档案馆业务外包的可行性，本文主要内容关键词为：档案馆论文,外包论文,可行性论文,业务论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
业务外包(Outsourcing)起源于20世纪80年代的工业企业，是一种创新的经营管理模式。它是指将一个机构一些重要的、非核心的业务职能交给其它的专业机构去做，旨在提高本机构的整体运作能力，而所需的费用开支与原先相当或有所减少，与此同时，省去了一些巨额投资。实行业务外包的机构可以把多家机构的资源集中起来为我所用，从而增强本机构的核心业务能力。进入20世纪90年代后，业务外包的涵义又有进一步发展，外包业务的范围和领域有了新的拓展。图书馆界，甚至档案界都已开始尝试业务外包的形式。
一、档案馆业务外包的可行性分析
1.档案馆业务外包作为一种新型的管理方法，它有具体的理论支持
首先，档案馆开展业务外包符合劳动分工理论。档案馆业务外包可以看成是劳动分工的延伸，通过把部分业务外包给专业机构，既简化了档案棺管理的复杂性，还有助于提高档案馆信息服务能力，从而提高档案馆的工作效率。
其次，档案棺业务外包也符合核心竞争力理论。该理论是指，一个机构确定自己的核心业务与优势之后，把非核心的业务外包给其它的专业机构，从而使该机构能够把更多的资源投入核心业务，建立核心优势，最终提高它的核心竞争力。一般来讲，档案馆属于事业单位，不会象企业一样在市场中与其它档案馆进行竞争，但是，档案馆仍要分清核心工作和非核心工作，确定哪些是档案馆的核心业务和核心优势，这样才能使档案馆真正地和更高效地发挥出它的文化功能。如果某些业务不是档案馆的核心业务，就可以考虑把这些业务外包给其它好的专业机构，从而使档案馆能集中优势力量来从事档案馆的核心工作。
第三，档案馆业务外包也符合价值链理论。该理论的主要思想是指，一个机构创造价值的过程可以分解成一系列互不相同但又关联的增值活动，从而构成“价值体系”，每一项经营管理活动就是这一体系中一个“价值链”。价值链的各个环节是互相关联，相互影响的，一个环节的运行质量直接影响到其它环节，并会对整个价值链造成致命破坏。因此，把价值链上较薄弱的环节外包给擅长它的机构来完成，会从根本上提高价值链的活动质量。档案馆由于受到客观因素的影响，馆内确实存在着一些薄弱的业务环节，如计算机管理、网站建设、网络维护等，它们影响着档案馆其它部门的工作质量，成了档案馆进一步发展的阻碍，因此，档案馆把这些薄弱的业务外包出去，会使档案馆得到进一步地发展。
2.图书馆业务外包已经成为一种现实的管理方法
图书馆界已经成功采用了业务外包的管理方法。在国外，图书馆业务外包已经开展多年，且应用范围越来越广泛。例如，1997年美国学者K.A.Libby在对117个高校图书馆进行的调查中，发现其中已经有49个已经或者正在进行业务外包，其业务外包的范围遍及图书馆所有非核心工作和部分核心工作。我国图书馆也已经从20世纪90年代后半期，借鉴国外先进经验，进行了有益的尝试，并且在一些具体事务性工作和个别技术性工作方面取得了阶段性的成果。
档案馆工作与图书馆工作具有许多共同因素，都是进行信息收集、存贮、加工、传递的活动，在管理方式上有许多共通之外。因此，档案馆也可借鉴图书馆业务外包的经验，将档案馆一些非核心的业务通过外包方式让社会机构来完成，从而使档案馆能集中自身的优势，搞好核心业务工作。
3.现实工作中，档案馆已经开展了业务外包
档案馆能否也能像图书馆一样实行业务外包？这个问题不同的学者有不同的看法。例如，卞昭玲同志在《中国档案》2002年11期发表的“企业档案的托管机构”一文中，就认为，企业档案进行业务外包是完全不可能的。笔者认为，企业如果把全部档案工作进行业务外包，由于受到档案工作性质的影响，是完全不可能的。但是把非核心的档案业务工作进行外包是完全可行的。
