣。
(2)增加互动性、参与性内容
档案展览一般习惯将档案文献资料摆在展柜中，参观者只能默默地观赏。若加入一些相关的互动性、参与性活动，则可以使观众“身临其境”，更易理解和感受档案展览的内容。加拿大国家图书馆与档案馆档案展览与观众的互动方式值得我们借鉴。2007年2月，为了纪念加拿大宪法颁布25周年，加拿大国家图书馆与档案馆在网上举办了一个题为“建立公正社会”的展览，邀请所有加拿大人参观加拿大国家管理和政治文化历史的文献遗产，了解加拿大在权利与自由方面的成就，并且请加拿大人对宪法中的“权利与自由”章节提出自己的见解[5]。这种普通公民间接参与宪法“修订”的做法，将公民的权力在一定程度上实现到最大化，充分体现了一个国家的民主，受到了广大民众的欢迎。
日本也有类似的参与性服务项目。日本千叶县文书馆的Q&A角(Question & Answer)和神奈川县立金泽文库的管理者，将最新的信息输入并储存在电脑中，观众可以在网络终端获得档案文献的解说性信息，还可以在这里研究他们所需要的各种文献，并用投影仪和电脑显示各种静态和动态的展品。这些做法得到了公众的普遍认同，大大激发了公众对于档案展览的热情，以及认识档案、了解档案、参与档案展览活动的浓厚兴趣。
(3)运用档案展览科技服务手段
如今的展览，若没有多媒体技术的参与，就无法吸引观众的注意。早在20世纪80年代，日本东京台东区地下町风俗资料馆就开始采用电影美术的技法来展现东京的平民生活。2008年在上海举行的“走进世博会”巡展中，多媒体技术的广泛应用为观众呈现出绝佳的视听盛宴。在展览中，观众可以通过2002年世博园区航拍图看到世博园区的过去；通过电信“全球眼”，又可以实时了解世博园区当前的建设情况。世博园区的过去、现在、未来，在轻移脚步间就一一呈现。超高清的画面，震撼人心的音像效果，160度的宽体环绕荧屏，使不少观众流连忘返。许多观众走出小剧场之后，都会停下脚步，手指墙上的地图，研究自己家到世博园区的路线。在巡展中多次展示的多媒体项目，“梦幻的演绎-上海世博会规划”多媒体特效模型，“历史的回眸—中国与世博会追溯”多媒体虚拟图书和“岁月的印痕—世博会历史漫步”多媒体特效影视厅等，已成为固定的展示项目。多媒体带给观众的是新奇和震撼，它将充分发挥自身优势，吸引更多的参观者。
新技术不但能够吸引观众，还能帮助档案展览工作人员解决许多实际问题。目前，人们参观展览时一般请专业的讲解员解说，或使用电子解说器来了解展品的详细信息。如今位于德国罗斯托克的弗劳恩霍夫图解数据加工研究所想出了一个更为简便的办法：利用手机作为讲解工具。这种个人携带的手机要求具有WAP和JAVA功能，使用者只要向参观地点的电话号码发送一个短信，就可以联通其解说系统，在每个展台前，只要把作品编号输入手机中，就能收听到展品的详细信息。每次联通的费用仅需2欧元。目前，这一系统已在德国慕尼黑应用。
3.档案展览的展出管理
在筹备布展阶段完成后，展览展出过程中的一些程序性工作(如表1所示)也是需要重视的。如：票务工作有助于观众的顺利观展，并能对参观者人数作出精确统计；安保人员对展品的安全保卫，确保了珍贵档案展品的安全；解说员生动流利的讲解，使观众对档案展品有了更为详细的了解。这些工作虽然细小零碎，但也是档案展览工作顺利进行的有力保障。
□开幕式议程
□巡展顺序及时间安排
□观展群众的票务
□档案展品的维护和安全
□展览人员岗位职责分工及培训
□展览期间的安保
□解说工作
□展馆的设备维修和检验
□闭幕式议程
在此过程中，档案展览工作人员是确保档案展览工作有序推进的关键，这里主要对档案展览工作人员的组成、管理原则和培训予以关注。
3.1 档案展览工作人员的组成
档案展览工作人员具体分为三类。第一类是档案专业人士，即档案馆的正式工作人员。他们长期从事档案工作，对档案展览的各项工作具有一定的知识储备和专业经验。第二类是会展行业的从业人员。他们对会展工作具有丰富的实践经验，但不一定对档案方面的知识有所了解，需要档案专业人士对其进行指导。第三类是档案展览展出过程中承担辅助性工作的志愿者和义工。他们可以是本专业或相关专业的在校学生，也可以是从事研究的专业学者和历史学家，还可以是对档案感兴趣的退休老同志。
