摘要：企业经营管理过程中办公室行政服务工作是一项基础的工作内容，其涉及企业经营生产的各个方面，做好办公室行政管理服务工作能够提高企业生产经营水平。文章从办公室行政管理服务存在的问题出发，对行政管理服务理念创新进行分析和探讨。
关键词：办公室；行政管理；管理服务；服务理念
引言
办公室行政管理工作是在当今社会企业发展过程中不可缺少的一部分,随着企业发展的速度越来越快,在领导和决策层对企业整体走向发挥重要的作用,办公室管理起到梳理企业架构,防止因为发展过快而导致管理工作处于落后状态的形式发生的作用。
1新形势在办公室行政管理中起到的重要作用
面对新的发展阶段、新的服务需求和新的技术手段,办公室提出新任务、新要求,办公室必须站在当今时代大背景和工作大格局的战略高度来思考、策划,以开展优质服务为载体,不断强化服务意识,提升服务能力,提高服务质量,切实加强干部队伍建设,推动办公室的工作再上新台阶。
2办公室行政管理存在的问题
2.1没有制定明确的管理目标
现在的各部门工作出现各种小问题,最主要的原因就在于在对办公室的行政管理工作中没有制定明确的管理目标,工作上缺少直观的参考,对员工的工作缺少考核要求。管理学中对于管理工作的明确性有严格要求,严格的管理制度直接将权责统一、责任到人的管理制度进行硬性规定,对员工的工作有严格的责任要求,所以在实际工作中工作人员为了自身利益考虑,会更加认真负责。现在缺少明确的管理目标,不能达到工作要求,没有处罚机制,会导致整体企业的工作氛围向错误方向发展,企业缺少正确的、积极向上的良好竞争氛围,从而可能导致工作上的怠慢情况屡禁不止。
2.2综合能力不强
办公室行政管理工作涉及面较广、项目多,因此对行政管理人员的专业能力和综合素质要求较高。对于行政管理人员来讲,除了具备扎实的专业基础知识之外,还需要较宽的专业技能基础。例如写作基础、财务基础以及文控管理知识等。加之部分行政管理人员学习意识不强,做起事吃力,对自己所做的工作没把握,不敢担当,难以适应新时代的要求。
2.3办公室制度问题
行政管理系统是确保办公室管理人员提高工作效率的基础,同时也是提高企业办公室行政工作服务规范与水平的重要支撑。但是,对于我国现行的企业行政管理制度,有色金属企业没有根据企业的实际情况进行具体制定,企业办公行政工作奖惩制度与企业办公服务的标准也没有进行完善,而企业制度的缺失,将给办公室行政工作带来一定的困扰。例如,权限责任的划分、事故责任分摊、工作人员效率的衡量与审核、办公室行政服务意识的量化标准等等。
3.4缺少比较明确直观的考核手段
没有明确的考核手段,会给员工造成认真工作与不认真工作最终所产生的回报是同样的,使得认真工作的员工产生不公平的感觉,在工作中企业员工为了达到这种公平感,整体出现消极工作的情况。办公室行政管理工作应该以促进企业整体工作的提高,企业管理精细化发展应该以明确的制度为主体,进行直观的考核,提高员工工作公平感,促进积极的工作氛围形成。
3办公室行政管理服务理念创新策略
3.1凝聚企业人心
“人们的心灵具有凝聚力”,要求有色金属企业办公室行政管理人员在企业内部充分发挥作用,凝聚企业力量,提高企业内部管理人员工作水平,在企业组织活动内部与外部充分调动员工积极性,听取员工的想法,增强企业内部与外部的交流。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆当今社会的企业文化与性质复杂多样,引导企业内部员工在不同的企业价值观中,树立正确的价值观念,使自身的价值得以实现,已成为我国有色金属企业发展的核心。有色金属企业的办公室管理人员要善于运用思想凝聚人心,为企业的发展营造努力学习的氛围。面对多种文化充斥的当今社会,要奠定行政服务意识,构建有色金属企业独有的办公室行政管理工作创新理念。