在现实中，档案馆实际已经把部分的非核心工作交由其他组织来完成。例如，在档案馆对从事档案工作的人员进行培训和教育过程中，就已经把这部分业务交给高等学院来完成。档案人员培训和教育工作有两个部分内容，一是学校教育、二是在职教育。无论是采取哪种方法，档案馆都有必要借助外部资源，如高等院校的师资力量和物质力量等，为档案馆培训出更加优秀的人才，这种把培训和教育交由院校的做法，实际上就是业务外包的一种。另外，新型的档案机构——文件中心、档案寄存中心和档案事务所等的出现，在某种程度上来讲，也是档案业务外包的一种表现。例如，档案寄存中心，就为各类企业、社会团体以及个人提供寄存和保管档案的服务。而档案事务所可以承担档案馆中大量的劳务性的业务工作，减轻档案馆专业技术人员不足的压力，从而让档案馆专业技术人员有更多的力量从事档案馆核心工作。
二、档案馆进一步实施业务外包的类型
业务外包已经为档案馆的发展带来了新的契机。档案馆可以不断开放自身的非核心业务，采用业务外包的做法，充分运用馆外的人力资源、物质资源和其它可用资源，从而克服自身资源不足的缺点。笔者认为，档案馆进一步开展业务外包，可以有以下类型：
1.档案馆人员的培训和教育工作外包。档案馆人员的培训和教育是指对档案馆在编人员的培训和教育。实际工作中，档案馆已经把这部分工作交给有师资力量的高等院校或中专学校来完成。
2.档案馆管理现代化建设外包。这一部分业务包括：档案馆数据库管理、档案馆计算机硬件与软件维护和档案缩微。档案馆的人员主要是行政管理人员、档案专业人员和辅助人员等。就目前档案馆现有的情况来分析，每个档案馆要配有专业的计算机管理人员是不现实的。而档案馆数据库管理和档案馆管理现代化所使用的计算机硬件与软件的维护，需要专业的计算机管理人员进行，例如对数据库而言，需要计算机专业人员进行分类、组织、编码、储存、检索和维护等。这些工作如果完全依靠档案馆中现有的人员是很难完成的，这就需要档案馆采用业务外包的措施，通过寻求专业的信息管理公司来完成这些工作。例如，可以让计算机公司来承担计算机硬件与软件的维护工作，让网络公司来承担档案馆网站建设和局域网维护等。另外，档案缩微摄影设备价格相对较高，如果要求每个档案馆都配备这些设备很难做到。一些档案馆如果没有购买缩微摄影设备，可以采用外包的形式，借助其他信息部门的可用资源，实现馆藏档案缩微化。再者，档案信息化建设中档案数字化、档案馆网站建设和数字档案馆的建设等也可以采用业务外包的形式。
3.档案馆后勤业务外包。后勤业务包括：物业管理、运输业务和其它后勤服务等。档案馆物业管理外包主要是让专业的物业管理公司来承担档案馆建筑和相关设施的维护。档案馆建筑是档案馆进行各项工作的场所，是档案馆人员进行业务活动的必备条件。档案馆建筑条件和相关设施的好坏，对于档案的有效管理，有着非常重要的意义。档案馆采用物业外包，可以对档案馆进行科学管理，有效地保护档案，更好地提供信息服务。档案馆物业管理外包主要有环境卫生、安全保卫、基础设施维护等业务外包。档案馆运输业务外包主要是指档案馆在移交和接收档案过程中和档案馆日常管理活动中需要的运输服务，这些业务可以让一些专业的运输公司来承担。档案馆其它后勤服务，如档案馆食堂、娱乐、休闲等服务，可以由专门的公司来承担。以上这些后勤服务都需要有专业机构与之配套，档案馆把这些业务外包出去，可以使档案馆既达到良好的状态，优化档案馆结构，为档案馆开展各项工作服务，同时也为档案馆节省大量人力资源，使他们能更加专心地从事档案馆的核心工作。
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