3.2 档案展览工作人员管理的原则
(1)科学化管理与人性化管理相结合的原则
作为档案展览工作人员的管理者，需要具备与科学管理相适应的基础知识，掌握科学的管理方法，进行有效的管理。档案展览要想办得成功，必须依据制度标准行事，科学化的管理是确保管理工作质量的重要条件。与此同时，一个团队的发展之道，不光取决于科学化的管理，还在于拥有优秀的员工以及对人力资源的有效运用，即需要尊重人才，实施人性化的人才开发与管理。档案展览主办单位管理者应尊重人才，把握正确处理人际关系的原则，做到“人尽其才、才尽其用”。
(2)理论与实践相结合的原则
档案展览是一项既需要理论指导又需要实践经验的工作，只有在大量实践经验积累的基础上，才能带来理论上的升华，进而促进实践工作的进一步深化。因此，档案展览专业人员的培养应努力实现理论与实际工作的有机结合，在传授档案专业知识的同时，辅以相应的实践锻炼。
(3)培养与挖潜相结合的原则
在现有的档案馆工作人员中，能够同时具备档案专业知识及展览业专业经验的人士为数不多。因此，在一定范围内对档案馆工作人员进行有针对性的培养是解决专业人才缺乏的有效措施。与此同时，还应充分挖掘相关行业现有人才的潜力，将挖潜和培养相结合。具体而言，挖潜可以从以下几个方面入手。一是将档案馆工作人员按照其特长调整到能发挥其所长的工作岗位上；二是返聘或延聘已到退休年龄，但仍有能力继续工作的人员；三是轮岗开发，即在现有的工作人员中挑选年轻、可塑性强、具有一定文化素质和技术能力的人员，让其从事富有挑战性的工作，锻炼能力，积累展览工作经验。
3.3 档案展览工作人员的培训
档案展览工作的实践性较强，需要大量的经验积累。因此，对档案馆专门从事档案展览工作的人员进行具有针对性的培训是十分必要的。第一，应将档案学理论知识与档案展览实际工作有机结合起来，理论指导实践，实践完善理论，使得档案展览工作人员能够把握档案展览工作特点，掌握相应的知识与技能。第二，对会展行业从业人员进行档案专业知识的培训，以避免由于不了解档案专业知识而导致的不必要的错误发生。第三，加强对志愿者及义工的培训。他们拥有满腔热情，但仍需具备一定的专业知识才能更好地完成任务。对于解说员岗位，事先的培训则更是必不可少的环节。人员安排上，档案馆应逐渐形成固定的办展人员队伍，以便高效地完成展览工作任务。
值得一提的是，我们应使档案展览工作人员形成一种理念：档案展览工作人员代表着一种文化事业的社会形象。档案展览是公益性、非营利性活动的象征，是为满足公众需求而举办的，说到底是一项服务性工作。从某种意义上讲，观展人群属于“消费者”，而档案展览工作人员则属于“服务者”。因此，作为高层次的“服务者”，须具备一定的文化素养，注意仪表仪态，注重服务形象，做到行为端正、谈吐温和亲切，这样才能更好地为广大观众服务。
4.档案展览撤展总结
展览阶段的结束，并不意味着档案展览整体活动的终结。在撤离展品，恢复展馆的同时，档案展览工作人员还需对展览工作进行总结评估活动，其内容主要涉及以下三个方面。
4.1 档案展览结束总结
在档案展览完成后，需进行完成情况的分析报告，工作人员的绩效评估，以及展览成功经验总结或失败原因的分析。档案展览要发展、要提高，就要在每次展览的实施过程中不断总结经验，吸取教训，为以后的档案展览工作提供参考和借鉴。
4.2 档案展览效益评估
效益评估包括经济效益评估和社会效益评估。档案展览属于非营利性活动，不会带来直接的经济效益。但举办单位应对举办展览的资金成本在做出评估，总结哪些成本付出达到或超出了预期效果，哪些没有达到目标要求，在下一次的档案展览中什么地方需要多投入，什么地方则需要节约成本。较之经济效益而言，社会效益是档案展览评估中的着重点。社会效益是指档案展览以及展览所在地获得的社会影响力和示范效应。是展览是否达到展前预期目的的评价指标，同时，也是今后展览工作的指导基础，具有重要的参照价值。
4.3 档案展览信息反馈
当档案展览现场活动结束时，一个重要的工作环节就是进行信息反馈。档案部门应对观众参观情况进行统计，将有关数据及社会效益评估结果公布于众，同时收集反馈意见与建议。这样做一方面加强了档案展览与公众的沟通与交流，拉近了档案与公众的距离；另一方面也有助于提高档案部门举办档案展览的质量。