摘要：中国的发展进入了新时代，电力企业的发展也面临着新的机遇和挑战。提高电力企业办公室的文秘工作水平，对提高电力企业面对更高挑战的有效应对十分重要。本文对电力建设企业办公室文秘工作水平的提升途径进行了探讨。
关键词：电力建设企业；文秘；工作水平
1电力建设企业办公室文秘工作的重要意义
电力建设企业办公室文秘的主要工作职责和内容是，在部室负责人的领导下参与电力建设企业的各项日常管理工作;进行相应的调查研究，同时对有效的信息进行收集整理，为公司领导或主管的工作提供所需要的资料与信息;在进行决策时，不仅要为上级领导提供真实、可靠的数据和资料，还要提供相应的有效建议。办公室是企业管理及行政人员办公的重要场地，由于每天需要承接多样化的行政管理工作，所以工作量一般都很大，既要及时向各层工作者下达领导的任务及命令，而且还要将各部门的具体工作状况向上级汇报，需要充分做好每个细节。同时，办公室文秘人员还应当科学地分配好各项工作事宜，有效地协调企业内部相关工作人员的关系，此外，还应当处理好企业外部交易、经济方面的业务。因此，办公室文秘人员自身的工作水平在企业运行中发挥不可或缺的作用，相关管理者必须对此给予高度重视。办公室文秘人员必须认真遵循所在企业制定的工作原则，具体内容如下：其一，对上级发布的任务及命令必须严格执行，让企业内部上下级之间形成有效的沟通，擅于协调上下级的关系，确保企业各项工作健康、有序地运行。其二，竭力提升自身的职业素养及专业技能，结合具体情况有效地安排办公室工作，提升整体办公效率与质量。
2现阶段电力建设企业办公室文秘工作存在的问题
2.1电力建设企业办公室文秘的协调作用发挥不足
电力建设企业办公室文秘工作集信息收集与整理、综合材料撰写、公文审核以及督办各项事务等工作于一身，经常处于各种繁杂事务当中，这就使电力建设企业办公室文秘在实际的工作中，无法充分地发挥其沟通协调作用;对各项工作的统筹不够全面;无法开展有效的信息收集工作，所编写的资料无法提供相应的参考价值，无法为上级提供更具价值的参考意见，使办公室的工作质量以及效率受到一定的影响。
2.2文秘队伍的综合素质参差不齐
由于社会与企业的不断发展与进步，对于企业办公室的工作要求也出现的新的变化。办公室文秘人员所掌握的专业知识与职业技能，已经不再适应新环境的需求。首先，部分文秘人员缺少相关的专业知识，尤其目前多数电力施工管理企业“走出去”，涉外方面的文秘知识与技能，掌握得不够全面，不能满足现实的文秘工作需要。其次，专业知识技能的更新较慢，工作思路狭窄。日常工作中，办公室文秘人员的外出学习机会较少，视野较窄，工作的思路不宽，导致汇报工作的资料收集、文件的撰写，都与上级领导的要求有所差距。
2.3缺少实际解决问题的经验
电力建设企业办公室文秘人员的工作重点在于对文件的处理以及执行上级的指示、落实企业领导的批示。但时代在进步，社会在发展，随着外部环境、形势的不断变化，企业的进一步发展与经营，需要文秘人员在传统的工作职能外，还要掌握相关实际问题的处理经验，掌握一定的电力建设企业相关业务技术知识。面对新形势、新技术，电力建设企业需要进行新办公方式的转变。但是，由于缺少相应的职业培训与实践机会，使电力建设企业办公室秘书不能及时地调整自身的专业知识结构；缺乏解决实际问题的机会。
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3提高文秘工作水平的有效途径
3.1协调统筹提高工作效率