3.2处理好服务领导与日常事务的关系
办公室行政管理工作是一项综合性的、系统性的工作,因此既要处理好服务领导的工作,又要做好与自身相关的日常工作。协调好两种工作是办公室行政工作的重点。只有保证了工作的重点,才能发挥办公室行政管理在日常管理工作中的作用。所以,在行政管理工作中,工作人员要始终围绕全局工作、重点工作以及中心工作来开展。也就是说,日常工作要让路于中心工作,及时领会领导的意图,把握工作的动态,提高工作的计划性,使重要工作及时落实到位,并逐步处理好各项日常事务。
3.3注重行政管理人员的专业素养
政府机关办公室行政管理人员的专业素养非常重要,直接影响着个性化行政管理效率,办公室个性化行政管理对于行政管理人员的工作能力以及职业素养都有着更高的要求。提升办公室精细化管理需要提升行政管理人员的专业素养,培养更多专业的高素质管理人才,规范行政管理工作,使办公室行政管理工作更加精细化,进而提升办公室行政管理的效率与行政管理水平。政府机关在发展与行政管理过程中需要细化管理每个工作环节,对工作的内容有全面了解,及时反映出工作的实际情况与存在的问题,体现出办公室行政工作的精细化管理,使政府机关有更好的发展。
3.4完善行政管理工作的制度管理和绩效考核评价机制
结合企业内部和外部环境变化,建立有效的绩效考核评价机制以及对管理制度进行完善,是提高工作质量的保障。一是完善绩效考核评价及薪酬分配体系,以绩效考核为抓手,发挥绩效管理的导向作用、激励作用和监督作用,让绩效管理真正成为提高工作质量的“指挥棒”;二是以制度完善及制度执行和计划执行为方向,按照流程科学、责任清晰、管控有力、便于操作的基本要求,做好制度的修订完善工作,强化制度执行和计划执行,实现目标倒逼、责任到人、闭环管控、偏差管理,做到靠制度管理、按计划办事。
3.5优化各项流程,保证运作持续有序
要想实现办公室管理的精细化和科学化,就要确保有一个科学而高效的工作流程,根据现代企业的管理理念,对于办公室工作流程进行进一步的优化和完善,就要从办公室的职能出发,进行有针对性的信息调研,这样才能确保办公室工作能够简洁高效,并按照规定的流程办事,而各项流程一定要确保足够优化,保证简便易行、切实高效,在设计的时候就要保证流程的目标足够明确,并充分保证各环节之间能够实现充分的无缝对接和有机配合。
3.6带动领导走进员工生活
企业办公室行政扮演着协调人员的角色,主要处理多种企业内部人员的协调工作,引导企业管理者与员工之间的有效沟通。因此,必须努力推动管理者与基层员工的沟通,使管理者亲身体验基层员工的日常生活,这样可以加强员工的工作热情,使员工与企业和谐发展。企业的有效发展离不开企业管理人员与基层员工的真诚对话,只有倾听基层员工的声音,充分了解企业的内部规划情况与基层员工的整体水平,才能使企业在当今市场得以稳定发展,才能发挥出有色金属企业在社会和国家建设中的重要作用。
结语
综上所述,加强对企业行政管理工作人员的系统管理,不仅有助于提升他们的具体工作能力和科学文化素养,还可以在很大程度上促进企业核心竞争力的增强,帮助企业在复杂的社会环境中取得自身发展的一席之地。提升现代企业行政管理工作人员综合能力,能够为企业经营生产提供源源不断的动力资源，推动企业的可持续发展。
参考文献
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[3]刘丽敏.探析行政管理工作中办公室的沟通协调作用[J].科技风,2017(20):6-7.
论文作者:赵伏虎
论文发表刊物:《基层建设》2019年第6期
论文发表时间:2019/4/29
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