作为电力建设企业管理运营的重要工作场所，文秘工作人员所需要承担的重要职能就是为领导的工作进行相应的铺垫，并对各种工作信息进行上传下达。文秘工作人员需要在琐碎、复杂的工作过程里，学会如何统筹协调，合理地对工作内容进行安排，善于对工作进行全面的思考，使工作效率得到有效的提高。制定相关的事物处理机制，工作量分配合理，并进行明确的分工。同时，准确理解上级所交代的工作内容，并进行有效地落实。
3.2加强对文秘工作人员的专业培训
面对社会经济的新发展，对企业办公也提出了多样化的要求，电力建设企业办公室文秘工作人员，因其日常工作繁忙，缺少专业的职业再培训机会，导致其无法对先进的专业知识进行了解、掌握，以适应新时期工作的需要。因此，需要对文秘进行定期的专业培训，若是“走出去”企业，还要针对涉外文秘知识开展专题培训，并在实际的工作中进行经验的累积，对自身的专业技能进行加强，比如，公文的写作、人事管理、电力建设企业相关技术等。使文秘工作人员可以为企业未来的发展，提出相应的合理化建议，并能编制相关的发展战略。只有不断地对文秘专业素养进行提高，累积相关的实践经验，才会使办公效率得到有效的提升。
3.3提高沟通能力
办公室文秘在日常的工作中，需要与企业内的各部门进行沟通与接触。因电力建设企业办公室秘书的日常工作较为繁琐、忙碌，导致其缺乏与其它部门进行有效交流与沟通的机会，文秘工作人员应改变这一现状，充分的发挥自身的主观能动性，在工作的过程中积极主动地去沟通交流，以获得有效的工作信息。主动地依据所获得的工作信息，对之后的工作内容进行规划与安排，进而提高工作的效率。电力建设企业办公室文秘工作人员，在进行日常工作时，必须在极短的时间内，进行有效的沟通，并对各项工作任务的重点与意义进行领会。在沟通中学会如何把握信息，积极地与各部门进行沟通，才可以有效地提高工作水平。
3.4构建良好的奖惩制度
对于企业的办公室工作，为了切实地提升整体工作质量与水平，管理者必须做到“赏罚分明”，有必要在企业内部构建良好的奖惩制度，这也是一项重要的激励手段。有利于更好地激发所有办公人员的工作热情。企业通过健全的奖励制度能够有效地树立职工的竞争观念，激发文秘工作人员对自己提出更高的追求，从而自发地提升工作效率。同时，惩罚制度也带有一定的警告性。有利于文秘人员不断地自我提高与改进工作技能。此外，企业在制定奖惩制度的时候，还要具体根据内部各个工作人员的办公效能、效率等情况，展开综合性评估。以确保制度的科学性、有效性、可行性，在推行奖惩制度过程中也要定期进行测评。
3.5有效规划文秘人员数量
由于企业每天的文秘工作量很大，且种类复杂。如果文秘人员数量很少，难以有效地完成任务。若文秘过多，也会存在工作相互推委的问题，从而影响了整体的办公效率。既浪费了不必要的人力资源，又没有达到人尽其才的目的。所以，企业管理者必须对办公室工作情况予以综合性评估，合理规划文秘人员的数量，有利于提升办公室工作質量及水平。
4结语
企业单位办公室日常事务的处理中，不仅要求文秘工作能够保质保量，而且更注重文秘开展文案策划、文档管理、会议服务、述职报告、客户接待等工作的效率，注重在单位时间内文秘人员的工作完成情况。通过从文秘工作考核制度、职业技能培训、工作奖惩机制等方面入手，制定办公室文秘工作效率的实施策略，可以有效保障政府机构或企业各项事务的顺利完成。
参考文献
[1]崔淑花.强化办公室文秘档案意识提升档案管理工作效率[J].办公室业务,2016(17).
[2]储慧明.医院办公室工作特点与文秘人员素质分析[J].中小企业管理与科技(中旬刊),2016(01).
论文作者:李金霞
论文发表刊物:《基层建设》2019年第24期
论文发表时间:2019/11/25
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